Qual a diferença entre custo e despesa e como aplicar na sua empresa?

Empresários e gestores financeiros de negócios de pequeno e médio porte enfrentam um desafio comum: classificar corretamente os tipos de despesas da empresa.

A dúvida sobre o que é custo e o que é despesa pode parecer simples à primeira vista, mas erros nessa distinção podem comprometer decisões importantes, como a precificação de produtos, o controle do fluxo de caixa e a análise de rentabilidade.

A verdade é que entender a diferença entre custo e despesa vai além de uma exigência contábil — é uma questão estratégica. Afinal, impacta nos resultados operacionais e na gestão financeira das empresas.

Neste artigo, vamos apresentar exemplos de custo e despesa para ajudar você a identificar quais se aplicam ao seu negócio e realizar uma análise mais assertiva e eficiente. Confira!

Conceito e tipos de custos empresariais

Antes de mais nada, é muito importante que você entenda o conceito de custo e despesa. Chamamos de custos todos os gastos que têm relação direta com a produção de bens ou a prestação de serviços.

Portanto, qualquer valor investido para tornar realidade um produto ou serviço é considerado um custo.

• Exemplo prático: em uma padaria, a farinha usada na produção do pão é classificada como custo. O mesmo ocorre com a energia elétrica consumida pelos fornos, que é indispensável para a fabricação do produto.

Custos diretos e indiretos

Saber a diferença entre custos diretos e indiretos é fundamental para uma gestão financeira eficaz e uma precificação correta dos produtos ou serviços. Confira, a seguir, a definição de cada um deles:

• Custos diretos: são aqueles que fazem parte da produção, como as matérias-primas utilizadas, a mão de obra envolvida no processo produtivo, as embalagens, entre outros;
  
  
• Custos indiretos: também são necessários para a produção, mas não podem ser atribuídos a um único produto ou serviço. Por exemplo, aluguel do ponto comercial, manutenção de máquinas, salários da equipe, etc.

Custos fixos e variáveis

Conhecer a diferença entre os custos fixos e variáveis também é fundamental para um bom controle e para a definição de estratégias eficazes.  

A seguir, explicaremos as características de cada um e como eles influenciam a gestão da empresa.

• Custos fixos: são aqueles que permanecem constantes, independente do volume de produção. Por exemplo, aluguel do estabelecimento comercial ou salário fixo de funcionários da produção;
  
  
• Custos variáveis: são os que aumentam ou diminuem de acordo com a quantidade produzida. Por exemplo, matéria-prima ou consumo de energia proporcional à fabricação.

Leia também: Qual a diferença entre custos fixos e variáveis? Entenda como separar

Portanto, saber classificar os custos de um negócio é muito importante para precificar os produtos ou serviços oferecidos de forma justa e competitiva.

Afinal, se você não considerá-los, pode acabar vendendo seu produto ou serviço abaixo do preço ideal e comprometendo a saúde financeira da empresa. 

Ou trabalhar com preços muito mais altos do que a concorrência, sem uma justificativa plausível, e acabar não vendendo o bastante.

Conceito e tipos de despesas empresariais

Enquanto os custos estão ligados à produção de bens ou serviços, as despesas são os gastos que mantêm a estrutura da empresa e seu funcionamento.

Elas não influenciam o produto ou o serviço entregue ao cliente, mas são indispensáveis para que a operação empresarial continue fluindo.

• Exemplo prático: imagine uma agência de marketing digital. Os salários da equipe de criação são os custos, mas o investimento em anúncios para atrair novos clientes são classificados como despesas.

Despesas fixas e variáveis

Pode até parecer que não, mas muita gente se confunde ao distinguir as despesas fixas das despesas variáveis. Entender as diferenças entre ambas é crucial para uma gestão financeira eficiente. Vamos a elas:

• Despesas fixas: são gastos recorrentes que não variam com o volume de vendas ou atividades. Por exemplo, assinatura de softwares e salários administrativos;
  
  
• Despesas variáveis: aumentam ou diminuem conforme o desempenho ou o volume de atividades. Por exemplo, comissões e gastos com campanhas sazonais.

Leia também: Descubra o que é e quais são as despesas fixas e variáveis na empresa.

Outros tipos de despesas

• Despesas administrativas: gastos relacionados ao funcionamento interno, como materiais de escritório, energia elétrica e serviços de contabilidade;
  
  
• Despesas comerciais: abrangem investimentos em vendas e marketing, como treinamento de equipes comerciais, campanhas publicitárias e viagens a negócios;
  
  
• Despesas financeiras: são os custos associados ao uso de recursos, como juros de empréstimos, tarifas bancárias e flutuações cambiais.

Essas despesas corporativas devem ser monitoradas cuidadosamente, pois têm impacto direto na rentabilidade do negócio.

Saber diferenciá-la, portanto, permite que você avalie melhor onde estão os maiores gastos da empresa e crie estratégias para otimizá-los.

Como analisar custos e despesas da empresa?

Uma dica para nunca errar ao diferenciar custos e despesas é analisar o destino do gasto: 

• Se é para “fazer acontecer” o produto/serviço, é custo;
  
  
• Se é para “fazer funcionar” a empresa, é despesa.

Agora que você aprendeu a classificá-los, podemos ir para o próximo passo, que é a análise financeira no plano de negócios.

Afinal, ter uma visão estratégica é essencial para montar um planejamento orçamentário, reduzir gastos e aumentar a rentabilidade. Descubra como fazer a seguir: 

Reúna dados confiáveis

O primeiro passo para uma análise eficaz é garantir que as informações acerca das finanças da empresa sejam completas e confiáveis.

