Controle de ponto de funcionários terceirizados: o que diz a lei? Como fazer?

Com a nova lei da terceirização e as flexibilizações que ela trouxe, tornou-se essencial adotar práticas claras e sistemas eficientes para a gestão e controle de ponto de funcionários terceirizados.

Diferentemente dos colaboradores diretos, os terceirizados exigem atenção redobrada quanto às responsabilidades contratuais, à legalidade do controle de ponto e à gestão da jornada de trabalho.

Falhas nesse processo podem gerar passivos trabalhistas, comprometer a operação e dificultar o alinhamento entre o contratante e a prestadora de serviços.

Neste conteúdo, você encontrará um guia completo sobre o tema — da legislação vigente às etapas práticas para implementar um controle eficaz e seguro.

Também vai descobrir os principais desafios no acompanhamento dessa força de trabalho, conferir as melhores práticas de gestão e conhecer quais tecnologias podem ajudar sua empresa a garantir conformidade, eficiência e segurança jurídica.

E mais: saber por que a plataforma de controle de frequência e ponto digital da solução de controle de ponto e jornada da Flash é a escolha ideal, com recursos que unem integração, mobilidade e confiabilidade.

Boa leitura!

O que são os funcionários terceirizados?

O funcionário terceirizado é uma mão de obra contratada por uma empresa de prestação de serviços para atuar em outra organização (contratante). 

Sua contratação ocorre com base em um contrato formal firmado entre as duas empresas. Nele, são definidos o escopo das atividades, os níveis de serviços esperados e as obrigações de cada parte.

A principal característica da terceirização é que o vínculo empregatício é estabelecido com a empresa terceirizada, e não com a empresa onde o profissional exerce suas funções. 

Quais são as obrigações da contratante com o funcionário terceirizado?

Mesmo não sendo a empregadora direta, a empresa contratante possui responsabilidades bem definidas na administração do trabalho terceirizado.

Entre as principais obrigações, destacam-se aquelas relacionadas à segurança, integridade física e condições adequadas de trabalho. Veja as mais relevantes abaixo:

• Garantir condições adequadas dos trabalhadores para a execução do serviço de terceiros;
• Fiscalizar o cumprimento das rotinas, obrigações e leis trabalhistas pela empresa prestadora, como pagamento de salários, realização de horas extras e banco de horas, e encargos e benefícios;
• Assegurar o acesso dos funcionários terceirizados aos equipamentos e espaços necessários para a realização das suas atividades e rotinas;
• Registrar e tratar ocorrências de jornada de trabalho, caso o controle de ponto seja realizado nas dependências.

A ausência de fiscalização pode caracterizar responsabilidade subsidiária da contratante em processos trabalhistas.

Isso reforça a importância de um sistema de RH completo e um software de monitoramento de funcionários que facilite o acompanhamento da jornada de trabalho.

O que diz a CLT sobre a terceirização?

A Lei nº 13.429/2017, trouxe inúmeras alterações e acréscimos de novos dispositivos à antiga Lei nº 6019/74. Por esse motivo, ficou conhecida como a Lei da Terceirização, representando um marco para as relações de trabalho no Brasil.

Antes da sua promulgação, a terceirização na CLT era limitada às chamadas atividades-meio, ou seja, funções que não estavam ligadas a atividade-fim da contratante. 

Com a nova lei, essa restrição foi eliminada. Desde então, passou a ser legal contratar prestadores de serviços de terceiros para qualquer etapa da operação, incluindo as funções essenciais ao negócio.

A modernização foi reforçada pela Lei nº 13.467/2017, a reforma trabalhista, que atualizou dispositivos importantes da CLT e ampliou a segurança jurídica para o modelo de terceirização.

O controle de ponto para funcionários terceirizados é obrigatório?

De acordo com o artigo 74 da CLT, empresas com mais de 20 colaboradores devem, obrigatoriamente, realizar o controle de jornada de trabalho e ponto — o que também se aplica a trabalhadores terceirizados.

A responsabilidade direta por esse controle é da empresa contratada (terceirizada). No entanto, nada impede que a contratante também acompanhe a jornada desses profissionais utilizando suas próprias ferramentas, como forma de garantir rastreabilidade e reforçar sua responsabilidade legal.

Quando o funcionário terceirizado atua presencialmente nas dependências da contratante, o controle se torna mais simples, já que há supervisão direta. 

Nesses casos, é comum que a jornada seja registrada em sistemas locais da própria contratante, como relógios de ponto eletrônicos.

Por outro lado, quando os terceirizados atuam de forma remota ou híbrida, o controle de ponto enfrenta novos desafios. Ainda assim, é dever da contratante assegurar que os registros de jornada de trabalho sejam feitos com transparência, segurança e rastreabilidade.

