Conheça nossos produtos

Deixe seu trabalho mais simples com a Flash! Utilize nossos sistemas de gestão de benefícios, despesas e pessoas para facilitar o seu dia a dia.

Fale com um especialista

Contenção de despesas e gastos: saiba o que é e como fazer em 11 passos

Descubra 11 passos eficazes de contenção de despesas e gastos para otimizar os custos da sua empresa e melhorar a eficiência financeira.

Flash

Ter um plano de contenção de despesas bem definido é essencial para garantir a longevidade de qualquer empresa. Essa estratégia não só melhora a eficiência da gestão financeira e preserva recursos, como também é fundamental em momentos de crise. 

Ao implementar medidas que visam reduzir gastos desnecessários, as organizações conseguem manter o fluxo de caixa saudável e assegurar um planejamento orçamentário mais assertivo.

Neste artigo, vamos explicar o que é contenção de despesas, explorar todos os aspectos da contenção de despesas, desde sua importância para a sustentabilidade do negócio até as melhores práticas para fazer um plano de ação que seja eficaz e alinhado aos objetivos corporativos.

Vamos apresentar dicas valiosas para identificar áreas de redução de custos, otimizar processos e adotar soluções que realmente façam a diferença no dia a dia da organização. Confira! 

Qual o significado de contenção de despesas?

Como dá para supor, contenção de despesas nada mais é do que a adoção de um conjunto de estratégias e atividades voltadas para a redução e/ou controle dos gastos de uma empresa.

O objetivo dessa prática é melhorar sua saúde financeira e garantir a sustentabilidade do negócio a curto, médio ou longo prazo. Para isso, identificam-se áreas onde é possível otimizar os recursos, eliminar desperdícios e priorizar investimentos mais estratégicos.

Em tempos de instabilidade econômica, ou quando a empresa enfrenta dificuldades financeiras, a contenção de despesas torna-se ainda mais importante. É essencial para manter um fluxo de caixa saudável e assegurar o orçamento traçado. 

Além disso, essa prática garante que a organização consiga operar de maneira eficiente, sem comprometer a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos mediante problemas monetários.

Por que a contenção de despesas na empresa é importante?

A contenção de gastos é importante por várias razões. Confira, a seguir, como essa prática pode beneficiar sua organização a longo prazo.

  • Saúde financeira: reduzir ou controlar gastos desnecessários ajuda a manter o fluxo de caixa equilibrado, evitando déficits financeiros que podem comprometer a continuidade do negócio.

  • Sustentabilidade nos momentos difíceis: em tempos de crise ou instabilidade econômica, a contenção de despesas garante que a empresa consiga operar de maneira eficiente, preservando seus recursos para momentos mais difíceis.

  • Otimização de recursos: é possível identificar áreas onde os recursos estão sendo desperdiçados e redirecioná-los para áreas mais estratégicas, aumentando a eficiência operacional.

  • Melhoria no planejamento orçamentário: com um controle mais rigoroso dos gastos, a empresa consegue planejar melhor seus investimentos, priorizando os que geram maior retorno financeiro e ajustando as despesas corporativas conforme a realidade do mercado.

  • Aumento da competitividade: organizações que mantêm um bom controle de suas despesas e receitas conseguem manter preços mais competitivos no mercado, ao mesmo tempo em que mantêm a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos.

  • Preparação para o futuro: a contenção de gastos permite que o negócio acumule reservas financeiras, o que pode ser crucial para enfrentar imprevistos ou investir em oportunidades futuras.

Dica de leitura da Flash: Guia completo sobre relatório de despesas: como criar em 3 passos.

Estratégias de contenção de despesas e gastos corporativos

A implementação de estratégias eficazes de contenção de gastos e despesas é fundamental para alcançar os resultados esperados.

A seguir, exploraremos como essas abordagens podem ser aplicadas de maneira eficiente. Confira!

Automação de processos financeiros  

Essa é uma das maneiras mais eficazes de reduzir despesas administrativas e aumentar a eficiência operacional. 

Ao automatizar tarefas repetitivas, como lançamentos contábeis, conciliações bancárias e geração de relatórios, sua empresa pode economizar tempo e minimizar falhas humanas, resultando em um controle financeiro mais preciso e ágil

Ferramentas de automação também permitem que sua equipe se concentre em tarefas mais estratégicas, enquanto os processos financeiros operam de maneira mais rápida e com menos custos operacionais.

Leia também: 7 passos para fazer a classificação de despesas na empresa dar certo.

Revisão de contratos com fornecedores 

Muitas vezes, empresas mantêm contratos antigos com fornecedores, pagando preços mais altos por compras – de serviços ou produtos – que poderiam ser obtidos com melhores condições de mercado. 

Ao renegociar contratos e comparar diferentes prestadores, é possível obter descontos, melhores prazos de pagamento e melhores condições de fornecimento, garantindo uma redução significativa de custos e despesas

A revisão periódica também ajuda a identificar contratos desnecessários ou serviços que não estão agregando mais valor à empresa.

