Controle de contas a pagar: 7 práticas para fazer dar certo na sua empresa

Você tem um controle eficiente das suas contas a pagar? Para muitos gestores financeiros, manter o pagamento em dia é um dos maiores desafios. Controlar as obrigações financeiras não apenas evita atrasos e juros, mas também assegura que o fluxo de caixa da empresa se mantenha saudável. 

Neste artigo, vamos explorar como o controle de contas a pagar empresarial é essencial para uma boa gestão financeira, apresentar ferramentas úteis para organizar os pagamentos e compartilhar boas práticas que ajudam a manter a saúde financeira do seu negócio. 

Continue a leitura e aprenda a otimizar seus processos financeiros para alcançar maior eficiência e sucesso.

A importância de ter um controle de contas a pagar na sua empresa 

Ter um controle de contas a pagar é essencial para a saúde financeira de qualquer empresa. A seguir, explicamos melhor a sua importância:

Evita o endividamento 

O controle de contas a pagar permite monitorar de forma precisa os compromissos financeiros da empresa, evitando o pagamento de duplicatas ou o atraso nas obrigações. 

Isso ajuda a evitar o acúmulo de dívidas, que pode comprometer o fluxo de caixa e gerar juros e multas desnecessárias.

Organiza as finanças

Com um controle financeiro adequado é possível saber com exatidão quanto a corporação deve e quando os pagamentos precisam ser realizados. Isso proporciona uma visão clara sobre os fluxos financeiros e facilita o planejamento das atividades empresariais.

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Melhora o planejamento do fluxo de caixa

Manter um controle rigoroso das contas a pagar permite antecipar a necessidade de recursos financeiros, ajudando a planejar melhor o fluxo de caixa. 

Dessa forma, a empresa pode garantir que sempre haja dinheiro disponível para pagar tudo em dia, evitando surpresas e problemas financeiros.

Gera um relacionamento saudável com fornecedores

Quando as contas são gerenciadas de forma eficiente, os pagamentos são feitos dentro do prazo, o que contribui para um bom relacionamento com fornecedores. Isso pode gerar benefícios como descontos por pagamento antecipado ou melhores condições de negociação no futuro.

Ajuda a identificar oportunidades de economia

Com um controle financeiro bem-feito, é possível identificar despesas corporativas e avaliar se há possibilidades de negociação de melhores condições com fornecedores e eliminar gastos desnecessários. 

Isso pode resultar em redução de custos nas empresas. 

Auxilia no compliance e na conformidade fiscal

Acompanhar de perto as contas a pagar garante que todos os pagamentos sejam feitos conforme as obrigações fiscais e regulamentações tributárias, evitando multas e problemas legais relacionados a impostos, taxas ou contribuições.

Melhora a tomada de decisão

Controlar com rigorosidade as obrigações financeiras fornece dados precisos sobre as finanças da empresa. 

Com base nessas informações concretas, a gestão pode tomar decisões mais embasadas, como avaliar a viabilidade de novos investimentos ou analisar o impacto de mudanças nos fornecedores e contratos.

Aumenta a credibilidade da empresa

Um negócio que mantém sua rotina de contas a pagar devidamente controladas transmite uma imagem de solidez financeira e organização, o que pode aumentar sua credibilidade no mercado e atrair mais parceiros, investidores e clientes.

Leia também: Prestação de contas: saiba o que é e confira dicas de como fazer.

Principais desafios no controle de contas a pagar

Conforme falamos, o controle de contas a pagar na empresa é uma prática fundamental para o setor financeiro, mas ele apresenta desafios significativos. 

Identificá-los e implementar soluções eficazes para superá-los são medidas essenciais para garantir que a corporação mantenha seus pagamentos em dia e evite complicações financeiras. Vamos a eles:  

Falta de organização e controle descentralizado

Quando não há uma ferramenta única e eficaz para gerenciar os pagamentos, é comum ocorrerem atrasos, duplicidades ou até mesmo pagamentos incorretos, que podem prejudicar a credibilidade e a saúde financeira da empresa.

A melhor maneira de resolver esse problema é adotar uma planilha de controle de contas a pagar ou um sistema integrado de gestão financeira. Com essas soluções, todas as contas a pagar são centralizadas em uma única plataforma, permitindo que o negócio tenha uma visão clara e precisa de todas as obrigações financeiras. 

Esse controle integrado facilita o gerenciamento de prazos, o monitoramento de pagamentos, além de evitar duplicidades e reduzir a chance de falhas humanas. Com isso, a empresa ganha em organização, eficiência e precisão na gestão de suas finanças.

Controle inadequado do fluxo de caixa

Com a ausência de um controle mensal de contas a pagar​, fica difícil planejar os pagamentos sem comprometer sua liquidez. 

A falta de uma visão clara sobre as entradas e saídas de recursos pode levar a surpresas, como a falta de dinheiro disponível no momento de realizar um pagamento importante, por exemplo, o que pode gerar atrasos, multas e até afetar o relacionamento com fornecedores.

A solução para isso é manter um fluxo de caixa atualizado. Com o controle adequado, a empresa pode visualizar com antecedência as entradas e saídas dos recursos, o que permite planejar os pagamentos de forma mais eficiente. 

Também é fundamental projetar os pagamentos com base na disponibilidade futura de caixa, considerando as despesas e receitas esperadas.

Leia também: Descubra o que é e quais são as despesas fixas e variáveis na empresa.

Nesse sentido, utilizar ferramentas de gestão financeira que permitam a projeção do fluxo de caixa é uma excelente maneira de garantir que os pagamentos sejam realizados no momento certo, sem comprometer a saúde financeira empresarial.

