Gestão de ativos: o que é e como fazer na sua empresa?

Você sabia que a gestão de ativos empresariais pode ser o diferencial entre perder dinheiro e alcançar maior rentabilidade? 

Se você está enfrentando custos elevados de manutenção, falta de controle sobre equipamentos ou dificuldades para determinar o momento certo de realizar substituições, ela pode ser a chave para superar esses desafios.

Muito além de apenas controlar bens materiais, ela ajuda a otimizar recursos, melhorar a tomada de decisões e reduzir riscos, o que impacta diretamente nos resultados financeiros.

E mais: permite que sua empresa alinhe recursos aos objetivos estratégicos, evitando gastos desnecessários e melhorando o operacional.

Continue a leitura e descubra a importância da gestão de ativos na sua empresa.

O que é gestão de ativos?

A gestão de ativos é o processo de monitoramento, controle e otimização dos recursos de uma empresa ao longo de seu ciclo de vida. Esses ativos podem incluir equipamentos, imóveis, veículos, sistemas de TI, propriedade intelectual, entre outros. O objetivo é maximizar o valor dos ativos enquanto se minimizam os riscos e os custos associados à sua operação, manutenção e eventual substituição.

A gestão de ativos de acordo com a ISO 55000 é definida como um sistema coordenado de atividades e práticas que uma organização utiliza para gerenciar seus recursos  de forma eficiente. Essa abordagem permite alinhar os ativos aos objetivos estratégicos da empresa, garantindo maior confiabilidade e performance.

Cada ativo desempenha um papel importante na geração de valor. Por isso, uma boa gestão é fundamental para garantir que recursos sejam utilizados de maneira estratégica, promovendo uma redução de custos nas empresas, o aumento da eficiência operacional e uma melhor tomada de decisões.

Uma gestão de ativos eficaz abrange desde ativos tangíveis, como equipamentos e instalações, até ativos intangíveis, como marcas e dados. Essa visão integrada é essencial para que as empresas otimizem seus recursos e mantenham a competitividade no mercado.

Como funciona a gestão de ativos?

A gestão de ativos funciona por meio de um conjunto de práticas estruturadas que ajudam a empresa a identificar, monitorar e controlar os ativos ao longo de seu ciclo de vida. Isso inclui etapas como aquisição, utilização, manutenção e desativação, sempre com o objetivo de maximizar o valor gerado pelos ativos e minimizar os custos associados.

O primeiro passo é o mapeamento detalhado dos recursos da empresa. Isso envolve identificar cada ativo, classificar por categorias e registrar informações importantes, como localização, estado de conservação, valor e histórico de uso. Essa etapa inicial permite que a empresa tenha uma visão clara do que possui e onde investir esforços de melhoria.

Em seguida, é necessário implementar um sistema de gestão empresarial que centralize as informações e facilite o acompanhamento dos ativos. Soluções de ERP ou softwares específicos de Enterprise Asset Management (EAM) ajudam a automatizar processos, registrar dados de manutenção e monitorar o desempenho dos ativos em tempo real.

Outro elemento central da gestão de ativos é o planejamento de manutenção. Reparos  preventivos e corretivos devem ser programados para evitar falhas inesperadas que podem gerar custos adicionais ou impactar a operação. O monitoramento constante do ciclo de vida dos ativos também permite que a empresa identifique o momento ideal para substituições ou upgrades, evitando gastos desnecessários.

Por fim, a gestão de ativos exige uma cultura organizacional voltada à eficiência e à redução de custos. Isso inclui capacitar as equipes para usar ferramentas adequadas, estabelecer indicadores de desempenho (KPIs) para medir resultados e realizar auditorias periódicas para garantir a conformidade com as estratégias definidas.

Benefícios da gestão de ativos

A gestão de ativos traz diversos benefícios para as empresas, ajudando a reduzir custos, aumentar a eficiência operacional e melhorar a tomada de decisões. Veja como:

• Redução de custos: a gestão serve para reduzir falhas inesperadas e otimizar o uso de recursos, diminuindo gastos com manutenção e substituição de ativos.
  
  
• Aumento da eficiência operacional: com o controle de ativos, a empresa evita paradas inesperadas e melhora a produtividade.
  
  
• Controle de ativos tangíveis e intangíveis: a gestão abrange tanto recursos  tangíveis quanto intangíveis, maximizando o valor de cada recurso utilizado pela empresa.
  
  
• Gestão de riscos: acompanhando os ativos ao longo de seu ciclo de vida, a empresa antecipa falhas e minimiza riscos operacionais.
  
  
• Conformidade legal: seguir a ISO 55000 e outras normas assegura que a empresa adote as melhores práticas, evitando custos extras e melhorando a confiabilidade.
  
  
• Tomada de decisões estratégica: a coleta de dados e uso de KPIs, como TCO (Custo Total de Propriedade) e MTBF (Tempo Médio Entre Falhas), proporciona informações essenciais para decisões mais assertivas.

Veja também: 6 tendências de gestão financeira para os próximos anos.

Como implementar a gestão de ativos na sua empresa

Implementar uma gestão empresarial de ativos pode parecer desafiador, mas os benefícios a longo prazo compensam.