Para isso, o uso de soluções digitais com mobilidade e integração, como o ponto móvel, é essencial para garantir conformidade legal e eficiência operacional. 

Quem é o responsável pelo funcionário terceirizado?

Do ponto de vista legal, a responsabilidade direta pelo contrato de trabalho do funcionário terceirizado é da empresa prestadora de serviços. 

Contudo, a contratante responde de forma subsidiária por eventuais débitos trabalhistas, caso a prestadora descumpra obrigações como pagamento de salários e banco de horas, recolhimento de encargos ou concessão de benefícios corporativos.

Isso significa que, em uma ação trabalhista, o contratante pode ser obrigado a arcar com esses custos caso se comprove omissão ou falta de fiscalização.

Quais são os riscos de não realizar o controle de ponto de empregados terceirizados?

A ausência de um processo estruturado de controle de horários ponto de terceirizados pode acarretar, na prática, diversas consequências para a empresa, como:

• Risco de autuação em fiscalizações do Ministério do Trabalho;
• Fragilidade na comprovação da regularidade do vínculo contratual;
• Exposição a ações judiciais por jornadas não registradas ou horas extras não pagas;
• Dificuldade no fechamento correto da folha de pagamento da contratada;
• Perda de controle sobre a alocação dos recursos terceirizados.

Confira também: Qual a melhor escolha de controle de ponto para pequenas empresas?

Principais desafios no controle de ponto de terceirizados

A diversidade de vínculos de contratação, a dispersão geográfica e as diferenças contratuais entre as envolvidas tornam o controle de ponto de funcionários terceirizados uma tarefa complexa. 

Entre os principais desafios estão:

• Dificuldade em integrar diferentes tecnologias de ponto: quando contratantes e prestadoras de serviço utilizam ferramentas distintas e não integradas, há aumento na chance de erros, duplicidade de informações e retrabalho no fechamento da folha.
• Gerenciamento de horários e escalas de múltiplos funcionários: a personalização de jornadas, de ponto, horas e a definição de escalas específicas são processos que exigem ferramentas flexíveis e com capacidade de adaptação a diversos formatos contratuais da empresa.
• Alinhamento com as políticas de cada empresa terceirizada: cada prestadora pode operar com regras distintas, exigindo que o sistema adotado pela contratante consiga configurar diferentes perfis de uso sem comprometer a padronização dos dados.
• Comunicação entre contratante e terceirizada: deve ser estruturada, com processos definidos para o fechamento de ponto, envio de relatórios e validação das horas trabalhadas, evitando divergências e falhas na execução do contrato.

Passo a passo: como fazer o controle de ponto de funcionários terceirizados

Implementar um controle de ponto eficaz para profissionais terceirizados vai além da adoção de tecnologias.

É fundamental estruturar processos bem definidos, firmar acordos contratuais claros e manter uma colaboração constante entre a empresa contratante e a prestadora de serviços.

Confira, abaixo, o fluxo ideal para garantir um controle seguro e eficiente:

1. Alinhamento contratual detalhado sobre o controle de ponto

A base de um controle eficaz começa no contrato firmado entre a contratante e a prestadora de serviços. É nesse documento que devem constar as diretrizes sobre:

• Obrigações relacionadas à marcação e envio dos registros de ponto;
• Responsabilidades por inconsistências, ajustes e fechamento de jornada;
• Procedimentos para apuração de horas extras, banco de horas e justificativas;
• Utilização de ferramentas próprias ou integradas, com acesso compartilhado entre as partes.

Esse alinhamento evita conflitos operacionais e jurídicos ao delimitar as expectativas e os limites de atuação de cada uma na administração de jornada de trabalho dos colaboradores terceirizados.

2. Escolha do sistema de controle com foco na gestão de múltiplos vínculos

Gerenciar profissionais de diferentes empresas exige uma ferramenta que permita flexibilidade, integração e personalização. 

Soluções manuais ou baseadas em planilhas não suportam a complexidade do gerenciamento de múltiplos contratos. 

Para garantir segurança, produtividade e conformidade com a legislação trabalhista, o ideal é adotar um sistema 100% digital e acessível em diferentes dispositivos.

Também é importante que a ferramenta permita a inclusão de campos complementares, como o CNPJ da prestadora, a unidade de trabalho e outros metadados relevantes. 

Essas informações tornam mais simples o processo de filtro, análise e segregação de dados por empresa ou por projeto, além de garantir rastreabilidade em casos de auditoria.

Com o controle de ponto digital da Flash, por exemplo, sua empresa conta com uma solução completa para registro de jornada. 

O software foi desenhado para monitorar todo tipo de equipe, incluindo as terceirizadas com diferentes vínculos, jornadas e locais de trabalho. 

