Como funciona o adiantamento de despesas? 5 cuidados essenciais

A gestão financeira empresarial inclui o controle de despesas corporativas, destacando-se o adiantamento de despesas para viagens corporativas. Esse adiantamento é um fundo antecipado aos funcionários para cobrir gastos em viagens.

Os funcionários iniciam o processo solicitando o adiantamento por um formulário, seguindo a política da empresa. Eles recebem um recibo de adiantamento de despesas de viagem, que comprova os valores recebidos e gastos.

Normalmente, há um prazo de até três dias para apresentar as notas fiscais e pedir o reembolso de despesas.

É essencial que os colaboradores justifiquem os gastos com nota fiscal, cumprindo os procedimentos da empresa para adiantamentos e reembolsos.

O adiantamento de despesas miúdas, fixas e variáveis, também é uma realidade. Acompanhe a leitura e descubra 5 dicas essenciais para cumprir a lei do adiantamento de despesas.

O que é o adiantamento de despesas?

O adiantamento de despesas é um procedimento financeiro onde as empresas antecipam dinheiro aos funcionários para cobrir custos com atividades corporativas.

Este adiantamento destina-se a financiar várias despesas, como viagens de negócios, aquisição de materiais, custos de representação ou almoços empresariais, assegurando que os empregados tenham os meios necessários para suas funções.

O processo visa facilitar a gestão de gastos dos empregados, especialmente em situações externas ou quando incursões monetárias são feitas em representação da companhia.

O adiantamento de viagens é usualmente baseado na previsão de gastos futuros para desempenhar a função designada, conforme as diretrizes corporativas internas.

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Para ilustrar, imagine um empregado que precisa viajar a serviço para outra localidade. Ele solicita um adiantamento para as despesas de viagem e recebe um valor predeterminado pela empresa, geralmente calculado com base nos gastos projetados.

Por exemplo, se os custos totais previstos forem de R$ 2.000, a empresa pode liberar R$ 1.500 antecipadamente.

O empregado, durante sua viagem, deve guardar todos os comprovantes de pagamento. Ao retornar, ele deve apresentar essa documentação e acertar as contas, devolvendo o saldo não utilizado ou sendo reembolsado por gastos excedentes.

Como contabilizar o adiantamento de despesas?

Para contabilizar o adiantamento de despesas, é crucial seguir um método estruturado que garanta a precisão nas finanças da empresa. Veja como proceder:

• Registro do adiantamento: inicialmente, faça a entrada contábil do desembolso, debitando uma conta de adiantamentos e creditando a caixa ou banco. Isso indica que a empresa forneceu recursos financeiros e proporcionou o recebimento.
  
  
• Prestação de contas: o empregado deve detalhar as despesas realizadas, apresentando os comprovantes necessários para validar as despesas.
  
  
• Adiantamento de despesas na contabilidade: a empresa deve ajustar suas contas, diminuindo o valor do adiantamento e registrando as despesas efetuadas, alinhando o balanço contábil.
  
  
• Ajuste de reembolso: caso o total das despesas seja inferior ao adiantamento recebido, a empresa precisa proceder ao reembolso do excedente ao funcionário.

As despesas elegíveis para adiantamento incluem, mas não se limitam a:

• Despesas de viagem: passagens, acomodações, alimentação e locomoção.
• Despesas de entretenimento: refeições de negócios e eventos da empresa.
• Despesas de treinamento e desenvolvimento: cursos, seminários e formações.
• Despesas de relocação: custos com mudança e acomodação temporária.
• Despesas com suprimentos: compra de materiais de escritório, equipamentos de proteção individual (EPIs) e ferramentas.
• Despesas de refeições: gastos com alimentação no trabalho.
• Despesas médicas: consultas, medicamentos e tratamentos.
• Despesas de transporte: tarifas de transporte público, combustível e manutenção de veículos corporativos.
• Despesas de home office: materiais de escritório, internet e custos com energia.
• Despesas de marketing: participação em eventos, conferências e feiras.

Implementar um processo eficaz de adiantamento de despesas beneficia a organização, assegurando transparência financeira e conformidade com as políticas internas.

Entenda como funciona o regime do adiantamento

O regime de adiantamento é um conjunto estruturado de diretrizes e métodos adotados pela empresa para administrar a concessão e o registro de despesas.

Este regime engloba as normas definindo quem está apto a requisitar adiantamentos, as tipologias de gastos que se qualificam, os limites estabelecidos para o adiantamento de despesas e os períodos determinados para a realização da prestação de contas.

1. Defina o que são despesas reembolsáveis na sua empresa

Para minimizar equívocos, é crucial definir quais são as despesas reembolsáveis e as que não se enquadram nessa categoria em sua empresa.

Essa definição pode contemplar viagens, materiais de escritório, custos de alimentação em compromissos empresariais, dentre outros.

É essencial que todos os colaboradores estejam bem informados sobre quais despesas estão elegíveis para o adiantamento de despesas e, consequentemente, podem ser reembolsadas posteriormente.

2. Crie um formulário de adiantamento de despesas

É essencial criar um formulário detalhado para a solicitação de adiantamento de despesas. Este documento deve ser bem estruturado, contendo seções específicas para a justificativa do adiantamento, a data prevista para a viagem ou ocorrência da despesa, uma previsão detalhada dos custos e informações para a transferência bancária do adiantamento.

4. Facilite a visualização das diretrizes para todos os colaboradores

É fundamental garantir que as políticas de adiantamento de despesas estejam facilmente acessíveis a todos os colaboradores da empresa.

Uma estratégia eficaz é elaborar um documento interno, como um manual de procedimentos, que centralize todas as diretrizes, incluindo os formulários necessários, permitindo que todos tenham acesso e compreensão claros das normas estabelecidas.

5. Determine como será a prestação de contas

Definir um método claro para a prestação de contas é crucial. Isso envolve estipular um período específico para que os colaboradores submetam os comprovantes das despesas, além de fornecer as informações essenciais para a correta identificação de cada gasto.

Os procedimentos para a prestação de contas devem ser minuciosamente descritos, assegurando que todos os custos relacionados ao adiantamento de despesas sejam precisamente documentados e reembolsados.

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