Direitos de quem está em viagem a trabalho: tudo sobre o tema

A viagem a trabalho faz parte da rotina de muitas empresas — especialmente daquelas que atuam com atendimento externo, representação comercial ou expansão para novos mercados. 

No entanto, nem sempre os gestores conhecem todas as obrigações legais e boas práticas relacionadas a esse tipo de deslocamento profissional.

Garantir os direitos do trabalhador e seguir as normas da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) durante uma viagem corporativa vai muito além do cumprimento da legislação.

É também uma forma de valorizar o colaborador, reduzir riscos trabalhistas e promover um ambiente de trabalho mais saudável e produtivo.

Neste conteúdo, você vai entender tudo sobre o tema: o que caracteriza uma viagem a trabalho, quais são os direitos assegurados pela CLT, como funciona o reembolso de despesas e quais os limites da jornada nesses casos.

Além disso, mostramos por que políticas bem definidas e ferramentas de gestão são fundamentais para otimizar a experiência de quem viaja e facilitar o controle pelo setor financeiro.

Boa leitura!

O que é viagem a trabalho (ou viagem corporativa)?

A viagem a trabalho ocorre sempre que o colaborador precisa se deslocar para outra cidade, estado ou país para cumprir atividades profissionais, por um período determinado e com autorização da empresa.

Esses deslocamentos podem envolver reuniões, treinamentos, visitas a clientes, auditorias, eventos corporativos, entre outras situações relacionadas às demandas do cargo.

Diferentemente da rotina presencial convencional, nesse contexto o colaborador está fora de sua base habitual, o que exige atenção especial a aspectos como:

• Jornada de trabalho: as horas trabalhadas podem ser diferentes, com deslocamentos longos e fusos horários a considerar;
• Reembolso de despesas: gastos com transporte, hospedagem e alimentação precisam ser controlados e reembolsados corretamente;
• Segurança: a empresa precisa garantir a segurança do colaborador em um ambiente desconhecido;
• Saúde ocupacional: preocupações com o bem-estar e a saúde do funcionário, especialmente em viagens internacionais ou longas;
• Compliance: as viagens devem estar em conformidade com as políticas internas da empresa e as leis locais e internacionais.

Sendo assim, para que as viagens a trabalho sejam produtivas e benéficas tanto para o colaborador quanto para a empresa, é fundamental que haja um planejamento detalhado, políticas claras e um suporte eficiente, garantindo que todos os aspectos, desde a logística até o bem-estar do profissional, sejam devidamente gerenciados.

Tempo à disposição do empregador em viagens de trabalho: o que mudou com a Reforma Trabalhista

Com a Reforma Trabalhista (Lei nº 13.467/2017), houve mudanças importantes na forma como é tratado o tempo que o colaborador passa fora do seu local habitual de trabalho durante viagens a serviço da empresa.

A regra geral estabelece que:

• O tempo de deslocamento — como o trajeto de casa até o aeroporto ou o período de espera para embarque — não é contabilizado na jornada, salvo se o colaborador estiver efetivamente em atividade, prestando serviços nesse intervalo;
• Se o trabalhador estiver de sobreaviso ou realizando tarefas fora do horário regular durante a viagem, isso pode caracterizar hora extra, com direito a remuneração adicional;
• Horas extras ou banco de horas precisam estar previstos em acordo individual, ou convenção coletiva, considerando as particularidades da função e do deslocamento.

Compreender essas nuances ajuda as empresas a se manterem conforme as leis trabalhistas e a evitarem passivos jurídicos.

6 direitos garantidos pela CLT e leis trabalhistas de quem está em viagem a trabalho

Colaboradores que realizam viagens a trabalho têm uma série de direitos assegurados pela legislação trabalhista brasileira.

Conhecer essas garantias é fundamental — tanto para gestores quanto para os próprios profissionais — para assegurar conformidade legal, promover o bem-estar dos envolvidos e manter relações de trabalho mais justas e transparentes. 

1. Adicional de viagem

A legislação trabalhista prevê o pagamento de um adicional de viagem para compensar as eventuais horas trabalhadas em uma viagem por tempo além do período considerado normal pelo contrato de trabalho

Apesar disso, o adicional de viagem não configura salário-base, mas sim uma indenização pelo tempo trabalhado além das horas da jornada normal durante uma viagem.

Para definir o valor a ser pago, é recomendada a seguinte prática:

• Em dias úteis, calcule o valor da hora ordinária do colaborador acrescido de 50%;
• Em domingos, feriados ou dias de descanso remunerado, o cálculo deve considerar a hora de trabalho com acréscimo de 100%.

