Fim da DIRF 2025: entenda o que muda para as empresas e como fazer

A sua empresa está em dia e preparada para fazer Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF) de 2025? Afinal, esse é um documento fiscal obrigatório a todas as organizações que atuam no Brasil.

A DIRF serve para reportar e garantir as informações fiscais, sendo uma das principais obrigações para a conformidade tributária e controle das retenções de impostos em fonte.

Neste artigo, conheça os principais pontos sobre a DIRF 2025, incluindo sua definição, prazos, obrigatoriedades e orientações práticas para o preenchimento.

Acompanhe para compreender como se preparar para essa exigência e como a correta gestão da DIRF pode evitar problemas futuros com o fisco. Boa leitura!

O que é a DIRF?

A Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF) é um documento obrigatório para empresas e outras entidades. Ela serve para reportar à Receita Federal do Brasil as retenções de impostos realizadas na fonte sobre rendimentos pagos a terceiros. 

A DIRF tem como principal objetivo garantir que o recolhimento de tributos seja efetuado, funcionando como uma ferramenta de fiscalização e transparência na relação entre contribuintes e o governo.

Ela também desempenha um papel estratégico tanto para o governo quanto para as organizações. 

Para a Receita Federal, a declaração centraliza todas as retenções de impostos, como o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF). Com isso, é possível cruzar dados para identificar inconsistências fiscais, como divergências entre valores declarados por fontes pagadoras e beneficiários. 

Essa funcionalidade faz da DIRF uma ferramenta essencial no combate à sonegação fiscal, promovendo maior conformidade tributária.

Já para as organizações, ela assegura a regularidade fiscal, prevenindo penalidades decorrentes de omissões ou erros. Além disso, o correto preenchimento e entrega simplifica a organização dos dados tributários necessários para auditorias e fiscalizações.

Quem deve entregar a DIRF?

Devem apresentar à DIRF pessoas jurídicas e físicas que tenham realizado retenções de imposto na fonte durante o ano-calendário. Entre os principais obrigados a entregar estão:

• Empresas que tenham recolhido IRRF sobre rendimentos pagos, como salários, prestação de serviços, aluguéis, ou remessas ao exterior.
• Pessoas jurídicas que tenham efetuado pagamentos a outras pessoas jurídicas sem retenção, mas que sejam passíveis de acompanhamento pela Receita Federal.
• Entidades que realizaram pagamentos a beneficiários com valores sujeitos a declaração, mesmo que isentos ou não tributáveis, como prêmios e distribuição de lucros.

O que deve ser declarado na DIRF?

A DIRF não se limita a reportar apenas os impostos retidos. A declaração também deve conter informações como:

• Valores pagos, ou creditados, a pessoas físicas ou jurídicas ao longo do ano-calendário.
• Despesas dedutíveis do IRPJ.
• Retenções de IRRF, CSLL, PIS/Pasep e Cofins.
• Benefícios sujeitos a tributação, como salários, prêmios e proventos.
• Pagamentos isentos ou não tributáveis, mas sujeitos à informação obrigatória, como lucros e dividendos.

Dica de leitura da Flash: Como declarar reembolso de despesas no Imposto de Renda?

Penalidades pelo descumprimento

A não entrega da DIRF dentro do prazo e/ou sua entrega com erros e inconsistências podem acarretar multas e penalidades significativas. 

Dentre as sanções previstas relacionadas ao prazo para a DIRF 2025 , existe a multa por atraso na entrega, que gera um percentual do imposto devido ou um valor fixo mínimo, dependendo do enquadramento da empresa.

A outra consequência financeira é a multa por informações inexatas ou omitidas. Essa é aplicada quando há divergências nos dados declarados.

Como será a DIRF em 2025?

A DIRF 2025, referente ao ano-calendário de 2024, seguirá como uma das principais declarações acessórias, mas com mudanças significativas. 

Nesse próximo ano, será a última vez que o documento será utilizado no modelo atual. A partir de 2026, a DIRF terá sua substituição completa pelo eSocial e pela EFD-Reinf, conforme anunciado pela Receita Federal​​.

