Plano de contas: o que é e como montar um na sua empresa

Plano de contas é um daqueles termos que costumam parecer técnicos demais — até o momento em que o descontrole financeiro bate à porta.

Se você já se viu perdido tentando entender para onde foi o dinheiro da empresa, teve dificuldades ao analisar relatórios contábeis ou percebeu que as decisões financeiras estavam sendo tomadas no escuro, é bem provável que o problema esteja na ausência (ou na má estruturação) de um plano de contas.

Este conteúdo foi criado justamente para te ajudar a mudar esse cenário. Aqui, você vai entender de forma prática o que é um plano de contas contábil, qual a sua função, como montá-lo e por que ele é fundamental para tomar decisões financeiras mais seguras e inteligentes no dia a dia.

Sabia que você pode contar com o sistema de gestão de despesas da Flash nos desafios contábeis da sua empresa? Preencha o formulário e saiba mais!

O que é plano de contas?

Os planos de contas são ferramentas fundamentais da contabilidade empresarial, responsáveis por organizar e padronizar os registros financeiros de um negócio.

Trata-se de um conjunto estruturado de contas que classifica e agrupa, de forma lógica e sistemática, todas as movimentações econômicas e financeiras realizadas no dia a dia da empresa.

Entender o que é plano de contas contábil é essencial para manter a gestão financeira da companhia em ordem, já que ele atua como um mapa que orienta onde e como as entradas e saídas de recursos devem ser registradas.

Essa padronização facilita a escrituração contábil, garante conformidade com as normas brasileiras de contabilidade e contribui para a produção de informações contábeis confiáveis, como a DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) e outras demonstrações contábeis.

O plano de contas contábil é adaptado conforme o tipo e o porte da organização, podendo ser mais simplificado para pequenas organizações ou mais detalhado em negócios com estruturas complexas.

Ele inclui desde receitas e custos, até despesas e receitas, ativo circulante, passivo não circulante, entre outros grupos que refletem a realidade econômica da companhia.

Além disso, também é utilizado como uma ferramenta de gestão de ativos e softwares de controle, como os oferecidos por empresas de SaaS, otimizando rotinas como o contas a pagar, controle de entradas e saídas, e a consolidação das informações para uma melhor tomada de decisão.

Passo a passo de como funciona o plano de contas

O plano de contas contábil desempenha um papel estratégico nos princípios fundamentais de contabilidade de qualquer empresa, pois vai muito além de uma simples lista de categorias financeiras.

Ele é a base para o controle, a análise e a transparência das movimentações econômicas do negócio.

A seguir, veja as principais funções do plano de contas contábil:

1. Registro uniforme das transações

Com um plano de contas contábil estruturado, todas as transações financeiras da empresa são registradas de forma padronizada.

Isso garante consistência nos dados, o que facilita comparações ao longo do tempo e evita erros na escrituração contábil.

O registro uniforme também melhora a comunicação entre departamentos e com a contabilidade externa, caso a organização conte com um escritório terceirizado.

2. Elaboração de demonstrações financeiras

Para a correta elaboração de demonstrações contábeis, como o balanço patrimonial e a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), é indispensável ter um plano de contas contábil bem definido.

Ele assegura que todas as contas estejam corretamente agrupadas nos demonstrativos, permitindo a visualização clara do desempenho e da posição patrimonial da empresa.

3. Análise financeira da empresa

Com a classificação adequada de receitas, custos, despesas administrativas, ativos, passivo circulante e não circulante e patrimônio líquido, o plano de contas permite uma análise financeira mais eficiente.

Os gestores conseguem interpretar os dados com mais clareza e identificar gargalos, oportunidades de melhoria e tendências que afetam a saúde das finanças corporativas.

4. Apoio à tomada de decisões estratégicas

Um dos maiores benefícios do plano de contas contábil é fornecer uma base sólida de informações para a tomada de decisões.

Com dados organizados e acessíveis, os gestores têm mais segurança para definir investimentos, cortar gastos, ajustar preços ou redesenhar estratégias operacionais e financeiras.

5. Conformidade legal e regulatória

Por fim, o plano de contas contábil também garante que a empresa esteja em conformidade com as operações contábeis brasileiras, como o Comitê de Pronunciamentos Contábeis (CPC), e exigências legais da Receita Federal.

Isso é essencial para evitar problemas com o Fisco, garantir transparência e manter a regularidade da escrituração contábil fiscal da operação.

Estrutura de um plano de contas (organização e hierárquica)

A estrutura do plano de contas contábil de uma empresa é organizada em grandes grupos contábeis que refletem a posição econômica e financeira do negócio.

