Quais são os direitos de quem viaja a trabalho? Tudo sobre o tema

A retomada das viagens corporativas pós-pandemia reacendeu as discussões sobre os direitos de quem viaja a trabalho.

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Por essa razão, é fundamental que as empresas – e o RH – conheçam as garantias determinadas pela Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) aos trabalhadores durante esses deslocamentos. Isso não só garante condições adequadas e seguras, como também assegura a conformidade com as normas vigentes.

Neste artigo, exploraremos os direitos do trabalhador garantidos pela CLT durante viagens corporativas. Também vamos discutir boas práticas recomendadas e responder às perguntas frequentes sobre o tema. Confira!

O que é considerado uma viagem corporativa?

Antes de falarmos dos direitos de quem está viajando, é preciso entender: o que é uma viagem a trabalho?

Pode ser considerado viagem a trabalho qualquer deslocamento que o funcionário faz em nome da empresa. Ou seja, são atividades onde o colaborador exerce as seguintes atividades:

• visitar clientes;
• realizar reuniões fora do local de trabalho;
• presenciar eventos corporativos;
• visitar filiais da empresa;
• participar de treinamentos externos;
• entre outros.

Não há nenhuma lei que estabeleça um limite de tempo para a duração de viagens corporativas. Portanto, poderá ser prolongada pelo tempo necessário para alcançar o objetivo pretendido pelo empregador. A política de viagens da empresa também precisa contemplar os diferentes deslocamentos, períodos e as necessidades para cada um deles.

Aproveite para baixar nosso modelo de política de viagens corporativas e entender como criar uma política de viagens assertiva na sua gestão.

6 direitos que a CLT garante aos trabalhadores em viagens corporativas

Os direitos trabalhistas de quem viaja a negócios precisam ser conhecidos por todas as partes, tanto colaboradores quanto gestores. Quando isso não acontece, os riscos são enormes e problemas maiores podem surgir.

Por isso, preparamos uma lista que detalha os direitos de quem trabalha viajando ou precisa fazer viagens a trabalho pontuais, como:

1. adicional de viagem;
2. sobreaviso;
3. intervalos;
4. seguro de acidentes; e
5. despesas de viagem.

Descubra o que são e como funcionam cada um dos casos abaixo.

Adicional de viagem

A legislação trabalhista prevê um adicional de viagem para compensar custos e desconfortos causados pelo deslocamento de uma viagem corporativa.

Esse valor deve ser acordado entre as partes e, se exceder 50% do salário do empregado, será considerado salário conforme o artigo 457, §2º da CLT. Não configura como remuneração ordinária, mas como reembolso das despesas de viagem.

Para definir o montante adequado a ser pago, as organizações devem adotar a seguinte prática: para dias úteis, calcule o valor da hora ordinária do empregado acrescido de 50%. Para trabalho no domingos, feriados ou dias de descanso remunerado, o cálculo deve ser feito com o valor da hora de trabalho acrescido de 100%.

Essas diretrizes ajudam as empresas a calcular corretamente o pagamento adicional de viagem. Elas também garantem conformidade com os princípios de equidade e alinhamento com as políticas de viagens corporativas, respeitando o contrato de trabalho.

Sobreaviso

Uma situação comum em viagens corporativas é o empregado ficar à disposição da empresa. Esse período, também chamado de sobreaviso, se refere ao intervalo em que o colaborador não está trabalhando, mas está de prontidão para fazer isso.

Segundo o art. 4º da CLT: “considera-se como de serviço efetivo o período em que o empregado esteja à disposição do empregador, aguardando ou executando ordens, salvo disposição especial expressamente consignada”.

Nesses casos, significa que o trabalhador não está executando uma tarefa no momento, mas, assim que receber uma comunicação interna, deve se locomover para a sede, local do cliente, filial, entre outros.

Leia também: Como medir e calcular o ROI aéreo de viagens corporativas?

O tempo máximo que o sobreaviso dura é de 24h e também pode ocorrer aos finais de semana e feriados. Lembramos que o tempo à disposição da empresa deve constar no contrato de trabalho ou em acordo. O profissional que cumpre com isso tem o direito de um terço (⅓) do valor da sua hora multiplicado pelo tempo que ficou de prontidão.

Intervalos

Seja para almoço ou entre jornadas de trabalho, os intervalos são direitos do trabalhador e devem ser respeitados. Além de um direito, faz parte das boas práticas consideradas no Duty of Care, prezando pela saúde e bem-estar dos colaboradores.

Qualquer funcionário que trabalhe mais de seis horas por dia tem direito a uma hora de almoço no mínimo e duas horas no máximo. Esse direito é garantido em também sobre viagens a trabalho e, caso não seja respeitado, é preciso pagar horas extras. 

