O que é roteirização de transporte e como ajuda o RH

Se você faz parte do time do setor de Recursos Humanos (RH) ou Departamento Pessoal (DP), provavelmente já se deparou com os desafios da gestão de benefícios. E a roteirização de vale-transporte é, sem dúvida, uma das etapas que mais geram dúvidas e retrabalho nas empresas.

Apesar de ser uma exigência legal, muita gente ainda não entende exatamente como funciona esse processo, qual é sua importância e, principalmente, como realizá-lo de forma correta, eficiente e sem riscos para o negócio. 

Quando feita de forma manual ou sem os devidos critérios, a roteirização pode gerar problemas, como pagamento de VT além do necessário, aumento de custos e até passivos trabalhistas.

A boa notícia é que a tecnologia já permite automatizar a roteirização de vale-transporte, tornando o processo muito mais simples, econômico e seguro — tanto para a empresa quanto para os colaboradores.

Falando nisso, uma solução moderna para o vale-transporte é o cartão Flash, que segue todas as exigências legais e garante praticidade. 

Com uso restrito a operadoras de transporte público, ele permite o desconto de até 6% do salário do colaborador e oferece mais liberdade de uso: o saldo é disponibilizado no cartão e pode ser utilizado diretamente nas catracas (com pagamento por aproximação), em maquininhas de estações, no app da Flash ou nos apps das operadoras de transporte.

Quer entender como funciona tudo isso, os riscos de uma roteirização incorreta e como a Flash pode ajudar seu RH a ganhar tempo, reduzir custos e garantir total conformidade? Então continue a leitura!

O que é roteirização do vale-transporte?

A roteirização do vale-transporte é o processo de identificar e calcular o trajeto mais econômico que um colaborador pode percorrer entre sua residência e o local de trabalho, utilizando os modais de transporte público disponíveis na sua cidade ou região.

Esse cálculo não é apenas uma boa prática de gestão, mas também uma exigência legal que garante que as empresas custeiem apenas o valor necessário para o deslocamento, evitando pagamentos indevidos ou acima do que a legislação determina. 

Ao mesmo tempo, assegura que o colaborador tenha acesso às melhores opções de transporte, considerando integrações, linhas disponíveis e o trajeto mais viável.

A seguir, você entende como funciona esse processo na prática e por que ele é tão importante.

Cálculo da rota mais econômica entre casa e trabalho  

Na roteirização do vale-transporte, o primeiro passo é mapear qual é o trajeto mais econômico que conecta a residência do colaborador ao seu local de trabalho, considerando apenas o transporte público.

Isso significa avaliar todas as possibilidades de linhas, modais (como ônibus, metrô, trem e VLT) e integrações tarifárias que possam reduzir o custo do deslocamento. 

Não se trata de escolher o caminho mais rápido ou mais confortável, mas sim aquele que gera o menor custo, desde que seja viável operacionalmente.

Essa análise deve ser feita tanto para o trajeto de ida quanto de volta, garantindo que a empresa arque com o valor justo e dentro da legislação.

Dica de leitura: Vender VR, VA e VT é permitido? Entenda as implicações. 

Exigência legal prevista no Decreto nº 95.247/1987

A roteirização do vale-transporte é uma obrigação legal estabelecida pelo Decreto nº 95.247/1987, que regulamenta a concessão do benefício no Brasil.

Segundo ele, o empregador é responsável por fornecer ao colaborador o valor necessário para cobrir o deslocamento mais econômico entre residência e trabalho, utilizando o transporte coletivo público. 

Ou seja: mesmo que existam trajetos mais rápidos, a empresa deve priorizar aquele que apresenta o menor custo possível, dentro da malha disponível.

O não cumprimento desse requisito pode gerar passivos trabalhistas, autuações e até questionamentos em ações judiciais, caso haja concessão incorreta ou pagamento a maior do benefício.

