O que não pode faltar na gestão de viagens corporativas internacionais?

De acordo com o Levantamento de Viagens Corporativas (LVC), as despesas com viagens de negócios no Brasil atingiram R$52,3 bilhões no primeiro semestre de 2023. Isso marca um crescimento anual de 18,1% e o melhor desempenho desde 2015​. Esse crescimento reflete grandes desafios para a gestão de viagens corporativas internacionais eficiente.

Os gestores têm a difícil tarefa de garantir que as viagens corporativas sejam funcionais, seguras e dentro do orçamento. Desde a coordenação de logística até a conformidade com políticas internas e regulamentações internacionais, a pressão é constante.

Nesse artigo, você vai aprender a planejar viagens internacionais com 10 dicas práticas. É só acompanhar a leitura para ter um passo a passo de como guiar, acompanhar e otimizar essas viagens. E, claro, garantir a satisfação dos colaboradores e da empresa.

10 dicas para gerenciar viagens corporativas internacionais

Gerenciar viagens a trabalho ao exterior pode ser um desafio. Porém, com as estratégias certas, é possível garantir que seus funcionários viajem de forma eficiente e segura.

Confira, a seguir, algumas dicas essenciais que os gestores de viagens corporativas devem seguir.

1. Planejamento e logística

O planejamento é o primeiro passo para garantir uma viagem corporativa internacional bem-sucedida. Comece escolhendo os destinos que melhor atendem aos objetivos da viagem a trabalho e selecione parceiros confiáveis.

Avaliar a infraestrutura e as condições de segurança dos destinos é fundamental. Reservar voos e hospedagens com antecedência garante melhores tarifas e mais opções de escolha. Isso pode reduzir o custo de viagem corporativa.

Utilizar uma plataforma de gestão de viagens corporativas facilita o processo de reserva e permite o planejamento de itinerários detalhados. Com a Flash, você tem tudo isso na palma da mão: controle e economia nas viagens a trabalho.

Nosso software facilita a busca de passagens e hospedagens alinhadas à política de viagens da sua empresa, evitando compras indevidas. Fale agora com um de nossos especialistas e dê o próximo passo na gestão de viagens da sua empresa.

2. Documentação e vistos

A verificação de passaportes e vistos necessários é uma etapa essencial antes de qualquer viagem internacional corporativa. É crucial garantir que os documentos estejam válidos e que os vistos necessários sejam obtidos a tempo.

Manter toda a documentação de viagem em um local seguro e de fácil acesso durante a viagem, além de utilizar cópias digitais armazenadas em uma nuvem segura como backup, pode prevenir problemas e garantir que os colaboradores estejam sempre preparados.

A declaração de viagem a trabalho deve ser feita conforme exigido pelo país de destino, garantindo a conformidade com as regulamentações locais.

3. Compliance e políticas de viagem

Definir políticas internas de viagem garante a conformidade e o controle de despesas. Essas políticas devem incluir diretrizes para reserva de passagens, hospedagem corporativa e outros aspectos da viagem.

Nesse sentido, implementar um sistema de aprovação de viagens e reembolsos que seja eficiente e transparente facilita a prestação de contas durante a viagem. Além disso, assegura que todos os gastos estejam justificados e aprovados.

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Lembre-se: a política de viagens corporativas  deve ser revisada para garantir que está alinhada com as melhores práticas e com as necessidades da empresa.

4. Política de reembolsos e relatórios

Estabelecer procedimentos claros para a solicitação de reembolsos garante que todos os gastos sejam justificados e aprovados de forma eficiente.

Criar relatórios pós-viagem detalhados para analisar as despesas e identificar áreas de melhoria na gestão de viagens corporativas é essencial para a transparência e controle. 

Avaliar o retorno sobre investimento (ROI) de cada viagem, analisando os benefícios alcançados em relação aos custos incorridos, permite uma gestão mais estratégica. A análise do ROI aéreo, por exemplo, pode revelar insights valiosos sobre como otimizar as viagens de negócios e maximizar os benefícios para a empresa.

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5. Segurança e saúde

A segurança e a saúde dos colaboradores durante as viagens corporativas internacionais são prioridade. Informar os funcionários viajantes sobre a segurança do destino, incluindo áreas a serem evitadas e medidas de segurança a serem tomadas, é crucial.

Orientar sobre os protocolos de saúde e garantir que todos tenham seguro viagem corporativo adequado para cobrir emergências médicas são passos fundamentais. Também é fundamental verificar as exigências de vacinas para o destino e fornecer orientações sobre medidas sanitárias, como o uso de máscaras e higienização das mãos.

Durante a viagem, é fundamental que os colaboradores estejam cientes de como proceder em caso de emergência médica ou segurança. Vale a pena conferir nosso Checklist de viagem a trabalho para garantir que todos os itens essenciais não sejam esquecidos.