Durante os deslocamentos, o direito ao DSR deve ser respeitado, conforme o artigo 67 da CLT. O empregado tem direito a um período mínimo de 24 horas consecutivas de descanso semanal, de preferência aos domingos. Se houver trabalho nesse período, a empresa deve compensar ou pagar em dobro as horas trabalhadas, conforme a Lei 605/1949, artigo 9º.

Leia também: Direitos sobre o adicional de deslocamento e os gastos cobertos pela empresa.

No que diz respeito ao descanso entre jornadas de trabalho, a lei entende que o repouso pode acontecer em qualquer lugar. Assim, o empregado está usufruindo do seu direito, não configurando horas extras.

Seguro e acidentes

Vale mencionar que, uma vez que o colaborador esteja em viagem corporativa, ele está sob tutela do empregador. Ou seja, cabe à empresa assegurar a integridade do funcionário que viaja a negócios, pois, caso ocorra um problema, pode ser configurado como acidente de trabalho e tratado como tal junto ao INSS.

Para evitar que seus colaboradores fiquem desamparados, o uso de um seguro viagem corporativo pode ser a melhor alternativa. Mesmo sendo impossível prever o imprevisível, um bom planejamento de viagens deve considerar os imprevistos e garantir a segurança do viajante.

Despesas de viagem a trabalho

Outro direito do funcionário que viaja a negócios é referente aos gastos. De acordo com o artigo 2º da CLT, o empregador deve assumir os riscos da atividade financeira. Ou seja, as despesas devem ser custeadas pela empresa e não podem ser transferidas ao trabalhador.

Dessa forma, há três modalidades mais comuns referentes ao direito do colaborador sobre as despesas de viagens:

• diárias de viagem;
• adiantamento de despesas; e
• reembolso de despesas.

Diárias de viagem

As diárias de viagem são uma alternativa ao reembolso. Trata-se de uma forma de pagamento das atividades que envolvem uma viagem através de um valor concedido regularmente. Em resumo, visa cobrir despesas com:

• alimentação;
• telefone e internet;
• transporte – incluindo desgaste em decorrência do uso de veículo próprio;
• hospedagem;
• contratação de pessoal local;
• entre outras.

Antes da reforma trabalhista, as diárias de viagem não poderiam ultrapassar 50% do valor dos vencimentos do empregado para que não fossem consideradas como parte integrante do salário.

Com a mudança, em nenhuma hipótese as diárias de viagem serão consideradas como remuneração do empregado. Assim, não integram salário na base de incidência de encargo trabalhista ou previdenciário.

Nesse sentido, entendendo que a regra aplica-se a qualquer valor, não há mais a necessidade das despesas de viagem serem inferiores a 50% do salário do empregado.

Adiantamento de despesas

Quando uma viagem ocorre, a gestão tem duas opções: fazer um adiantamento de despesas ou reembolsar após a comprovação dos gastos. No adiantamento, o valor estimado da viagem é transferido antes de o colaborador viajar.

Diferente do reembolso, não há necessidade de comprovar gastos, mas de fazer o cálculo dos gastos estimados naquela viagem.

A empresa pode disponibilizar o adiantamento em espécie, mas isso também pode gerar diversos riscos. O colaborador pode perdê-lo ou até mesmo ser furtado. Por isso, o uso do cartão corporativo em viagens tende a ser a alternativa mais segura, além de facilitar o controle de gastos e garantir que a política de viagens da organização seja cumprida.

Aproveite para ler sobre os erros ao calcular as despesas de viagem corporativa e evite dores de cabeça.

Reembolso de despesas

O reembolso de despesas consiste em devolver os valores gastos pelo funcionário de maneira justa. Ocorre quando o funcionário retorna de viagem e segue os processos da política interna.

A política de reembolso é o documento que define o que é e não é reembolsável, bem como os comprovantes que são aceitos para prestar contas e comprovar os gastos. Se sua empresa ainda não conta com essas diretrizes, aproveite para baixar nosso modelo e comece a implementá-lo hoje mesmo.

Regras e boas práticas para viagens a trabalho 

As regras e boas práticas para viagens a trabalho são essenciais para garantir a eficiência dos processos e o bem-estar dos colaboradores. A seguir, destacamos alguns deveres das organizações.

• Estabelecer políticas claras sobre os procedimentos de reserva de passagens e hospedagem;
• Definir as despesas reembolsáveis e antecipações;
• Além de orientar os colaboradores sobre a conduta profissional durante a viagem.

É importante fornecer diretrizes sobre a segurança, como escolher acomodações confiáveis e evitar deslocamentos inseguros. 

A comunicação clara sobre horários, os objetivos do deslocamento, assim como a declaração de viagem a trabalho, também contribui para uma experiência produtiva e alinhada aos interesses da empresa.

Planejamento de viagens  

O planejamento adequado de viagens é essencial para garantir eficiência, economia e segurança para os colaboradores e a empresa. Quando  bem estruturado, ele permite que todas as etapas da viagem sejam organizadas com antecedência, desde a reserva de passagens e hospedagem corporativa até a definição de itinerários e reuniões.

