O que é Travel & Expense (T&E)? Como funcionam os processos e dicas

As viagens corporativas fazem parte da rotina de empresas por todo o Brasil e pelo mundo. Por isso, o conceito de Travel & Expense (T&E) tem ganhado espaço dentro das grandes corporações.

Essencial para manter o controle financeiro, assegurar conformidade com políticas internas, minimizar erros e fraudes nas empresas, o T&E também é prioridade para o compliance e a governança corporativa.

Afinal, um processo de Travel and Expense bem estruturado garante mais segurança às companhias e seus colaboradores em diferentes espectros. Quer saber como estruturar adequadamente o setor de T&E na sua empresa? Continue lendo e descubra!

Principais processos de Travel & Expense (T&E) 

Criar uma boa gestão de viagens corporativas é indispensável para empresas que desejam expandir seus negócios. Estruturar o Travel & Expense (T&E) em uma empresa envolve dois grandes processos. São eles: 

1. Planejamento de viagens corporativas

Cada viagem deve ter um propósito e contribuir para os objetivos estratégicos da empresa. É importante definir claramente o propósito da viagem, seja para reuniões de negócios, treinamentos ou eventos corporativos. 

Além de delimitar os direitos de quem está viajando a trabalho. Estabelecer metas específicas ajuda a alinhar os recursos e esforços necessários para alcançar os resultados desejados e mensurar o sucesso da viagem. 

Em seguida, a seleção de fornecedores e parceiros desempenha um papel fundamental. É que escolher fornecedores confiáveis e parceiros estratégicos, como:

• Agências de viagens;
• Hotéis;
• Transportadoras;
• E outros parceiros que garantam que a viagem seja executada de forma eficiente e dentro do orçamento. 

Avaliar as opções disponíveis e negociar condições favoráveis pode resultar em economia de custos da viagem corporativa e uma experiência mais satisfatória para os colaboradores durante a viagem.

2. Gestão de despesas de viagem 

É essencial para garantir que os gastos sejam monitorados e controlados de maneira eficiente. O controle de despesas com viagens corporativas envolve a análise detalhada de todos os custos associados, como transporte, hospedagem e alimentação.

Portanto, utilizar ferramentas como cartão corporativo e sistemas de gestão pode ajudar a monitorar esses gastos em tempo real. Evitando assim surpresas no orçamento e assegurando que as despesas de viagem estejam alinhadas com as políticas da empresa. 

Portanto, é indispensável estabelecer políticas de reembolso e adiantamentos claras e eficazes. 

Afinal, elas definem como e quando os colaboradores podem solicitar o reembolso das despesas. Enquanto os adiantamentos garantem que eles tenham fundos disponíveis para cobrir custos, como as diárias de viagem, por exemplo. 

3. Documentação e compliance 

Documentação e compliance são essenciais para uma gestão eficaz de Travel & Expense (T&E) em qualquer empresa.

Portanto, manter os registros detalhados de despesas garante transparência e facilita a auditoria e prestação de contas. Permitindo que todas as transações sejam verificadas e acompanhadas de forma precisa. 

Também é fundamental assegurar a conformidade com regulamentos internos e externos, como políticas corporativas e legislações fiscais. Cumprir essas normas não só evita problemas legais, mas também promove uma cultura organizacional de responsabilidade. 

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Como estruturar um setor de Travel & Expense 

Estruturar um setor de Travel & Expense (T&E) eficiente é fundamental para otimizar a gestão de viagens e despesas corporativas. 

Esse processo envolve a criação de políticas claras, a adoção de ferramentas tecnológicas apropriadas e o treinamento adequado dos colaboradores. 

Vamos explorar, a seguir, os principais passos para desenvolver uma estrutura robusta de T&E, garantindo que cada aspecto seja abordado.

Desenvolvimento de políticas de despesas e viagens corporativas

Para um setor de T&E eficiente, criar uma política de despesas e viagens corporativas é indissociável. 

Por isso, comece com a definição de diretrizes claras e objetivas que especifiquem as regras para a aprovação e o reembolso de despesas. Bem como as diretrizes para a realização de viagens. 

Políticas bem elaboradas ajudam a evitar ambiguidades e garantem que todos os colaboradores sigam as mesmas normas.

Adotar boas práticas e política de viagens corporativas bem-sucedidas pode ser um diferencial. Na prática, vale:

• definir limites de gastos;
• escolher fornecedores preferenciais;
• implementar processos de aprovação eficientes

Uso de ferramentas e tecnologias

A implementação de ferramentas e tecnologias adequadas é essencial para uma gestão eficaz de T&E. 

Vale a pena começar com a adoção de um software de gestão de despesas que permita o registro, o monitoramento e a análise detalhada dos custos de viagem. Esses sistemas ajudam a automatizar processos, reduzir erros e melhorar a visibilidade financeira.

