Adicional de transferência: legislação, cálculo e dicas para DP/RH

O adicional de transferência, previsto pela  Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), garante ao empregado uma compensação financeira quando há mudança temporária de domicílio por decisão do empregador.

Afinal, transferir um colaborador de cidade ou estado por necessidade da empresa exige não apenas planejamento logístico, mas também atenção às exigências legais.

Apesar de ser uma verba com previsão legal clara, ainda existem muitas dúvidas sobre quando e como aplicá-la, como calculá-la corretamente e quais são seus impactos na folha de pagamento.

Ignorar esses detalhes pode resultar em passivos trabalhistas, autuações fiscais e atritos com os funcionários.

Neste conteúdo, você vai entender, de forma prática, o que é o adicional de transferência, como ele funciona, quais cuidados tomar para evitar riscos e como garantir a conformidade nas movimentações de pessoal.

Boa leitura! 

O que é o adicional de transferência?

O adicional de transferência pode ser definido como o valor pago ao empregado que, por decisão da empresa, precisa exercer suas atividades temporariamente em outro município.

Previsto no artigo 469 da CLT, esse adicional tem como objetivo compensar os transtornos e custos extras que a mudança provisória pode gerar para o trabalhador.

Diferentemente de verbas como ajuda de custo ou reembolsos relacionados à moradia e transporte, esse benefício possui natureza salarial e deve ser pago durante todo o período em que durar o deslocamento temporário, respeitando o percentual mínimo estabelecido por lei.

Qual a diferença entre transferência provisória e definitiva para fins de adicional?

A principal diferença entre ambas está no direito ao recebimento da compensação.

O adicional de transferência é devido apenas em situações de transferência provisória, ou seja, quando há intenção de retorno do colaborador à localidade original após um período.

Já a definitiva, que ocorre quando o profissional é transferido sem previsão de retorno,  não dá direito à verba adicional, salvo se a convenção coletiva estabelecer o contrário.

Qual a diferença entre ajuda de custo e adicional de transferência no contrato de trabalho?

A ajuda de custo é um valor destinado à assistência de reembolso de gastos específicos com a mudança, como locomoção, hospedagem temporária ou locação. Ela não tem natureza salarial e pode ou não ocorrer junto ao adicional de transferência. Este, por outro lado, tem caráter salarial e está vinculado à mudança de domicílio por iniciativa do empregador, com base legal na CLT.

Ambos podem ser pagos simultaneamente, mas atendem finalidades distintas: um cobre custos diretos da mudança, o outro compensa o impacto na vida pessoal do colaborador.

Leia também: O que é adicional de deslocamento e quais os direitos?

Direito do trabalho: o que diz a CLT sobre o direito ao adicional de transferência?

A CLT, em seu artigo 469, estabelece que a transferência que implique mudança de domicílio só pode ocorrer com o consentimento do empregado.

Nos casos de mudança provisória, a legislação determina o pagamento de um adicional mínimo de 25% sobre o salário, como forma de compensar os impactos da mudança.

No entanto, há situações específicas em que o pagamento do adicional pode não ser obrigatório, como:  

• Quando a transferência é definitiva, sem previsão de retorno, e não há cláusula coletiva que preveja o pagamento;
• Em contratos que contenham cláusula de mobilidade geográfica, autorizando mudanças de localidade como condição previamente acordada;
• Quando a mudança ocorre a pedido do próprio empregado;
• No caso de cargos de confiança, desde que a possibilidade de transferência esteja prevista contratualmente.

Apesar dessas exceções, é importante destacar a Orientação Jurisprudencial nº 113 do TST, que reforça:

“O fato de o empregado exercer cargo de confiança ou a existência de previsão de transferência no contrato de trabalho não exclui o direito ao adicional.”

Ou seja, mesmo quando há previsão contratual ou a pessoa ocupa cargo de confiança, o pagamento do adicional pode ser devido, conforme interpretação do Tribunal Superior do Trabalho (STF).

Por isso, é fundamental documentar todo o processo, especificando se é provisória ou definitiva, o destino, os motivos e, quando aplicável, a previsão de retorno, a fim de garantir segurança jurídica e evitar passivos trabalhistas.

Quando o adicional de transferência é devido? E quando não é?

Conforme dissemos, o adicional de transferência é um direito trabalhista garantido sempre que a movimentação do colaborador para outra localidade ocorra sob determinadas condições estabelecidas.

O entendimento correto desses critérios é essencial para o Departamento Pessoal (DP) atuar em conformidade e evitar riscos legais.

Critérios para caracterização da mudança

Para que o adicional de transferência seja devido, é necessário que dois critérios principais estejam presentes:

Mudança de domicílio do empregado

O pagamento só se aplica quando a transferência do empregado resultar na mudança efetiva de seu domicílio.

Isso significa que funcionários deslocados sem alteração da cidade de residência, ou viagens eventuais para atividades externas, não caracterizam o direito à verba.