Seguir essas diretrizes ajuda a garantir justiça no pagamento, além de assegurar conformidade com a legislação e com as políticas de viagens.

É fundamental que essas condições estejam claramente previstas na política de viagens corporativas e, se possível, formalizadas em acordos individuais ou coletivos.

Construa sua política de viagens de forma simples e padronizada. Baixe nosso template gratuito e facilite o controle dos deslocamentos corporativos.

2. Sobreaviso 

Durante uma viagem a trabalho, o colaborador pode permanecer à disposição da empresa fora do horário de expediente, aguardando orientações ou eventuais chamadas.

Essa condição caracteriza o regime de sobreaviso, que, segundo entendimento do Tribunal Superior do Trabalho (TST), deve ser remunerado com um adicional de 1/3 (33%) sobre a hora normal.

O período de sobreaviso pode durar até 24 horas e também se aplica a finais de semana e feriados, desde que o empregado esteja de fato limitado em sua liberdade.

Por exemplo: se o colaborador não puder se afastar de determinado local ou tiver que permanecer conectado e acessível durante a viagem a trabalho.

Para garantir a conformidade legal, é importante que a possibilidade de sobreaviso esteja prevista no contrato de trabalho, acordo individual ou convenção coletiva.

Vale destacar: a caracterização do sobreaviso depende do nível de disponibilidade exigido pela empresa e da restrição imposta à rotina pessoal do trabalhador durante esse período.

3. Intervalos

Mesmo em viagens a trabalho, os intervalos intrajornada (para refeições e descanso) e interjornada (entre jornadas consecutivas) devem ser respeitados, conforme o artigo 67 da CLT.

O empregado tem direito a um período mínimo de 24 horas consecutivas de descanso semanal, de preferência aos domingos.

Se houver trabalho nesse período, a empresa deve compensar ou pagar em dobro as horas trabalhadas, conforme a Lei 605/1949, artigo 9º.

O descumprimento dessas pausas pode acarretar o pagamento de horas extras ou adicionais legais.

Dica Flash: Entenda o que ocorre no caso de horas extras indevidas na empresa.

É fundamental que o cronograma e planejamento de viagem a trabalho contemple essas pausas, respeitando a gestão de tempo e a saúde do trabalhador.

4. Jornada de trabalho e horas extras

Durante a viagem a trabalho, o controle de jornada deve ser mantido, sempre que possível.

As horas trabalhadas fora da sede devem ser computadas na jornada normal, com pagamento de horas extras (adicional viagem), caso excedam o limite legal (8 horas diárias e 44 semanais).

Mas é preciso atenção nesse aspecto: o deslocamento inicial (casa - local de embarque - casa) não é considerado hora in itinere, salvo disposição especial expressamente consignada em convenção coletiva.

Ferramentas como aplicativos de ponto remoto e software de gestão de viagens corporativas ajudam nesse controle com segurança e praticidade.

Leia também: Nova lei trabalhista muda regras para trabalho aos domingos e feriados.

5. Despesas da viagem a trabalho

É responsabilidade da empresa custear todas as despesas relacionadas à viagem corporativa. Esses gastos podem ser cobertos de três formas principais:

Diárias de viagem

Representam uma alternativa ao modelo tradicional de reembolso. É um valor fixo concedido pela empresa ao colaborador para cobrir as despesas relacionadas ao deslocamento, sem a necessidade de comprovação individual dos gastos.

Esse valor pode abranger despesas como:

• Alimentação;
• Uso de telefone e internet;
• Transporte — passagens aéreas, de ônibus e inclusive o desgaste decorrente do uso de veículo próprio;
• Hospedagem;
• Apoio operacional local, quando necessário.

Antes da Reforma Trabalhista, havia a limitação de que o valor total das diárias não poderia ultrapassar 50% do salário mensal do funcionário, sob risco de caracterização como verba salarial.

Com a mudança legislativa, essa restrição foi eliminada. Hoje, as diárias de viagem não integram a remuneração do colaborador, independentemente do valor pago.

Logo, esses valores não incidem encargos trabalhistas, previdenciários ou tributários, desde que o funcionário esteja em viagem a serviço da empresa.

A adoção de diárias padronizadas, previstas nas políticas de viagens corporativas, contribui para uma administração mais simples, previsível e segura do ponto de vista jurídico.

Leia também: Como calcular o ROI aéreo de viagens corporativas.

