Tudo sobre admissão de novos funcionários

Uma das preocupações das empresas – e do RH – nesse processo é a conformidade com o eSocial. Essa ferramenta é importante para garantir que a admissão e a demissão de funcionários ocorram de acordo com as normas estabelecidas.

Quando se trata da admissão de um novo colaborador, é importante definir o tipo de contratação, seja ela por tempo determinado ou indeterminado. O contrato de trabalho deve especificar a jornada de trabalho, como o regime parcial que possui 30 horas semanais sem horas extras. Ou 26 horas semanais com direito até seis horas extras semanais, conforme atualizações da legislação trabalhista.

Outra atualização em 2023 alterou a diversificação de modalidades de contratação. Agora, incluindo a contratação de terceiros, em regime de produtividade, regime intermitente e regime de trabalho autônomo. Veremos o que diz a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) ao longo do artigo.

Além disso, a ficha de admissão desempenha um papel fundamental nesse processo, registrando todos os dados relevantes do novo funcionário.

A etapa de recrutamento digital tem se tornado cada vez mais comum, facilitando a seleção de candidatos e agilizando o processo de admissão. Durante essa fase, é possível aplicar, por exemplo, testes psicológicos. E avaliar a adequação do novo colaborador à cultura e às necessidades da empresa.

Uma vez escolhido o candidato ideal, a empresa emite uma carta de admissão, formalizando a nova contratação. É importante observar que essa carta pode estipular condições específicas, como a possibilidade de não cumprir o aviso prévio em caso de rescisão.

Outro aspecto relevante é o abono salarial, que pode ser um benefício oferecido na primeira admissão, proporcionando uma vantagem ao novo funcionário. O vínculo empregatício é estabelecido e os recursos humanos integram o novo colaborador à empresa.

Portanto, a admissão de funcionários é um processo que envolve diversos aspectos legais, burocráticos e organizacionais. É essencial garantir em todas as etapas que a empresa e o novo colaborador tenham uma experiência satisfatória nesse início de jornada profissional.

O que é admissão?

A admissão significa o processo pelo qual um indivíduo se torna um funcionário de uma empresa. É o ato formal de contratação de uma pessoa para exercer uma função específica dentro da organização. A admissão marca o início do vínculo empregatício entre o empregador (a empresa) e o empregado (o novo colaborador).

A admissão digital, por sua vez, é a automatização das etapas de contratação. Isso inclui o gerenciamento das contratações através de um sistema eletrônico, como a solução da Flash para gestão de pessoas.

A Flash é um software completo para realizar a gestão de pessoas e conta com soluções que vão desde a admissão digital até o engajamento de colaboradores.

Com a plataforma, o RH consegue enviar uma carta proposta personalizada e até coletar documentos dos candidatos de forma 100% online e segura. Além disso, é possível solicitar assinatura eletrônica do contrato de admissão de forma totalmente digital e com validação jurídica.

A data de admissão é a data exata em que o indivíduo começa a trabalhar na empresa. Essa data é crucial para diversos fins, incluindo:

• cálculo de tempo de serviço;
• período de experiência;
• direitos trabalhistas;
• documentação legal.

Cálculo de tempo de serviço

A data de admissão é usada para determinar o tempo de serviço do funcionário na empresa. Essa data é importante pois pode afetar os benefícios como férias, licenças e aposentadoria.

Período de experiência

Em muitos contratos, existe um período inicial conhecido como "período de experiência", durante o qual a empresa avalia o desempenho do novo colaborador. A data de admissão marca o início desse período.

Direitos trabalhistas

A data de admissão também é relevante para a contagem de dias para aquisição de direitos trabalhistas. Como estabilidade profissional, em determinadas situações, ou pagamento de aviso prévio em caso de demissão.

Documentação legal

É importante que a data de admissão esteja corretamente registrada em documentos legais. Como o contrato de trabalho e a ficha de registro de empregado, para evitar problemas futuros relacionados a obrigações trabalhistas e fiscais.

Lei trabalhista sobre admissão

O Artigo n°41 da CLT do decreto Lei nº 5452 trata da obrigatoriedade do registro do contrato de trabalho no momento da admissão do empregado.

"Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia, sendo computados os trabalhadores contratados por empresas interpostas."

Isso significa que o empregador deve formalizar a contratação por meio de um contrato de trabalho e registrar as informações do empregado. Essas informações estão contempladas no livro de registro, ficha de registro de empregado ou um sistema eletrônico aprovado pelo Ministério da Economia.

Como funciona o processo de admissão?

Fazer o processo de admissão se refere ao conjunto de procedimentos realizados por uma empresa quando ela contrata um novo colaborador para se juntar à sua equipe.

A admissão é uma etapa fundamental no ciclo de vida do funcionário dentro da companhia. Ela envolve a formalização do vínculo empregatício entre o empregador e o empregado.

