Sistema de controle de ponto: saiba como escolher o melhor para sua empresa

Gerenciar as escalas de trabalho dos colaboradores é um desafio constante para os profissionais e gestores do RH e DP. Por isso,  um sistema de controle de ponto para empresas não só garante conformidade jurídica e trabalhista, mas também proporciona melhorias práticas de controle de ponto no dia a dia da organização. 

Ao longo deste artigo, vamos compreender como escolher o melhor sistema de controle de ponto eletrônico para a sua empresa. Conheça também o diferencial do sistema de controle de jornada da Flash!

Como funciona um sistema de controle de ponto?

É uma ferramenta digital para o registro de entradas e saídas dos colaboradores. A partir dos registros, a ferramenta calcula as horas trabalhadas e gera relatórios para facilitar a gestão da jornada de trabalho. 

O uso de um sistema de controle de ponto digital ajuda a reduzir erros e fraudes na gestão de jornada. Muitas dessas plataformas oferecem, ainda, integração com a folha de pagamento e com sistemas de gestão de recursos humanos (HRM). Isso simplifica ainda mais a administração da força de trabalho.

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Por que investir em sistemas de controle de ponto online?

A eficácia na gestão da jornada de trabalho dos colaboradores é indispensável para manter a conformidade jurídica. Além disso, também ajuda a aumentar a produtividade e melhorar a satisfação dos times. É importante lembrar que o controle de jornada é uma tarefa obrigatória também para pequenas empresas. 

Ao substituir métodos tradicionais, como o tão famigerado relógio de ponto, por uma abordagem digital, tanto as empresas quanto os funcionários se beneficiam. 

Para as empresas

A digitalização dos registros de ponto reduz o risco de falhas ao melhorar a precisão dos dados e facilitar o comprimento das regulamentações trabalhistas, como o fechamento da folha de ponto.

Sistemas de ponto online oferecem maior flexibilidade e acessibilidade, possibilitando aos gestores o acompanhamento da gestão de ponto em tempo real, de qualquer lugar.

Para os colaboradores

A transparência e a acessibilidade são fatores indispensáveis para o funcionário. Com o sistema de controle de ponto online, eles podem visualizar seus horários de entrada e saída, verificar horas extras e faltas. Podem, também, verificar se seus registros estão corretos, ou não. Isso aumenta a confiança no sistema e reduz conflitos relacionados a discrepâncias de horário.

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Como funciona o sistema de ponto digital/eletrônico para funcionários

O ponto digital permite que os colaboradores marquem suas entradas e saídas no trabalho em qualquer lugar. A marcação de ponto pode ser feita na empresa, em home office ou em viagens a trabalho. Basta utilizar dispositivos móveis ou computadores. Essa facilidade é de extrema utilidade para equipes remotas ou que trabalham em campo, garantindo que todos os registros sejam feitos de maneira precisa e pontual.

Outro diferencial é que notificações e lembretes podem ser configurados para ajudar os colaboradores a não esquecer de registrar seus pontos. Desde a implantação do Registrador Eletrônico de Ponto (Registro REP-P), isso se tornou ainda mais importante.

Vantagens do controle de ponto online

Entre os principais benefícios do controle de ponto online estão:

• Flexibilidade: registros de marcação de qualquer lugar, utilizando dispositivos móveis ou computadores.
  
  
• Redução de custos operacionais: elimina a necessidade de equipamentos físicos caros e reduz o tempo gasto com a administração manual dos registros.
  
  
• Facilidade de integração: pode ser integrado a outros sistemas de RH, como folha de pagamento e gestão de benefícios.
  
  
• Relatórios detalhados: geração automática de relatórios detalhados sobre horas trabalhadas, horas extras, ausências e muito mais.
  
  
• Escalabilidade: pode ser escalado conforme a empresa cresce, sem a necessidade de investimentos significativos em infraestrutura adicional.

Critérios para escolher o melhor sistema de controle ponto digital

Escolher o sistema de controle de ponto eletrônico online ideal é uma decisão estratégica para qualquer empresa. 

Um bom sistema não apenas assegura a conformidade com as regulamentações trabalhistas, mas também otimiza a gestão de tempo e recursos humanos. Logo, isso impacta na eficiência operacional e na satisfação dos colaboradores.

Conheça agora os principais aspectos a serem considerados ao selecionar o sistema de controle de ponto eletrônico mais adequado.

Funcionalidades essenciais

Ao escolher um sistema de controle de ponto, é crucial verificar se ele oferece ferramentas obrigatórias, como:

• Registro de ponto via computador e aplicativo: flexibilidade para que os colaboradores registrem seus pontos de qualquer lugar e com ferramentas como a tolerância na marcação de ponto.
  
  
• Personalização de jornadas de trabalho: permite que a empresa estabeleça regras específicas conforme suas necessidades, como o registro de ponto por exceção.
  
  
• Gestão de escalas e férias: ferramentas para gerenciar escalas, horas extras, banco de horas e férias de forma segura, reduzindo a complexidade administrativa.
  
  
• Exportação de relatórios: possibilidade de exportar dados em diferentes formatos, facilitando a análise e a integração com outros sistemas.

Usabilidade

A interface do sistema para controle de ponto de funcionários online deve ser amigável e intuitiva. Ela deve facilitar para que todos os usuários possam utilizar o sistema sem dificuldades, independente de sua familiaridade com tecnologia. 

A usabilidade é essencial para garantir a adoção da solução por todos e minimizar a necessidade de treinamento extensivo. 

Excelente custo-benefício

Avaliar o impacto financeiro do sistema também é de suma importância. Considere não apenas o preço inicial. Mas também os custos de manutenção e possíveis economias geradas pela automação e precisão dos registros de ponto.

Um bom sistema deve oferecer uma estrutura de preços transparente, sem taxas ocultas. Também deve proporcionar um retorno sobre o investimento (ROI) claro, via melhorias na eficiência operacional, redução de erros e conformidade com as leis trabalhistas.

Por que escolher o sistema de controle de ponto da Flash

A Flash oferece uma solução robusta e completa para a gestão de jornada, integrando diversas funcionalidades que otimizam o dia a dia do RH e proporcionam maior eficiência e controle. Confira:

• Regras de jornada com configurações adicionais: personalize as regras de jornada de acordo com as políticas da sua empresa, com total flexibilidade para ajustes conforme a necessidade.

• Atividades e aprovações: controle e acompanhe as atividades diárias da equipe e aprove pedidos de folga, ausências e ajustes de ponto de maneira ágil e centralizada.

• Escalas e espelhos da equipe: gerencie escalas de trabalho e tenha acesso a espelhos de ponto de cada colaborador de forma prática e visual, facilitando a visualização e correção de inconsistências.

• Gestão de eventos e férias da equipe: organize os eventos da equipe, como atestados e licenças, e controle as férias de forma digital e integrada, garantindo conformidade com as leis trabalhistas.

• Holerite e banco de horas: centralize a gestão de holerites e controle o banco de horas dos colaboradores, mantendo a transparência e a correta apuração do saldo de horas trabalhadas.

• Integrações e exportação de dados: aproveite a integração com outros sistemas e exporte relatórios detalhados e personalizáveis, permitindo análises estratégicas para tomada de decisões mais assertivas.

Essas ferramentas facilitam a criação, disponibilização e o acompanhamento de treinamentos, reduzindo o tempo gasto pelo RH em até três vezes. A plataforma da Flash é projetada para ser intuitiva e fácil de usar, garantindo que todos os colaboradores possam utilizar as ferramentas de maneira eficiente.

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