Pagamento em duplicidade: como evitar na empresa?

Já imaginou descobrir que sua empresa pagou duas vezes pela mesma fatura e só perceber o erro semanas depois, quando o fornecedor já está em outra negociação?

Esse tipo de falha, conhecido como pagamento em duplicidade, é mais comum do que parece e pode gerar prejuízos financeiros, retrabalho e desorganização no fluxo de caixa, prejudicando a saúde financeira da organização. 

Mas por que isso acontece? Este artigo desvenda as principais causas, impactos e as estratégias que colocam um ponto final nesses erros.

Acompanhe a leitura.

O que é pagamento em duplicidade?

O pagamento em duplicidade ocorre quando uma mesma fatura ou cobrança é quitada mais de uma vez pela empresa, resultando em valores pagos a mais de forma acidental. Esse erro gera a necessidade de restituição e pode ocorrer em diferentes situações, como pagamentos de fornecedores, salários ou contas recorrentes.

Esse problema é mais frequente em empresas que ainda dependem de planilhas manuais, não realizam conciliação bancária ou enfrentam falhas no departamento financeiro. A situação exige atenção, pois o valor pago a mais deve ser identificado e a empresa deve estornar ao caixa.

Pagamentos em duplicidade podem resultar em processos burocráticos de devolução, como a aplicação de correção monetária e juros, ou até a necessidade de recorrer ao artigo 42 do Código de Defesa do Consumidor.

“O consumidor cobrado em quantia indevida tem direito à repetição do indébito, por valor igual ao dobro do que pagou em excesso, acrescido de correção monetária e juros legais, salvo hipótese de engano justificável.”

O prazo legal geralmente estipulado para a devolução de pagamento em duplicidade é de até 30 dias, dependendo do tipo de transação e acordo entre as partes. Na prática, esses erros podem acontecer em transações de cartão de crédito, transferência direta para a conta do fornecedor ou até no pagamento de boletos e faturas repetidas. 

Independentemente da origem do problema, identificar e corrigir rapidamente esses casos é essencial para evitar impactos no fluxo de caixa e no planejamento financeiro da empresa.

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Quais as causas mais comuns de pagamentos duplicados?

Os pagamentos em duplicidade podem acontecer por diversas razões, geralmente relacionadas a falhas humanas, processos manuais e desafios da gestão financeira.

Abaixo, listamos as 7 principais causas e como elas afetam o setor financeiro das empresas.

1. Erro humano

O erro humano é uma das causas mais frequentes de pagamentos em duplicidade. Isso ocorre quando há falta de atenção ou processos pouco claros na equipe de contas a pagar.

Por exemplo, um colaborador pode realizar o pagamento de uma fatura que já foi quitada anteriormente, sem perceber.

Esse tipo de falha reforça a necessidade de implementar processos mais rígidos e contar com sistemas de gestão financeira que automatizam e validam as operações.

Afinal, a gestão de pagamentos precisa ser eficiente para evitar equívocos recorrentes.

2. Falta de integração entre sistemas

Quando a empresa utiliza diferentes sistemas ou ferramentas isoladas de gestão, a falta de sincronização pode causar registros duplicados e pagamentos indevidos.

Por exemplo, um sistema de pedidos pode não estar integrado ao software de contas a pagar, o que leva a falhas na validação dos dados e, consequentemente, no pagamento.

3. Falta de processos padronizados

Empresas que não possuem processos padronizados no setor financeiro estão mais sujeitas a erros. Quando as rotinas não são claras e a conferência de pagamentos não é feita de forma sistemática, as chances de pagamento em duplicidade aumentam.

É essencial padronizar etapas como a emissão de faturas, aprovações e conciliação bancária, garantindo que cada pagamento passe por um processo de validação.

4. Problemas de comunicação entre setores

A comunicação interdepartamental também influencia a ocorrência de erros financeiros.

Por exemplo, se o setor de compras e o de contas a pagar não se comunicam adequadamente, a mesma fatura pode ser enviada e paga duas vezes.

Além disso, problemas de comunicação podem levar à desorganização de informações, comprometendo o controle e a eficiência do planejamento financeiro da empresa.

5. Fornecedores enviando faturas duplicadas

Em alguns casos, por erro ou falta de controle, os fornecedores reenviam faturas já emitidas anteriormente. Sem uma rotina eficaz de verificação e conciliação bancária, esses valores podem ser pagos novamente.

Aqui, o uso de um software de gestão financeira é essencial para identificar a repetição do indébito e evitar o pagamento em duplicidade.