O uso de ferramentas próprias para gestão de viagens, como sistemas de reserva online e aplicativos de monitoramento de despesas, se torna indispensável. Uma vez que facilita o controle e a coordenação de todos os aspectos envolvidos.

Com a plataforma de gestão de viagens da Flash, o gestor consegue realizar reservas e aquisição de bilhetes aéreos consultando as diversas opções disponíveis no mercado.

Segurança e saúde do trabalhador 

A segurança e a saúde do trabalhador são prioridades fundamentais para as empresas, especialmente durante as viagens a trabalho. 

A organização deve adotar cuidados específicos, como fornecer informações detalhadas sobre os destinos. Também precisa garantir que o colaborador tenha acesso a seguros de viagem e assistência médica, além de disponibilizar orientações sobre os protocolos de segurança locais. 

Para o colaborador, seguir as orientações fornecidas, manter-se informado sobre as condições de saúde e segurança do destino e reportar qualquer situação de risco são atitudes essenciais. 

Perguntas frequentes sobre direitos de viagem a trabalho 

Viagem a trabalho conta como hora extra? 

As viagens a trabalho podem contar como hora extra se ocorrerem fora do horário de expediente normal do trabalhador. Isso inclui finais de semana e feriados. Isso também vale para casos em que viagens excedem a carga horária de 44 horas semanais estipuladas em contrato de trabalho.

Quais são os direitos do trabalhador em viagens a trabalho?

Os trabalhadores têm direito a adicionais de viagem, compensação por horas extras, descanso semanal remunerado (DSR), reembolso de despesas e condições adequadas de trabalho e segurança.

Como são tratadas as despesas de viagens a trabalho pela CLT? 

A lei exige que as despesas de viagens a trabalho, como transporte, alimentação e hospedagem, sejam cobertas pela empresa. Esses gastos podem ser reembolsados ou antecipados, conforme a política da companhia.

Viagens a trabalho durante o final de semana contam como horas trabalhadas? 

Sim, viagens a trabalho durante o final de semana são consideradas horas trabalhadas. E devem ser remuneradas conforme as regras de horas extras estabelecidas pela CLT.

O que deve ser reembolsado ao trabalhador em viagens a trabalho? 

A empresa deve reembolsar despesas com transporte, alimentação, hospedagem e outras despesas necessárias para a realização das atividades profissionais durante a viagem.

Quem viaja a trabalho tem direito ao adicional de insalubridade?

O direito a adicional de insalubridade para quem viaja a trabalho depende das condições do ambiente onde o trabalho é realizado e das atividades executadas, e não apenas do fato de estar viajando.

O adicional de insalubridade é concedido quando o trabalhador é exposto a agentes nocivos à saúde (como ruído, calor excessivo, produtos químicos, entre outros), e essas condições devem estar presentes no local de trabalho, seja ele fixo ou temporário, como em viagens.

Para que o adicional seja devido, é necessário:

1. Avaliar as condições do trabalho: avaliação realizada por um profissional especializado (técnico de segurança, engenheiro ou médico do trabalho). Esse laudo identifica se o ambiente expõe o trabalhador a agentes insalubres e o nível dessa exposição.

2. Entender as atividades executadas durante a viagem: se, durante uma viagem, o trabalhador realizar atividades em ambientes insalubres (por exemplo, um técnico que visita uma fábrica com exposição a agentes químicos), ele pode ter direito ao adicional durante o período de exposição.

Em geral, se as atividades realizadas durante a viagem não envolvem exposição a agentes nocivos, o adicional de insalubridade não é devido.

Como a Flash pode ajudar na gestão de viagens corporativas 

Gerenciar viagens corporativas de maneira eficiente e alinhada com as políticas da empresa é um baita desafio. Mas contar com ferramentas que simplifiquem esse processo faz toda a diferença.

Com a plataforma de viagens da Flash, ao unificar gestão de viagens e despesas corporativas, entregamos uma solução completa para gestores que buscam praticidade, segurança e eficiência.

Os colaboradores viajantes têm autonomia para usar o self-booking e comprar passagens aéreas e reservar hospedagens de maneira descomplicada. O gestor, por sua vez, centraliza todas as informações, garante o cumprimento das normas internas e pode até aprovar solicitações pelo próprio celular. Tudo de acordo com a política de viagens personalizada da companhia.

Além disso, com a integração nativa do Cartão Corporativo Flash, a empresa pode deixar de lado os processos de reembolso. Os gastos realizados em viagem a trabalho passam a ser registrados no sistema, minimizando riscos e fortalecendo o compliance.

Com a Flash, todas as informações são centralizadas, reduzindo a carga administrativa e proporcionando acesso fácil e seguro para os colaboradores, que podem realizar reservas e submeter despesas de qualquer lugar e a qualquer momento. 

Venha ser Flash e transforme a gestão de despesas e viagens da sua empresa!