Ademais, utilize ferramentas para reservas e controle de viagens. Softwares de reservas integrados e plataformas de controle ajudam a gerenciar itinerários, reservar hotéis e transportes, e acompanhar as despesas associadas. 

A integração dessas ferramentas proporciona uma visão abrangente das viagens corporativas e facilita o cumprimento das políticas estabelecidas.

Treinamento e capacitação de colaboradores

Treinamento e capacitação de colaboradores são cruciais para garantir que todos compreendam e sigam as políticas de T&E. 

Educar os funcionários sobre as políticas de T&E ajuda a minimizar erros e a assegurar que as práticas sejam seguidas corretamente. 

Programas de treinamento e desenvolvimento contínuos ajudam a manter a equipe atualizada sobre as mudanças nas políticas e nas tecnologias. 

Lembre-se que investir em capacitação regular não só melhora a eficiência. Também contribui para a conformidade e para a satisfação geral dos colaboradores e seu engajamento no trabalho. 

A importância da gestão de despesas e viagens corporativas para empresas

Não é novidade dizer que a gestão de despesas e viagens corporativas é fundamental para o sucesso e a eficiência operacional das empresas. Por esse motivo, a implementação de um sistema eficaz de T&E oferece uma série de benefícios, inclusive para os colaboradores.

Para a empresa, uma gestão bem-estruturada de despesas e viagens ajuda no controle e redução de custos. 

Afinal, monitorar e otimizar gastos como transporte e hospedagem corporativa permite que a empresa identifique e elimine gastos desnecessários. Isso garante que o orçamento seja utilizado de maneira eficiente. 

Para os colaboradores, uma gestão eficaz de T&E proporciona transparência e clareza. Seja em relação aos seus direitos, como o seguro viagem corporativo, ou às políticas de reembolso e adiantamento. 

Dessa forma, é facilitado a administração das despesas pessoais durante viagens. Isso contribui para uma experiência de viagem mais tranquila e satisfatória, melhorando a produtividade da equipe.

Um sistema eficiente também permite uma visão clara dos gastos. Facilitando a tomada de decisões estratégicas e contribuindo para um bom planejamento financeiro mais robusto e alinhado com os objetivos corporativos. 

Dicas para uma gestão eficiente de T&E 

Para assegurar uma gestão eficaz de Travel & Expense (T&E), é importante adotar algumas práticas para otimizar a administração de despesas e viagens corporativas, assegurando eficiência e satisfação tanto para a empresa quanto para os colaboradores. 

Monitoramento e controle de custos

Para monitorar e controlar os custos de viagens corporativas, é essencial implementar métodos precisos de cálculo. 

Utilize ferramentas e softwares de gestão de despesas que permitam um acompanhamento detalhado dos gastos, incluindo transporte, hospedagem e alimentação. 

Estabeleça relatórios regulares que forneçam uma visão clara dos custos e ajudem na análise de despesas.

Por outro lado, adote técnicas para identificar e eliminar desperdícios. Analise relatórios de despesas de viagem para identificar padrões de gastos excessivos ou desnecessários e revise as políticas de viagens para otimizar os custos. 

Negociar com fornecedores e adotar práticas de economia, como reservas antecipadas e escolha de opções econômicas, também pode contribuir para reduzir custos e despesas. 

Melhoria contínua e feedback

A coleta e análise de feedback de colaboradores é vital para aprimorar as políticas e processos de T&E. Realize pesquisas periódicas para entender a experiência dos funcionários com as viagens corporativas e com o processo de reembolso. 

Use essas informações para identificar áreas de melhoria e ajustar as políticas conforme necessário.

Revisões regulares e a atualização das práticas garantem que as políticas permaneçam relevantes e eficazes. Além disso, ajudam a driblar os desafios da gestão de viagens corporativas. 

Comunicação e transparência

Para uma gestão eficiente de T&E, é fundamental manter uma comunicação eficaz entre gestores e colaboradores. Estabeleça canais claros para que os funcionários possam tirar dúvidas, solicitar serviços como a declaração de viagem a trabalho e até mesmo relatar problemas relacionados a despesas e viagens. 

Também é importante realizar reuniões ou treinamentos para explicar as políticas e processos de T&E, garantindo que todos compreendam as diretrizes.

Por fim, assegure transparência nas políticas e processos. Publique as diretrizes de forma acessível e mantenha os colaboradores informados sobre quaisquer mudanças nas políticas de despesas e viagens.

Use Flash para revolucionar as viagens corporativas da sua empresa

Como vimos, uma gestão eficaz de Travel & Expense envolve o planejamento cuidadoso de viagens corporativas, o controle rigoroso das despesas, a manutenção da conformidade regulatória e a implementação de processos contínuos de melhoria.

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O processo de agendamento de voos e escolha de hotéis é simplificado, garantindo que as opções selecionadas sejam as mais adequadas e econômicas. 

Nossa solução inclui funções para gerenciamento de despesas, assegurando que todas as etapas da viagem sejam geridas com total transparência e controle.

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