Como planejar uma viagem a negócios em São Paulo

As viagens a negócios são parte essencial do mundo corporativo. Elas permitem que empresas expandam suas operações, construam novas parcerias e explorem novos mercados. 

Quando uma viagem corporativa é feita, o principal é garantir um planejamento eficaz para maximizar os resultados e minimizar os imprevistos.

Neste artigo, vamos explorar todas as etapas de uma viagem de negócios para São Paulo, desde o planejamento inicial até as melhores práticas para gerenciar despesas.

Acompanhe a leitura.

Por que escolher São Paulo para uma viagem de negócios?

São Paulo é reconhecida como o principal centro financeiro e comercial do Brasil. Fundada em 1554, a cidade cresceu significativamente ao longo dos séculos, tornando-se o coração econômico do país.

O desenvolvimento industrial no início do século XX, junto à  migração e ao investimento estrangeiro, consolidou São Paulo como um polo de inovação e oportunidades de negócios. Hoje, São Paulo é a cidade mais rica do Brasil, contribuindo com uma parcela significativa do PIB nacional e abrigando as sedes de empresas nacionais e multinacionais.

A diversidade econômica de São Paulo é um de seus maiores trunfos, o que torna a cidade um hub para setores como finanças, tecnologia, indústria, serviços, e comércio. A Bolsa de Valores de São Paulo (B3) é uma das maiores do mundo, atraindo investimentos globais. 

Os setores de saúde, educação e entretenimento são bastante desenvolvidos, oferecendo grande variedade de oportunidades para novos negócios e parcerias.

Direitos e obrigações do colaborador em viagens de negócios

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) contempla diversos aspectos relacionados às viagens corporativas, garantindo direitos e deveres para as empresas e os colaboradores. 

Algumas das principais disposições legais incluem:

• Artigo 457: Define que, além do salário base, as diárias de viagem podem ser incluídas na remuneração do trabalhador, desde que não excedam 50% do recebimento mensal. Se excederem, passam a integrar o salário para todos os efeitos legais.
  
  
• Artigo 458: Dispõe sobre os benefícios fornecidos pela empresa, como alimentação, hospedagem e transporte, que não são considerados parte do salário quando fornecidos em viagens a trabalho.
  
  
• Artigo 71: Trata dos intervalos durante a jornada de trabalho, aplicáveis também em viagens de negócios, garantindo que o colaborador tenha pausas adequadas.

Saiba mais em nosso artigo exclusivo sobre os direitos de quem viaja a trabalho.

Boas práticas para gerenciar despesas durante a viagem

Para garantir eficácia e transparência, tanto a empresa quanto os colaboradores precisam seguir regras claras sobre reembolsos e despesas durante uma viagem de negócios. A política de viagens corporativas deve ser bem definida, abordando pontos essenciais como:

• Categorias de despesas: Especificar quais despesas são reembolsáveis, incluindo passagens aéreas, hospedagem, alimentação, transporte, entre outros gastos.
  
  
• Limites de gastos: Definir limites para cada categoria de despesa para evitar gastos excessivos. Esses limites devem estar alinhados com o orçamento da empresa e as expectativas de custo da viagem.
  
  
• Procedimentos de reembolso: Estabelecer um processo eficiente que inclui a coleta e submissão de recibos, o preenchimento do relatório de despesas de viagem (RDV) e os prazos para aprovação dos reembolsos.

Conte com a Flash na gestão de viagens corporativas

A plataforma de gestão de despesas da Flash oferece a solução completa para gerenciar viagens a trabalho, centralizando funcionalidades que facilitam todo o processo, como:

• Segurança de dados: A Flash garante a segurança dos dados financeiros da empresa e dos colaboradores.
  
  
• Conformidade com as políticas da empresa: Em nosso sistema, é possível configurar as regras da política de viagens da sua empresa. Assim, a plataforma garante conformidade com os termos estabelecidos.
  
  
• Relatórios automatizados: A Flash  conta com relatórios que proporcionam insights valiosos sobre os gastos durante a viagem.
  
  
• Cartão Corporativo inteligente: O Cartão Corporativo da Flash pode ser configurado com regras específicas de uso, como tipos de estabelecimentos em que o cartão pode ser utilizado e limites de gastos, garantindo o compliance e reduzindo erros e fraudes.

Gerenciar despesas durante uma viagem de negócios pode ser um desafio. Com regras claras sobre reembolsos e o uso eficaz de um bom cartão corporativo, é possível manter o controle financeiro e garantir uma experiência tranquila para os colaboradores.

A Flash é uma ferramenta essencial que pode ajudar a automatizar e centralizar o processo de gestão de despesas, organize suas despesas e viagens agora mesmo.

