4 dicas para otimizar o turismo corporativo na sua empresa

O turismo corporativo, um pilar vital da indústria de viagens, continua a demonstrar uma resiliência notável e um crescimento expressivo, mesmo diante de desafios globais.

No ano de 2023, o setor de viagens corporativas alcançou um faturamento histórico de R$13,505 bilhões, representando um aumento de 18,5% em relação aos números pré-pandemia (2019) e um crescimento de 20% em comparação com 2022​​​​​​.

Esta atualização, baseada em dados fornecidos pela Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas Abracorp, enfatiza não apenas a relevância do segmento como um importante motor econômico, mas também sua rápida recuperação e a contínua confiança das corporações no valor das viagens de negócios.

Acompanhe a leitura e entenda o conceito de turismo corporativo, sua importância no ambiente empresarial atual e como ele está se adaptando para atender às exigências de um mundo em constante mudança.

O que é o turismo corporativo?

Também conhecido como turismo de negócios, o turismo corporativo abrange todas as viagens realizadas para fins comerciais. Essas viagens podem incluir a participação em conferências, seminários, treinamentos e outros tipos de encontros profissionais.

Diferentemente do turismo de lazer, o propósito das viagens corporativas é ampliar a visibilidade da empresa e realizar isso de forma econômica. O principal objetivo desse deslocamento é promover a marca e expandir a base de clientes da empresa.

Em muitas organizações, as viagens de negócios são uma prática comum e se classificam como a terceira maior despesa, apenas superada pelos custos com salários e tecnologia.

Portanto, é crucial prestar atenção a esses custos e gerenciar essas viagens de maneira precisa. Assim, minimiza-se o desperdício de recursos financeiros e aumentam-se as chances de alcançar os objetivos propostos pelos deslocamentos de forma bem-sucedida.

Dicas e cuidados para aproveitar o orçamento de viagens

Para assegurar que o turismo corporativo seja gerido de forma eficiente, evitando surpresas e custos excessivos, é fundamental exercer um controle rigoroso.

Isso inclui estabelecer parcerias estratégicas, selecionar fornecedores que ofereçam o melhor custo-benefício, monitorar os gastos e dedicar-se ao planejamento de cada viagem.

Adotar essas estratégias garante que tanto os gestores financeiros quanto os viajantes possam desfrutar de maior tranquilidade. A realização de uma viagem bem planejada não apenas satisfaz as necessidades dos colaboradores em trânsito, mas também assegura que os recursos da empresa sejam preservados.

Em última análise, uma gestão eficaz de viagens corporativas beneficia todos os envolvidos.

Confira algumas recomendações para gerenciar os deslocamentos e evitar exceder o orçamento empresarial, incluindo a implementação de um sistema eficiente de reembolso.

Estabeleça parcerias

As parcerias são cruciais no âmbito do turismo corporativo, especialmente para empresas que realizam deslocamentos frequentes. Estabelecer convênios com negócios locais nas regiões visitadas regularmente pode ser uma estratégia extremamente vantajosa.

Engajar se com hotéis, restaurantes, espaços de coworking, locais para eventos e locadoras de veículos pode ser fundamental. Essas parcerias permitem não apenas a redução de custos, mas também a manutenção de um padrão de serviço de alta qualidade.

Para formar essas alianças estratégicas, é essencial realizar um levantamento minucioso das viagens mais recentes da empresa. Isso inclui identificar as regiões mais visitadas e os serviços mais utilizados durante as estadias.

Compreender esses padrões de viagem facilita a negociação com parceiros potenciais nos destinos mais relevantes para o turismo corporativo.

Escolha bons fornecedores

Para que uma parceria no turismo corporativo seja bem-sucedida, é fundamental contar com fornecedores de qualidade. Isso requer uma combinação de pesquisa detalhada e paciência para compilar uma lista de fornecedores confiáveis.

Utilize o feedback dos colaboradores que utilizaram os serviços dos estabelecimentos. Implemente um sistema de avaliação interna para cada parceiro com base nas experiências desses viajantes.

A opinião de quem realmente usa os serviços é crucial para entender a qualidade e a eficácia dos mesmos.

Uma pesquisa na internet também pode ser útil. Explore sites especializados em viagens corporativas para identificar potenciais parceiros. Preste atenção às avaliações de outros clientes, que podem fornecer insights sobre a confiabilidade dos serviços oferecidos.

Esse processo ajuda a garantir que as parcerias estabelecidas contribuam positivamente para a eficiência e o custo-benefício das viagens corporativas, mantendo um alto padrão de satisfação e serviço.

Gerencie os gastos e despesas

O controle de despesas é um do aspecto crucial e desafiador do turismo corporativo. Despesas mal gerenciadas podem rapidamente esgotar o orçamento corporativo.

Para prevenir que as viagens de negócios se tornem uma fonte de despesas excessivas, é essencial implementar um controle financeiro rigoroso.

Isso inclui estabelecer um limite de gastos para cada viagem e exigir que cada funcionário preste contas detalhadas após o retorno de cada deslocamento.

A tecnologia pode ser uma grande aliada nesse processo. A utilização de aplicativos dedicados ao controle de gastos pode oferecer uma solução rápida e eficiente. 

Alternativamente, métodos mais tradicionais como planilhas e relatórios escritos também são válidos. O importante é manter um registro detalhado e monitorar continuamente os gastos para garantir que não ultrapassem os limites estabelecidos.

Essas medidas não apenas ajudam a evitar surpresas desagradáveis no orçamento, mas também contribuem para uma gestão mais transparente e eficaz das finanças da empresa.

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Planeje viagem corporativa eficazmente

Um planejamento detalhado é a chave para resolver a maioria dos problemas associados ao turismo corporativo. Quando bem executado, não apenas previne contratempos, mas também maximiza os benefícios dos deslocamentos para o negócio.

É fundamental planejar os deslocamentos de sua empresa com cautela e responsabilidade. Isso envolve realizar pesquisas de preços e planejar com antecedência. Mais crucial ainda é a implementação de uma política de viagens corporativas robusta.

Essa política deve estabelecer regras claras que otimizem os benefícios das viagens enquanto controlam os custos.

Importante ressaltar que a eficácia dessa política depende do conhecimento e da adesão de todos os viajantes, sem isso, ela não passa de um documento sem valor prático.

O turismo corporativo é essencial para muitas empresas, não apenas para treinar equipes e adquirir novos clientes, mas também para explorar novas oportunidades de mercado.

No entanto, como representa uma das maiores despesas corporativas, é essencial manter um controle rigoroso sobre os gastos para evitar impactos negativos no fluxo de caixa.

Um planejamento cuidadoso e uma política de viagens bem definida são instrumentos vitais para garantir que as viagens de negócios sejam tanto produtivas quanto economicamente viáveis.

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