A plataforma permite integrar dados em tempo real, configurar múltiplos perfis de jornada e consolidar informações em relatórios automáticos, prontos para auditoria e fechamento de folha.

3. Procedimentos de registro de ponto de terceirizados

A padronização do processo de registro das horas de trabalho é essencial para garantir transparência e rastreabilidade na jornada de trabalho dos colaboradores terceirizados.

Instruções sobre banco de horas, horas extras e fechamento da folha de pagamento de terceiros

As empresas devem alinhar como será feito o registro e acompanhamento de horas extras, banco de horas e fechamento de ponto. 

O ideal é definir os critérios em conjunto, considerando as políticas internas mútuas e os parâmetros legais. 

A ausência de suporte técnico eficiente pode gerar falhas operacionais e atrasos nos registros. Por isso, o sistema adotado deve oferecer canais de atendimento ágeis, tanto para a empresa contratante quanto para a prestadora. 

Além disso, é recomendável que a plataforma disponibilize canais de dúvida e guias rápidos, assim como recursos de autoatendimento para esclarecer sobre marcações, ajustes e justificativas.

Dica de leitura: 14 dúvidas e respostas sobre bater ponto na empresa

4. Monitoramento com envolvimento de ambas as empresas

Um dos pilares para garantir a efetividade na gestão de ponto de funcionários terceirizados é a construção de uma gestão colaborativa entre as partes. 

Essa relação deve ser sustentada por processos bem definidos e pelo uso de ferramentas que permitam uma visualização compartilhada das informações de jornada.

• Monitoramento compartilhado (opcional): apesar da responsabilidade pelo colaborador terceirizado ser da prestadora, a contratante deve ter acesso aos relatórios de ponto, ainda mais no presencial. Essa transparência reduz inconsistências e garante maior controle sobre o contrato.
• Fluxo de aprovação definido: outro ponto crítico é a validação dos registros. Estabelecer um workflow de aprovação entre os gestores da contratante e da prestadora é fundamental para garantir que eventuais divergências sejam tratadas com agilidade e que as informações estejam corretas antes do fechamento do ponto.
• Relatórios segregados: em ambientes com múltiplas prestadoras e equipes terceirizadas, a capacidade de segregar relatórios por empresa, projeto ou unidade é indispensável. Isso facilita a auditoria de horas e o controle orçamentário dos serviços contratados.

Quando o terceirizado atua presencial na contratante, o ponto pode ser marcado por aplicativos móveis, terminais físicos ou soluções com biometria e reconhecimento facial. 

O mais importante é que o sistema adote métodos seguros, auditáveis e integráveis, respeitando a política de segurança e os padrões da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

5. Tratamento de ocorrências e justificativas com validação bilateral

Situações como atrasos, ausências, falhas de marcação ou ajustes retroativos exigem um fluxo de tratamento bem estruturado, com validação e ciência mútuas. 

O controle inadequado dessas ocorrências pode gerar problemas no fechamento da folha ou até litígios trabalhistas.

• Processo de justificativa alinhado: as regras devem prever prazos, evidências e responsáveis por aprovar ou rejeitar as justificativas. Elas devem ser documentadas no contrato dos serviços e operacionalizadas no sistema de ponto.
• Comunicação imediata: a agilidade na comunicação é um diferencial para reduzir falhas operacionais. Por isso, o sistema de controle deve permitir notificações automáticas sobre inconsistências ou pendências.
• Documentação detalhada: cada ocorrência registrada deve conter informações completas e acessíveis, tanto para a empresa quanto para a contratada. 

Essa documentação será fundamental para auditorias de trabalho, relatórios de conformidade e eventuais revisões de folha.

5 vantagens de um controle de ponto de funcionários terceirizados

A adoção de um sistema estruturado e confiável para o controle de ponto de funcionários terceirizados vai além da conformidade legal. 

Veja, abaixo, os principais benefícios obtidos com uma gestão de jornada de trabalho eficaz:

1. Redução de custos e otimização de horas trabalhadas: um sistema automatizado elimina custos com retrabalho, evita pagamentos indevidos e controla a alocação de recursos com base em dados reais, otimizando a produtividade e o orçamento da empresa.
2. Conformidade com a legislação trabalhista: ao registrar os pontos e manter histórico de alterações, a empresa reduz o risco de autuações e ações judiciais por descumprimento de normas, como o artigo 74 da CLT e da Lei da Terceirização.
3. Diminuição de riscos de processos trabalhistas: a clareza nos registros de ponto e a rastreabilidade das ocorrências reduzem o espaço para disputas legais e fortalecem a defesa da empresa em casos de questionamentos trabalhistas em relação à terceirização.
4. Melhora da produtividade e alocação de recursos: com dados consolidados, é possível fazer a gestão de desempenho das equipes de terceirização, identificar gargalos e promover melhorias contínuas nos processos operacionais.
5. Transparência na relação com as terceirizadas e os funcionários: o acesso compartilhado aos registros e a padronização dos procedimentos reforçam a confiança entre as partes e favorecem o cumprimento dos contratos.

