5 formas de validar nota fiscal para usar na gestão de despesas

Validar nota fiscal é um passo importante para garantir que sua empresa esteja em compliance fiscal e evitar surpresas desagradáveis com o fisco.

Se você é gestor ou contador, sabe que erros de registro ou falta de validação podem resultar em multas, perda de tempo e até mesmo comprometer o compliance financeiro.

Já passou pela situação de receber uma nota fiscal aparentemente correta, mas que foi rejeitada pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) ou causou problemas no sistema? Esse tipo de erro é mais comum do que se imagina e, geralmente, ocorre pela ausência de um processo de validação eficiente.

Neste artigo, você aprenderá a importância de validar notas fiscais e recibos, os principais riscos de não realizar essa validação corretamente, e como evitar esses problemas utilizando ferramentas e boas práticas.

Boa leitura!

Como funciona a validação de uma nota fiscal?

A validação de uma nota fiscal garante que a transação registrada esteja de acordo com a legislação fiscal e que as informações contidas no documento sejam legítimas.

Essa é a etapa em que se confirma a autenticidade da nota e sua conformidade com os requisitos exigidos pela Receita Federal e pelas Secretarias da Fazenda dos estados.

Existem diferentes tipos de validação, dependendo do tipo de nota fiscal emitida (eletrônica ou manual), mas o princípio básico é o mesmo: garantir uma operação real e registrada corretamente nos sistemas fiscais.

Veja como funciona esse processo:

1. Emissão da nota fiscal;
2. Envio à SEFAZ (Secretaria da Fazenda);
3. Autorização da SEFAZ;
4. Validação da autenticidade e integridade;
5. Consulta e armazenamento.

Emissão da nota fiscal

A validação começa já no momento da emissão da nota fiscal. No caso das notas fiscais eletrônicas (NF-e), o sistema de gestão da empresa, seja um ERP ou outro software, gera automaticamente a nota fiscal digitalizada.

Este arquivo contém todas as informações da transação, como dados do emitente, do destinatário, produtos ou serviços prestados, e valores de impostos.

Envio à SEFAZ (Secretaria da Fazenda)

Após a emissão, a nota fiscal eletrônica é enviada para a SEFAZ (ou a Secretaria da Fazenda estadual, dependendo da localização).

A SEFAZ realiza uma validação preliminar, que verifica a autenticidade da chave de acesso da nota, além de confirmar se as informações estão corretas, como a regularidade do CNPJ do emitente, a sequência da numeração da nota, e os tributos envolvidos.

Autorização da SEFAZ

Se tudo estiver certo, a SEFAZ autoriza a nota fiscal, gerando um protocolo de autorização. Esse protocolo é o principal comprovante de despesas, validando a nota fiscal.

Caso haja algum erro, a SEFAZ rejeita a nota e retorna um erro detalhado para que a carta de correção da nota fiscal seja feita.

Validação da autenticidade e integridade

Uma vez que a nota fiscal é autorizada pela SEFAZ, a validação é concluída. Porém, o processo não acaba aí.

É fundamental que a empresa faça uma verificação interna da nota para garantir que todas as informações estejam corretas.

O processo pode incluir a checagem do CNPJ do fornecedor, valores de impostos, dados de produtos ou serviços e a comparação com o pedido de compra ou contrato.

Consulta e armazenamento

Após a autorização, a nota fiscal eletrônica pode ser consultada online no site da SEFAZ ou por meio de sistemas de terceiros.

Além disso, é importante que a nota fiscal seja armazenada digitalmente para futuras consultas, auditorias ou até mesmo para reembolsos de despesas.

Sistemas OCR oferecem automação para realizar essa consulta de forma rápida e eficiente.

Essa validação é a garantia de que a empresa está cumprindo suas obrigações fiscais corretamente, evitando erros que possam resultar em penalidades ou problemas com a Receita Federal.

O processo de validação de notas fiscais é, portanto, uma forma de proteger a empresa de autuações fiscais e garantir a transparência nas suas transações comerciais.

Leia também: Como digitalizar nota fiscal para reembolso de despesas

Por que validar nota fiscal é importante?

A validação de nota fiscal vai muito além de uma simples etapa burocrática. Ela é um processo estratégico para garantir que sua empresa esteja em conformidade com a legislação fiscal e tributária, prevenindo riscos financeiros e jurídicos.

A não validação adequada das notas fiscais pode levar a uma série de problemas que impactam diretamente a saúde financeira e a reputação da empresa.

Confira os principais motivos pelos quais a validação de notas fiscais é essencial.

