Relógio de ponto digital para pequenas empresas: como escolher?

Quando se trata de controle de ponto em pequenos negócios, é natural surgirem diversas dúvidas: é obrigatório pela legislação trabalhista? Qual é o melhor modelo para minha empresa? Por que o relógio de ponto digital é a opção mais indicada para pequenas empresas?

Gerenciar jornadas e acompanhar o ponto dos colaboradores é uma tarefa desafiadora — e isso vale tanto para grandes empresas quanto para negócios de menor porte. 

No caso das Empresas de Pequeno Porte (EPPs), esse desafio exige ainda mais atenção, especialmente no que diz respeito à conformidade com a legislação, à gestão da produtividade e à redução dos custos operacionais.

Com o avanço da transformação digital e a busca por ferramentas mais acessíveis, ágeis e eficientes, entender como funciona um relógio de ponto digital, quais são os modelos disponíveis no mercado e como escolher a solução ideal para a sua realidade se tornou indispensável.

Neste conteúdo, você vai encontrar respostas para as principais dúvidas sobre o tema e entender por que a Flash é sua melhor aliada na modernização do controle de ponto para pequenas empresas.

Afinal, para pequenas empresas, eficiência operacional e de tempo, são pilares do crescimento e sucesso do negócio. Diminua erros manuais, reduza em 75% o tempo gasto na gestão de ponto e libere seu RH para outras atividades estratégicas. 

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Boa leitura!

É obrigatório fazer controle de ponto em pequenas empresas?

Sim. Conforme o art. 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o controle de carga horária é obrigatório para organizações com mais de 20 funcionários. 

O artigo determina:

“Para os estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pelo Ministério do Trabalho.”

Embora a obrigação legal esteja condicionada à quantidade de profissionais, é recomendável que EPPs menores adotem o controle de ponto digital.

Isso porque, além de oferecer maior segurança jurídica, essa prática promove organização interna, facilita o cálculo da folha e reduz o risco de inconsistências no monitoramento do processo.

Para as pequenas empresas, a adoção de um sistema de ponto eficiente pode ser um passo decisivo rumo à profissionalização da gestão de pessoas.

Falando nisso, baixe nosso manual completo e gratuito sobre Controle de Ponto e entenda todas as regras, responsabilidades e legislação em relação à gestão de ponto. 

Desafios da gestão de ponto para o setor de Recursos Humanos em pequenas empresas

A ausência de processos estruturados e tecnologias adequadas para registrar e acompanhar os pontos compromete a conformidade legal e o desempenho da equipe.

Conheça, a seguir, os principais desafios enfrentados nesse contexto.

Complexidade da legislação trabalhista

A legislação brasileira é extensa e sujeita a atualizações frequentes. Mesmo que o controle não seja obrigatório para companhias que possuem menos de 20 colaboradores, é necessário cumprir exigências relativas a banco de horas, intervalos e pagamento de horas extras.

Sem um sistema que auxilie no cumprimento dessas obrigações, o risco de autuações e passivos trabalhistas aumenta significativamente.

Falta de automação

Grande parte das EPPs ainda recorre a métodos antigos (como o aparelho físico ou cartão de ponto manual), ou planilhas para registrar os horários dos colaboradores.

Essa prática, além de suscetível a erros, consome tempo da equipe de RH com atividades operacionais.

A ausência de controle de ponto digital também dificulta a geração de relatórios e a integração com outros processos, resultando em baixa eficiência operacional.

Impacto na produtividade e motivação dos funcionários

A falta de clareza no método de ponto pode gerar conflitos internos e sentimento de injustiça entre os colaboradores.

A ausência de um canal transparente para visualização das horas trabalhadas, atrasos ou ausências pode afetar o engajamento da equipe.

Ao implementar um controle de jornada confiável e acessível, a empresa contribui para um ambiente de trabalho mais justo e transparente, com reflexo direto na motivação e retenção de talentos.

