Política de controle de ponto: o que é e como criar para sua empresa

Nestes casos, contar com uma política de controle de ponto bem definida para esclarecer dúvidas com rapidez e transparência faz toda a diferença.

Só que desenvolver esse conjunto de regras sobre tudo relacionado à gestão da jornada de trabalho pode ser um tremendo desafio.

Da cultura organizacional ao número de colaboradores e respeito à legislação, são muitos os pontos a considerar na hora de definir essas diretrizes internas.

Para ajudar os RHs a criarem a política de controle de ponto que mais se adapta às necessidades da sua organização, batemos um papo com Marcos Machuca, fundador da FolhaCerta, plataforma da Flash para controle de jornada.

De maneira prática, ele trouxe pontos essenciais sobre o assunto. Acompanhe a seguir!

Política de controle de ponto: o que é e qual sua importância

Basicamente, a política de controle de ponto é um conjunto de regras que as empresas precisam adotar para atender à legislação de controle de ponto.

“No Brasil existe essa obrigação legal de controlar a jornada dos trabalhadores e, por isso, a empresa precisa criar uma política interna detalhando como isso será feito”, explica Machuca.

Além de atender às exigências jurídicas, regras de controle de ponto bem definidas garantem uma série de benefícios para a empresa e seus colaboradores:

• Pagamento correto pelo trabalho dos funcionários sem gerar multas e passivos para a empresa;
• Proteção contra processos trabalhistas;
• Relações de trabalho mais transparentes, que se refletem em confiança e produtividade;
• Processos de RH facilitados no dia a dia.

O que a legislação diz sobre política de controle de ponto?

O artigo 74 da CLT, que foi alterado pela lei 13.874, de 2019, determina que o registo de ponto é obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários e que cada colaborador tem direito a um comprovante de ponto.

Antes da alteração, há quatro anos, organizações com mais de 10 funcionários eram obrigadas a fazer esse monitoramento.

O controle de ponto pode ser feito de forma manual (com cartão ou livro de ponto), mecânica (com relógio de ponto cartográfico) ou eletrônica.

Essa última opção inclui relógios de ponto homologados, também chamados de Registradores Eletrônico de Ponto Convencional ( REP-C).

Sistemas alternativos, como aplicativos, entram na categoria de Registradores Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A), ou programas e softwares (enquadrados como Registradores Eletrônicos de Ponto via Programa (REP-P).

A tecnologia da FolhaFlash, por exemplo, enquadra-se nas duas últimas categorias e atende todas as normas da legislação.

“Muitas pessoas não sabem que os meios digitais de marcação de ponto, pelo celular ou com um aplicativo como o da FolhaFlash respeitam totalmente a legislação. Hoje, depois da portaria nº 1.486, de 3 de Junho 2022, esses métodos têm tanta força quanto o relógio de ponto da parede”, diz Machuca.

Roteiro para criar uma política de controle de ponto na sua empresa

Não existe uma fórmula padrão para desenvolver uma política de controle de ponto. Nesse processo, afirma Machuca, é essencial levar em consideração pontos como a cultura da empresa e o tipo de atividade que ela desempenha.

“Se você tem uma atividade industrial, com os colaboradores entrando na fábrica num horário específico, está claro que será preciso fazer o controle de entrada e saída”, diz.

“Agora, se há uma operação de escritório, todo mundo está home-office e o próprio colaborador pode indicar se trabalhou a mais algumas horas alguns dias é outra realidade”, exemplifica.

Paralelamente a essa análise, é essencial responder a algumas perguntas para fazer a construção da política de controle de ponto:

• A jornada de trabalho da empresa é flexível, presencial, remota ou híbrida?
• As horas extras são pagas mensalmente ou reunidas em um banco de horas? E, nessa segunda opção, como e com que frequência esse saldo poderá ser usado?
• Com relação a faltas e atrasos, eles são descontados ou podem ser repostos?
• Em casos de atestado ou licença médica, quais são as regras?
• O controle de ponto por exceção (quando é anotado apenas o que acontece fora da jornada regular de trabalho) é aceito?
• O colaborador pode ficar ausente sem ter desconto do salário por algum motivo?
• Em caso de esquecimento ou marcação indevida, como o funcionário deve proceder?
• Quem será responsável por ajustar as marcações de ponto?

Passo a passo da política de controle de ponto

Confira dicas para colocar as regras da política de controle de ponto em prática:

1. Deixe claro os motivos para implementar o controle de jornada: é essencial que os colaboradores entendam os motivos do controle. “Alinhando as expectativas fica claro como definir a nova política de controle de ponto, qual ferramenta buscar e como medir o sucesso da implementação”, afirma Machuca.
   
   
2. Defina as regras: com base no roteiro de perguntas acima é possível criar a política de controle de jornada que mais atende ao perfil e às necessidades da empresa.
   
   
3. Engaje a liderança: os gestores têm um papel essencial para transmitir a política e incentivar sua prática.
   
   
4. Escolha a solução certa: soluções como a Folha Flash garantem praticidade ao automatizar todo o processo, otimizando as rotinas relacionadas com o assunto.
   
   
5. Implemente de forma personalizada: Machuca explica que, em grandes empresas, é comum a implementação em ondas, ou seja por setores. “Isso faz sentido para acompanhar e atender com qualidade todos que estão se adequando à política de controle de ponto pela primeira vez”, diz. “Em empresas menores, de até 500 pessoas, implementar de uma vez só pode ser mais fácil”, completa.

Como comunicar a política de controle de ponto

Política pronta? É hora de comunicá-la aos colaboradores. Além de fazer uma campanha interna para divulgá-la, é essencial utilizar ferramentas como a intranet ou redes sociais corporativas.

Soluções de disparo em massa, como SMSs e e-mails também são válidas.

Mais do que detalhar as regras e apresentar as vantagens da política de controle de ponto, as empresas podem criar canais para solucionar dúvidas e programar um período de adaptação.

O RH, então, estará a postos para esclarecer questões que surjam durante a implantação das novas regras.

“Deixe sempre a sua equipe do RH previamente preparada. É ela quem vai responder todas as dúvidas dos funcionários. E o mais importante: para uma implementação de sucesso, os gestores precisam estar engajados e comprometidos. No final do dia são eles que farão a política funcionar”, ressalta Machuca.

Leia mais: Veja 6 passos para estruturar um plano de comunicação interna

FolhaFlash: software para simplificar a gestão da jornada de trabalho

De forma intuitiva, a FolhaFlash atua em toda a jornada do trabalhador: desde a marcação de ponto, o tratamento do ponto, lançamento de eventos (licenças e atestados), escalas de trabalho, férias, espelho de ponto entre outras funcionalidades.

Por meio de menus exclusivos, gestores acompanham tudo o que aconteceu com o time, o RH mantém em dia rotinas essenciais e colaboradores podem tirar dúvidas e acompanhar informações como bancos de horas e férias.

“Focamos em conectar gestores com seus times e, com o uso de tecnologia, simplificar a gestão das pessoas nas empresas”, diz Machuca.

Essa praticidade se reflete em ganhos para todos. Com a solução de controle de jornada da Flash é possível reduzir em até 75% o tempo gasto com atividades relacionadas ao ponto e diminuir em 25% as horas extras dos colaboradores.

“O mercado de trabalho e as relações entre empresas e profissionais evoluíram. É preciso adotar processos inteligentes, dinâmicos e digitais. Com a solução é possível ter essa experiência de trabalho mais moderna”, finaliza Machuca.