Isso significa registrar todos os gastos de forma organizada e detalhada, de modo que eles possam ser avaliados posteriormente.

• Colete dados de todas as áreas da empresa: custos relacionados à produção, despesas administrativas e até mesmo juros ou taxas devem ser registrados;
  
  
• Utilize ferramentas apropriadas: embora as planilhas sejam um bom ponto de partida, investir em softwares de gestão financeira ou ERPs é fundamental para consolidar dados e gerar relatórios;
  
  
• Padronize os registros: categorize os gastos desde o início, indicando cada item como custo ou despesa (fixos, variáveis, diretos ou indiretos).

Exemplo: imagine que você gerencia um pequeno restaurante. Para analisar os custos envolvidos, registre desde o custo com matéria-prima até a energia elétrica usada nas cozinhas. No caso das despesas, inclua o aluguel do espaço e os gastos com marketing nas redes sociais.

Categorize custos e despesas

A correta classificação dos tipos de custos e despesas é o que torna possível identificar tendências e gargalos financeiros.

Erros na categorização podem levar a decisões equivocadas, como um cálculo incorreto de margens ou uma precificação inadequada.

• Separe custos de despesas: lembre-se de que os custos estão ligados à produção, enquanto as despesas envolvem a operação como um todo;
  
  
• Classifique os custos: identifique quais são diretos, indiretos, fixos e variáveis;
  
  
• Divida as despesas: estabeleça categorias específicas, como administrativas, comerciais, financeiras e operacionais.

Exemplo: uma fábrica deve classificar como custo a madeira utilizada na produção (custo direto e variável) e como despesa o pagamento da equipe de vendas (despesa comercial e fixa).

Analise relatórios com atenção

Relatórios financeiros, como o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE), são ferramentas indispensáveis para avaliar o desempenho da empresa.

Eles permitem visualizar custos e despesas em um período específico, identificar padrões e tomar decisões baseadas em dados concretos. 

Ao fazê-los, considere:

• Listar todas as despesas e receitas da empresa;
  
  
• Subtrair os custos relacionados à produção para encontrar o lucro bruto;
  
  
• Incluir as despesas operacionais para obter o lucro operacional;
  
  
• Comparar os resultados com períodos anteriores para identificar tendências.

Se os custos com matéria-prima aumentaram em relação ao trimestre anterior, isso pode indicar a necessidade de renegociar com fornecedores.

Por outro lado, uma elevação nas despesas administrativas pode apontar ineficiências na operação. 

Utilize a tecnologia para monitorar com praticidade

Ferramentas de gestão financeira são aliadas poderosas para monitorar gastos essenciais, necessários e supérfluos em tempo real e categorizar custos e despesas.

Os principais benefícios desses recursos incluem:

• Redução de erros humanos no registro de dados;
  
  
• Geração de relatório de despesas detalhados;
  
  
• Insights rápidos sobre onde cortar gastos ou investir.

Com a Flash, você tem uma ferramenta completa para gerir suas despesas corporativas, sem perder o foco no crescimento do seu negócio.

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Calcule indicadores financeiros

Monitorar alguns KPIs financeiros também é muito importante para medir a eficiência da empresa e identificar oportunidades de melhoria. 

• Margem de contribuição: mostra quanto a empresa ganha com a venda de cada unidade, descontados os custos variáveis.
  
  
  • Fórmula: receita - custos variáveis;
    
    
  • Exemplo: um restaurante que vende um prato por R$50,00 e tem custo variável de R$20,00 por unidade, possui uma margem de contribuição de R$30,00.

• Custo total por unidade: ajuda a entender o custo completo de produção ou entrega de um produto ou serviço, considerando custos diretos e indiretos.
  
  
  • Percentual de despesas operacionais: despesas sobre as receitas;

• • Fórmula: (despesas operacionais / receita total) x 100;

• • Exemplo: se uma loja de roupas tem receitas de R$100 mil e despesas operacionais de R$40 mil, o percentual de despesas é 40%.

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Identifique oportunidades de redução

A redução de custos nas empresas deve ser feita com estratégia, evitando comprometer a qualidade dos produtos ou serviços.

Na prática, experimente sempre: 

• Renegociar com fornecedores: buscar melhores condições para a compra de matéria-prima pode reduzir custos diretos;
  
  
• Automatizar processos: implementar ferramentas de automação reduz despesas administrativas e operacionais;
  
  
• Eliminar desperdícios: analise onde os recursos estão sendo subutilizados ou mal empregados.

Exemplo: uma clínica de estética que automatiza o agendamento de clientes pode reduzir os custos operacionais e também aumentar a eficiência da equipe.

Planeje ações estratégicas

A análise de custos e despesas deve ser traduzida em um plano de ação. Com base nos dados coletados e na análise de indicadores financeiros, defina metas realistas para melhorar a eficiência da empresa.

• Metas claras: reduzir custos variáveis em 10% ou otimizar despesas administrativas em 15%, por exemplo;
  
  
• Cronograma: estabeleça prazos para alcançar cada um dos objetivos;
  
  
• Mudanças: realize ajustes nos processos, negocie contratos e adote tecnologias;
  
  
• Monitore resultados: vigie os KPIs periodicamente e avalie os seus impactos.

Com a correta classificação e análise financeira, você poderá tomar decisões mais estratégicas, ajustar processos e maximizar os lucros da sua empresa.

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