Caráter provisório da transferência

O segundo critério é o caráter provisório da transferência. Seu pagamento é devido apenas se houver a intenção de retorno do colaborador à localidade de origem.

Ou seja, a empresa realiza a movimentação com prazo ou expectativa de que o funcionário retorne após determinado período.

A Súmula 29 do Tribunal Superior do Trabalho reforça esse entendimento ao afirmar que o adicional de 25% só é devido nas transferências temporárias.

A jurisprudência entende que, em mudanças definitivas, esse direito não se aplica, salvo previsão expressa em acordos ou convenções coletivas.

Como calcular o adicional de transferência

O cálculo do adicional de transferência deve considerar, com atenção, a base de remuneração aplicável, o caráter provisório da mudança e o percentual mínimo definido em lei.

Um cálculo correto evita distorções na folha de pagamento e garante a justa compensação ao empregado.

Percentual aplicável (valor mínimo de 25%)

Como explicamos acima, a legislação trabalhista, por meio do artigo 469, § 3º, da CLT, determina que o adicional de transferência seja pago com um acréscimo de, no mínimo, 25% sobre o salário do colaborador.

É possível que convenções coletivas ou acordos individuais estabeleçam percentuais maiores, mas nunca inferiores a esse valor.

Base de cálculo do adicional de transferência: Qual salário considerar?

A base para o cálculo do adicional deve refletir a remuneração mensal habitual, podendo incluir mais do que apenas o salário, dependendo da jurisprudência e do entendimento aplicado.

Salário-base

É o valor fixo mensal acordado em contrato de trabalho, excluindo adicionais, comissões e outras variáveis. Esse é o parâmetro utilizado para o cálculo.

Médias de outras verbas (se aplicável)

Em alguns casos, o valor pode ser calculado sobre a remuneração habitual, incluindo médias de:

• Adicionais de periculosidade, adicional de insalubridade ou adicional noturno;
• Comissões e gratificações;
• Horas extras habituais.

Essa interpretação depende de entendimento jurídico e pode variar conforme convenção coletiva ou política interna.

O importante é garantir transparência no cálculo e consistência na base adotada, evitando questionamentos futuros.

Exemplo prático de cálculo

Considere um colaborador com salário-base mensal de R$ 4.000, transferido provisoriamente para outro município. 

O adicional de transferência será calculado da seguinte forma:

• Salário-base: R$ 4.000
• Percentual: 25%
• Valor do adicional: R$ 4.000 × 25% = R$ 1.000

Neste caso, enquanto durar a atuação fora do domicílio original do trabalhador, o empregado deverá receber R$ 1.000 adicionais por mês, somando-se esse valor ao montante mensal.

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Implicações tributárias e previdenciárias do adicional de transferência

Por ter natureza salarial, o adicional de transferência integra a remuneração do colaborador e influencia diretamente o cálculo de diversos direitos trabalhistas, como férias, 13º salário, aviso-prévio, FGTS, horas extras, entre outros.

Esse entendimento é respaldado por jurisprudência do Supremo Tribunal Federal, que reconhece a verba como parte integrante do salário.

Consequentemente, o adicional está sujeito à incidência de contribuições previdenciárias e tributos, devendo ser corretamente registrado na folha de pagamento.

O não recolhimento dos encargos pode gerar inconsistências no eSocial, além de autuações e penalidades em eventuais fiscalizações.

A seguir, confira de forma prática como o adicional de transferência impacta as principais obrigações trabalhistas e fiscais da empresa. 

• Incidência de Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF): deve ser somado ao salário bruto mensal do colaborador, respeitando a tabela progressiva vigente da Receita Federal.
• Incidência de INSS: o valor pago também sofre desconto de INSS. Esse desconto afeta tanto a contribuição do empregado, quanto os encargos devidos pela empresa.
• Incidência de FGTS: integra a base de cálculo do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), com alíquota de 8% aplicada sobre o valor total mensal.

Direitos e deveres na transferência de empregados

A transferência de colaboradores exige cuidados específicos e deve seguir o que determina a CLT, os acordos ou convenções coletivas, além das boas práticas de gestão de pessoas.

1. Formalização: todo o processo deve ser formalizado por escrito, contendo informações como: data de início, local de destino, justificativa da transferência e se ela será provisória ou definitiva. Essa formalização define obrigações legais, como o pagamento do adicional de transferência, além de resguardar o negócio em eventuais disputas trabalhistas.
2. Acordos e convenções coletivas: além da legislação, é fundamental consultar a convenção coletiva da categoria para verificar regras específicas sobre transferências.
3. Despesas adicionais (alojamento, mobilidade, etc.): a empresa deve arcar com custos decorrentes da mudança, quando a exigência partir dela. Esses valores são distintos do adicional de transferência e devem ser tratados como ajuda de custo, sem natureza salarial.
4. Retorno do empregado: o empregador deve manter o compromisso de retorno ao local de origem conforme prazo acordado. O não cumprimento pode caracterizar desvio da finalidade inicial, com reflexos na folha de pagamento e possíveis disputas trabalhistas.

