O que é e como funciona o ponto móvel? Entenda o que diz a legislação e como implementar

Já pensou em como a implementação de um ponto móvel pode facilitar o controle de jornada na sua empresa? 

Neste artigo, você vai ficar por dentro dessa solução, entender como ela funciona na prática. Descubra também como o RH pode se beneficiar dela para otimizar a gestão de tempo da sua equipe e o dia a dia dos colaboradores.

Boa leitura!

O que é e como funciona o ponto móvel nas empresas? 

O ponto móvel é permitido por lei. Sendo assim, é uma tecnologia inovadora de gestão de tempo que permite maior flexibilidade na marcação da jornada de trabalho.

A inovação resolve uma velha insatisfação de RHs e colaboradores: exigir o registro de suas horas em locais fixos. 

Com o ponto eletrônico online, o controle de frequência dos horários de entrada e saída é feito de forma mais dinâmica por meio de aplicativos ou plataformas digitais instalados em smartphones, tablets e outros dispositivos móveis. 

Em alguns casos, o sistema também emprega geolocalização para verificar se o registro está na área de atuação definida pela empresa, garantindo assim maior precisão.

Quais as vantagens do ponto móvel para empresas e colaboradores? 

O ponto móvel não só transforma a maneira que as empresas gerenciam o controle de jornada. Também oferece benefícios significativos para os colaboradores. Na prática, é uma solução vantajosa para ambas as partes:

Para empresas 

1. Flexibilidade operacional: adaptabilidade a diferentes necessidades de trabalho e horários, sobretudo para equipes que atuam em campo, na modalidade home office ou em horários variados.
   
   
2. Redução de custos: elimina a necessidade de instalar e manter equipamentos de controle de ponto fixos, reduzindo custos com hardware e manutenção.
   
   
3. Eficiência na gestão de tempo: facilita o monitoramento em tempo real das horas trabalhadas, melhorando a precisão na coleta de dados e reduzindo erros administrativos.
   
   
4. Melhoria na conformidade: com registros digitais, a empresa garante conformidade com as regulamentações trabalhistas e auditorias com facilidade.
   
   
5. Acesso a dados: oferece dados detalhados e analíticos sobre as jornadas de trabalho, possibilitando a análise de produtividade e otimização de processos.

Para colaboradores 

1. Maior flexibilidade: permite que os profissionais registrem suas horas de trabalho de forma mais conveniente, em qualquer lugar, sem a necessidade de estarem fisicamente presentes em um local específico.
   
   
2. Redução de deslocamentos: facilita o controle de ponto para equipes que trabalham remotas ou em campo, evitando deslocamentos desnecessários para marcar entradas e saídas.
   
   
3. Autonomia e controle: permite que os colaboradores gerenciem melhor seu tempo e equilibrem vida profissional e pessoal.
   
   
4. Conveniência: a possibilidade de registrar horas por meio de dispositivos móveis torna o processo mais rápido e fácil, melhorando a experiência do usuário e reduzindo o estresse associado à forma tradicional de bater ponto na empresa.
   
   
5. Acesso imediato a informações: permite que os colaboradores verifiquem seu histórico de jornada e horas trabalhadas em tempo real, promovendo maior transparência.

Como implementar o ponto móvel na sua empresa

Implementar o controle de ponto, principalmente para pequenas empresas, pode parecer desafiador. 

Mas com um planejamento cuidadoso e uma abordagem estruturada é possível adotar a tecnologia de forma eficiente. Confira, um passo a passo para começar: 

• Avalie as necessidades específicas do negócio: considerando a estrutura da equipe, a natureza do trabalho e os requisitos de controle de jornada. Em seguida, escolha a solução certa ao pesquisar diferentes aplicativos e sistemas de ponto móvel disponíveis no mercado.

• Escolha a tecnologia adequada: selecione um software ou aplicativo que ofereça funções essenciais, como registro de ponto, geolocalização e relatórios detalhados. Verifique se o sistema escolhido pode ser integrado com outros softwares existentes, como sistemas de folha de pagamento, por exemplo.

• Planeje a implementação: crie um plano detalhado para a implementação, incluindo cronogramas, recursos necessários e responsabilidades. Prepare também treinamentos para garantir que todos os colaboradores saibam como usar o sistema.

• Comunique-se com a equipe: comunique claramente os benefícios de bater ponto pelo celular e como a novidade funcionará. Responda a perguntas e esclareça dúvidas para garantir que todos estejam confortáveis com a nova abordagem.

• Realize testes e ajustes: execute um período de teste com um grupo piloto para identificar e resolver quaisquer problemas antes do lançamento completo. Colete feedback dos usuários e faça ajustes conforme necessário para otimizar o sistema.

Ponto móvel e a legislação trabalhista brasileira 

Segundo o art. 74 da CLT, alterado pela lei 13874, de 2019 (Lei da Liberdade Econômica), empresas com mais de 20 colaboradores são obrigadas a manter um sistema de controle de jornada. 

Existem diferentes tipos de controle de ponto respaldados pela legislação, cada um com suas regras específicas. É o caso do ponto móvel, considerado um tipo de registro de ponto eletrônico permitido por lei. 

Mas para que ele funcione de forma legal em uma empresa, é necessário que o sistema esteja em linha com a Portaria n° 671/2021 do Ministério do Trabalho e Emprego,  que traz regras específicas sobre a questão do controle de jornada eletrônico, do artigo 73 ao 92. 

De forma geral, a regulamentação prevê expressamente que o controle de ponto eletrônico deve registrar fielmente as marcações efetuadas e atender a padrões como não permitir alterações por parte do empregador sobre as marcações feitas pelo empregado; não permitir marcações automáticas de ponto; permitir pré-assinalação do período de repouso; e permitir a assinalação de ponto por exceção.