Erros no registro fiscal

A falta de validação pode resultar em erros que comprometem os registros fiscais da empresa, afetando o cálculo dos impostos e prejudicando o fechamento contábil. 

Esses erros podem gerar problemas com o fisco, além de dificultar a auditoria interna e o acompanhamento financeiro.

Fraudes e notas fiscais inidôneas

Sem um processo de validação, a empresa pode acabar aceitando notas fiscais falsas ou com informações erradas, o que pode levar a fraudes e problemas legais.

A validação garante que as transações são reais e que a empresa está lidando com fornecedores legítimos.

Penalidades e multas do fisco

A não validação de notas fiscais pode resultar em multas e penalidades aplicadas pelos órgãos fiscais, além de prejuízos financeiros com possíveis ajustes retroativos.

Validar corretamente as notas fiscais é, portanto, uma maneira de proteger a empresa contra problemas fiscais e garantir a integridade e a transparência das suas operações.

Diferenças da validação de uma nota fiscal eletrônica e manual

A seguir, estão as principais diferenças entre a validação de uma nota fiscal eletrônica e manual em quatro aspectos chave: natureza da transação, emissão, validação e finalidade.

Leia também: O que é e para que servem nota de débito e nota de crédito

5 formas de como validar uma nota fiscal​

Além dos processos automáticos, existem várias formas de validar a autenticidade e a conformidade de uma nota fiscal.

A seguir, apresentamos cinco formas eficazes de validar notas fiscais, incluindo boas práticas que podem ser adotadas pelas empresas para garantir a conformidade fiscal.

1. Validação manual

A validação manual é a abordagem mais tradicional, usada quando a empresa lida com notas fiscais manuais ou quando não possui um sistema de validação automatizado.

Nessa abordagem, o responsável pela validação confere os dados da nota fiscal com o pedido de compra ou serviço prestado, verificando o CNPJ, o valor, a descrição dos produtos ou serviços, e a correta aplicação de tributos.

Embora esse processo seja eficiente em muitos casos, ele é mais suscetível a erros humanos, principalmente em empresas que lidam com um grande volume de notas fiscais.

2. Consulta à Secretaria da Fazenda

Uma das formas mais seguras de validar a autenticidade de uma nota fiscal eletrônica é consultar diretamente a Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

Por meio da chave de acesso, é possível realizar a consulta online, verificar se a nota fiscal foi devidamente registrada e se a empresa emitente está em situação regular.

Isso garante que a transação é legítima e que os impostos foram recolhidos. Para consultar, acessar o site da SEFAZ, inserir a chave de acesso e conferir os dados.

3. Certificado digital

O uso de um certificado digital é uma das formas mais seguras de garantir a validade de uma nota fiscal eletrônica.

O certificado digital serve como uma assinatura digital, como o recibo de comprovante de pagamento da nota fiscal emitida pela empresa com os dados autênticos.

A validação por meio de certificado digital garante que as notas fiscais eletrônicas atendem aos requisitos legais e que a empresa está cumprindo com as obrigações fiscais.

Além disso, facilita a assinatura de outros documentos fiscais e evita fraudes.

4. Aplicativos móveis

Atualmente, vários aplicativos estão disponíveis para realizar a validação de notas fiscais eletrônicas de forma rápida e eficiente.

Esses aplicativos, desenvolvidos por empresas especializadas em soluções fiscais, permitem que o usuário escaneie a chave de acesso da nota fiscal e consulte a autenticidade e a regularidade da nota diretamente pelo smartphone.

Essa ferramenta é especialmente útil para empresas que precisam validar um grande volume de notas fiscais no dia a dia, como as que lidam com reembolso de despesas ou que têm um alto fluxo de compras e vendas.

5. Validação automatizada

A validação automatizada é a solução mais eficaz para empresas que buscam otimizar seus processos fiscais e reduzir o risco de erros.

Por meio de softwares de gestão e sistemas integrados, a validação de notas fiscais pode ser feita automaticamente assim que a nota é recebida.

O sistema verifica as informações da nota fiscal, compara com os registros internos da empresa e realiza a consulta à SEFAZ para garantir que a nota está regular.

Além disso, esses sistemas podem gerar alertas em tempo real sobre inconsistências ou pendências, ajudando a prevenir fraudes e problemas fiscais.

Boas práticas para garantir a conformidade fiscal

Manter processos fiscais organizados, investir em treinamento para a equipe e utilizar tecnologias que automatizam a validação são algumas das ações essenciais.

Essas práticas ajudam a evitar problemas com o fisco e asseguram que as despesas acessórias e reembolsos de despesas sejam realizados corretamente.

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