Como contabilizar o reembolso do vale-transporte corretamente?

A gestão adequada do vale-transporte é essencial, sendo um direito assegurado por legislação aos trabalhadores. Este benefício é projetado para facilitar o deslocamento do empregado entre sua residência e o local de trabalho, e vice-versa. Quanto ao reembolso do vale-transporte, este pode ser analisado sob duas perspectivas: a do empregado e a da empresa.

Do ponto de vista da empresa, refere-se à quantia reembolsada para cobrir os custos de transporte do funcionário para o trabalho. Para o empregado, envolve a compensação por despesas com transporte público não incluídas inicialmente no vale.

O custeio do vale-transporte é compartilhado entre o empregador e o empregado, onde a empresa pode deduzir até 6% do salário base do trabalhador para esse fim, mas deve cobrir o excedente. Uma dedução errônea é ilegal e pode acarretar consequências trabalhistas.

É fundamental adotar o método correto de cálculo de reembolso do VT para evitar problemas e assegurar uma gestão eficaz. Com isso em mente, apresentamos as estratégias mais utilizadas para contabilizar adequadamente o vale-transporte, garantindo que você não cometa erros.

O que diz a lei sobre o reembolso de vale-transporte?

A Lei nº 7.418/85 determina que o vale-transporte, um direito do trabalhador, deve ser fornecido antecipadamente pelas empresas e não faz parte do salário base. Originalmente opcional, tornou-se obrigatório em 1987 para facilitar o deslocamento do trabalhador ao trabalho usando transporte público, sem impactar seus ganhos.

Os valores destinados ao vale não devem ser descontados do salário, exceto em casos específicos como atestado médico, férias, licenças, compensação ou banco de horas. É fundamental que as empresas sigam corretamente essas diretrizes para garantir o reembolso de despesas adequado do vale-transporte e evitar problemas legais.

Deveres da empresa

A empresa é responsável por fornecer o vale-transporte, garantindo que o colaborador possa se deslocar do lar ao trabalho sem ônus. Ela tem o direito de descontar até 6% do salário base do funcionário para esse fim. A empresa deve assegurar que o cálculo cubra o trajeto necessário, respeitando as normas do reembolso do vale-transporte.

Direitos do colaborador

Do lado do colaborador, o principal dever é informar à empresa sobre quaisquer mudanças de endereço que possam afetar a quantidade de vale-transporte necessário.

Isso não só evita o desperdício de recursos, mas também assegura que o trabalhador tenha sempre acesso ao benefício adequado, seja com aumento ou redução do valor do vale, conforme a necessidade de deslocamento.

Como contabilizar o reembolso do vale-transporte?

A contabilização do reembolso do vale-transporte é um processo que considera as perspectivas tanto da empresa quanto do funcionário. A automatização de processos financeiros pode otimizar esse procedimento, especialmente nos lançamentos contábeis.

Para a empresa

A empresa lida com o reembolso do vale-transporte através do desconto de 6% permitido do salário dos funcionários para contribuir com o custeio. O processo envolve 4 etapas:

1. Compra: Aquisição dos vales correspondentes ao período.
   
   
2. Distribuição: Entrega dos vales aos colaboradores.
   
   
3. Lançamento: Registro contábil dos valores como despesas, levando em conta sua natureza credora.
   
   
4. Reembolso: Cálculo e dedução dos 6% do salário dos funcionários, que é considerado um reembolso para a empresa.

Considere uma empresa com 50 colaboradores que utilizam seus veículos próprios para o deslocamento diário ao trabalho. Durante um mês de 22 dias úteis, cada funcionário faz duas viagens por dia (ida e volta), totalizando 2.200 viagens no período.

Suponhamos que a política de reembolso da empresa estabelece um valor fixo por quilômetro percorrido. Se cada viagem representa, em média, 10 quilômetros, e o reembolso por quilômetro é de R$ 0,70 em São Paulo, o custo total para cobrir o deslocamento de todos os colaboradores seria calculado multiplicando o total de quilômetros percorridos pelo valor de reembolso por quilômetro.

O cálculo seria o seguinte: 2.200 viagens x 10 km / viagem x R$0,70 / km = R$ 15.400,0

Após estabelecer o valor total do reembolso em KM, a empresa precisa organizar o processo de distribuição desse valor, garantindo que cada funcionário receba o montante adequado pelo uso de seu veículo próprio. Isso envolve registrar a distância percorrida por cada funcionário e calcular o valor correspondente a ser reembolsado.

O registro contábil apropriado seria:

• No momento do reconhecimento da dívida pela empresa:
  • Débito: Despesas com Veículos (Conta de Resultado)
  • Crédito: Contas a Pagar – Reembolso de Despesas (Passivo Circulante)

Após a confirmação da distância percorrida e a autorização do pagamento, o lançamento seria:

• No momento do pagamento:
  • Débito: Contas a Pagar – Reembolso de Despesas (Passivo Circulante)
  • Crédito: Caixa ou Banco (Ativo Circulante)

Para o funcionário

Os colaboradores devem fornecer registros confiáveis do uso do veículo, como um log de quilometragem ou relatórios de percurso, para validar o reembolso. Os métodos de reembolso podem incluir:

• Reembolso imediato após a apresentação da documentação.
• Acúmulo dos créditos para reembolso no final do mês.
• Inclusão do valor do reembolso na folha de pagamento mensal.

Para registrar o reembolso no veículo próprio, a contabilidade seria:

• Débito: Contas a Pagar – Reembolso de Despesas (Passivo Circulante)
• Crédito: Disponíveis – Caixa/Bancos (Ativo Circulante)

Como calcular o reembolso do vale-transporte?

Para calcular o reembolso do vale-transporte deve-se considerar a quantidade e o custo das passagens necessárias para o trajeto do funcionário, sendo crucial a atualização sobre mudanças de endereço. O cálculo leva em conta o desconto de 6% do salário, exemplificado como segue:

• Um funcionário com salário de R$ 3.000,00 utiliza dois meios de transporte, totalizando R$ 352,00 em passagens.
  
  
• Calcula-se 6% do salário (R$ 3.000,00 x 0,06), resultando em R$ 180,00, que é o limite para o desconto.
  
  
• A empresa compensa a diferença, pagando R$ 172,00, após deduzir o desconto do custo total das passagens.

3 dicas para melhorar a gestão de reembolso do vale-transporte

Melhorar a gestão do vale-transporte pode ser simplificado com estas estratégias focadas em eficiência e tecnologia:

1. Prefira alternativas ao dinheiro físico

Evite reembolsos em dinheiro vivo para despesas de transporte não planejadas. É mais eficiente que os funcionários utilizem seus cartões de transporte recarregáveis, facilitando o controle e o processo de reembolso, que pode ser ajustado na folha de pagamento subsequente. Lembrando que, de acordo com a lei o VT, VA e VR não podem ser pagos em dinheiro.

2. Adote cartões corporativos

Implemente o uso de cartões corporativos para gerenciar os custos de transporte. Isso simplifica a administração dos fundos, permitindo recargas automáticas, oferecendo um método prático e seguro para gerenciar as despesas com transporte. Além disso, o uso de cartões corporativos alinha-se com as tecnologias de pagamento por aproximação disponíveis em várias cidades.

3. Invista em automação

Automatizar o gerenciamento do vale-transporte reduz o trabalho manual, liberando a equipe para focar em tarefas mais estratégicas. Sistemas como a integração contábil & ERP permitem uma gestão financeira mais eficiente, eliminando redundâncias e otimizando o uso dos recursos humanos.

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