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O que é e como elaborar uma declaração de viagem a trabalho?

Descubra o que é e como elaborar uma declaração de viagem a trabalho em conformidade legal e com as políticas internas.

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A declaração de viagem a trabalho é um documento essencial para qualquer profissional que precise viajar a trabalho no período de suas atividades. Seja para participar de conferências, reuniões ou realizar qualquer outro tipo de projeto em diferentes localidades.

Essa declaração serve para oficializar as viagens corporativas e validar as atividades e despesas realizadas durante esse período. Neste artigo, entenda a importância dessa documentação e aprenda como elaborar uma declaração de viagem eficaz.

Acompanhe a leitura.

O que é viagem a trabalho conforme a lei?

A definição de viagem a trabalho diz respeito a qualquer deslocamento de funcionários em nome da empresa. Isso inclui diversos eventos que ocorram fora do espaço físico da empresa, como negociações, visitas e congressos, por exemplo.

Mas afinal, o que a lei trabalhista fala sobre viagem? De acordo com o artigo 4° da CLT, “considera-se como serviço efetivo o período em que o empregado esteja à disposição do empregador, aguardando ou executando ordens, salvo disposição especial expressamente consignada.”

Durante a sua jornada, há diversos direitos do trabalhador assegurados pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). São eles:

  • horas extras;
  • sobreaviso;
  • periculosidade;
  • intervalos; e
  • despesas de viagem.

Sobre a responsabilidade financeira, o artigo 2° descreve da seguintes forma:

“considera-se empregador a empresa, individual ou coletiva, que, assumindo os riscos da atividade econômica, admite, assalaria e dirige a prestação pessoal de serviço.”

Isso significa que todas as despesas realizadas durante a viagem a trabalho devem ser custeadas pela empresa. Isso pode ocorrer através de adiantamento ou reembolso. Outra forma prática e segura de arcar com esses gastos é utilizando cartões corporativos, com eles é possível centralizar as despesas e mitigar inadimplências.

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Aproveite e leia também o nosso manual de viagens corporativas. Aprenda como orientar os colaboradores para cumprir atividades e realizar despesas da melhor forma possível.

O que é declaração de viagem a trabalho?

A declaração de viagem a trabalho funciona como um atestado emitido pela empresa. Serve para indicar que determinado funcionário precisará viajar ou já viajou a trabalho.

Trata-se de um documento assinado pela companhia que comprova a legitimidade das ações do colaborador em prol da empresa. A importância da declaração se dá pelo detalhamento das informações, como dia e horário específico e a justificativa de ausência no local de trabalho e demais responsabilidades.

É importante ressaltar que a declaração não é um documento com valor jurídico. Apesar disso, esse documento garante amparo tanto para a empresa quanto para o colaborador. Sua eficiência está diretamente ligada ao cumprimento da política de viagens estabelecida.

Como fazer uma declaração de viagem a trabalho?

Esse documento é crucial para formalizar e justificar a ausência de um colaborador durante seu deslocamento profissional. Para compor uma declaração eficaz, é essencial incluir informações precisas e detalhadas, assim como obter a assinatura do funcionário.

É importante personalizar a declaração para cada tipo de viagem a trabalho. Por exemplo, se o colaborador estiver indo para uma conferência, a declaração deve mencionar detalhes como o nome e a data do evento. Se o deslocamento for para visitar clientes, é crucial incluir os detalhes dos clientes e a agenda de visitas.

A justificativa para a viagem deve ser clara e relacionada diretamente às responsabilidades profissionais do colaborador. Além da declaração, existem outros documentos que podem servir de comprovante, como passagens, reservas e convites. Esses documentos adicionais corroboram a finalidade e a agenda da viagem, fornecendo uma validação extra à declaração apresentada pelo colaborador.

Considere essas dicas e veja quais informações são essenciais em uma declaração de viagem a trabalho no modelo a seguir.

Modelo de declaração de viagem a trabalho

Este é um documento combinado que apresenta todos os dados necessários para validar as viagens corporativas. A declaração deve conter as informações a seguir:

  • nome completo do funcionário;
  • número do RG;
  • número do CPF;
  • nome da empresa;
  • data de início e fim da viagem;
  • objetivo do deslocamento;
  • assinatura.

Abaixo, confira o exemplo de declaração que pode ser copiado e editado.

Eu, [Nome Completo], portador do RG número [Número do RG] e CPF número [Número do CPF], funcionário da empresa [Nome da Empresa], venho por meio desta declarar que estarei em deslocamento profissional a partir da data de [Data de Início] até [Data de Término], com o propósito de realizar atividades relacionadas às atribuições do meu cargo.

Esta viagem é necessária para [Descrever brevemente o propósito da viagem, como participação em reuniões, conferências, visitas a clientes, entre outros].

Atenciosamente,

[Assinatura]

[Nome Completo]

Mesmo que não exista um modelo padrão para declaração de deslocamento profissional, o exemplo acima pode ser personalizado conforme a necessidade e política da empresa. 

Contudo, padronizar o modelo de declaração de viagem a trabalho que será usado na empresa é fundamental para a rastreabilidade e precisão das informações. Documentos não alinhados podem causar conflitos internos e problemas fiscais, uma vez que o documento comprova as despesas corporativas e os demais gastos relacionados à viagem.

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A Flash oferece uma solução completa para viagens corporativas, proporcionando benefícios para empresas de todos os portes. A seguir, confira algumas das principais vantagens em contar com uma plataforma otimizada.

  • Redução de custos: uma gestão de despesas bem feita permite identificar e eliminar gastos desnecessários ou excessivos, contribuindo para a redução dos custos operacionais da empresa.

  • Mais controle financeiro: com o sistema da Flash é possível monitorar ainda melhor os gastos da empresa. Ideal para garantir mais controle sobre o fluxo de caixa e evitar surpresas financeiras desagradáveis.

  • Melhoria nas tomadas de decisão: relatórios detalhados e em tempo real possibilitam uma análise precisa das despesas. Isso facilita a tomada de decisão estratégica e o planejamento financeiro a longo prazo.

  • Segurança de compliance e conformidade: uma gestão de despesas otimizada ajuda a garantir o cumprimento das políticas internas e das regulamentações externas. Ideal para evitar multas e penalidades por não conformidade.

  • Aumento da eficiência operacional: processos automatizados e simplificados tornam a gestão de despesas mais eficiente. Isso reduz a carga de trabalho administrativo e permite que os funcionários se concentrem em tarefas mais produtivas.

  • Mais transparência na prestação de contas: uma gestão transparente das despesas promove a prestação de contas dentro da organização. Dessa forma é possível criar um ambiente de confiança e responsabilidade entre os colaboradores.

  • Aumento da agilidade nos reembolsos: processos automatizados garantem que os funcionários sejam reembolsados de forma rápida e precisa. Isso melhora a satisfação e a motivação da equipe.

  • Melhoria da imagem da empresa: uma gestão eficiente reflete positivamente na imagem da empresa, transmitindo profissionalismo, responsabilidade e cuidado com os recursos financeiros.

Agora que você já sabe como elaborar uma declaração eficiente, aprenda como calcular combustível em viagens a trabalho. Conte com a Flash e tenha mais controle as viagens corporativas da sua empresa.

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