Essa transição para ferramentas digitais tem o objetivo de simplificar e integrar a comunicação das informações fiscais e trabalhistas, diminuindo a redundância de obrigações acessórias e facilitando a fiscalização.

Quais empresas estão obrigadas a declarar?

A obrigatoriedade da entrega permanece para os mesmos grupos principais da DIRF em 2024:

• Empresas que realizaram retenções de Imposto de Renda na Fonte (IRRF) ou contribuições como ISS, PIS e Cofins.
• Instituições financeiras que efetuaram pagamentos ou operações que geram retenção.
• Entidades que realizam pagamentos de rendimentos sujeitos à tributação, ainda que o imposto não tenha sido retido na fonte.
• Pessoas físicas ou jurídicas que efetuaram pagamentos ao exterior, mesmo que isentos de tributação.

Além disso, vale lembrar que empresas em processo de encerramento devem realizar a chamada DIRF de Extinção, reportando os dados do período até o momento da baixa​​.

Se, por exemplo, o negócio for encerrado em 2025, ele ainda precisará entregar a DIRF de extinção de 2024.

Leia também: Entenda os principais pontos da Reforma Tributária.

Data limite e possíveis multas

O prazo para envio é definido pela Receita Federal em instrução normativa específica, mas historicamente ocorre no último dia útil de fevereiro. O prazo final para a entrega da DIRF de 2025 é 28 de fevereiro, caso não existam alterações.

Multas aplicáveis:

1. Atraso na entrega: multa mínima de R$ 200,00 para pessoas físicas, jurídicas inativas ou optantes do Simples Nacional. E multa mínima de R$ 500,00 para outras pessoas jurídicas.
   
   
2. Erros ou omissões na declaração: penalidade equivalente a 3% do valor das transações omitidas ou declaradas incorretamente, sem limite de valor.

Portanto, é crucial que as empresas organizem suas informações com antecedência e utilizem ferramentas digitais para evitar inconsistências que possam resultar em sanções.

Principais mudanças na DIRF 2025 em relação a 2024

A DIRF 2025, além de ser a última edição da declaração no formato tradicional, traz alterações significativas. Estas, são reflexo de avanços tecnológicos e de mudanças na legislação tributária. 

As mudanças têm o objetivo de alinhar os processos às novas exigências digitais e preparar as empresas para a integração completa com o eSocial e a EFD-Reinf a partir de 2026​​​. Conheça as principais:

Alterações na legislação ou no layout da declaração

1. Melhoria do layout: o programa gerador da DIRF em 2025 contará com ajustes para simplificar o preenchimento de informações, permitindo maior integração com os sistemas utilizados pelas empresas. 
   • Serão adicionados campos para melhor detalhamento de retenções e rendimentos relacionados ao Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) e contribuições como CSLL, PIS e Cofins.
2. Integração com novas obrigações acessórias: a DIRF começará a se alinhar mais com o eSocial e a EFD-Reinf, sendo que informações duplicadas nesses sistemas deverão ser eliminadas para evitar inconsistências.
3. Adequações para transações internacionais: maior detalhamento nas informações sobre remessas ao exterior, pagamentos a residentes fora do Brasil e rendimentos sujeitos a tratados de bitributação.
4. Simplificação para empresas menores: micro e pequenas empresas contarão com um guia prático para envio de informações básicas, para facilitar a transição para o modelo digital.

Novidades tecnológicas para o envio

• Validação prévia dos dados: o programa gerador da permitirá validações automatizadas durante o preenchimento, reduzindo a ocorrência de erros e inconsistências que geram multas.
• Envio por plataformas online: além do E-CAC da Receita Federal, será possível integrar o envio direto a sistemas internos de gestão contábil e tributária, por meio de APIs, reduzindo o retrabalho.
• Certificação digital simplificada: a Receita Federal reforçará o uso de certificados digitais para autenticar o envio, assegurando maior segurança nos dados transmitidos.

Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais – EFD-Reinf

A EFD-Reinf será o principal substituto da DIRF para informar retenções de tributos relacionados a serviços prestados, rendimentos pagos e demais obrigações acessórias. Ela já funciona em paralelo à DIRF, mas a partir de 2026 assumirá totalmente esse papel​​.

