Tudo sobre o reembolso de despesas para funcionários na CLT

O reembolso de despesas para funcionários CLT é uma realidade em grande parte das empresas pelo Brasil. Por isso, a prática de ressarcir o colaborador por gastos em uma viagem corporativa, por exemplo, conta até com um artigo próprio na lei.

Ao reembolsar despesas como hospedagem, alimentação, transporte ou até mesmo do quilômetro rodado – quando o colaborador viaja com carro próprio –, o gestor financeiro precisa conhecer a legislação para não gerar problemas posteriores à organização.

Além disso, perguntas frequentes surgem todos os dias sobre como proceder. O que é reembolsável? Como calcular? Qual o prazo para ressarcir o funcionário? Isso impacta nos contratos de trabalho?

Esses são apenas alguns dos questionamentos que você deve estar se fazendo. Pensando nisso, preparamos esse conteúdo para trazer respostas e esclarecer o que a CLT determina para o reembolso de despesas corporativas.

O que diz a CLT sobre reembolso para funcionários?

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) aponta claramente o que pode ser considerado reembolso de despesas e como funciona para os funcionários. As escrituras públicas determinam as responsabilidades de ambas as partes, classificando os tipos de reembolso correspondentes à jornada de trabalho. De acordo com a CLT, são eles:

• reembolso de home office: Art. 75-D. As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.
• reembolso de viagens corporativas: § 2º As importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.
• reembolso para mudança domiciliar: Art. 469 - Ao empregador é vedado transferir o empregado, sem a sua anuência, para localidade diversa da que resultar do contrato, não se considerando transferência a que não acarretar necessariamente a mudança do seu domicílio.

As mudanças no reembolso de despesas de viagem após a reforma trabalhista de 2017

A reforma trabalhista implementou novas regras em relação aos reembolsos para viagens corporativas. As diretrizes que se referem à prática do ressarcimento ao funcionário foram reforçadas, deixando claro que a empresa deve reembolsá-lo em todo e qualquer gasto necessário para a realização de seu trabalho.

O artigo 457 da CLT determina que “não se incluem nos salários as ajudas de custo, assim como as diárias para viagem que não excedam de 50% do salário recebido pelo empregado”. Antes, havia essa limitação.

Nesse caso, os custos relacionados às diárias de viagem do funcionário precisam ser reembolsados de maneira integral, independentemente da comparação com a natureza salarial paga a ele.

Qual o prazo para reembolsar o colaborador segundo a CLT?

A lei determina o ressarcimento de despesas em viagens corporativas como indenizatórias. Sendo assim, uma vez que não integram a remuneração mensal do colaborador, não precisam ser pagas na folha de pagamento.

Mesmo que não haja um prazo definido pela legislação, essa despesa realizada deverá ser reembolsada em algum momento. É importante que a política de reembolsos da companhia tenha essa diretriz bem explicada para não causar desconforto ou insatisfação em seus colaboradores.

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Como calcular o reembolso de despesas para funcionário CLT?

O cálculo de reembolso deve ser realizado de acordo com os valores comprovados pelo funcionário. Por isso, é proibido ressarci-lo com um valor maior ou menor do que o apresentado no momento da prestação de contas. Caso contrário, a empresa pode ser autuada.

Para que o gestor possa calcular o reembolso de despesas para colaboradores CLT, é preciso que haja um processo de recolhimento de notas fiscais e recibos. Facilidades como a digitalização desses comprovantes, possibilidade para clientes do Software de Despesas da Flash, tornam a rotina mais segura, ágil e eficiente.

Dentro da plataforma, o funcionário mantém salvo cada um dos comprovantes e o gestor financeiro, por sua vez, pode consultá-los imediatamente, de onde estiver. Assim, o acesso e a gestão tornam-se muito mais simples.

A partir dessa coleta, contabilizar o valor a ser ressarcido será simples. Vale lembrar, no entanto, que a comprovação precisará ser validada de acordo com a política de reembolsos. Essa etapa é importante, pois elimina riscos de fraude e fortalece o compliance, uma vez que há diretrizes bem definidas sobre o que é e o que não é reembolsável.

Como fazer o reembolso aos colaboradores?

Após o gasto realizado pelo colaborador ao executar uma atividade de trabalho, ele deve ser reembolsado pela empresa. Para que esses processos de reembolsos sejam eficientes é preciso estabelecer o modelo de reembolso de despesas ideal para sua empresa, formatando onde e como os colaboradores irão solicitar os devidos ressarcimentos.

Elencamos abaixo algumas das principais dúvidas a respeito do funcionamento e regras sobre o reembolso de despesas para os colaboradores.

Como cobrar reembolso de despesas?

Através de uma carta de reembolso, cumprindo o valor exato do gasto vigente. É necessário constar nesta solicitação o detalhamento dos gastos, juntamente aos comprovantes de pagamento, como recibos e notas fiscais, e assinatura do colaborador.

Como fazer o reembolso ao funcionário?

Os reembolsos de despesas poderão ser realizados na folha de pagamento, destacando os valores correspondentes a remuneração e os depósitos correspondentes aos reembolsos de despesas.

Essa orientação está pautada no Art. 225 do Decreto nº 3.048, onde diz que os reembolsos devem ser arquivados “até que ocorra a prescrição relativa aos créditos decorrentes das operações a que os documentos se refiram”. Dessa forma, o funcionário recebe corretamente o pagamento reembolsado com menos riscos e otimização de processos.

Alternativas ao reembolso de colaboradores nas empresas

Duas alternativas funcionais para substituir ou integrar o sistema de reembolso da sua empresa são:

• adiantamento de despesas: quando o funcionário recebe antecipadamente o valor correspondente às despesas futuras, por exemplo, um orçamento pré estabelecido para reembolso de despesas de viagem CLT.
• cartão corporativo: nele os valores podem ser depositados e removidos a qualquer momento, custeando as despesas diárias ou mensais de acordo com as necessidades de cada colaborador.

Quais são as despesas reembolsáveis e não reembolsáveis aos funcionários?

As despesas corporativas reembolsáveis são aquelas que ultrapassam em valor e atividade os gastos diários do funcionário CLT. Ou seja, custos extras para desempenhar o cargo contratado. São também conhecidas como “ajuda de custo”, justamente por ser um valor pago pela empresa ao colaborador além do seu salário, alguns exemplos são:

• viagens corporativas;
• auxílio home office;
• transporte ou locomoção;
• combustível;
• alimentação;
• acomodação;
• pacote de internet;
• compra de materiais de escritório;
• entre outras.

As despesas corporativas não reembolsáveis contemplam os gastos pessoais do colaborador e gastos que infrinjam as regras e execução do trabalho proposto. São eles, por exemplo:

• multas de trânsito;
• gastos por atraso;
• passeios em viagens à trabalho;
• despesas de frigobar;
• bebidas alcoólicas;
• entre outras.

Saber a respeito da tributação de reembolsos de despesas também é muito importante principalmente para a declaração de imposto, aplicando a mesma lógica de identificação das despesas tributáveis e não tributáveis para fechamento adequado de contas.

Lembrando que, todas as despesas citadas acima devem estar prescritas a política de reembolso de despesas da empresa, para comum acordo com os colaboradores.

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