Modais e integrações disponíveis no transporte público

Para fazer uma roteirização de vale-transporte eficiente, é fundamental considerar todos os modais e as integrações oferecidas na cidade ou região. Isso inclui ônibus municipais, intermunicipais, metrôs, trens, VLTs e barcas, quando disponíveis. 

Além disso, muitos sistemas de transporte contam com integrações tarifárias, que permitem que o colaborador utilize mais de um modal pagando um valor reduzido ou tarifa única, dependendo das regras locais.

A roteirização correta avalia essas possibilidades, identificando se, por exemplo, um trajeto que combina ônibus + metrô sai mais barato do que dois ônibus separados. 

Esse cuidado não só garante a economia para a empresa, como também assegura que o colaborador tenha um deslocamento viável e dentro da legislação vigente.

Leia também: Entenda como funciona o vale-transporte digital. 

A roteirização do vale-transporte é obrigatória?

Sim, a roteirização do vale-transporte é uma exigência legal para todas as empresas que concedem esse benefício aos seus colaboradores. 

De acordo com o Decreto nº 95.247/1987, o empregador é obrigado a fornecer apenas o valor necessário para que o funcionário realize o deslocamento mais econômico entre sua residência e o local de trabalho, utilizando transporte coletivo público.

Isso significa que a empresa não deve pagar um valor fixo, aleatório ou superior ao que realmente é necessário. 

O cálculo precisa ser feito com base na análise da malha de transporte disponível, considerando as rotas, modais e integrações mais econômicas possíveis.

Além de garantir o cumprimento da legislação, a roteirização correta do vale-transporte protege a empresa contra diversos riscos. Isso porque ela evita o pagamento acima do necessário, que representa desperdício de recursos, além de ajudar a prevenir fraudes, como a declaração de endereços falsos para receber um valor maior do benefício.

Mais do que uma questão financeira, esse cuidado é fundamental para evitar passivos trabalhistas, reclamações na Justiça e até autuações em fiscalizações, caso a concessão do transporte de funcionários não esteja em conformidade com as regras estabelecidas.

Para entender todos os detalhes legais, operacionais e estratégicos sobre um dos principais benefícios CLT, baixe agora nosso guia completo do vale-transporte para o RH e fortaleça a gestão da sua empresa com mais segurança e eficiência.

Como fazer roteirização de vale-transporte​?

A roteirização de vale-transporte é uma etapa fundamental na gestão desse benefício e precisa seguir alguns passos para garantir que seja feita de forma correta, eficiente e em conformidade com a legislação.

Veja, a seguir, como fazer o processo na prática.

Coleta do endereço residencial atualizado do colaborador

O primeiro passo é garantir que o colaborador forneça seu endereço residencial correto e atualizado. Toda a roteirização parte desse dado, que deve refletir onde o funcionário realmente reside, e não locais alternativos, como casa de parentes ou outros pontos.

Consulta aos trajetos disponíveis via transporte público    

Com o endereço em mãos, o RH deve consultar quais são os trajetos disponíveis via transporte público, considerando ônibus, metrôs, trens, VLTs e quaisquer outros modais existentes na cidade ou região. Essa análise também deve levar em conta as integrações tarifárias que podem reduzir o custo do deslocamento.

Escolha da rota com menor custo viável

Entre as opções encontradas, a empresa deve escolher a rota com o menor custo viável para o deslocamento do colaborador. Isso não significa necessariamente o caminho mais rápido, mas sim aquele que apresenta o menor custo possível, desde que seja operacionalmente viável dentro da malha de transporte.

Registro do trajeto (comprovante de roteirização)

É fundamental que a empresa mantenha um registro formal da roteirização, contendo o trajeto definido, os modais utilizados, os valores considerados e eventuais integrações. 

Esse documento serve como comprovante de roteirização, protegendo a empresa em eventuais fiscalizações ou questionamentos trabalhistas.