Veja a seguir quais são as principais rotinas de admissão do RH e como é feita a admissão:

• confecção e assinatura de contrato;
• preenchimento da carteira de trabalho do novo funcionário;
• registro de informações;
• realização do exame admissional; e
• registro em órgãos competentes.

Contrato, confecção e assinatura do contrato

Com os termos da oferta acordados, um contrato de trabalho é elaborado. Esse contrato formaliza a relação entre o empregador e o empregado.

Este contrato descreve os termos e condições do emprego, como salário, horários, benefícios, experiência entre outras cláusulas relevantes. Após a revisão e concordância de ambas as partes, o contrato é assinado.

Preencher a carteira de trabalho do novo funcionário

Com a assinatura do contrato, o empregador deve registrar a data de admissão na CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social) do novo funcionário. Atualmente, pode-se utilizar a carteira de trabalho digital para esse fim, registrando as informações eletronicamente.

A CTPS Digital simplifica o processo de registro e admissão de novos funcionários. Uma vez que, ao formalizar as contratações 100% online, problemas com perdas e deterioração da CTPS são resolvidos. Além de ser mais sustentável, ágil e seguro para ambas as partes.

A CTPS Digital também pode ser usada para acessar serviços governamentais e benefícios sociais, como o saque do FGTS e o seguro-desemprego.

Registro de informações

Ao contratar um novo colaborador, a empresa deve registrar todas as informações necessárias. Como dados pessoais, dados bancários para pagamento de salário, informações fiscais e outros dados relevantes.

Exame admissional

Antes de iniciar as atividades do cargo, o funcionário deve realizar o exame admissional. Esse exame garante que o colaborador está em boas condições de saúde para realizar o trabalho. Esse atestado de saúde ocupacional deve ser refeito de tempos em tempos para atualização das condições médicas.

Registro em órgãos competentes

O empregador registra a admissão do novo funcionário em órgãos competentes, como o eSocial, para cumprir obrigações fiscais e trabalhistas. Além disso, esse registro é importante para promover a transferência e a rastreabilidade nas relações de trabalho.

O eSocial é um sistema utilizado para a prestação de informações trabalhistas e previdenciárias ao governo. O empregador deve cadastrar e informar a admissão do novo funcionário no eSocial. Isso inclui detalhes como CPF, PIS/PASEP, salário, data de início, entre outros.

O eSocial simplifica e unifica o processo de prestação de informações trabalhistas e previdenciárias para o governo. Ao registrar um novo colaborador no eSocial, as empresas podem reduzir a burocracia associada ao cumprimento de obrigações legais.

Também envolve questões de direitos trabalhistas como o pagamento de férias, 13º salário, horas extras e outros benefícios.

Onboarding

Treinamento e integração

O novo funcionário pode (e é indicado) passar por um período de integração. Nele o novo colaborador é apresentado à empresa, sua cultura, políticas e colegas de trabalho. Além de receber o treinamento para desempenhar seu cargo.

Acompanhamento e avaliação

Durante o período de experiência (e ao longo do tempo), o desempenho do novo funcionário é acompanhado e avaliado. Isso serve para garantir que ele atenda às expectativas e necessidades da empresa, e alinhar conforme necessário. Essa avaliação pode ocorrer através de feedbacks, por exemplo, onde há a comunicação clara, troca de experiências e expectativas.

Um processo de admissão eficiente contribui para uma integração suave e ajuda a estabelecer uma base sólida para um relacionamento de trabalho bem-sucedido.

A Flash é a melhor aliada para executar todos esses processos com precisão e agilidade. Através da nossa plataforma, além de realizar todo o processo de admissão de forma totalmente digital, o RH pode estruturar toda a trilha de treinamentos para onboarding dos novos colaboradores.

Nosso sistema centraliza todas as informações dos colaboradores e estrutura dados estratégicos para gerar insights e tomadas de decisões informadas. Ao digitalizar processos, a admissão é descomplicada tanto para a empresa como para o colaborador.

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6 tipos de admissão mais comuns? Confira os 6

Os diferentes tipos de admissão se referem às diferentes modalidades de entrada de um colaborador em uma organização. Essas modalidades variam desde o tradicional processo de contratação por tempo indeterminado, contratação temporária, estágios e acordos verbais.

Confira as principais categorias de admissão e suas particularidades:

1. admissão tradicional
2. admissão por tempo determinado
3. admissão temporária
4. admissão por estágio ou jovem aprendiz
5. admissão por acordo verbal
6. admissão tácita

Admissão tradicional

Esse é o tipo de admissão mais comum e formal. Envolve um processo de recrutamento e seleção, entrevistas, análise de currículo e a emissão de um contrato de trabalho. Todos os termos e condições do emprego são claramente especificados no contrato.

Admissão por tempo determinado

Nesse tipo de admissão, o contrato de trabalho é estabelecido com uma data de término específica. Isso é comum para projetos temporários ou sazonais, e os termos são definidos de acordo com a duração do projeto.