6. Falta de conciliação bancária regular

Empresas que não realizam esse processo frequentemente correm o risco de não perceber erros, como pagamentos indevidos ou duplicados.

A conciliação bancária é uma prática que deve ser incorporada à rotina do setor financeiro para assegurar a precisão das transações e evitar prejuízos.

7. Uso de planilhas manuais e desatualizadas

Contar com planilhas de gestão financeira, apesar de comum em PMEs, não oferece a mesma segurança e precisão de um sistema de pagamento automatizado.

Além disso, planilhas exigem uma atualização constante, que muitas vezes é negligenciada devido ao acúmulo de tarefas no setor financeiro.

Por isso, investir em soluções modernas, como inteligência artificial na gestão financeira, é um caminho eficiente para evitar erros e otimizar as operações.

Os impactos de pagamentos em duplicidade para a empresa

Os pagamentos em duplicidade trazem uma série de prejuízos para a gestão financeira, comprometendo não apenas o fluxo de caixa, mas também a eficiência operacional.

Abaixo, detalhamos os principais impactos desse problema:

Prejuízo financeiro

Quando um valor pago a mais não é identificado e deve ser estornado, a empresa acaba arcando com um custo adicional desnecessário.

• Processos burocráticos: solicitar a devolução do valor implica em formalidades que consomem tempo e recursos.

Correção monetária e juros: dependendo do contexto, a restituição pode incluir encargos, especialmente se a empresa atuar como consumidora e o erro for reconhecido tardiamente.

Perda de tempo com retrabalho

A gestão para identificar o erro, entrar em contato com fornecedores e solicitar a devolução de pagamento em duplicidade poderia ser investido em atividades estratégicas.

• Gestão do erro: identificar o problema, contatar fornecedores e organizar a devolução demandam recursos e tempo da equipe financeira.
  
  
• Atrasos em estornos: quando o pagamento é realizado via cartão de crédito, o estorno pode demorar até a próxima fatura, dificultando a regularização do fluxo de caixa.

Falta de automação: empresas sem sistemas automatizados ou softwares de gestão enfrentam maiores dificuldades para detectar e corrigir duplicidades.

Desorganização no fluxo de caixa

Pagamentos indevidos afetam diretamente o planejamento financeiro e a capacidade da empresa de cumprir com outras obrigações.

• Falta de recursos: o dinheiro destinado a um pagamento duplicado pode comprometer outras despesas prioritárias.
  
  
• Impactos na previsão financeira: erros dessa natureza dificultam a execução de planos estratégicos e prejudicam a precisão de relatórios financeiros.

Atrasos em outras atividades: tempo gasto para resolver o problema pode atrasar tarefas críticas, como a conciliação bancária e o planejamento de gastos.

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Como a automação pode eliminar erros no financeiro

A automação financeira é uma das soluções para erros no financeiro mais eficientes, especialmente quando o objetivo é evitar pagamento em duplicidade.

Confira os principais benefícios da automação no setor financeiro:

• Redução de erro humano: sistemas automatizados eliminam a dependência de processos manuais. Com validações automáticas, o sistema identifica faturas duplicadas e evita que pagamentos em duplicidade podem acontecer.
  
  
• Integração de processos: um bom sistema de pagamento integra todas as áreas da empresa, centralizando as informações financeiras. Isso melhora a comunicação entre setores, garantindo um fluxo de trabalho mais organizado.
  
  
• Automatização da conciliação bancária: ferramentas automatizadas realizam a conciliação bancária de forma rápida e precisa, identificando valores pagos a mais ou inconsistências nas transações. Isso assegura que qualquer erro financeiro seja identificado antes de impactar o fluxo de caixa.
  
  
• Maior controle e eficiência: com a automação, é possível implementar alertas para vencimentos de faturas, evitando pagamentos duplicados ou atrasados. Além disso, o sistema registra todo o histórico de transações, facilitando auditorias e agilizando a restituição de pagamento em duplicidade caso necessário.
  
  
• Monitoramento em tempo real: a automação permite o acompanhamento em tempo real das operações, oferecendo mais controle para o gestor financeiro. Dessa forma, qualquer falha é identificada antes de se tornar um problema maior.

Empresas que adotam software de gestão financeira, como a Flash, conseguem reduzir o retrabalho, melhorar o uso de recursos e fortalecer sua gestão financeira como um todo.

Portanto, substituir planilhas manuais por soluções automatizadas é essencial para evitar erros em contas a pagar, otimizar processos e garantir mais eficiência no controle das despesas corporativas. Além disso, com gastos e despesas mais seguros, todo o setor financeiro é beneficiado.

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