Atualização sempre que houver mudança de endereço ou reajuste de tarifas

A roteirização não é uma tarefa feita apenas uma vez. 

Ela deve ser atualizada sempre que o colaborador mudar de endereço ou quando houver reajustes nas tarifas do transporte público, para garantir que o valor do benefício continue correto e em conformidade com a legislação.

Manter essas informações atualizadas também é essencial para que o recibo de vale-transporte reflita com precisão os valores concedidos, servindo como comprovação da correta aplicação do benefício em caso de auditorias ou questionamentos.

Veja também: O que o RH precisa saber sobre a lei do vale-transporte acumulado.

Quais os riscos de não roteirizar corretamente?

Ignorar ou realizar a roteirização de vale-transporte de forma incorreta pode gerar uma série de impactos negativos para a empresa — tanto no aspecto financeiro quanto no jurídico. 

Além de representar desperdício de recursos, a falta desse controle pode levar a penalidades, processos trabalhistas e até comprometer a conformidade da empresa em fiscalizações.

Por isso, entender os riscos associados à má gestão da roteirização do VT é fundamental para que o RH adote processos mais eficientes, seguros e alinhados à legislação. Confira, a seguir, os principais.

Dica de leitura: VR, VA e VT são obrigatórios?

Pagamento excessivo de benefício

Sem uma roteirização correta, a empresa pode acabar pagando mais do que deveria no vale-transporte. Isso ocorre por desconhecer a rota mais econômica, não considerar integrações tarifárias ou aceitar trajetos mais longos e caros. 

Como consequência, há um aumento desnecessário dos custos do benefício, impactando diretamente o orçamento, além de comprometer o equilíbrio entre o valor concedido e o desconto do vale-transporte aplicado ao colaborador, que deve respeitar o limite legal de até 6% do salário-base.

Risco de multa e autuação em auditorias trabalhistas

O não cumprimento da obrigação legal de roteirizar pode ser identificado em auditorias fiscais e trabalhistas. Isso expõe a empresa a multas, autuações e sanções, além de comprometer sua reputação e gerar custos inesperados para regularizar pendências.

Falta de controle sobre uso e validade do VT

Quando não há roteirização, a empresa perde o controle sobre a quantidade real de vale-transporte necessária para cada colaborador. 

Dessa forma, abrem-se brechas para desperdícios, uso indevido do benefício e dificuldades na gestão de mudanças de rota, reajustes de tarifa ou atualizações cadastrais.

Veja também: VT, VA e VR podem ser pagos em dinheiro?

Reembolsos indevidos ou reclamações na Justiça do Trabalho

Se o VT for concedido de forma errada — seja pagando a mais ou deixando de atender o trajeto adequado — a empresa pode ser questionada judicialmente. 

O problema pode resultar em reembolso de vale-transporte indevido, indenizações ou reclamações na Justiça do Trabalho, aumentando o risco de passivos trabalhistas e desgastes com os colaboradores.

Simplifique a gestão do vale-transporte com a Flash

Conforme mencionamos, a roteirização do vale-transporte pode ser uma etapa desafiadora. Nesse contexto, contar com a plataforma de gestão de benefícios da Flash pode facilitar (e muito) a rotina do RH.

Afinal, através de uma gestão centralizada, é possível acompanhar, organizar e controlar todas as etapas da concessão do vale-transporte, garantindo que o benefício seja concedido de forma adequada e em conformidade com a legislação.

Além de otimizar a gestão do vale-transporte, a plataforma permite administrar tanto os benefícios corporativos quanto os benefícios flexíveis em um único lugar, com mais autonomia para os colaboradores e mais controle para o RH.

Relatórios inteligentes, dashboards em tempo real e processos automatizados ajudam sua empresa a ganhar mais eficiência, reduzir custos, minimizar riscos e garantir uma gestão de benefícios muito mais estratégica e alinhada às necessidades do negócio.