Adiantamento de despesas

O adiantamento de despesas é uma prática comum nas viagens corporativas, na qual são antecipados os valores estimados para arcar com os custos previstos durante o deslocamento.

O adiantamento é feito com base em uma estimativa prévia dos gastos relacionados à viagem — como transporte, alimentação, hospedagem e outros serviços necessários.

Embora algumas empresas ainda utilizem o repasse em espécie, essa modalidade envolve riscos operacionais, como perda, extravio ou até mesmo furto dos valores.

Além disso, o controle contábil torna-se mais vulnerável. Para eliminar esse problema, o uso do cartão corporativo, como o da Flash, é uma solução mais segura, moderna e eficaz.

O cartão corporativo Flash permite:

•  limitar o uso por categoria de despesa;
• acompanhar as transações em tempo real;
• assegurar o cumprimento da política de viagens corporativas da organização.

Essa abordagem melhora a rastreabilidade dos gastos, reduz o risco de fraudes e oferece maior tranquilidade, tanto para o colaborador quanto para o setor financeiro da empresa.

Descubra os benefícios de um cartão corporativo integrado a uma plataforma de despesas pode fazer pela sua empresa!

Reembolso de despesas

O reembolso de despesas é o processo pelo qual a empresa devolve ao colaborador os valores que ele desembolsou durante uma viagem a trabalho. Esses gastos devem estar de acordo com as diretrizes previamente estabelecidas pela organização.

O procedimento geralmente ocorre após o retorno do colaborador, mediante a apresentação dos comprovantes exigidos e o cumprimento dos prazos definidos na política interna de reembolso.

A política de reembolso de despesas é o documento que orienta o colaborador sobre:

• Quais tipos de despesas são elegíveis (ex: alimentação, transporte, hospedagem);
• Quais categorias não serão reembolsadas;
• Quais comprovantes são aceitos (notas fiscais, recibos, comprovantes eletrônicos);
• Prazo para envio e critérios de aprovação.

Formalizar essas diretrizes é essencial para garantir transparência, compliance e padronização nos processos de prestação de contas.

Para profissionalizar e otimizar essa rotina, o ideal é contar com ferramentas que automatizam o processo e facilitam a administração pelo gestor financeiro.

Quer mais controle e clareza sobre os gastos com viagens corporativas? Baixe gratuitamente nossa planilha-modelo de relatório para reembolso e otimize seus processos.

6. Seguro e acidentes

Durante uma viagem a trabalho, o colaborador está sob responsabilidade do empregador. Isso significa que a empresa deve zelar pela segurança e integridade física do profissional durante todo o período da viagem.

Caso ocorra um incidente, ele pode ser caracterizado como acidente de trabalho e tratado como tal perante o INSS, o que gera implicações legais e previdenciárias para a organização.

Para evitar que o colaborador fique desamparado em situações inesperadas, a melhor prática é contratar um seguro-viagem corporativo. Essa proteção oferece cobertura em casos de acidentes, emergências médicas, extravio de bagagem, entre outros contratempos.

Embora um imprevisto não possa ser evitado, um bom planejamento de viagens deve sempre considerar riscos e adotar medidas que garantam a segurança e o bem-estar do viajante.

Regras e boas práticas para viagens corporativas manter um bom ambiente de trabalho

Garantir os direitos do trabalhador durante viagens não é suficiente. Para que esse deslocamento ocorra de forma produtiva, segura e conforme a legislação, a empresa também deve adotar práticas consistentes de organização, comunicação e cuidado com a experiência do funcionário.

Abaixo, destacamos alguns pontos-chave que devem estar previstos na política de viagens corporativas e integrados à rotina do negócio.

Planejamento de viagens 

Um bom planejamento evita imprevistos e contribui para o uso racional dos recursos. Ele deve considerar:

• Objetivo da viagem e cronograma detalhado;
• Responsáveis pela aprovação e organização;
• Reserva antecipada de passagens, hospedagens e transportes;
• Estimativa de despesas de viagem a trabalho;
• Definição dos meios de pagamento (ex: cartão corporativo);
• Comunicação clara com os funcionários em deslocamento.

Segurança, bem-estar e saúde do trabalhador

Durante a viagem, a empresa continua responsável por zelar pela integridade física e mental do colaborador. Por isso, é preciso garantir a gestão de consequências em viagens corporativas e também:

• Hospedagens adequadas e seguras;
• Locais com infraestrutura mínima para descanso e alimentação;
• Orientações e regras sobre riscos locais (ainda mais em deslocamentos internacionais);
• Apoio em situações emergenciais ou imprevistos;
• Canal de comunicação constante para informações e tirar qualquer dúvida sobre sua viagem.