Vantagens do relógio de ponto digital para pequenas empresas

A adoção de um relógio de ponto digital para pequenas empresas representa um avanço importante na gestão de pessoas.

Mais do que uma ferramenta de registro, esse tipo de sistema oferece suporte à organização, ao cumprimento da legislação trabalhista e à construção de processos mais eficientes.

Redução de erros e fraudes

O uso de um sistema de ponto digital permite o registro preciso das jornadas, reduzindo o risco de falhas e divergências que podem gerar passivos trabalhistas.

A rastreabilidade e a integridade dos dados garantem maior transparência no cumprimento das normas estabelecidas pela legislação, incluindo controle de horas extras, intervalos e banco de horas.

Além disso, o sistema deve atingir os critérios da Portaria 671, que regulamenta os modelos eletrônicos de marcação de ponto, assegurando que a companhia esteja em conformidade.

Maior segurança jurídica e conformidade com a CLT

O uso de um sistema de ponto digital permite o registro preciso das jornadas, reduzindo o risco de falhas e divergências que podem gerar passivos trabalhistas.

A rastreabilidade e a integridade dos dados garantem maior transparência no cumprimento das normas, incluindo controle de horas extras, intervalos e banco de horas.

Além disso, o sistema oferece suporte à Portaria 671, assegurando que a empresa esteja conforme os requisitos legais mais recentes.

Otimização do cálculo de horas extras e adicionais

O controle manual por equipamento físico, ou por planilhas, costuma gerar inconsistências nos cálculos, impactando a folha de pagamento e a relação com os colaboradores.

O relógio de ponto digital automatiza o monitoramento e cálculo de horas extras, adicionais noturnos e diferenças de jornada por funcionário, considerando a legislação vigente e as regras personalizadas de cada empresa.

Isso assegura pagamentos corretos, evita retrabalho e contribui para a confiança dos funcionários nos processos internos.

Aumento da produtividade e eficiência

Com a automação dos registros, o time de Recursos Humanos deixa de executar tarefas operacionais repetitivas para se concentrar em atividades mais estratégicas.

O controle de jornada digital permite o monitoramento em tempo real, facilita a gestão de escalas e melhora o planejamento das equipes.

Isso reflete na organização do trabalho, na agilidade dos processos e no desempenho dos colaboradores.

Redução de custos operacionais

Ao eliminar métodos manuais ou equipamentos físicos tradicionais, como relógios de ponto mecânicos, as pequenas empresas economizam com papel, manutenção e retrabalho.

A automatização também reduz erros de digitação, atrasos no processo de fechar o ponto e inconsistências que poderiam impactar a folha. A longo prazo, isso representa uma economia significativa para o negócio.

Facilidade no acesso a dados e relatórios

Os sistemas digitais oferecem visualização rápida e centralizada das informações sobre entradas, saídas, horas extras, faltas e atrasos.

A geração de relatórios automatizados e espelhos de ponto facilita a tomada de decisões, auditorias internas e o fechamento da folha.

Gestores e colaboradores também se beneficiam da transparência e da possibilidade de acompanhar seus registros com mais autonomia.

O relógio de ponto eletrônico digital atende à legislação trabalhista atual (Portaria 671)?

Sim. O relógio de ponto eletrônico digital, quando desenvolvido consoante os requisitos legais, está alinhado à Portaria MTP n.º 671/2021, que regula o registro eletrônico de ponto no Brasil.

Essa norma detalha os modelos de produtos e sistemas permitidos e as obrigações das empresas que utilizam meios digitais para controle de ponto.

