O que é uma ordem de compra? Aprenda como fazer e baixe nosso modelo gratuito

Um dos maiores desafios da gestão de compras em uma empresa é garantir o controle total de tudo o que é adquirido. Nesse cenário, a ordem de compra surge como uma ferramenta indispensável para que o processo seja eficiente, organizado e alinhado com as necessidades da companhia.

Neste artigo, você vai descobrir a importância da ordem de compra no dia a dia do setor de compras, como ela contribui para evitar problemas como erros de pedido, duplicidade e falta de controle financeiro, além de garantir maior transparência e rastreabilidade nas operações. Vamos explorar como esse documento essencial ajuda a otimizar a gestão de compras, proporcionando segurança e clareza em todas as etapas do processo.

Continue a leitura para entender por que a ordem de compra é crucial para o sucesso da sua empresa e aprenda como implementá-la de forma eficaz.

Dica de leitura da Flash: Tudo sobre setor de compras: como organizar, vantagens e cuidados.

O que é ordem de compra?

A ordem de compra é um documento formal que especifica os produtos ou serviços que uma empresa deseja adquirir. Emitida por uma empresa para seus fornecedores, ela formaliza um acordo entre as partes. Além disso, assegura que todos os termos acordados sejam cumpridos.

A principal função da ordem de compra é garantir clareza e organização no processo de compras de uma organização ao facilitar a comunicação entre a empresa e o fornecedor.

A ordem de compra serve como um registro oficial que pode ser utilizado para auditoria financeira e controle interno.

O que é faturamento de uma compra?

O faturamento de uma compra é o processo pelo qual a empresa vendedora emite uma nota fiscal ou fatura. Ou seja: é quando a transação comercial realizada é documentada. Esse processo inclui a emissão da nota, o registro contábil da venda, a cobrança ao comprador, o controle de estoque  — para produtos — e o cálculo dos impostos devidos.

Qual a diferença entre pedido e ordem de compra?

Embora frequentemente usados de forma intercambiável, há diferenças. Um pedido de compra é a solicitação inicial de aquisição de produtos ou serviços. Já a ordem de compra é o documento que confirma a aceitação desse pedido e especifica as condições acordadas.

Leia também: Para simplificar gestão de fornecedores, Flash lança solução de contas a pagar.

Como funciona uma ordem de compra?

Saber gerenciar o funcionamento de uma ordem de compra é uma tarefa essencial para qualquer gestor financeiro ou responsável pelo setor de compras de uma empresa.

Quando bem elaborado, esse documento garante que todas as etapas do processo de compras sejam seguidas rigorosamente, evitando erros, atrasos e mal-entendidos.

A seguir, vamos explorar detalhadamente esse fluxo e os elementos que não podem faltar.

Fluxo do processo de ordem de compra em 7 etapas

O fluxo de uma ordem de compra envolve várias etapas, desde a identificação da necessidade até a auditoria e avaliação dos resultados. Cada etapa serve para garantir a eficácia de todo o processo de compras.

1. Identificação da necessidade

A primeira etapa envolve reconhecer a demanda interna por produtos ou serviços. Isso pode surgir de diferentes setores da empresa que precisam de recursos para operar.

2. Requisição de compra

Uma vez identificada a necessidade, o próximo passo é formalizar a requisição de compra. Esse documento preliminar detalha o que é necessário e por que, servindo como base para a ordem de compra.

3. Seleção de fornecedores

Depois de formalizar a requisição, é necessário avaliar e escolher fornecedores confiáveis que possam atender às necessidades da empresa com qualidade e dentro do prazo.

4. Aprovação interna

Com a requisição pronta e os vendedores selecionados, a ordem de compra precisa ser aprovada internamente. Só assim é possível assegurar que todas as aquisições sejam revisadas pelos gestores.

5. Emissão da ordem de compra

Após a aprovação, a ordem de compra é emitida e enviada ao fornecedor. Este documento formaliza o pedido e inclui todos os detalhes necessários.

6. Recebimento e conferência

Quando os produtos ou serviços são entregues, é preciso revisar se tudo está conforme o especificado na ordem de compra. Dados essenciais como a quantidade, qualidade dos itens recebidos, entre outros, devem ser averiguados nesta etapa.

7. Pagamento da ordem de compra

O pagamento de fornecedores é a etapa final do fluxo de processo que envolve a ordem de compra. Embora seja o último passo, é fundamental garantir que essa fase seja executada com eficiência e segurança.

A empresa compradora pode escolher entre diversas formas de pagamento, como cartão corporativo, PIX, depósito ou transferência bancária. 

Dentre essas opções, o uso de cartões empresariais se destaca pela praticidade e segurança que oferece, tornando-se a escolha preferida de muitos gestores para otimizar o processo de compras.

Com o Cartão Corporativo da Flash, tudo fica ainda mais fácil. Integrado à plataforma de gestão de despesas, centraliza todas as informações necessárias para uma gestão mais eficiente e segura.

Despesas operacionais e administrativas, além de gastos com viagens a trabalho e até o pagamento de fornecedores deixam de gerar dores de cabeça graças às automações e políticas alinhadas aos processos da sua organização. 

Quer saber mais? Fale agora com um de nossos especialistas e saiba como otimizar sua gestão de compras com o Cartão Corporativo da Flash.

Importância da ordem de compra no setor de compras

A ordem de compra é a base para a organização e rastreamento de todas as transações de aquisição, garantindo que os processos sejam transparentes e auditáveis.