Planejamento inicial da viagem a negócios em São Paulo

Durante uma viagem de negócios, é importante planejar cada etapa com cuidado para garantir que todos os objetivos sejam alcançados e que a viagem seja produtiva e eficiente.

Antes de mais nada, defina os objetivos da viagem. Isso pode incluir a prospecção de novos clientes, participação em eventos corporativos, ou reuniões estratégicas.

Faça uma pesquisa detalhada sobre os compromissos agendados em São Paulo e planeje com antecedência para aproveitar ao máximo cada oportunidade de networking.

Escolha o transporte e a hospedagem

Para uma viagem corporativa, as passagens aéreas são a opção mais prática. A cidade possui dois grandes aeroportos: Guarulhos e Congonhas. Escolha voos que se encaixem na agenda planejada e que tenham o melhor acesso ao primeiro destino.

Optar por hotéis localizados próximos aos principais centros de negócios, como a Avenida Paulista, Berrini e Faria Lima, pode facilitar o deslocamento e otimizar o tempo.

Hospedagens próximas a restaurantes e opções de transporte público podem proporcionar maior comodidade.

A Flash auxilia as empresas na busca por passagens aéreas e hospedagens, facilitando essa escolha em conformidade com a política de viagens da sua empresa.

Conheça nossas soluções para viagens e otimize as solicitações de passagens e hotéis.

Prepare-se para reuniões e eventos

Prepare todos os materiais e apresentações com antecedência. Certifique-se de que todos os documentos importantes estejam acessíveis e organizados.

Algumas dicas incluem agendar reuniões com folgas entre elas, utilizar aplicativos de gestão de tempo e fazer checklists para não esquecer itens importantes.

Como lidar com imprevistos durante a viagem?

Esteja preparado para lidar com problemas como atrasos e cancelamentos. Tenha sempre uma alternativa de transporte e hospedagem em mente.

Tenha à mão os contatos de serviços de emergência, como hospitais e agências de viagens, além de contatos importantes dentro da empresa e em São Paulo.

Checklist para uma viagem de negócios em São Paulo

Para garantir uma viagem de negócios bem-sucedida em São Paulo, siga nosso checklist:

1. Documentos importantes: Passaporte, RG, passagens aéreas, reservas de hotel, agenda de compromissos, e informações de contato.
   
   
2. Equipamentos de trabalho: Notebook, carregadores, adaptadores de tomada, e qualquer outro equipamento necessário para apresentações e reuniões.
   
   
3. Itens pessoais: Roupas adequadas para eventos corporativos (fique atento ao clima e esteja preparado), produtos de higiene pessoal, e medicamentos necessários.
   
   
4. Plano de viagem: Itinerário detalhado, incluindo informações sobre transporte, hospedagem, eventos e as melhores rotas.
   
   
5. Mapas e transporte: Utilize Google Maps ou Waze para navegação e informações de trânsito em São Paulo. Aplicativos de transporte como Uber e 99 são úteis para deslocamentos na cidade.

Como já falamos anteriormente, o uso de um Cartão Corporativo é essencial para realizar pagamentos durante a viagem. O Cartão Corporativo da Flash possui bandeira Visa, por exemplo, e é aceito em mais de 130 milhões de estabelecimentos no mundo inteiro.

Com ele, sua empresa tem maior controle e visibilidade das despesas. O uso do cartão também auxilia a:

• Simplificar o processo de prestação de contas;
• Reduzir os custos; e 
• Garantir mais segurança para os colaboradores e a empresa.

Conte com a Flash para planejar e gerenciar suas viagens.

Principais perguntas sobre viagem a negócios em São Paulo

Agora que já organizamos a viagem, confira algumas dúvidas frequentes sobre a cidade.

Quais são os principais aeroportos para chegar a São Paulo em uma viagem de negócios?

• Aeroporto Internacional de Guarulhos (GRU): O maior e mais movimentado, localizado a 25 km do centro da cidade, ideal para voos internacionais e domésticos.
  
  
• Aeroporto de Congonhas (CGH): Localizado na zona sul de São Paulo, é o mais próximo do centro e especializado em voos domésticos.
  
  
• Aeroporto de Viracopos (VCP): Situado em Campinas, a aproximadamente 90 km de São Paulo, é uma opção para alguns voos domésticos e internacionais, oferecendo conexões adicionais.

Qual é a melhor forma de se deslocar pela cidade de São Paulo durante uma viagem de negócios?

• Metrô: Rápido e eficiente, cobre as principais áreas da cidade.
  
  
• Trens: Complementam o metrô, conectando regiões metropolitanas.
  
  
• Ônibus: Rede extensa que alcança quase todas as partes da cidade, embora possa ser mais lenta devido ao trânsito.
  