Entre as principais exigências da portaria, destacam-se:

• A obrigatoriedade de utilização de um programa de tratamento para armazenar, organizar e processar os dados de ponto de forma segura e auditável;
• A possibilidade de utilização de diversos modelos de registro eletrônico, como REP-C (convencional), REP-A (alternativo) e REP-P (por programa), sendo este último o mais comum em sistemas de ponto em nuvem, muito utilizados por pequenas empresas;
• O registro inviolável das marcações e a capacidade de emissão do espelho de ponto eletrônico, acessível ao trabalhador;
• O atendimento aos critérios da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), garantindo a segurança das informações dos colaboradores.

Uma tecnologia moderna, como o sistema de controle de jornada da Flash, é atualizada com base nessa regulamentação e oferece suporte completo para garantir a conformidade legal.

Dessa forma, além de facilitar o gerenciamento, o uso de um relógio de ponto digital para pequenas empresas reduz o risco de autuações, processos trabalhistas e inconsistências que podem comprometer a operação.

Tipos de relógios de ponto digital

Ao contratar uma ferramenta tecnológica para o controle da jornada de trabalho, é fundamental que as pequenas empresas conheçam bem as opções disponíveis no mercado.

A seguir, confira quais são os principais tipos de relógio de ponto digital utilizados atualmente e entenda qual deles faz mais sentido para a realidade do seu negócio.

Relógio de ponto eletrônico (REP-C)

Esse modelo segue o padrão tradicional exigido pela Portaria 671, com a obrigatoriedade de emissão de comprovante impresso a cada marcação.

É mais utilizado por empresas maiores, mas também pode ser adotado por pequenas empresas que buscam um formato mais rígido e padronizado de controle de ponto. No entanto, exige investimento em equipamento físico e manutenção regular.

Ponto por online por software (nuvem)

Sistemas baseados em software na nuvem permitem que a marcação de ponto seja feita por meio de computadores, tablets ou smartphones, com acesso remoto via internet.

Essa opção oferece flexibilidade, baixo custo de implementação e integração com a folha e outros sistemas de RH. É ideal para pequenas empresas que buscam agilidade, mobilidade e escalabilidade.

Relógio de ponto biométrico/facial

Nesse modelo, o controle é realizado por meio de autenticação biométrica (digital) ou reconhecimento facial, garantindo maior segurança no registro de entrada e saída.

Pode ser integrado a um sistema online, sendo útil em ambientes com alta rotatividade ou risco de fraudes. Exige investimento em dispositivos físicos, mas aumenta a confiabilidade dos dados.

Ponto móvel

Voltado para equipes externas ou em regime híbrido, o ponto móvel permite que os colaboradores façam registros por meio de aplicativos instalados em smartphones.

Em geral, utiliza geolocalização e autenticação digital para validar a marcação. É uma solução prática, ainda mais para empresas com operações descentralizadas, ou com funcionários que atuam em diferentes locais.

Ao avaliar as opções, é importante considerar os recursos que cada tipo de sistema oferece e como eles se alinham às necessidades do negócio.

Dicas de como escolher o melhor relógio de ponto digital para uma pequena empresa

O sistema ideal é aquele que atende às demandas atuais da empresa, oferece margem para crescimento e contribui para uma administração mais eficiente. 

Confira, abaixo, o que fazer para acertar na hora da escolha.

Avalie as necessidades específicas do seu negócio

Antes de definir uma solução, é fundamental entender a realidade da empresa em termos de estrutura e rotina de trabalho. Isso inclui:

• Número de funcionários: empresas com equipes menores podem optar por ferramentas mais simples, enquanto equipes em expansão exigem sistemas escaláveis.
• Tipos de jornada de trabalho: jornadas fixas, escalas rotativas, regime híbrido ou trabalho externo exigem diferentes níveis de flexibilidade no sistema.
• Orçamento disponível: avalie o custo total da solução, incluindo licenças, equipamentos (quando necessários), suporte e possíveis integrações com sistemas existentes.

