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Tudo sobre o reembolso de despesas para funcionários na CLT

Saiba o que diz a legislação sobre reembolsos de despesas para funcionários CLT e entenda cada detalhe para evitar problemas na sua empresa.

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O reembolso de despesas para funcionários CLT é uma realidade em grande parte das empresas pelo Brasil. Por isso, a prática de ressarcir o colaborador por gastos em uma viagem corporativa, por exemplo, conta até com um artigo próprio na lei.

Ao reembolsar despesas como hospedagem, alimentação, transporte ou até mesmo quilômetro rodado – quando o colaborador viaja com carro próprio –, o gestor financeiro precisa conhecer a legislação para não gerar problemas posteriores à organização.

Além disso, perguntas frequentes surgem todos os dias sobre como proceder. O que é reembolsável? Como calcular? Qual o prazo para ressarcir o funcionário? Isso impacta nos contratos de trabalho?

Esses são apenas alguns dos questionamentos que você deve estar se fazendo. Pensando nisso, preparamos esse conteúdo para trazer respostas e esclarecer o que a CLT determina para o reembolso de despesas corporativas.

O que diz a CLT sobre reembolso para funcionários?

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) aponta claramente o que pode ser considerado reembolso de despesas e como funciona para os funcionários. As escrituras públicas determinam as responsabilidades de ambas as partes, classificando os tipos de reembolso correspondentes à jornada de trabalho. De acordo com a CLT, são eles:

  • reembolso de home office: Art. 75-D. As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.
  • reembolso de viagens corporativas: § 2º As importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.
  • reembolso para mudança domiciliar: Art. 469 - Ao empregador é vedado transferir o empregado, sem a sua anuência, para localidade diversa da que resultar do contrato, não se considerando transferência a que não acarretar necessariamente a mudança do seu domicílio.

As mudanças no reembolso de despesas de viagem após a reforma trabalhista de 2017

A reforma trabalhista implementou novas regras em relação aos reembolsos para viagens corporativas. As diretrizes que se referem à prática do ressarcimento ao funcionário foram reforçadas, deixando claro que a empresa deve reembolsá-lo em todo e qualquer gasto necessário para a realização de seu trabalho.

O artigo 457 da CLT determina que “não se incluem nos salários as ajudas de custo, assim como as diárias para viagem que não excedam de 50% do salário recebido pelo empregado”. Antes, havia essa limitação.

Nesse caso, os custos relacionados às diárias de viagem do funcionário precisam ser reembolsados de maneira integral, independentemente da comparação com a natureza salarial paga a ele.

Qual o prazo para reembolsar o colaborador segundo a CLT?

A lei determina o ressarcimento de despesas em viagens corporativas como indenizatórias. Sendo assim, uma vez que não integram a remuneração mensal do colaborador, não precisam ser pagas na folha de pagamento.

Mesmo que não haja um prazo definido pela legislação, essa despesa realizada deverá ser reembolsada em algum momento. É importante que a política de reembolsos da companhia tenha essa diretriz bem explicada para não causar desconforto ou insatisfação em seus colaboradores.

Sua empresa ainda não conta com uma política bem definida? Aproveite para baixar nosso modelo gratuito e comece a implementar agora mesmo na sua gestão.

Como calcular o reembolso de despesas para funcionário CLT?

O cálculo de reembolso deve ser realizado de acordo com os valores comprovados pelo funcionário. Por isso, é proibido ressarci-lo com um valor maior ou menor do que o apresentado no momento da prestação de contas. Caso contrário, a empresa pode ser autuada.

Para que o gestor possa calcular o reembolso de despesas para colaboradores CLT, é preciso que haja um processo de recolhimento de notas fiscais e recibos. Facilidades como a digitalização desses comprovantes, possibilidade para clientes Flash Expense, tornam a rotina mais segura, ágil e eficiente.

Dentro da plataforma, o funcionário mantém salvo cada um dos comprovantes e o gestor, por sua vez, pode consultá-los imediatamente, de onde estiver. Assim, o acesso e a gestão tornam-se muito mais simples.

A partir dessa coleta, contabilizar o valor a ser ressarcido será simples. Vale lembrar, no entanto, que a comprovação precisará ser validada de acordo com a política de reembolsos. Essa etapa é importante, pois elimina riscos de fraude e fortalece o compliance, uma vez que há diretrizes bem definidas sobre o que é e o que não é reembolsável.

Como fazer o reembolso aos colaboradores?

Após o gasto realizado pelo colaborador ao executar uma atividade de trabalho, ele deve ser reembolsado pela empresa. Para que esses processos de reembolsos sejam eficientes é preciso estabelecer o modelo de reembolso de despesas ideal para sua empresa, formatando onde e como os colaboradores irão solicitar os devidos ressarcimentos.

Elencamos abaixo algumas das principais dúvidas a respeito do funcionamento e regras sobre o reembolso de despesas para os colaboradores.

Como cobrar reembolso de despesas?

Através de uma carta de reembolso, cumprindo o valor exato do gasto vigente. É necessário constar nesta solicitação o detalhamento dos gastos, juntamente aos comprovantes de pagamento, como recibos e notas fiscais, e assinatura do colaborador.

Como fazer o reembolso ao funcionário?

Os reembolsos poderão ser realizados na folha de pagamento, destacando os valores correspondentes a remuneração e os depósitos correspondentes aos reembolsos de despesas.

Essa orientação está pautada no Art. 225 do Decreto nº 3.048, onde diz que os reembolsos devem ser arquivados “até que ocorra a prescrição relativa aos créditos decorrentes das operações a que os documentos se refiram”. Dessa forma, o funcionário recebe corretamente o pagamento reembolsado com menos riscos e otimização de processos.

Alternativas ao reembolso de colaboradores nas empresas

Duas alternativas funcionais para substituir ou integrar o sistema de reembolso da sua empresa são:

  • adiantamento de despesas: quando o funcionário recebe antecipadamente o valor correspondente às despesas futuras, por exemplo, um orçamento pré estabelecido para reembolso de despesas de viagem CLT.
  • cartão corporativo: nele os valores podem ser depositados e removidos a qualquer momento, custeando as despesas diárias ou mensais de acordo com as necessidades de cada colaborador.

Quais são as despesas reembolsáveis e não reembolsáveis aos funcionários?

As despesas corporativas reembolsáveis são aquelas que ultrapassam em valor e atividade os gastos diários do funcionário CLT. Ou seja, custos extras para desempenhar o cargo contratado. São também conhecidas como “ajuda de custo”, justamente por ser um valor pago pela empresa ao colaborador além do seu salário, alguns exemplos são:

  • viagens corporativas;
  • auxílio home office;
  • transporte ou locomoção;
  • combustível;
  • alimentação;
  • acomodação;
  • pacote de internet;
  • compra de materiais de escritório;
  • entre outras.

As despesas corporativas não reembolsáveis contemplam os gastos pessoais do colaborador e gastos que infrinjam as regras e execução do trabalho proposto. São eles, por exemplo:

  • multas de trânsito;
  • gastos por atraso;
  • passeios em viagens à trabalho;
  • despesas de frigobar;
  • bebidas alcoólicas;
  • entre outras.

Saber a respeito da tributação de reembolsos de despesas também é muito importante principalmente para a declaração de imposto, aplicando a mesma lógica de identificação das despesas tributáveis e não tributáveis para fechamento adequado de contas.

Lembrando que, todas as despesas citadas acima devem estar prescritas a política de reembolso de despesas da empresa, para comum acordo com os colaboradores.

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