Ao formalizar os pedidos de compra, as empresas conseguem manter um registro detalhado de todas as suas transações, o que facilita a gestão de compras e estoque, melhora a análise de custos e contribui para a sustentabilidade financeira da organização.

Sendo assim, a utilização da ordem de compra reduz os riscos de erros e fraudes. Com especificações detalhadas e acordadas, a chance de inconsistências também é minimizada. 

Essencial para garantir que os produtos ou serviços sejam entregues conforme esperado e que os pagamentos sejam feitos corretamente, de acordo com os termos estabelecidos. 

Além disso, a ordem de compra ajuda a direcionar as tomadas de decisão no departamento financeiro, permitindo otimizar seus recursos e maximizar a eficiência operacional.

Portanto, a ordem de compra não apenas organiza o processo de aquisição, mas também fortalece a gestão financeira, promovendo empresas mais controladas e sustentáveis.

Como fazer uma ordem de compra?

Elaborar uma ordem de compra requer atenção aos detalhes e um entendimento claro das necessidades da empresa.

Passo a passo para elaborar uma ordem de compra

1. Identificar a demanda interna por produtos ou serviços;
2. Avaliar e escolher fornecedores confiáveis;
3. Obter as autorizações necessárias dentro da empresa;
4. Formalizar o pedido com todas as especificações.

Ferramentas e softwares de gestão de compras

Existem diversas ferramentas e softwares que facilitam a criação e controle de ordens de compra. Esses sistemas automatizam o processo, melhoram a eficiência e reduzem erros.

• Pipefy: plataforma de gestão de processos que ajuda a automatizar o fluxo de trabalho de compras, desde a requisição até a aprovação e o pagamento.
  
  
• Zoho Inventory: software de gestão de inventário e pedidos que facilita o controle de estoque, gestão de pedidos e a integração com diversos canais de vendas.
  
  
• Odoo: sistema de gestão empresarial (ERP) que oferece módulos para compras, estoque e vendas, proporcionando uma visão integrada dos processos de aquisição.
  
  
• Bluesoft ERP: plataforma que oferece funções completas para a gestão de compras, incluindo controle de fornecedores, cotações e pedidos de compra.
  
  
• Flash: a solução completa para gestão de despesas da empresa integra o uso de cartões corporativos a um controle de compras robusto e dinâmico.

Isso significa que, ao configurar as regras de uso dos cartões Flash, é possível realizar o pagamento de fornecedores, a aquisição de materiais e a quitação de despesas corporativas com um único plástico.

Se você ainda não conhece as vantagens de um cartão empresarial para o setor de compras, baixe nosso material completo e descubra tudo sobre o Cartão Corporativo Inteligente da Flash.

Modelo de ordem de compra para utilizar

Ter um modelo de ordem de pagamento prático é fundamental para padronizar o processo e garantir que todas as informações necessárias estejam incluídas.

A seguir, apresentamos um modelo completo de ordem de compra que pode ser replicado:

Leia também: Como criar um fluxograma para um processo de compras eficiente?

Elementos essenciais de uma ordem de compra

Para garantir que todas as especificações do pedido sejam claramente comunicadas e acordadas, uma ordem de compra deve incluir os seguintes elementos:

• Nome do comprador: identificação da empresa que está emitindo a ordem de compra.
  
  
• Nome do fornecedor: informações sobre o fornecedor (nome, endereço e contato).
  
  
• Data de emissão: data em que a ordem de compra é emitida, essencial para controle de prazos e auditoria.
  
  
• Número da ordem de compra: um identificador único para cada ordem de compra, facilitando o rastreamento e a organização.
  
  
• Descrição dos produtos/serviços: detalhamento preciso dos itens ou serviços que estão sendo adquiridos, incluindo especificações técnicas, modelo, marca, etc.
  
  
• Quantidade: número de unidades de cada item que estão sendo solicitadas.
  
  
• Preço unitário: custo por unidade de cada item, permitindo o cálculo do preço total.
  
  
• Preço total: valor da multiplicação do preço unitário pela quantidade.
  
  
• Data de entrega: data ou período esperado para a entrega dos produtos ou serviços, crucial para o planejamento logístico e de estoque.
  
  
• Condições de pagamento: prazo e método de pagamento acordados.
  
  
• Assinaturas: oficialização da compra por parte do solicitante e do aprovador.

Cada um desses elementos desempenha um papel fundamental na formalização e organização do processo de compras, garantindo transparência, rastreabilidade e conformidade com as políticas internas e externas da empresa.

Conte com a Flash para gerenciar despesas corporativas

A Flash oferece soluções inovadoras para a gestão de despesas corporativas, combinando a praticidade do cartão corporativo com um sistema de controle de despesas eficiente e intuitivo.

A plataforma proporciona uma visão completa e em tempo real de todas as transações, facilitando o monitoramento dos gastos e assegurando que todas as compras sejam feitas dentro dos parâmetros estabelecidos pela empresa.

Com funcionalidades avançadas para melhorar o planejamento financeiro, a Flash oferece ferramentas de relatórios detalhados e dashboards personalizados, permitindo que os gestores acompanhem os KPIs financeiros e tomem decisões mais informadas.

Facilite o pagamento de ordens de compra e transforme a maneira como sua empresa gerencia despesas corporativas com a Flash.