Dicas práticas para evitar problemas legais com trabalhadores terceiros

Em primeiro lugar, é fundamental exigir da empresa prestadora de serviços a comprovação do controle de ponto dos trabalhadores terceirizados. Isso assegura que todas as horas sejam corretamente registradas e que os direitos trabalhistas sejam respeitados.

Também é importante alinhar com a empresa contratada práticas de valorização e treinamento para os profissionais alocados. Essa cooperação contribui para uma parceria mais produtiva e um ambiente de trabalho mais saudável.

Além disso, vale considerar sistemas de registro de ponto flexíveis, com acesso via aplicativo e diferentes formas de marcação. Essa flexibilidade facilita o controle da jornada e reduz falhas no processo.

Adotar essas medidas não apenas garante a conformidade com a legislação, como também fortalece a eficiência operacional e as relações de trabalho.

Quais os tipos de controle de ponto para funcionários terceirizados mais comuns

Escolher a melhor forma de registrar o ponto de profissionais terceirizados é um dos aspectos mais importantes para a segurança jurídica, confiabilidade dos dados e eficiência operacional. 

A seguir, conheça dois dos principais modelos de controle de ponto utilizados no mercado e descubra como escolher o mais adequado para a sua empresa.

Sistema de ponto eletrônico

O ponto eletrônico tradicional ainda é um tipo muito utilizado, ainda mais em ambientes com grande volume de colaboradores presenciais.

Apesar da popularidade, esse método apresenta diversos desafios para empresas que contratam serviços terceirizados, como:

• Falta de flexibilidade e mobilidade, limitando o uso em operações externas, híbridas ou com colaboradores remotos;
• Alto custo com aquisição, manutenção e atualização de equipamentos físicos;
• Necessidade de exportação manual dos dados, o que gera retrabalho para os times de RH e DP, além de atrasos no fechamento da folha;
• Elevada possibilidade de erros operacionais e falhas no cruzamento de informações, especialmente quando o controle é feito por controles isolados e sem integração;
• Burocracia e baixa escalabilidade para contratos com múltiplas empresas terceirizadas ou unidades operacionais.

Com base nesses desafios, muitas empresas têm buscado soluções mais modernas, como o controle de ponto digital baseado em nuvem, que se adapta melhor às necessidades atuais de mobilidade, flexibilidade e integração.

Dica de leitura: Por que o controle de ponto manual está obsoleto? Entenda por que mudar

Sistema de controle de ponto online digital da Flash

O ponto online e digital trouxe diversas inovações para a maneira de fazer a gestão e otimizar processos, trazendo tecnologias como o controle de ponto pelo celular.

Para organizações que buscam eficiência, rastreabilidade e segurança jurídica no controle de ponto de funcionários terceirizados, o sistema da Flash é a escolha ideal.

A plataforma foi desenvolvida para atender empresas com diferentes estruturas de operação e contratos. 

Ela facilita o gerenciamento de colaboradores próprios e terceirizados de forma centralizada, transparente e personalizável. 

Com a solução, sua empresa tem as melhores e mais modernas ferramentas para o gerenciar o ponto:

• API de integração: permite conexão direta com sistemas de folha, ERP e outros softwares de gestão, eliminando retrabalho e garantindo fluxo contínuo de dados.
• Aplicativos para dispositivos móveis: possibilitam que os colaboradores registrem a jornada em qualquer lugar, ideal para equipes em campo ou em regime remoto.
• Sistemas de gestão de acesso com registro de jornada: integração com catracas, portarias e dispositivos de entrada para garantir controle preciso em ambientes físicos.
• Reconhecimento facial e biometria: validação segura da identidade do colaborador, reduzindo fraudes e garantindo conformidade com a legislação.
• Marcação de ponto offline: mesmo sem internet, o colaborador pode registrar sua jornada. Os dados são sincronizados automaticamente quando a conexão for restabelecida.

Além dessas funcionalidades, a Flash oferece suporte completo, interface intuitiva e recursos avançados para relatórios. Tudo conforme a LGPD e com as principais leis trabalhistas.

Quer eliminar falhas no controle de ponto e garantir total segurança jurídica na gestão de terceirizados?

Com a solução de controle de ponto e jornada da Flash, sua empresa centraliza a gestão de múltiplos contratos, reduz o tempo gasto com o ponto em 75% e assegura a conformidade com a legislação trabalhista.