Como fazer admissão no e-Social: guia completo para o DP

A obrigatoriedade da admissão no eSocial trouxe mudanças significativas nos processos admissionais das empresas desde a implantação do sistema pelo Governo Federal.

Agora, em vez de utilizar fichas físicas ou livros de registro, todas as informações referentes à contratação de novos colaboradores devem ser enviadas eletronicamente ao sistema, dentro dos prazos estabelecidos. O não cumprimento dessas exigências pode gerar penalidades e multas.

Essa nova dinâmica impacta diretamente a rotina dos departamentos de Recursos Humanos (RH) e Departamento Pessoal (DP), exigindo mais organização, atenção aos detalhes e conhecimento aprofundado das regras do programa.

Ainda assim, muitas empresas ainda têm dúvidas: como fazer o registro de admissão no eSocial? Qual é o prazo limite para envio? Qual o valor da multa por atraso?

Neste artigo, você vai entender como funciona o processo de admissão no eSocial, quais dados e documentos são exigidos, as diferenças entre os eventos relacionados à admissão e os principais erros que podem gerar problemas no cumprimento dessa obrigação.

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Como fazer a admissão no eSocial?


A admissão de funcionários no portal do eSocial substituiu os antigos procedimentos de registro de empregados em papel, como a ficha de registro do empregado ou o livro.

Toda a fiscalização das informações é feita pelos órgãos governamentais de serviços públicos, como a Caixa Econômica Federal, Receita Federal e Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

O eSocial é um sistema unificado do Governo Federal que centraliza todas as informações relacionadas à folha de pagamento e aos vínculos empregatícios, incluindo:

• Pagamento de FGTS (FGTS digital);
• Vínculos empregatícios;
• Recolhimento de contribuições previdenciárias, etc.

Por isso, atualmente, todas as admissões devem ser formalizadas eletronicamente, com o envio dos dados obrigatórios ao eSocial antes do início efetivo das atividades do novo colaborador. 

Cumprir esse prazo é essencial para evitar multas e garantir a regularidade do vínculo empregatício.

Registro eletrônico do vínculo trabalhista

O primeiro passo é realizar o registro eletrônico da admissão, informando ao eSocial todos os dados necessários para a criação do vínculo trabalhista.

Esse procedimento oficializa a contratação e deve ser feito de forma completa, conforme os campos exigidos pela plataforma.

Envio de dados e documentos

Os empregadores devem reunir, fazer a verificação e enviar ao serviço do eSocial os seguintes dados do novo funcionário:

• Dados pessoais: nome completo, CPF, RG, número da Carteira de Trabalho Digital, PIS/NIS.
• Informações contratuais: cargo, função, salário, tipo de contrato de trabalho (CLT, prazo determinado, intermitente etc), e jornada de trabalho.
• Exame admissional: informações obrigatórias sobre a realização e o resultado do exame médico admissional.
• Dados complementares: endereço, grau de escolaridade, nacionalidade, estado civil e dependentes, quando houver.

Esses dados podem ser inseridos manualmente no sistema, ou enviados por meio de um software de gestão com integração direta ao eSocial, reduzindo riscos e aumentando a eficiência da admissão.

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Qual o prazo para informar a admissão no eSocial?

O prazo para envio da admissão no eSocial é até um dia antes do início das atividades do colaborador.

Logo, se o trabalhador iniciar as atividades na segunda-feira, o evento deve ser enviado até o domingo, mesmo que seja um dia não útil.

Esse prazo está previsto na legislação e seu descumprimento pode gerar multa por admissão no eSocial fora do prazo e penalidades fiscais, além de prejudicar a conformidade do registro contratual.

Admissão fora do prazo eSocial: consequências e multas

A empresa que não envia o evento de admissão no prazo, fica sujeita às sanções da fiscalização do trabalho, incluindo:

• Multa administrativa: com base no artigo 47 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o não registro do empregado pode gerar multa a partir de R$ 402,53 por trabalhador, podendo aumentar em caso de reincidência.
• Impedimento para acesso de outros eventos: o atraso pode comprometer outros eventos obrigatórios, como folha de pagamento ou exame admissional, criando inconsistências no sistema.
• Risco jurídico: a ausência do registro no prazo previsto pode ser interpretada como tentativa de ocultar a relação empregatícia, afetando a segurança jurídica do empregador em eventuais processos trabalhistas.

Por isso, o controle do prazo e a padronização do processo de admissão são fundamentais para manter a conformidade e evitar penalidades.

Qual é o evento de admissão no eSocial​?

O eSocial disponibiliza diferentes eventos para formalizar o vínculo de trabalho, e cada um tem uma finalidade específica no processo de admissão de funcionários​.

S-2200: completo de dados da admissão de trabalhador

É o evento principal da admissão no eSocial. O S-2200 contempla todas as informações necessárias para o registro do vínculo empregatício:

• Dados pessoais e contratuais do colaborador;
• Cargo, salário, tipo de contrato;
• Informações do exame admissional;
• Dados complementares (endereço, escolaridade, etc.).

