Tratamento de ponto: como evitar erros e ganhar tempo com um bom sistema

Tratamento de ponto é uma daquelas rotinas que parecem simples, mas escondem uma série de desafios práticos e legais.

Se você já lidou com inconsistências no controle de ponto da sua empresa, sabe bem do que estamos falando.

Neste conteúdo, vamos descomplicar o assunto e mostrar como o controle correto das horas trabalhadas pode ser um aliado estratégico para um atendimento humanizado, a gestão eficiente de benefícios corporativos e a valorização da relação entre empresa e os colaboradores.

Ao longo da leitura, você vai entender o que é o tratamento de ponto eletrônico, como funciona em diferentes formatos e como evitar erros comuns. Afinal, cuidar da gestão de ponto é cuidar das pessoas — e disso a gente entende.

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O que é tratamento de ponto eletrônico?

O tratamento de ponto eletrônico é o processo de gestão, validação e correção dos registros de ponto capturados de forma automatizada por um sistema de controle de horas. 

Ao contrário do simples controle de ponto, que apenas coleta os horários de entrada, saída e intervalos dos funcionários, o tratamento envolve a análise dessas marcações, a identificação de inconsistências, a verificação de justificativas, a preparação do arquivo fonte de dados, o fechamento de ponto e da folha de pagamento.

Com o avanço da tecnologia e a regulamentação da Portaria MTP nº 671, muitas empresas vêm adotando sistemas digitais que tornam o tratamento das informações de jornada mais eficiente e seguro.

Essas soluções garantem que o cálculo da jornada de trabalho, horas extras, banco de horas, faltas e abonos seja feito de forma correta, rastreável e em conformidade com as leis trabalhistas. 

Além de garantir a integridade dos dados, os sistemas digitais de tratamento de ponto simplificam a rotina dos times de Recursos Humanos (RH) e Departamento Pessoal (DP), reduzindo tarefas manuais e otimizando o tempo.

Com a digitalização, é possível gerar relatórios personalizados, cruzar dados com o sistema de RH e integrar automaticamente com a folha de pagamento, aumentando a eficiência, a agilidade e a segurança dos processos.

Qual é o objetivo do tratamento de ponto na jornada de trabalho?

A principal função do tratamento de ponto eletrônico é transformar o registro de marcação de ponto em informações organizadas e confiáveis para o controle de jornada de trabalho. 

Isso inclui validar os registros, identificar e resolver inconsistências e garantir que os direitos e deveres dos funcionários e da empresa estejam sendo respeitados conforme as principais leis trabalhistas.

Mais do que uma obrigação legal, o tratamento adequado do ponto permite uma visão estratégica sobre a gestão de tempo dos funcionários, facilitando a gestão de horas extras, o controle do banco de horas e a otimização da carga horária das equipes.

Além disso, o processo garante mais transparência na relação entre empresa e colaboradores, pois permite a emissão de ponto antifraude, no qual o funcionário pode visualizar e contestar suas marcações, quando necessário.

Departamento Pessoal como responsável por fazer o tratamento de ponto na empresa

O tratamento de ponto biométrico, geralmente, é de responsabilidade do Departamento Pessoal, da área de Recursos Humanos ou de um gestor direto, a depender da estrutura da empresa. 

Em organizações com maior maturidade digital, o uso de um software de gestão de pessoas ou de um controle de ponto digital permite que esse processo seja descentralizado, com o envolvimento de líderes de equipe e até mesmo do próprio colaborador, via portais ou aplicativo móvel.

O ideal é que a empresa defina um fluxo claro, com responsáveis por validar registros de ponto, aprovar justificativas, realizar ajustes e liberar os dados para o fechamento. Esse fluxo pode ser automatizado por meio de workflow dentro do sistema de tratamento.

Qual a diferença entre controle de ponto e tratamento de ponto?

Embora estejam diretamente relacionados, controle de ponto e tratamento de ponto não são sinônimos. O primeiro refere-se ao ato de registrar o ponto online dos funcionários, enquanto o segundo é a etapa posterior, onde esses dados são analisados, corrigidos e validados para fins legais e financeiros.

A tabela abaixo resume as principais diferenças entre os dois processos:

A distinção entre essas duas atividades é essencial para garantir que os registros de ponto reflitam a realidade da jornada de trabalho dos funcionários e estejam em conformidade com as obrigações legais. 

O uso de um sistema de tratamento eletrônico, integrado ao controle de ponto digital, torna todo esse processo mais ágil, seguro e transparente para todos os envolvidos.

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Como fazer o tratamento de ponto eletrônico, digital e manual

O tratamento de ponto pode ser realizado de formas diferentes, dependendo das ferramentas que a empresa utiliza para coletar os dados da jornada dos colaboradores. 

A seguir, mostramos como funciona o processo em três formatos: eletrônico, digital e manual — com suas respectivas vantagens e cuidados necessários.