Adicional de transferência, na prática: desafios, boas práticas e principais dúvidas

Na rotina do Departamento Pessoal, lidar com o adicional de transferência vai além de aplicar o percentual previsto em lei. É um processo que exige atenção a detalhes legais, administrativos e de comunicação interna.

Principais erros a evitar

A gestão do adicional de transferência exige atenção a detalhes legais e administrativos. Erros comuns podem resultar em passivos trabalhistas e complicações fiscais para a organização. Confira, a seguir, os equívocos mais recorrentes — e que devem ser evitados.

• Não formalizar como provisória, deixando margem para interpretações que descaracterizam o direito ao montante;
• Deixar de pagar mesmo em casos de mudança de domicílio e retorno previsto, descumprindo o artigo 469 da CLT;
• Confundir ajuda de custo com adicional de transferência, tratando verbas distintas como se fossem a mesma obrigação;
• Calcular sobre base incorreta, ignorando cláusulas de convenções coletivas que ampliam a remuneração considerada;
• Falta de controle e registro das datas e motivos da movimentação, dificultando a comprovação de legalidade.

A empresa precisa pagar o adicional de transferência se o empregado pedir a transferência?

Não. Quando a mudança ocorre a pedido do próprio colaborador, a corporação não é obrigada a pagar, já que a transferência não decorre de uma necessidade da organização. No entanto, é importante registrar formalmente o pedido do empregado.

Por quanto tempo o adicional de transferência deve ser pago? Cargos de confiança têm direito ao adicional?

O adicional deve ser pago enquanto durar a mudança provisória. Quando ela deixa de ser temporária e se torna definitiva — ou após o colaborador se estabelecer na nova localidade — o pagamento pode ser encerrado, quando estiver registrado.

Já os cargos de confiança também têm direito ao adicional, se estiverem sendo transferidos de forma provisória e a cláusula contratual permita mobilidade. A função não exclui o direito, se preenchidos os requisitos legais.

O que acontece se a transferência provisória se tornar definitiva?

Nessa situação, o empregador pode cessar o pagamento do adicional, mas deve documentar a alteração da condição provisória para definitiva. O ideal é que haja comunicação formal com o colaborador e atualização contratual.

Como comprovar o caráter provisório da transferência?

A prova do caráter provisório deve constar do ato formal de transferência, com a indicação da previsão de retorno, do objetivo da movimentação e da localidade de origem e destino. Isso evita disputas judiciais sobre a natureza da mudança.

Qual a documentação necessária para formalizar a transferência?

• Termo de transferência assinado pelas partes, com descrição da natureza (provisória ou definitiva), destino, data e justificativa;
• Registro interno nos sistemas de gestão de pessoas;
• Eventuais aditivos contratuais;
• Arquivos relacionados à ajuda de custo, gastos com deslocamento e adicionais pagos.

O que fazer em caso de recusa do colaborador em ser transferido?

Caso o empregado recuse, a empresa deve verificar se há previsão contratual que permita a mudança. Sem essa previsão, a recusa pode ser legítima.

Já em cargos de confiança, ou em situações que justificam a necessidade do serviço, a negativa pode ser analisada como ato de insubordinação, desde que bem fundamentada.

Gestão eficiente de transferências: como garantir a conformidade legal?

Para evitar falhas, atrasos ou riscos jurídicos, a gestão de transferências precisa estar integrada a ferramentas que garantam conformidade legal e controle dos dados trabalhistas.

Com a plataforma de Gestão de Pessoas da Flash, por exemplo, seu negócio ganha funcionalidades que apoiam o RH e o DP em todas as etapas dessa jornada. São elas:

• Automação de envio de informações para folha: a Flash permite que eventos como férias, adicionais e controle de jornada sejam atualizados automaticamente. Com isso, valores são calculados com base nas regras definidas e encaminhados para o sistema de folha.
• Gestão de Pessoas e benefícios (RH/DP): o módulo centraliza todo o ciclo de vida do colaborador, da admissão ao desligamento, passando pela gestão e oferta dos benefícios corporativos. Isso inclui o registro completo na ficha do empregado, essencial para respaldar o pagamento do adicional e o cumprimento da CLT.
• Gestão de Despesas: a Flash também oferece uma solução para controlar e reembolsar despesas corporativas. Embora o adicional de transferência tenha natureza salarial, a ferramenta auxilia no gerenciamento de gastos com moradia, transporte e mudança, conforme o artigo 470 da CLT, que estabelece a obrigação da organização em cobrir essas despesas.

Com a digitalização dos processos, seu negócio reduz falhas manuais, garante rastreabilidade de informações e atua conforme as exigências legais.

Transferir colaboradores com segurança jurídica exige mais do que conhecimento da CLT: requer processos bem estruturados, gestão integrada e visibilidade sobre cada movimentação.

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