Ele deve ser utilizado sempre que a empresa estiver com todos os dados completos antes do prazo final. Esse evento é a forma mais segura e recomendada para registrar a admissão de forma definitiva.

Vale lembrar que o empregador doméstico também deve fazer o informe de contratação do empregado ao eSocial.

S-2190: informe simplificado para cumprir prazo

Quando a empresa ainda não tem todos os dados prontos, mas precisa cumprir o prazo legal, pode utilizar o evento S-2190 — também conhecido como admissão preliminar.

Ele permite enviar um conjunto mínimo de informações até um dia antes do início das atividades. Entretanto, é obrigatório complementar os dados com o evento S-2200 em até cinco dias, no máximo. 

Esse evento é uma solução útil para evitar multa por envio em atraso, mas não substitui o completo.

S-2300 e S-2298

São específicos para vínculos com questões e características distintas:

• S-2300: utilizado para empregados sem relação empregatícia, como autônomos e estagiários. Não se aplica à admissão CLT.
• S-2298: trata da reintegração de trabalhador, e não da admissão inicial. Deve ser utilizado quando o empregado retorna após anulação de desligamento, por exemplo, via decisão judicial.

Compreender a finalidade de cada evento evita o informe incorreto e reduz o risco de inconsistência nos dados do eSocial.

Como evitar erros no envio da admissão no eSocial?

Para garantir a conformidade e evitar sanções, é essencial aplicar medidas preventivas na admissão.

Veja, a seguir, as principais práticas recomendadas.

Revisar documentos e dados antes do envio

Antes de registrar a admissão, verifique se os dados do trabalhador estão atualizados e consistentes com os documentos oficiais, como CPF, CTPS, endereço e informações contratuais. 

Pequenos erros podem gerar rejeições ou inconsistências no sistema.

Padronizar processos

Criar e utilizar checklists padronizados, reduz esquecimentos e aumenta a uniformidade dos registros. 

Inclua etapas como conferência de documentos, realização do exame admissional e preenchimento correto de jornada e função.

Usar sistema com integração ao eSocial

Um software de admissão e desligamento 100% digital, com integração ao eSocial, automatiza etapas críticas, reduz o risco de falhas manuais e permite o informe direto dos eventos à plataforma do governo com mais segurança e agilidade.

Treinar equipe de RH/DP

Capacitar os profissionais envolvidos na admissão, é a chave para garantir que conheçam os procedimentos corretos (como S-2200 e S-2190), os prazos legais e as exigências específicas. 

Manter a equipe atualizada evita erros operacionais e reduz o risco de penalidades.

Aplicando essas práticas, o RH e o DP ganham mais controle, minimizam retrabalho e asseguram a conformidade com as obrigações do eSocial.

Como a tecnologia pode ajudar o Departamento Pessoal no processo de admissão?

Contar com recursos tecnológicos é fundamental,  especialmente em empresas com volume recorrente de admissões ou múltiplos contratos ativos.

A seguir, listamos algumas formas de como a tecnologia pode apoiar o DP nessa gestão. 

Admissão digital com integração automática

Soluções de admissão digital permitem centralizar e automatizar etapas do processo, como o envio de documentos pelo colaborador, preenchimento de dados, geração de contrato e assinatura eletrônica.

Com a integração automática ao eSocial, o sistema gera os eventos (como o S-2200) com base nas informações já coletadas e validadas, evitando retrabalho e erros de digitação.

Geração dos eventos do eSocial direto da plataforma

Um sistema de gestão de pessoas com integração nativa ao eSocial permite a geração e os envios obrigatórios.

Isso elimina a necessidade de exportar arquivos de forma manual ou acessar múltiplas ferramentas. Tudo ocorre em um único ambiente, com rastreabilidade e segurança.

Alertas de prazo e validação de dados

Recursos como alertas automáticos ajudam o RH a cumprir o prazo de envio da admissão no eSocial, evitando os atrasos e penalidades.

Além disso, o sistema pode realizar validações prévias nos campos obrigatórios, sinalizando dados ausentes ou incorretos antes do envio oficial ao governo.

Com essas funcionalidades, a tecnologia reduz a carga operacional, aumenta a confiabilidade dos dados e garante conformidade com as exigências legais da CLT e do programa.

Simplifique seus processos de admissão com a Flash

Cumprir as exigências do eSocial na admissão de funcionários exige organização, precisão e controle de prazos.

Com a solução de gestão de pessoas da Flash, sua empresa ganha eficiência em todas as etapas — desde o envio de documentos pelo colaborador até a geração automática de contratos.

O módulo de admissão digital da Flash permite:

• Coletar e validar dados e documentos de forma remota;
• Gerar contratos com assinatura digital na admissão;
• Integrar automaticamente com os principais sistemas de folha;
• Reduzir erros manuais e garantir o cumprimento de prazos legais.

A plataforma centraliza todas as informações em um só lugar, facilitando o acompanhamento do onboarding e o alinhamento entre RH e lideranças.

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