Esse modelo fará o registro eletrônico detalhado de todas as retenções tributárias realizadas na fonte. Além disso, terá integração direta com sistemas de folha de pagamento e contas a pagar.

Sistema de Escrituração Digital de Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial

O eSocial será responsável por centralizar as informações trabalhistas, previdenciárias e de pagamento de rendimentos que atualmente são declaradas na DIRF​​. 

Relacionado a DIRF de 2025, ele terá a inclusão automática de retenções em folha de pagamento, como IRRF e contribuições previdenciárias. Além de um registro mais detalhado de pagamentos isentos ou tributáveis feitos a empregados e terceiros.

Como preencher a declaração do Imposto de Renda (IR) em 2025?

O preenchimento da declaração exige atenção aos detalhes e um planejamento tributário criterioso para evitar inconsistências que possam gerar multas ou complicações futuras. 

Embora o formato tradicional da DIRF esteja próximo de sua substituição, as empresas ainda devem seguir o procedimento padrão para 2025. Mas elas devem se atentar em integrar às obrigações acessórias como o eSocial e a EFD-Reinf.

Abaixo, separamos um passo a passo para te ajudar a preencher sem erros ou dores de cabeça.

1. Informações necessárias

Para preencher a declaração, é essencial reunir e organizar todos os dados tributários e financeiros do ano-calendário de 2024. As principais informações incluem:

• Rendimentos pagos: salários, honorários, aluguéis, prêmios e quaisquer outros pagamentos sujeitos à retenção ou isenção do imposto.
  
  
• Retenções de IRRF e contribuições: valores retidos na fonte sobre serviços prestados, pagamentos a fornecedores, dividendos, entre outros.
  
  
• Pagamentos a beneficiários no exterior: incluindo remessas sujeitas a tratados de bitributação.
  
  
• Dados de isenções e não tributáveis: valores pagos que, embora não gerem tributação, precisam ser declarados para controle, como distribuições de lucros.

2. Ferramentas recomendadas para facilitar o preenchimento

O uso de ferramentas tecnológicas pode otimizar o processo e evitar erros. Algumas opções recomendadas são:

1. Programa Gerador da DIRF 2025: disponibilizado pela Receita Federal, esse software será atualizado para incluir validações automáticas e integração parcial com sistemas internos de gestão contábil.
   
   
2. Sistemas de ERP e softwares contábeis: muitos ERPs (Enterprise Resource Planning) já oferecem integração com as obrigações fiscais, permitindo a exportação direta de dados para o programa gerador.
   
   
3. Plataformas de gestão fiscal: ferramentas que centralizam informações tributárias e trabalhistas, como a folha de pagamento, auxiliam na organização e conferência dos dados.

3. Validação dos dados antes de enviar

Antes de transmitir a declaração, é fundamental validar todas as informações. A Receita Federal oferece ferramentas para verificar inconsistências nos arquivos gerados, reduzindo o risco de erros que possam acarretar sanções. Para isso, é preciso:

• Realizar uma auditoria interna nos dados financeiros e tributários.
• Verificar se os valores declarados no eSocial e na EFD-Reinf estão consoantes com os registros contábeis.
• Utilizar o sistema de validação prévia do programa gerador da DIRF para identificar possíveis erros ou omissões.

Ao final do preenchimento e envio, certifique-se de gerar os comprovantes e arquivar os registros por, no mínimo, cinco anos, conforme exigência da legislação tributária.

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Tudo em dia para entregar sua DIRF de 2025?

A DIRF 2025 marca uma transição importante na gestão fiscal e trabalhista das empresas brasileiras. Sua correta compreensão e preenchimento são essenciais para evitar problemas legais e manter a conformidade tributária. 

Embora seja o último ano da DIRF em seu formato atual, a necessidade de organização e adaptação às novas exigências continuará indispensável para manter sua regularidade fiscal.

Para garantir que sua empresa esteja ainda mais preparada para a DIRF 2025, saiba como declarar o reembolso corporativo na declaração de IR.