Funcionalidades essenciais a serem consideradas

Independentemente do porte da empresa, algumas funcionalidades são indispensáveis para garantir eficiência operacional e segurança jurídica. Entre elas:

• Registro de entrada e saída: deve permitir marcações precisas, com validação de horário e localização, quando aplicável.
• Marcação de pausas e intervalos: necessária para assegurar conformidade com a legislação trabalhista, especialmente em jornadas extensas.
• Justificativas de ausências e atrasos: funcionalidade que permite ao colaborador registrar motivos e facilita a análise posterior.
• Gestão de banco de horas: automatiza o controle de horas excedentes e compensações, reduzindo o risco de erros manuais.
• Geração de relatórios e espelhos de ponto: essenciais para auditorias internas, fechamento da folha e acompanhamento por parte dos gestores.
• Integração com folha de pagamento e outros sistemas: a automação entre módulos evita retrabalho e assegura dados consistentes.
• Acessibilidade (mobile, web): permite que tanto gestores quanto colaboradores acessem e utilizem o sistema de forma prática, mesmo fora da empresa.

A escolha de uma plataforma completa, como a oferecida pela Flash, garante não só o cumprimento das obrigações legais, mas também o fortalecimento da gestão de pessoas em pequenas empresas, com recursos inovadores e adaptáveis.

Saiba como escolher o melhor tipo de controle de ponto e jornada para sua empresa. Baixe nosso comparativo exclusivo e gratuito e compare as soluções atuais no mercado. 

Principais dúvidas sobre o relógio de ponto digital para pequenas empresas

Ao considerar a adoção de um relógio de ponto digital para pequenas empresas, é natural surgirem dúvidas sobre sua implantação, integração e funcionamento. A seguir, listamos as principais questões relacionadas ao tema.

É possível integrar o sistema de ponto digital com a folha de pagamento e outros softwares de RH?

Sim. As soluções mais modernas oferecem integração direta com sistemas de folha, benefícios, escalas e outros módulos de RH.

Essa integração automatiza processos, evita inconsistências entre dados de ponto e remuneração, e reduz o tempo gasto com tarefas operacionais.

A implantação de um ponto digital é complexa? É fácil de usar para os funcionários e para o RH?

Não. A implantação de sistemas em nuvem é simples e pode ser realizada em poucos dias, com suporte técnico durante todas as etapas.

A usabilidade também é um diferencial: interfaces intuitivas permitem que mesmo colaboradores com pouca familiaridade tecnológica, utilizem o sistema com facilidade, seja por computador, tablet ou aplicativo móvel.

O que acontece se a internet cair ou o sistema ficar offline? O registro de ponto é perdido?

Não. Softwares utilizam mecanismos de contingência que garantem o registro mesmo em situações de instabilidade de conexão.

Os dados podem ser armazenados temporariamente no dispositivo de marcação (como aplicativo ou terminal) e sincronizados com o sistema assim que a conexão for restabelecida. Esse recurso assegura a integridade das informações e evita perdas nos registros de entrada, saída ou intervalos.

Conheça a solução completa de controle de ponto e jornada da Flash

A Flash oferece uma solução completa, segura e eficiente para controle de ponto digital, desenvolvida para atender às necessidades de pequenas empresas que buscam mais organização, produtividade e conformidade com a legislação trabalhista.

Com ela, sua empresa pode:

• Registrar entradas, saídas e pausas com precisão, em qualquer lugar, por meio de dispositivos móveis ou navegador;
• Automatizar o cálculo de horas extras, adicionais e banco de horas, com base nas regras definidas pelo seu negócio;
• Gerar relatórios completos e espelhos de ponto com apenas alguns cliques, otimizando o fechamento da folha de pagamento;
• Integrar o sistema a outros módulos de RH, facilitando a gestão centralizada das informações;
• Garantir conformidade com a Portaria 671, com segurança jurídica e rastreabilidade de dados.

Se você busca mais praticidade, controle e segurança na gestão da jornada de trabalho, conheça a solução da Flash para controle de ponto e jornada e transforme como sua empresa administra o tempo dos colaboradores.