Admissão temporária

A admissão temporária, assim como a admissão por tempo determinado, possui uma data para o fim da contratação. Essa, porém, é mais flexível, pois envolve a realização de um trabalho temporário. Por exemplo substituir um funcionário em licença ou durante um aumento sazonal na demanda.

Admissão por estágio ou jovem aprendiz

Em alguns casos, os indivíduos são admitidos como estagiários ou aprendizes. Esses programas tem a intenção de fornecer treinamento prático em uma determinada profissão ou setor. Também pode ser o início da carreira profissional de um colaborador dentro da empresa. Ao efetivar um estagiário ou modificar o tipo de admissão, é necessário rever as legislações vigentes e elaborar um novo contrato de admissão.

Admissão por acordo verbal

Nesse tipo de admissão, não há um contrato de trabalho por escrito, nem digital. Em vez disso, o empregador e o empregado concordam verbalmente com os termos do emprego, como salário, horário de trabalho e responsabilidades. Embora menos comum, a admissão por acordo verbal ainda pode ser legal em muitos lugares, desde que ambos respeitem as leis trabalhistas.

Admissão tácita

A admissão tácita ocorre quando um indivíduo começa a trabalhar para uma empresa sem que um contrato formal seja estabelecido. Isso pode acontecer, por exemplo, quando um funcionário começa a trabalhar antes da formalização do contrato. Geralmente, as leis trabalhistas determinam que um contrato de trabalho deve ser estabelecido o mais rápido possível após o início do cargo.

Documentação obrigatória para a admissão de novos funcionários

Os documentos necessários para a admissão de funcionários podem variar de acordo com as leis aplicáveis, como contratações CLT ou estágio. Isso também varia conforme as políticas da empresa e a natureza do trabalho.

Entretanto, existe uma documentação comuns em todos os tipos de contratação. A seguir, confira todos os documentos:

• Carteira de trabalho e previdência social;
• CPF (Cadastro de Pessoa Física);
• RG (Documento de Identidade);
• CNH (Carteira Nacional de Habilitação);
• Número do PIS ou NIS;
• Comprovante de residência;
• Comprovante de escolaridade;
• Foto 3x4;
• Título de eleitor;
• Certificado de reservista;
• Exames admissional;
• Certidão de nascimento ou casamento;
• Certidão de nascimento dos filhos.

Antes de prosseguir, aproveite para baixar nosso Checklist de Documentos para Admissão de Funcionários e comece a usá-lo agora.

Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)

A CTPS é o documento que formaliza a relação de trabalho e registra as informações essenciais do empregado. Como data de admissão, cargo, salário, férias e outros direitos trabalhistas. É a principal evidência do vínculo empregatício. Como comentamos neste artigo, pode ser física ou digital.

CPF (Cadastro de Pessoa Física)

O CPF é utilizado para fins fiscais. Necessário para a emissão da folha de pagamento, contribuições previdenciárias e declarações de imposto de renda.

RG (Documento de Identidade)

O RG é uma forma de identificação pessoal. Usado para confirmar a identidade do funcionário, garantindo a integridade do processo de admissão.

CNH (Carteira Nacional de Habilitação)

A CNH pode ser solicitada para cargos que envolvam a condução de veículos, como motoristas. É uma prova de habilitação para a função.

Número do PIS ou NIS

O número do PIS (Programa de Integração Social) ou NIS (Número de Identificação Social) é necessário para o registro do empregado no FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) e para a recepção de benefícios sociais, como o seguro-desemprego.

Comprovante de residência

O comprovante de residência é solicitado para verificar a localização atual do funcionário e é útil para correspondência e contato.

Comprovante de escolaridade

Dependendo da função, um comprovante de escolaridade pode ser exigido para verificar se o funcionário possui a formação necessária para o cargo.

Foto 3x4

A foto 3x4 é frequentemente necessária para documentos internos da empresa, como crachás de identificação.

Título de eleitor

Em alguns casos, pode ser necessário apresentar o título de eleitor, especialmente para verificar o cumprimento das obrigações eleitorais.

Certificado de reservista

O certificado de reservista é importante para os homens que têm obrigações militares, garantindo que estejam em dia com suas responsabilidades militares.

Exame admissional

O exame admissional é realizado para garantir que o novo funcionário esteja em boas condições de saúde para desempenhar as funções do cargo. Isso contribui para a produtividade e a segurança no local de trabalho.

Certidão de nascimento ou casamento

A certidão de nascimento ou casamento é necessária para fins de registro de dependentes, como cônjuges e filhos, em benefícios oferecidos pela empresa.

A verificação desses documentos é importante para que a empresa esteja em conformidade com as leis trabalhistas e previdenciárias. Além de assegurar os direitos e benefícios do funcionário. O que contribui para manter registros precisos e atualizados, facilitando a gestão de recursos humanos e o cumprimento de obrigações fiscais e previdenciárias.

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