6. Gestão de despesas e orçamento

Utilizar ferramentas de gestão de despesas e viagens corporativas permite monitorar e controlar os gastos de forma eficaz. Outro benefício é ajudar a registrar e auditar todas as despesas, facilitando a análise posterior.

Desenvolver estratégias para otimizar custos, como negociar tarifas corporativas com hotéis e companhias aéreas e usar um cartão corporativo para centralizar os pagamentos, pode resultar em economia significativa para a empresa.

A utilização de um relatório de despesas de viagem (RDV) facilita a análise detalhada dos custos e a identificação de oportunidades de economia. Experimente o módulo de viagens Flash e tenha diversas vantagens na negociação e reserva de passagens aéreas.

Com a nossa plataforma, sua empresa pode conseguir diárias de viagem com o melhor custo-benefício do mercado, economizando enquanto proporciona a melhor experiência para os viajantes.

7. Comunicação e suporte

Fornecer ferramentas de comunicação eficientes, como aplicativos de mensagens e videoconferência, é essencial para manter o contato durante a viagem.

Garantir que os viajantes tenham acesso a suporte 24/7 para emergências, seja com uma agência de viagens corporativas ou de uma equipe interna dedicada, oferece segurança adicional.

Ter contatos locais pode proporcionar assistência imediata em caso de necessidade. Assim, garante que os viajantes estejam sempre amparados. Isso faz parte de uma gestão eficiente e demonstra o comprometimento da empresa com o Duty of Care de seus colaboradores.

8. Cultura e adaptação

Oferecer treinamento sobre a cultura e etiqueta do destino pode ajudar os viajantes a se adaptarem e evitarem mal-entendidos.

Prepará-los para lidar com diferenças de fuso horário e barreiras linguísticas, fornecendo ferramentas como aplicativos de tradução, é importante para minimizar o impacto cultural. 

Entender e respeitar a cultura organizacional do destino ajuda a evitar conflitos e a promover um ambiente de trabalho harmonioso e produtivo.

9. Feedback e melhoria contínua

Coletar feedback dos viajantes é fundamental para entender suas experiências e identificar oportunidades de melhoria.

Ao ouvi-los, o gestor pode captar as sugestões mais interessantes para implementá-las, tornando os processos de viagem corporativa internacional cada vez melhores.

10. Tecnologia e ferramentas de gestão

Adotar sistemas de gestão de viagens corporativas que integrem todas as etapas da viagem, desde a reserva até a prestação de contas, é fundamental.

Utilizar ferramentas tecnológicas para facilitar reservas, comunicação e geração de relatórios de despesas de viagem aumenta a eficiência e reduz erros.

A tecnologia melhora a eficiência, reduz erros e facilita o gerenciamento de viagens corporativas. Os gestores também conseguem acompanhar as atividades em tempo real. 

A implementação de um sistema de gestão de viagens corporativas pode transformar a maneira como a empresa gerencia suas viagens, entenda melhor a seguir.

Por que gerenciar viagens corporativas internacionais com a Flash?

Agora que você já sabe os desafios da gestão de viagens corporativas, garanta a eficiência, a segurança e a satisfação dos colaboradores com as soluções para viagens a trabalho que a Flash oferece.

Com o nosso sistema de gestão de viagens corporativas integrado, as empresas podem gerenciar todas as etapas da viagem de forma centralizada e automatizada.

A Flash proporciona que o controle de despesas seja feito de forma prática e em conformidade com políticas de viagens corporativas, além de oferecer relatórios analíticos detalhados.

A integração com sistemas financeiros (ERP) torna a Flash uma escolha estratégica para empresas que buscam eficiência e controle na gestão de viagens corporativas internacionais.

Nosso combo de ferramentas automatizadas incluem:

• Cartão Corporativo inteligente: com ele, é possível configurar limites de gastos, restrições de locais e horários, além de políticas de saque. Isso ajuda a evitar fraudes e garante o cumprimento das políticas da empresa. Todas as transações são registradas automaticamente, facilitando a auditoria e a prestação de contas. Ele também elimina a necessidade de reembolsos, tornando o processo financeiro mais ágil e eficiente.
  
  
• Plataforma de gestão de viagens: nossa plataforma centraliza todas as etapas do processo de viagem, desde a solicitação até o relatório pós-viagem. Permite reservas rápidas de voos e hospedagens e oferece uma visão completa das despesas. Isso resulta em uma gestão eficiente, menos burocrática e mais produtiva, garantindo controle, transparência e conformidade com as políticas de viagem da empresa.
  
  
• Integração com sistemas financeiros: permite que todas as transações e despesas de viagem sejam sincronizadas com o ERP da empresa. Isso proporciona maior visibilidade e controle, facilita a conciliação de contas e a geração de relatórios financeiros detalhados. Essa análise é ideal para identificar oportunidades de economia e otimização de recursos.

A Flash é a melhor escolha para a gestão de viagens corporativas internacionais, pois oferece uma solução completa e integrada que atende a todas as necessidades das empresas e dos colaboradores.