  
• Aplicativos de transporte: Uber e 99 são amplamente usados e convenientes.

Conheça o auxílio-mobilidade da Flash e proporcione ainda mais praticidade para os seus colaboradores, tanto no dia a dia como em turismo de negócios.

Existe wi-fi grátis em São Paulo?

Sim, há redes gratuitas de wi-fi em vários locais públicos de São Paulo, como parques, praças, shoppings e aeroportos. Essas redes geralmente requerem um breve cadastro para acesso, você também pode utilizar o wi-fi dos hotéis, restaurantes e coworking que estiver.

Quais são os melhores hotéis para negócios em São Paulo?

São Paulo é um dos principais centros financeiros da América Latina, recebendo diariamente milhares de executivos e profissionais de diversas áreas.

Para atender a esse público exigente, a cidade conta com uma variedade de hotéis que oferecem não só conforto, mas também todas as facilidades necessárias para viagens de negócios.

Aqui estão 3 sugestões de hotéis para quem visita São Paulo a trabalho:

1. Hotel Unique

Localizado no Jardins, próximo à Avenida Paulista, o Hotel Unique é conhecido pela sua arquitetura icônica em formato de meia-lua. Este hotel oferece uma experiência única com vistas panorâmicas da cidade e um ambiente sofisticado. Para quem viaja a negócios, o Unique disponibiliza salas de reuniões equipadas com tecnologia de ponta, além de um centro de convenções moderno. O restaurante Skye, localizado no rooftop, proporciona uma excelente opção para reuniões informais ou jantares de negócios, com uma vista deslumbrante da cidade.

Fonte: site oficial

2. Hilton São Paulo Morumbi

Situado no Brooklin, próximo ao centro financeiro, o Hilton São Paulo Morumbi é uma escolha estratégica para executivos. Este hotel oferece um completo centro de negócios, salas de reuniões versáteis e serviços de concierge dedicados a apoiar as necessidades dos hóspedes empresariais. Além disso, os quartos são equipados com áreas de trabalho espaçosas e internet de alta velocidade, proporcionando um ambiente ideal para trabalho. A academia bem equipada e a piscina aquecida no rooftop são ótimas opções para relaxar após um dia de reuniões.

Fonte: site oficial

3. Renaissance São Paulo Hotel

Localizado próximo à Avenida Paulista, o Renaissance São Paulo Hotel é renomado pelas suas excelentes instalações para reuniões e eventos. O hotel conta com mais de 2.800 metros quadrados de espaço para eventos, incluindo salões elegantes e salas de reuniões equipadas com tecnologia avançada. Os hóspedes podem aproveitar o Renaissance Spa para relaxar e rejuvenescer entre os compromissos de trabalho. Além disso, o hotel oferece diversas opções gastronômicas, desde restaurantes sofisticados até bares descontraídos, ideais para encontros informais.

Se sobrar tempo livre, o que fazer em São Paulo?

São Paulo não é apenas um polo de negócios, é também uma cidade vibrante e cheia de atrações culturais e de lazer.

Caso você tenha algum tempo livre durante sua estadia, aqui estão algumas opções imperdíveis para aproveitar o melhor que a cidade tem a oferecer.

Avenida Paulista

A Avenida Paulista é uma das avenidas mais icônicas do Brasil, oferecendo uma variedade de atividades culturais e de lazer. O Museu de Arte de São Paulo (MASP) é um destaque imperdível, com sua coleção de arte impressionante e arquitetura moderna. Além disso, a avenida é repleta de lojas, cafeterias e livrarias, perfeitas para um passeio relaxante. Aos domingos, a Paulista é fechada para carros, transformando-se em um grande calçadão onde artistas de rua e feiras de artesanato animam os visitantes.

Parque do Ibirapuera

Um dos maiores e mais famosos parques urbanos do Brasil, o Parque do Ibirapuera é ideal para quem deseja uma pausa na natureza. Com suas amplas áreas verdes, lagos e jardins, o parque é perfeito para caminhadas, corridas ou passeios tranquilos. O parque também abriga diversos museus e centros culturais, como o Museu de Arte Moderna (MAM) e o Auditório Ibirapuera, oferecendo uma rica programação cultural para os visitantes.

Bairro Jardins

Explorar o bairro Jardins é uma excelente maneira de conhecer um dos bairros mais sofisticados de São Paulo. A famosa Rua Oscar Freire é um ponto alto, com suas lojas de grife e boutiques elegantes. Além das compras, o bairro oferece uma variedade de bares e restaurantes premiados, proporcionando uma experiência gastronômica diversificada. É um local perfeito para passeios a pé, descobrindo cantos charmosos e desfrutando da vibrante vida urbana de São Paulo.

Aproveite a viagem!