Cada grupo é subdividido em contas específicas, permitindo uma análise detalhada e alinhada às exigências da contabilidade e à realidade operacional da corporação.

A seguir, conheça os principais grupos que compõem o plano de contas contábil:

Ativo

Representa todos os bens e direitos da empresa — ou seja, tudo aquilo que ela possui e que pode ser convertido em benefícios econômicos no futuro.

Ativo circulante

Inclui os itens com maior liquidez, ou seja, que podem ser convertidos em dinheiro no curto prazo (até 12 meses).

Exemplos:

• Disponibilidades: dinheiro em caixa e saldos bancários.
• Contas a receber: valores a receber de clientes.
• Estoques: mercadorias disponíveis para venda ou matéria-prima.

Ativo não circulante

Abrange os bens e direitos que se realizam no longo prazo. Entre eles:

• Imobilizado: máquinas, equipamentos, veículos e imóveis utilizados nas operações da empresa.
• Intangível: ativos não físicos, como marcas, patentes e softwares.
• Investimentos: participações societárias ou aplicações financeiras de longo prazo.

Passivo

Representa as obrigações da empresa com terceiros, ou seja, dívidas e compromissos assumidos que precisam ser pagos no curto ou longo prazo.

Passivo circulante

Contém as obrigações da organização com vencimento dentro de 12 meses, como:

• Contas a pagar: fornecedores, tributos e despesas operacionais.
• Empréstimos de curto prazo: financiamentos com vencimento inferior a um ano.

Passivo não circulante

Reúne as dívidas de longo prazo da empresa, incluindo:

• Empréstimos de longo prazo: valores parcelados com vencimento superior a 12 meses.
• Financiamentos: contratos de crédito com prazos estendidos.

Patrimônio líquido

Representa os recursos próprios da companhia, ou seja, a diferença entre o que ela possui (ativos) e o que deve (passivos).

Esse grupo também compõe o balanço patrimonial e reflete a solidez financeira da organização.

• Capital social: valor investido pelos sócios na constituição da empresa.
• Reservas de lucro: parte dos lucros acumulados e reinvestidos no negócio.
• Prejuízos acumulados: resultado negativo de exercícios anteriores ainda não compensados.

Receitas

São as entradas de recursos provenientes da atividade principal da empresa. Elas impactam diretamente a DRE e mostram o desempenho operacional da organização.

• Receita bruta de vendas: total obtido com a venda de produtos antes de impostos e descontos.
• Receita de serviços: valor obtido com a prestação de serviços.
• Outras receitas: ganhos que não são parte da atividade principal, como aluguéis ou rendimentos financeiros.

Custos

Estão diretamente relacionados à produção de bens ou serviços e influenciam a lucratividade do negócio. 

Um controle eficaz desses valores permite uma análise financeira mais precisa.

• Custo das Mercadorias Vendidas (CMV): valor gasto com a compra ou produção das mercadorias vendidas.
• Custo dos Serviços Prestados (CSP): despesas operacionais diretamente ligadas à entrega dos serviços ao cliente.

Despesas

São os gastos necessários para manter a operação da empresa, mas que não estão diretamente relacionados à produção.

Elas também compõem a DRE e ajudam a entender os custos e despesas da operação.

• Despesas administrativas: salários, aluguel da sede, contas de consumo e outros custos fixos de gestão.
• Despesas comerciais: comissões de vendas, publicidade, marketing.
• Despesas financeiras: juros, multas, variações cambiais e encargos bancários.

Entenda também: Quais são as diferenças e como elaborar DRE e fluxo de caixa.

Como fazer um plano de contas em 7 passos

Fazer um plano contábil eficiente é essencial para garantir a clareza e a confiabilidade da contabilidade da sua empresa.

Um bom plano organiza os registros contábeis, facilita a elaboração de relatórios e contribui para uma análise financeira mais estratégica.

Veja, a seguir, como montar o seu em sete passos práticos:

1. Conheça a fundo sua empresa

O primeiro passo para montar um plano de contas personalizado é entender profundamente o funcionamento do seu negócio.

Responder às seguintes perguntas ajuda a definir a estrutura ideal:

• Quais são as atividades principais?
• Qual o porte da empresa (micro, pequena, média ou grande)?
• Quais são as necessidades de informação da gestão?

Esse diagnóstico inicial é muito importante para construir um plano que atenda às particularidades da companhia e otimize a análise de receitas, custos, despesas, ativos, passivos e patrimônio.

2. Defina os grandes grupos

Com base nas práticas contábeis, o segundo passo é definir os grupos principais do plano de contas.