Uma boa gestão de ativos financeiros e não-financeiros ajuda a reduzir despesas operacionais e não-operacionais, melhorar a eficiência e otimizar recursos, maximizando o retorno sobre cada ativo.

Confira, a seguir,  o passo a passo para colocar a gestão de ativos em prática no seu negócio:

1. Mapeie os ativos da empresa

Comece com um levantamento completo de todos os bens  que a sua empresa possui. Classifique todos os itens por categorias, como tipo, localização e estado de conservação. Ter esse inventário claro e organizado é ideal para qualquer gestão de ativos eficiente.

2. Defina objetivos claros

Antes de partir para a execução, defina o que você quer alcançar com a gestão de ativos. Os objetivos podem incluir redução de custos, aumento da eficiência operacional ou maior controle sobre os recursos. Isso vai guiar todas as suas ações, ajudando a focar nos resultados mais importantes para o seu negócio.

3. Escolha as ferramentas certas

Utilize ferramentas que facilitem o acompanhamento e o controle dos ativos. Um sistema de gestão ajuda a centralizar todas as informações, automatizar processos e acompanhar o desempenho dos ativos em tempo real. Certifique-se de que o sistema escolhido se integre com outras ferramentas que a sua empresa já utiliza, como CRM ou financeiro.

4. Crie um plano de manutenção

Realizar manutenções preventivas e corretivas é essencial para evitar falhas. Estabeleça cronogramas para a execução de cada tipo de manutenção e garanta que todos os registros de reparos e inspeções sejam feitos adequadamente. Isso vai reduzir custos e aumentar a vida útil dos ativos.

5. Treine a equipe

Para que a gestão de ativos funcione, capacite a sua equipe. Treine os colaboradores para usar corretamente o software de gestão, registre as informações de forma precisa e siga os processos estabelecidos. O comprometimento com os ativos é importante para que a empresa possa realmente obter os resultados esperados.

6. Acompanhe o ciclo de vida dos ativos

A gestão de ativos não termina com a compra ou instalação. É preciso acompanhar o custo do ciclo de vida, desde sua aquisição até sua desativação. Acompanhe o desempenho e os gastos relacionados à  manutenção ao longo do tempo para identificar quando um ativo precisa ser substituído ou quando é hora de investir em melhorias.

7. Implemente KPIs para monitorar resultados

Utilize indicadores de desempenho (KPIs) para medir o sucesso da sua gestão de ativos. TCO (Custo Total de Propriedade), MTBF (Tempo Médio Entre Falhas) e outros indicadores ajudarão a identificar gargalos, otimizar processos e justificar investimentos. Com base nesses dados, você pode tomar decisões mais embasadas e assertivas.

8. Faça auditorias regulares

Realize auditorias periódicas para garantir que os dados sobre seus ativos estão corretos e que os processos de gestão estão sendo seguidos. As auditorias ajudam a garantir conformidade com as políticas internas e externas, evitando falhas e custos extras.

9. Promova melhorias contínuas

A gestão de ativos é um processo dinâmico. Use os dados e insights coletados ao longo do tempo para promover melhorias contínuas. Ajuste processos e busque sempre melhorar a eficiência dos ativos, alinhados aos objetivos estratégicos da sua empresa.

Diferença entre gestão de ativos e gestão patrimonial

Embora o sistema de gestão de ativos e gestão patrimonial se refiram ao controle de recursos dentro de uma empresa, elas têm focos e abordagens diferentes.

• Gestão de ativos se concentra no ciclo de vida dos ativos, ou seja, em como maximizar o valor e a utilização de recursos ao longo do tempo. Isso inclui desde equipamentos e sistemas de TI até propriedade intelectual, com o objetivo de aumentar a eficiência, reduzir custos de manutenção e otimizar os investimentos.
  
  
• A gestão patrimonial lida diretamente com ativos fixos e imóveis. O foco está no controle do balanço patrimonial da empresa, garantindo que os bens, como terrenos, prédios e veículos, estejam devidamente registrados, avaliados e protegidos, com atenção especial para o valor de mercado e a depreciação desses bens.

A principal diferença entre ambas está no escopo e na profundidade do gerenciamento. A gestão patrimonial abrange aspectos mais voltados à preservação e avaliação de bens tangíveis, enquanto a gestão de ativos é mais ampla, envolvendo também os intangíveis e uma visão mais estratégica sobre o ciclo de vida e a geração de valor.

Veja também: Diferenças entre planejamento estratégico tático e operacional.

Tanto a gestão de ativos quanto a gestão patrimonial desempenham papéis essenciais na organização e eficiência de uma empresa. Ao implementar essas estratégias, você não só controla a gestão de custos, como também promove despesas mais assertivas.

Na Flash, as soluções de gestão de despesas corporativas são um complemento perfeito para empresas que desejam um controle financeiro mais eficiente, promovendo uma visão completa e estratégica dos recursos empresariais.

Saiba como atingir as metas financeiras da sua empresa com o nosso dashboard de indicadores financeiros. Baixe o material gratuitamente e visualize todos os dados necessários para levar a sua gestão ao próximo nível!