Quer aumentar o controle sobre o processo de compras na sua empresa? Aproveite para baixar nossa planilha 100% gratuita e implementar agora mesmo.

Redução de desperdícios operacionais  

Essa prática envolve identificar e eliminar ineficiências nos processos diários da empresa, como o uso excessivo de energia, de materiais e até mesmo de horas de trabalho. 

Investir em treinamentos para os colaboradores, otimizar processos de produção e adotar práticas sustentáveis pode gerar uma redução considerável desses desperdícios.

Além disso, a análise constante dos indicadores operacionais permite que a empresa se ajuste rapidamente, evitando gastos essenciais, necessários e supérfluos e melhorando a produtividade.

Como implementar a contenção de despesas em 11 passos

A implementação de um planejamento de gastos eficaz deve ser cuidadosa e estratégica, para garantir que as medidas de contenção de despesas tragam resultados positivos sem prejudicar a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos. 

Confira, abaixo, um guia com 11 passos para implementar um plano de contenção de despesas na sua empresa:

  1. avalie a situação financeira atual da empresa;
  2. estabeleça metas de redução de custos;
  3. priorize áreas de menor impacto;
  4. automatize processos operacionais;
  5. negocie com fornecedores;
  6. revise despesas e custos fixos;
  7. envolva a equipe no processo;
  8. adote tecnologias de controle financeiro;
  9. acompanhe e ajuste o plano;
  10. equilibre reduções com investimentos estratégicos; e
  11. crie um teto de gastos para despesas corporativas.

1. Avalie a situação financeira atual da empresa

É fundamental analisar todos os custos fixos e variáveis, identificando áreas onde há gastos excessivos ou mal direcionados. 

Também é necessário verificar as receitas e despesas, de modo que elas não estejam comprometendo a rentabilidade da organização. 

Para realizar essa análise de custos de forma eficiente, ferramentas como planilhas financeiras, softwares de gestão financeira e sistemas ERP podem ser extremamente úteis, pois permitem coletar e analisar dados com precisão e em tempo real. 

O resultado esperado dessa avaliação é a identificação de gargalos financeiros, áreas de desperdício e pontos críticos onde a contenção de despesas pode ser mais eficaz. 

Toda essa análise vai orientar as próximas etapas do processo, garantindo que as decisões sejam baseadas em dados concretos e informações detalhadas sobre a saúde financeira da empresa.

Outra forma de facilitar esse processo é usar nossa Calculadora de Custos Fixos e Variáveis gratuita e editável. Faça o download gratuito e comece a organizar e otimizar o financeiro da sua empresa de forma simples e eficaz.

Banner-planilha-custos-fixos-variaveos

2. Estabeleça metas de redução de custos

Defina metas de redução de custos que sejam tanto desafiadoras quanto realistas, como, por exemplo, reduzir os gastos operacionais em 10% nos próximos seis meses.

Elas devem ser baseadas nas áreas identificadas durante a análise financeira, garantindo que todos na empresa saibam exatamente o que precisa ser alcançado e como isso será medido.

Vale destacar que as metas de contenção de despesas em uma empresa devem ser alinhadas aos seus objetivos estratégicos, de modo que você não comprometa áreas cruciais para o crescimento ou a qualidade do produto ou serviço.

Lembre-se de considerar também o cenário atual da empresa e os recursos disponíveis, respeitando a política de gastos estabelecida. 

3. Priorize áreas de menor impacto

Crie políticas para a revisão das despesas que não afetam diretamente a atividade central da empresa

Por exemplo, você pode analisar os gastos com materiais de escritório e serviços terceirizados que não geram resultados tangíveis imediatos, além de renegociar contratos com fornecedores. 

Essas ações podem representar uma redução importante nos custos totais, sem afetar a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos aos clientes.

Dica de leitura da Flash: O que é centro de custos e como definir na sua empresa?

4. Automatize processos operacionais

Comece implementando ferramentas de automação que atendam às necessidades específicas da sua empresa. Isso inclui sistemas de ERP, controle de estoque, ferramentas de gestão para contas a pagar, entre outros.

O uso de recursos como esses permite que processos como registro de transações, controle de inventário e controle de entradas e saídas sejam realizados de maneira mais ágil e precisa.

Além disso, a automação oferece várias vantagens, como a diminuição de erros manuais, ganho de produtividade e, no longo prazo, economia. Isso ocorre pois contribui para a redução de despesas operacionais

5. Negocie com fornecedores

Fala a revisão de todos os contratos existentes com fornecedores, especialmente aqueles que envolvem serviços recorrentes. Essa renegociação pode envolver a solicitação de descontos, ajustes em condições de pagamento ou, até mesmo, a modificação de cláusulas contratuais que não sejam mais vantajosas. 

É importante também considerar a possibilidade de trocar fornecedores se outra empresa oferecer preços mais competitivos ou melhores condições de contrato para os mesmos serviços. 

