O que é invoice? Entenda como funciona e para que serve nas empresas

A gestão de documentos comerciais pode ser um desafio, principalmente em transações internacionais. Nesse cenário, a invoice se destaca como um documento indispensável.

Mas afinal, o que é invoice, como ela se diferencia de uma nota fiscal e quais cuidados você precisa ter para preenchê-la?

Neste artigo, tire todas as suas dúvidas sobre os tipos, informações obrigatórias, impostos, e dicas para garantir que suas operações comerciais sejam organizadas e dentro da lei.

Se você faz parte do setor de compras, entender como pagar uma invoice pode otimizar processo de compras, reduzir erros e evitar problemas com a Receita Federal.

O que é invoice?

A invoice é um documento comercial utilizado para registrar transações entre empresas, ou com seus consumidores, sendo usado mais em operações internacionais.

Ela funciona como uma fatura ou um comprovante de pagamento, descrevendo os produtos vendidos ou serviços prestados, as condições de pagamento, e informações fiscais.

Embora a tradução de invoice para o português possa ser "fatura" ou "nota de débito", ela tem um significado mais amplo.

No comércio exterior, a invoice é fundamental para comprovar uma operação comercial e cumprir exigências alfandegárias e tributárias. É um documento essencial, porque:

• É utilizado em transações internacionais para formalizar a operação;
  
  
• Serve como base para cálculos de impostos e taxas de importação e exportação;
  
  
• É exigido em etapas do comércio exterior, como no desembaraço alfandegário.

Diferenças entre invoice e nota fiscal

No Brasil, a nota fiscal é o principal documento que comprova transações comerciais, enquanto a invoice tem um papel mais específico em transações internacionais.

Entenda as principais diferenças:

• Finalidade: a nota fiscal visa atender às exigências da Receita Federal para arrecadação de tributos nacionais. Já a invoice é usada para formalizar transações comerciais entre países;
  
  
• Conteúdo: a invoice costuma incluir informações adicionais, como tipo de transporte, peso bruto e líquido, e detalhes sobre o pagamento em outras moedas;
  
  
• Regulamentação: a NF segue um padrão nacional, enquanto a invoice deve atender às regras de comércio internacional e pode variar conforme entre países.

Ainda que sejam distintas, é comum que empresas precisem usar a nota fiscal em conjunto com a invoice para garantir a conformidade tributária.

Relação entre recibo e nota fiscal

Embora sejam documentos distintos, o recibo e nota fiscal andam juntos em transações comerciais.

O recibo comprova o pagamento, enquanto a nota fiscal detalha a operação e cumpre obrigações tributárias.

No caso de erros na emissão da nota, é possível emitir uma carta de correção de nota fiscal para ajustar informações sem invalidar o documento original.

Além disso, a nota fiscal digitalizada tornou-se uma prática comum para facilitar o armazenamento e a organização de documentos.

Essa digitalização contribui para a gestão de despesas, especialmente em operações que envolvem pagamentos internacionais ou a emissão de invoices.

Com o cartão corporativo Flash, por exemplo, sua empresa pode realizar transações internacionais de forma rápida, segura e sem complicações, eliminando a necessidade de emitir uma invoice. 

Além disso, o cartão permite:

• Pagamentos diretos em outras moedas, facilitando negócios globais;
  
  
• Controle completo, limites personalizados e relatórios detalhados;
  
  
• Ativação e desativação para compras internacionais conforme necessário.

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Tipos de invoice

Cada um dos tipos de invoice atende a necessidades específicas no mercado.

Conheça os principais:

1. Invoice comercial

É a mais utilizada em operações de compra e venda de mercadorias. Esse tipo de invoice é obrigatório em transações internacionais e deve incluir detalhes como descrição dos produtos, preços, e condições de pagamento. É similar a uma nota fiscal internacional.

2. Proforma invoice

A proforma invoice é uma versão preliminar da fatura. Ela não tem valor fiscal, mas é usada para formalizar propostas, servir como orçamento ou garantir a negociação de contratos.

3. Service invoice

Utilizada na prestação de serviço, a service invoice detalha os serviços realizados, valores cobrados e impostos aplicáveis, como impostos sobre invoice de serviço.

Informações obrigatórias em uma invoice

Um documento completo e válido deve incluir informações claras e detalhadas para evitar problemas legais ou comerciais.

Confira os principais elementos que devem constar:

É obrigatório ter NCM na invoice?

Sim. A NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) é essencial para identificar e classificar produtos de forma padronizada em operações comerciais.

Informações do vendedor e do comprador

Inclua o nome, endereço e dados de contato mútuo. Essa identificação detalhada evita problemas de validação e facilita o controle de compras e contas a pagar.

Descrição detalhada dos produtos ou serviços

Cada item deve ser descrito com clareza, incluindo especificações como quantidade, peso, dimensões, e peso bruto e líquido.

Valores, taxas e condições de pagamento

É importante detalhar o preço de cada item, os impostos e as condições de pagamento.

Quando se trata de transações internacionais, considere o equivalente em outras moedas.

Como emitir uma invoice e quem pode fazer isso?

A invoice deve ser emitida por empresas ou profissionais que realizam uma transação comercial com outro país.

Sua emissão obrigatória ocorre principalmente em casos de exportação ou prestação de serviços internacionais.

Ela formaliza a operação, garantindo que todas as partes envolvidas estejam segundo as regras fiscais e comerciais.

Empresas exportadoras, prestadores de serviços e até freelancers que atuam com clientes de fora do Brasil devem emitir a invoice.

Para preenchê-la, siga este passo a passo:

• Inclua as informações básicas

• • Nome e endereço completo do emissor e do comprador;
  • Endereço completo do emissor para identificação e validação do documento;
  • Data de emissão para definir o prazo de pagamento e o controle financeiro.
    
    

• Descreva a transação comercial

• • Detalhe os produtos ou serviços vendidos;
  • Informe valores unitários e totais;
  • Adicione pesos, medidas e, se aplicável, a NCM.
    
    

• Especifique os International Commercial Terms (Incoterms)

• • Indique os international commercial terms acordados, como FOB ou CIF. Eles esclarecem responsabilidades de transporte e custos entre as partes.
    
    

• Indique as condições de pagamento

• • Detalhe o valor total em moeda local e o equivalente em outras moedas;
  • Inclua taxas e impostos aplicáveis à operação.
    
    

• Revise e envie o documento

• Antes de finalizar, revise os dados para evitar erros. A invoice pode ser enviada ao cliente por e-mail ou por plataformas de gestão financeira.

Como pagar e controlar uma invoice?

As empresas podem realizar o pagamento via transferências internacionais, respeitando as regras cambiais e o recolhimento do imposto de renda aplicável à transação.

Para garantir um bom controle de compras e despesas, o ideal é utilizar ferramentas integradas de gestão financeira que permitam a conciliação financeira de forma eficiente.

A correta emissão e preenchimento do invoice garante a conformidade legal e a segurança das transações, além de facilitar processos financeiros como o pagamento de fornecedores e o controle de despesas.

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