Tratamento de ponto eletrônico

É baseado em registros coletados por relógios de ponto eletrônico (REP). Os dados são armazenados em um software próprio, o que facilita o acesso e a análise pela equipe de RH.

Etapas do processo eletrônico

• Coleta automática das marcações feitas no relógio de ponto (entrada, saída, pausas);
• Importação dos dados para a ferramenta de gestão de férias e ponto no dia a dia;
• Verificação de inconsistências (como faltas ou horas extras não justificadas);
• Lançamento de justificativas e correções (atestado, abono, folga, banco de horas);
• Fechamento do espelho de ponto para assinatura do colaborador;
• Integração com o controle de pagamento.

Vantagens

• Alto nível de precisão e segurança;
• Diminuição de erros manuais;
• Agilidade no fechamento do ponto;
• Redução de passivos trabalhistas por inconsistências.

Esse é o modelo de controle de ponto mais comum em empresas que possuem estrutura física e número elevado de colaboradores.

Tratamento de ponto digital

No ponto digital, as marcações são feitas por meio de aplicativos ou sistemas online, o que permite maior flexibilidade — principalmente para empresas com equipes em home office, híbrido ou externas.

Etapas do processo digital

• Marcação da carga horária do colaborador via aplicativo online, navegador ou QR Code;
• Armazenamento em nuvem e integração em tempo real com o sistema web de ponto;
• Identificação de inconsistências automaticamente pela ferramenta;
• Lançamento de justificativas diretamente pela liderança ou RH;
• Geração de relatórios e envio do espelho ponto código hash ao colaborador;
• Assinatura eletrônica e envio para o sistema de folha de ponto.

Vantagens

• Mobilidade e acessibilidade para empresas com diferentes formatos de trabalho;
• Redução de fraudes com autenticação de usuário e geolocalização;
• Automatização do tratamento de ponto com alertas e sugestões de correção;
• Integração com a ferramenta de RH e controle de pagamento.

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Tratamento de ponto manual

Nesse formato, os registros são feitos de forma física ou em planilhas, exigindo mais atenção e controle por parte da empresa.

Etapas do processo manual

• Entrega de planilhas ou folha de ponto para os colaboradores preencherem;
• Coleta manual das marcações e conferência pela equipe de RH;
• Identificação de falhas ou inconsistências;
• Correção com base em justificativas entregues separadamente (ex: atestados);
• Assinatura física do espelho de ponto pelo colaborador;
• Lançamento das horas na gestão de jornada, geralmente também manual.

Riscos e desafios

• Propensão a erros de digitação e cálculo;
• Demora na consolidação das informações;
• Dificuldade em lidar com regras complexas (horas extras, adicionais, etc.);
• Maior risco de passivos trabalhistas;
• Consumo excessivo de tempo da equipe.

Esse modelo é mais comum no controle de ponto para pequenas empresas ou que ainda estão em fase de transição para ferramentas digitais.

Dica de leitura: Entenda porque o controle de ponto manual está obsoleto

Como evitar erros no tratamento de ponto automatizado

Automatizar o tratamento de ponto é um avanço importante na gestão de desempenho, mas a tecnologia sozinha não resolve tudo. 

Para garantir um processo eficiente, é fundamental manter boas práticas e evitar armadilhas que podem comprometer a folha de pagamento e a conformidade legal. Confira algumas dicas abaixo: 

Mantenha o cadastro dos colaboradores sempre atualizado

Um dos erros mais comuns no tratamento de ponto automatizado é trabalhar com dados desatualizados. Alterações de jornada, troca de turno, afastamentos ou desligamentos precisam ser registrados no sistema assim que ocorrerem. 

Crie, portanto, uma rotina de conferência semanal entre RH e liderança para validar movimentações de pessoal.

Configure corretamente as escalas e jornadas

Cada colaborador pode ter uma jornada diferente  – e o sistema só funciona bem se estiver alimentado com essas informações. 

Um controle de escala de trabalho mal configurado gera alertas falsos ou mascaram inconsistências reais. 

Revise as escalas sempre que houver mudanças operacionais e use a funcionalidade de parametrização por cargo ou departamento, se o sistema permitir.

Alinhe regras de banco de horas e horas extras

Um dos pontos críticos no tratamento é a gestão de horas trabalhadas além do previsto. Se o sistema não estiver ajustado às regras da empresa e da convenção coletiva, pode haver acúmulo indevido, pagamento incorreto ou risco de passivo trabalhista. 

Evite problemas com a definição clara de limites diários e mensais de compensação com regras para vencimento de horas no banco.

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Estabeleça fluxos claros de aprovação e justificativa

Automatizar o ponto não elimina a necessidade de validação humana. Um sistema eficaz deve permitir que o colaborador justifique ocorrências e que gestores aprovem ou rejeitem de forma rápida. 