A estrutura básica contempla:

Esses grupos refletem a estrutura do balanço patrimonial e da DRE, permitindo que todas as movimentações financeiras da empresa sejam organizadas de forma lógica e funcional.

3. Detalhe as contas e subcontas

Depois de definidos os grupos principais, é hora de detalhar as contas contábeis e suas respectivas subcontas, adaptando o plano à realidade do ciclo operacional da empresa.

Por exemplo, dentro de contas a receber (ativo circulante), crie subcontas como:

• Clientes atacadistas
• Clientes varejistas
• Cliente X (para clientes recorrentes de grande porte)

Esse nível de detalhamento permite um controle mais preciso e facilita a geração de relatórios úteis para a gestão financeira.

4. Utilize um sistema de codificação

A adoção de códigos numéricos ou alfanuméricos torna o plano de contas mais organizado e fácil de navegar, principalmente quando integrado a sistemas de gestão e contabilidade.

Essa estrutura facilita o entendimento e evita erros de classificação, tanto por parte da equipe financeira quanto pelos contadores.

5. Considere as exigências legais e normativas

Alguns setores possuem obrigações específicas quanto à contabilidade e à forma de apresentar as demonstrações financeiras.

Por isso, é fundamental:

• Verificar normas da Receita Federal, do Conselho Federal de Contabilidade (CFC) e de órgãos reguladores do seu setor.
• Assegurar que o plano de contas esteja em conformidade com legislações como a Lei das Sociedades por Ações ou as normas internacionais de contabilidade (lei 6.404 76), se aplicável.

6. Mantenha o plano de contas analíticas atualizado

A realidade de uma empresa muda com o tempo — novos produtos, prestação de serviços, mão de obra, áreas de negócio ou canais de venda surgem.

O plano de contas contábil deve ser revisado periodicamente para:

• Adicionar novas contas ou subcontas.
• Encerrar contas que não são mais utilizadas.
• Ajustar nomes, códigos e descrições para refletir com precisão as movimentações atuais.

Manter o planejamento alinhado à operação atual garante relatórios confiáveis e uma análise financeira mais eficaz para o plano de contas.

7. Capacite sua equipe

Um plano de contas referencial bem estruturado só será eficaz se for corretamente utilizado.

É essencial que todos os envolvidos — desde o operador financeiro até o analista contábil — entendam:

• A lógica da codificação e agrupamento das contas.
• A importância de registrar as transações nas contas corretas.
• Como usar o plano referencial para gerar relatórios contábeis, como DRE e balanço patrimonial.

Investir em capacitação é garantir que a contabilidade da empresa reflita a realidade de forma clara, útil e confiável para a tomada de decisões.

Modelo de plano de contas em planilha

Criar um plano de contas gerencial pode parecer complexo no início, mas com um modelo bem estruturado, essa tarefa se torna mais simples e eficiente.

Abaixo, você encontra um exemplo prático de plano de contas contábil em formato de planilha, dividido por grupos, códigos e tipos de contas.

Esse modelo pode ser adaptado à realidade da sua empresa, ajudando a organizar e padronizar os lançamentos contábeis com clareza.

Ferramentas e softwares de gestão financeira para facilitar o plano de contas

Atualmente, as empresas contam com uma variedade de ferramentas e softwares de gestão financeira que tornam mais simples e eficiente o controle contábil.

A Flash, por exemplo, oferece um software completo de gestão de despesas que pode auxiliar a sua empresa em vários desafios. Clique na imagem abaixo e fale com um de nossos especialistas!

Esses sistemas não apenas facilitam a criação e o gerenciamento do plano de contas referencial, como também integram informações financeiras importantes para a saúde do negócio.

Veja, abaixo, alguns dos principais recursos oferecidos por essas soluções:

• Modelos pré-definidos de planos de contas: muitos softwares já vêm com uma estrutura básica de contas, que pode ser personalizada de acordo com o setor ou porte da empresa.
• Interface intuitiva para cadastro e edição de contas: isso permite que até mesmo usuários com pouca familiaridade contábil consigam manter o plano de contas contábil organizado.
• Integração com outros módulos: os principais sistemas conectam o plano de contas gerencial a áreas como contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa e emissão de notas, garantindo consistência nos registros.
• Geração automática de relatórios financeiros: com os dados bem classificados, o sistema consegue gerar relatórios como DRE e balanço patrimonial com poucos cliques, facilitando a análise e a tomada de decisão.

Aproveite para baixar gratuitamente a planilha de fluxo de caixa da Flash, ideal para organizar suas finanças e manter a integração com o plano de contas contábil.