Ao negociar, busque sempre entender o impacto das mudanças no fornecimento de produtos e serviços, garantindo que qualquer alteração não prejudique a qualidade ou o prazo de entrega. 

Considere também o histórico de relacionamento com o fornecedor, pois, às vezes, manter uma parceria de longo prazo pode trazer mais benefícios do que uma troca imediata. No entanto, sempre que houver uma oportunidade clara de melhorar o custo-benefício, não hesite em explorar novas opções.

6. Revise despesas e custos fixos

A partir disso, busque alternativas que permitam a redução desses custos fixos (ex. aluguel, transporte, energia elétrica, etc), sem comprometer a qualidade ou a produtividade da empresa. 

A adoção do home office, por exemplo, pode ser uma maneira eficaz de reduzir despesas com o escritório, como aluguel, limpeza e até o vale-transporte dos funcionários.

Outro exemplo mais básico é a implementação de campanhas de economia de energia, como a instalação de lâmpadas LED, a otimização do uso de equipamentos elétricos e a promoção de boas práticas entre os colaboradores, visando a redução do consumo de energia elétrica.

Leia também: Descubra o que é e quais são as despesas fixas e variáveis na empresa.

7. Envolva a equipe no processo

Explique os objetivos de contenção de despesas e como a participação de todos os envolvidos é essencial para o sucesso do plano. É válido envolver mais do que apenas o setor financeiro, colocando todos à par da situação e da necessidade de contenção.

Com isso, você pode incentivar os colaboradores a adotarem práticas que promovam o uso racional de recursos. Além disso, também poderá orientá-los, por exemplo, a desligar os equipamentos após o uso para reduzir o gasto com energia. 

Também vale a pena estabelecer canais pelos quais os profissionais possam compartilhar ideias sobre como reduzir gastos ou melhorar a eficiência operacional. Essas iniciativas incentivam a inovação e o engajamento da equipe, além de ajudarem a identificar novas formas de economia que podem não ser visíveis para a gestão.

8. Adote tecnologias de controle financeiro

Invista em softwares que otimizem o monitoramento de despesas e possibilitem análises detalhadas. Ferramentas como a plataforma de gestão de despesas da Flash são exemplos eficazes para controlar os gastos da empresa.

Soluções desse tipo também facilitam a tomada de decisões estratégicas baseadas em dados precisos, permitindo a implementação mais eficiente da contenção de despesas. 

Saiba mais sobre como a Flash pode proporcionar mais eficiência, controle e segurança nos seus processos financeiros.

Nova call to action

9. Acompanhe e ajuste o plano

É fundamental acompanhar o progresso do plano de contenção de despesas operacionais e não-operacionais para garantir que os objetivos estão sendo atingidos e que as ações implementadas estão sendo eficazes.

Ferramentas úteis para esse acompanhamento incluem relatórios financeiros periódicos que fornecem uma visão clara do desempenho financeiro da empresa e ajudam a identificar áreas que precisam de ajustes ou melhorias. 

Ao fazer ajustes contínuos, você garante que o planejamento permaneça alinhado às necessidades da empresa e às condições do mercado.

10. Equilibre reduções com investimentos estratégicos

Priorize cortes em áreas que não comprometam a inovação ou o crescimento da empresa. Embora a contenção de despesas seja essencial para melhorar a saúde financeira, é fundamental equilibrá-la com investimentos estratégicos que impulsionem o sucesso a longo prazo.

Mantenha investimentos em áreas como tecnologia, treinamento e marketing, que são fundamentais para fortalecer a competitividade da empresa, melhorar a produtividade e garantir que a organização se mantenha relevante no mercado. 

Dessa forma, a redução de custos não afetará o potencial de crescimento, e a empresa poderá continuar a inovar e se expandir de forma sustentável.

11. Crie um teto de gastos para despesas corporativas

Estabelecer um teto de gastos é um passo eficaz para controlar as despesas corporativas. Ele define um limite claro para os gastos em diferentes áreas, como viagens, marketing e operações, promovendo mais disciplina financeira.

Essa abordagem incentiva uma análise criteriosa dos custos, priorizando investimentos essenciais e evitando despesas desnecessárias. Além disso, ao monitorar periodicamente o cumprimento desse limite, a empresa pode ajustar o orçamento conforme mudanças no cenário econômico ou nas prioridades estratégicas.

Não sabe por onde começar? Baixe nosso checklist e entenda como implementar um teto de gastos para contenção de despesas na sua empresa.

Banner - Teto de gastos para despesas corporativas

 

ENTRE EM CONTATO

Preencha o formulário e venha ser Flash

Agende uma demonstração e conheça o lado rosa da gestão de benefícios, pessoas e despesas.

Business

20 mil

empresas

Smile

1 milhão

usuários

Premium

5 bilhões

transicionados

Centralize sua gestão de benefícios, pessoas e despesas corporativas em um só lugar

icon-form

Descubra nossas soluções

Não enviaremos Spam ✌️