Crie prazos padrão para envio de justificativas (ex: até 2 dias úteis) e aprovações (ex: semanalmente até sexta).

Integre o sistema de ponto com a folha de pagamento

Erros no tratamento também acontecem quando o sistema de ponto e o de folha não “conversam” bem. 

A falta de comunicação entre as plataformas pode causar divergências entre as horas apuradas e os valores pagos aos colaboradores.

Por isso, priorize soluções integradas ou com APIs compatíveis e, antes de finalizar a folha, realize testes e conferências por amostragem para garantir a consistência das informações.

10 vantagens de automatizar o tratamento de ponto

Quer ganhar tempo, reduzir erros e evitar dor de cabeça com o fechamento da folha? A automação do tratamento de ponto pode transformar a rotina do RH e garantir mais segurança jurídica para a empresa.

Veja as principais vantagens na imagem abaixo:

O que diz a lei sobre o sistema de tratamento de ponto (implícita e explicitamente)?

A Portaria nº 671 estabelece algumas diretrizes para o tratamento do ponto eletrônico, definindo princípios, regras e obrigações que orientam todo o processo de forma padronizada e segura.

Obrigatoriedade do registro

O Artigo 74, § 2º da CLT, com redação dada pela Lei nº 13.874/2019 (Lei da Liberdade Econômica), estabelece a obrigatoriedade de registro de ponto para empresas com mais de 20 (vinte) empregados. Esse registro pode ser manual, mecânico ou eletrônico.

Fidelidade das marcações (Art. 74)

O Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP) deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, como:

• I - restrições de horário à marcação do ponto: o sistema não pode impedir ou dificultar o registro em qualquer horário da jornada;
• II - marcação automática do ponto, utilizando horários predeterminados ou contratuais: cada marcação deve ser um ato volitivo do trabalhador no momento exato;
• III - exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobre jornada: o trabalhador não pode ser impedido de registrar horas extras se as realizar;
• IV - existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado: somente pessoas autorizadas e com justificativa podem realizar correções, e essas devem ser rastreáveis.

A exigência de fidelidade das marcações serve para assegurar a veracidade dos registros do banco de horas, protegendo os direitos tanto do funcionário quanto da empresa e facilitando a fiscalização pelo Ministério do Trabalho e Emprego.

Qualquer sistema ou prática que viole esse princípio pode ser considerado irregular e sujeitar o titular a sanções legais.

Tipos de SREP (Art. 75)

Conforme mencionado acima, SREP é a sigla para Sistema de Registro Eletrônico de Ponto. Ele é utilizado para registrar a batida de ponto dos empregados por meio eletrônico.

A Portaria nº 671 define três tipos de SREP:

• REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional): o relógio de ponto eletrônico tradicional, com impressora para emissão de comprovante.
• REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo): sistemas alternativos eletrônicos de registro de jornada, como softwares e aplicativo multiusuário, dependendo de autorização por convenção ou acordo coletivo de trabalho.
• REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto por Programa): software em nuvem que combina registro, armazenamento e tratamento do controle de ponto.

Em resumo, o SREP é o gênero que engloba todos os sistemas eletrônicos utilizados para o registro da jornada contratual.

Leia também: Controle de ponto pelo celular é legal? 13 perguntas e respostas sobre o tema.

Comprovante de registro (Art. 78 e 79)

A cada marcação de ponto, o empregador deve disponibilizar ao trabalhador um comprovante, garantindo transparência e acesso às informações. 

Esse documento pode ser impresso, no caso do REP-C, ou eletrônico, nos modelos REP-A e REP-P. No formato digital, o arquivo deve ser gerado em PDF e conter assinatura eletrônica para assegurar sua autenticidade.

Programa de tratamento de registro de ponto e espelho de ponto (Art. 82 e seguintes)

A Portaria nº 671 detalha os requisitos para o programa de tratamento de ponto, que deve gerar:

• Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ);
• Relatório Espelho de Ponto Eletrônico.

Esses documentos devem apresentar informações detalhadas sobre o funcionário, empregado, horários de trabalho, intervalos, faltas, horas extras, etc.

Integridade e autenticidade dos dados (Art. 86 e 88)

A assinatura eletrônica com pontos certificados pela ICP-Brasil é exigida para garantir a autoria e integridade dos documentos eletrônicos gerados pelo SREP e pelo programa de tratamento.

Disponibilização de dados à fiscalização (Art. 85)

O empregador deve disponibilizar os arquivos eletrônicos e relatórios gerenciais pelo programa de tratamento ao Auditor-Fiscal do Trabalho quando solicitado, em um prazo mínimo de dois dias.

Tratamento de dados pessoais (Art. 101)

O colaborador e as empresas envolvidas no tratamento dos dados devem observar as disposições da Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais - LGPD).