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Como o ponto móvel pode beneficiar o RH

O controle de ponto pelo celular é legal e oferece diversas vantagens para o departamento de Recursos Humanos. Ele contribui para a eficiência e a precisão na gestão de jornada de trabalho dos colaboradores. Dentre os principais benefícios, podemos destacar:

• Aumento da eficiência administrativa: o ponto móvel automatiza o registro de horas trabalhadas, reduzindo a necessidade de tarefas manuais e a probabilidade de erros. Isso libera a equipe de RH para se concentrar em atividades estratégicas e de maior valor.
  
  
• Precisão e transparência: com registros digitais e em tempo real, o ponto móvel proporciona dados precisos sobre a jornada de trabalho dos colaboradores, minimizando erros comuns em sistemas tradicionais.

• Transparência: permite que colaboradores acessem e verifiquem seus registros de forma transparente, promovendo uma gestão mais justa e reduzindo possíveis disputas sobre horas trabalhadas.
  
  
• Facilidade na gestão de equipes flexíveis: facilita o controle de jornada para equipes que trabalham remotamente ou em horários flexíveis, tornando inclusive o controle de escala de trabalho mais ágil.
  
  
• Redução de custos: elimina a necessidade de equipamentos físicos para controle de ponto, como relógios de ponto e cartões, resultando em economia com infraestrutura e manutenção.
  
  
• Acesso a dados analíticos: fornece relatórios detalhados e análises sobre a jornada de trabalho, permitindo ao RH identificar padrões, avaliar a produtividade e tomar decisões baseadas em dados para melhorar a eficiência organizacional.

• Conformidade e auditoria: auxilia na conformidade com regulamentações trabalhistas e facilita auditorias, fornecendo registros claros e acessíveis.
  
  
• Melhoria na experiência do colaborador: oferece uma interface amigável e acessível para colaboradores, melhorando a experiência do usuário e reduzindo a frustração associada ao controle de ponto tradicional.

• Flexibilidade no controle de horas extras e compensação: facilita a gestão de horas extras, compensações e escala de trabalho dos colaboradores, de acordo com as normas trabalhistas.
  
  
• Suporte na gestão de absenteísmo: permite um monitoramento mais eficaz do absenteísmo e dos padrões de frequência, ajudando o RH a identificar e abordar problemas relacionados à presença dos colaboradores.

Desafios na adoção do ponto móvel e como superá-los  

Os desafios na adoção do ponto móvel para o time de RH incluem:

• Resistência à mudança: colaboradores e gestores podem resistir à ideia de adotar o ponto móvel devido à familiaridade com métodos tradicionais ou preocupações com a nova tecnologia. É fundamental, portanto, investir em comunicação clara e treinamento adequado.

  Explique os benefícios do ponto móvel, como maior flexibilidade e precisão. Além disso, forneça suporte contínuo durante o processo de transição para garantir que todos se adaptem à nova abordagem.

• Problemas de integração: integrar o ponto mobile com sistemas existentes pode ser complexo e exigir ajustes técnicos. Escolha um sistema que seja compatível com suas ferramentas atuais e trabalhe com fornecedores que ofereçam suporte técnico robusto. Também realize testes detalhados para garantir uma integração suave e eficaz.

• Preocupações com a privacidade e segurança de dados: o registro de ponto pelo celular e a coleta de dados podem levantar preocupações sobre a privacidade e a segurança das informações dos colaboradores.

  Por essa razão, é essencial garantir que o sistema de ponto móvel esteja conforme a LGPD. Além disso, implemente medidas rigorosas de segurança para proteger as informações pessoais e forneça transparência sobre como os dados são utilizados.

• Treinamento e adaptação: colaboradores podem ter dificuldades em se adaptar ao novo sistema, ainda mais se não receberem treinamento adequado.

• Garantia de conformidade legal: certificar-se de que o ponto online esteja de acordo com as previsões contidas na já mencionada Portaria nº 671/2021 do Ministério do Trabalho pode ser desafiador. Consulte, portanto, especialistas em legislação trabalhista e revise regularmente as práticas para garantir a conformidade com as normas. 

• Gerenciamento de expectativas: expectativas irreais sobre a eficiência do ponto móvel podem levar a frustrações e insatisfações. Para evitar isso, defina expectativas claras desde o início e comunique os possíveis desafios e limitações do sistema. Envolva os stakeholders no processo de implementação para garantir que suas expectativas sejam realistas.

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A Flash oferece uma solução completa de controle de ponto que ajuda sua empresa a gerenciar a jornada de trabalho de maneira eficiente e conforme a legislação. 

De forma intuitiva e simples, a nossa ferramenta atua em toda a jornada do trabalhador, desde a marcação de ponto até o controle de horas extras, passando por:

• Espelho de ponto: o software oferece aos colaboradores a autonomia de realizar marcações manuais, enquanto fornece aos gestores uma visão em tempo real para gerenciar os registros de ponto da equipe de forma eficiente.
  
  
• Marcação de férias: facilidade e controle personalizado na gestão de solicitações de férias para o RH e para o colaborador.
  
  
• Registro de ponto por exceção: maior flexibilidade e autonomia para estabelecer regras e autorizar o registro de pontos em circunstâncias excepcionais.
  
  
• Banco de horas e compensação: gerencie o saldo de horas trabalhadas e as compensações de forma eficiente e transparente.
  
  
• Solicitações de ausências e afastamentos: de forma organizada e eficiente, gerencie as solicitações de ausências e afastamentos da equipe

E os números evidenciam os ganhos: com a plataforma, você pode otimizar até 75% do tempo do RH na gestão de ponto e reduzir em até 25% as horas extras dos colaboradores. 

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