A atenção à gestão de riscos em viagens corporativas deve ser contínua, com protocolos de atendimento e comunicação ativa entre RH e equipes externas.

Respeitar a quantidade de horas trabalhadas e os finais de semana

É fundamental que a jornada de trabalho seja respeitada mesmo fora da sede da empresa, durante as viagens a trabalho.

Dica de leitura: 4 dicas para otimizar o turismo corporativo.

A realização de atividades fora do expediente — inclusive no final de semana — deve ser acordada e remunerada conforme as leis trabalhistas.

Além disso, é recomendável prever períodos de descanso, sobretudo quando o funcionário viaja a trabalho por períodos prolongados, respeitando os limites de jornada de trabalho e horas extras definidos na CLT.

Essas boas práticas reforçam a relação de confiança entre empresa e funcionário, promovem engajamento e contribuem para a sustentabilidade da operação.

Perguntas frequentes sobre direitos de viagem a trabalho

Viagem a trabalho conta como hora extra? 

As viagens a trabalho podem contar como hora extra se ocorrerem fora do horário de expediente normal do trabalhador, incluindo finais de semana e feriados.

Isso também vale para casos em que viagens excedem a carga horária de 44 horas semanais estipuladas em contrato de trabalho.

Dica de leitura: Tendências para viagens corporativas.

Quais são os direitos do trabalhador em viagens a trabalho?

Os trabalhadores têm direito a adicionais de viagem (compensação por horas extras), descanso semanal remunerado (DSR), reembolso de despesas e condições adequadas de trabalho e segurança.

Como são tratadas as despesas de viagens a trabalho pela CLT? 

A lei exige que as despesas de viagens a trabalho, como transporte, alimentação e hospedagem, sejam cobertas pela empresa. Esses gastos podem ser reembolsados ou antecipados, conforme a política da companhia.

Viagens a trabalho durante o final de semana contam como horas trabalhadas? 

Sim, viagens a trabalho durante o final de semana são consideradas horas trabalhadas e devem ser remuneradas conforme as regras de horas extras estabelecidas pela CLT.

O que deve ser reembolsado ao trabalhador em viagens a trabalho? 

A empresa deve reembolsar despesas com transporte, alimentação, hospedagem e outras despesas necessárias para a realização das atividades profissionais durante a viagem.

Quem viaja a trabalho tem direito ao adicional de insalubridade?

O direito a adicional de insalubridade para quem viaja a trabalho depende das condições do ambiente onde o trabalho é realizado e das atividades executadas, e não apenas do fato de estar viajando.

O adicional de insalubridade é concedido quando o trabalhador é exposto a agentes nocivos à saúde, como ruído, calor excessivo, produtos químicos, entre outros. Essas condições devem estar presentes no local de trabalho, seja ele fixo ou temporário, como em viagens.

Para o adicional ser devido, é necessário:

1. Avaliar as condições do trabalho: avaliação realizada por um profissional especializado (técnico de segurança, engenheiro ou médico do trabalho). Esse laudo identifica se o ambiente expõe o trabalhador a agentes insalubres e o nível dessa exposição.
2. Entender as atividades executadas durante a viagem: se, durante uma viagem, o trabalhador realizar atividades em ambientes insalubres (por exemplo, um técnico que visita uma fábrica com exposição a agentes químicos), ele pode ter direito ao adicional durante o período de exposição.

Em geral, se as atividades realizadas durante a viagem não envolvem exposição a agentes nocivos, o adicional de insalubridade não é devido.

Tenha sucesso na sua gestão de despesas corporativas com a plataforma e o cartão da Flash!

A gestão de viagens a trabalho exige atenção a diversos detalhes: direitos trabalhistas, controle da jornada, reembolsos, segurança do profissional e cumprimento das políticas internas.

Para que tudo isso funcione com eficiência e sucesso, a tecnologia é uma aliada indispensável.

Com a plataforma de gestão de despesas da Flash, sua empresa automatiza os processos de prestação de contas, controla gastos em tempo real, e garante mais praticidade e segurança para quem viaja.

Tudo isso com o suporte de um cartão corporativo moderno, integrado e ajustável conforme as necessidades do seu negócio.

Simplifique sua operação e reduza riscos com uma solução feita para a sua empresa crescer com responsabilidade.