Atrasos nos pagamentos

Quando os pagamentos não são realizados no prazo, a organização pode ser cobrada com multas e juros, o que impacta diretamente nas finanças e aumenta os custos operacionais. 

Além disso, os atrasos podem prejudicar a reputação da empresa com seus fornecedores, afetando as negociações futuras e a relação comercial. 

A situação se complica ainda mais quando o negócio lida com diferentes vencimentos e condições de pagamento para diversos fornecedores, o que pode dificultar o planejamento e gerar esquecimentos de pagamentos importantes.

Para evitar esse problema, é essencial estabelecer lembretes ou utilizar automações para os pagamentos recorrentes. 

Ferramentas de gestão financeira podem ser configuradas para alertar a empresa com antecedência sobre as datas de vencimento, garantindo que tudo seja pago no prazo. 

Além disso, é importante priorizar contas que estão para vencer ou com condições de pagamento mais rigorosas, para garantir que as obrigações mais urgentes sejam atendidas primeiro. 

Com essas práticas, a organização mantém o controle sobre seus pagamentos, evita penalidades e preserva seu relacionamento com fornecedores.

Dicas de como fazer o controle de contas a pagar 

Muitos negócios enfrentam desafios ao tentar organizar suas finanças. Neste contexto, é importante adotar boas práticas que ajudem a manter tudo em ordem, minimizar erros e garantir que os fluxos de caixa sejam gerenciados de forma eficiente. 

A seguir, apresentaremos algumas dicas essenciais de como fazer o controle de contas a pagar​ e receber na sua empresa. Confira!

1. Centralize todas as informações 

Centralizar todas as informações financeiras em um único sistema ou plataforma é uma das melhores práticas para um controle eficaz de contas a pagar. Isso significa reunir dados sobre fornecedores, prazos de vencimento, valores e condições de pagamento em um único local acessível e organizado. 

Dessa forma, a empresa tem uma visão clara e em tempo real de suas obrigações financeiras, facilitando o acompanhamento de pagamentos e evitando duplicidades ou esquecimentos. 

Leia também: Qual a diferença entre custos fixos e variáveis? Entenda como separar. 

Além disso, a centralização do controle de contas a pagar no excel ou em software especializado contribui para a automação de processos, como o envio de alertas de vencimento, garantindo que todos os pagamentos sejam realizados no prazo.

2. Categorize as despesas 

Ao dividir os pagamentos em categorias, como fornecedores, salários, impostos, serviços e outros, a organização consegue visualizar de forma clara e detalhada onde está alocando seus recursos. Isso facilita a análise de gastos, permitindo identificar áreas onde é possível reduzir custos ou otimizar processos.

A categorização de despesas contribui também para um planejamento financeiro mais assertivo, pois permite que a empresa projete seus fluxos de caixa com base nas diferentes naturezas das despesas e antecipe compromissos futuros.

3. Crie um cronograma de pagamentos

Ao configurar um sistema que envia alertas automáticos para os vencimentos, a empresa evita esquecimentos e atrasos, mantendo o fluxo de caixa organizado. 

Além disso, é uma excelente oportunidade para negociar com fornecedores, buscando condições mais favoráveis, como prazos de pagamento mais longos ou descontos por pagamentos antecipados. 

Isso não só melhora a gestão financeira, mas também fortalece o relacionamento com os fornecedores, permitindo que a organização tenha maior controle e flexibilidade no planejamento financeiro.

4. Estabeleça aprovações claras 

Definir uma estrutura onde cada pagamento precise ser revisado e autorizado por pessoas específicas, com responsabilidades bem delineadas, garante que as transações sejam verificadas antes de serem realizadas.

Tudo isso aumenta a segurança e a precisão, pois assegura que as informações estejam corretas e que os pagamentos sejam feitos apenas quando aprovados por quem tem a competência para tal.  

E tem mais: um processo de aprovação transparente também facilita o rastreamento e a auditoria financeira, garantindo mais controle e conformidade.

5. Monitore o fluxo de caixa 

Manter um controle constante das entradas e saídas de dinheiro permite prever com antecedência períodos de escassez ou excesso de caixa, facilitando o planejamento financeiro. 

Ao monitorar o fluxo de caixa, é possível ajustar os prazos de pagamento, renegociar condições com fornecedores e tomar decisões mais informadas sobre os gastos. 

Essa prática ajuda a evitar problemas de liquidez e assegura que os compromissos sejam cumpridos sem comprometer a saúde financeira da empresa.

6. Realize auditorias regulares  

Ao revisar os processos financeiros, a empresa consegue identificar possíveis erros, fraudes financeiras ou ineficiências nos pagamentos. 

As auditorias ajudam a verificar se os pagamentos estão sendo feitos corretamente, de acordo com as políticas estabelecidas, e se não há divergências ou duplicações nas transações. 

Além disso, esse processo contribui para melhorar a transparência e a confiança nas operações financeiras da corporação, permitindo ajustes e melhorias contínuas no sistema de controle. 

7. Mantenha um histórico de pagamentos  

Ao registrar todas as transações realizadas, a empresa consegue acompanhar o desempenho de seus pagamentos ao longo do tempo, identificar padrões de gastos e evitar pagamentos duplicados ou esquecidos. 

Além disso, esse histórico facilita a resolução de eventuais disputas com fornecedores e fornece dados valiosos para a análise de fluxo de caixa, renegociação de prazos e tomadas de decisão estratégicas. 

Com um registro organizado, a organização assegura maior clareza e controle sobre suas obrigações financeiras.

Como a tecnologia pode otimizar a gestão de contas a pagar na sua empresa?

A gestão eficaz de contas a pagar é fundamental para a saúde financeira e o crescimento das empresas. E a tecnologia pode simplificar esse processo! 

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