Gestão de despesas: tudo o que a Flash pode fazer pela sua empresa

A gestão de despesas é um pilar fundamental para a sustentabilidade e eficiência de qualquer organização moderna. Com ela, as empresas podem controlar gastos e assegurar que cada tipo de despesa esteja alinhada às políticas internas e metas estratégicas.

Vital não apenas para manter a conformidade fiscal, mas também para otimizar os recursos disponíveis, evitando gastos desnecessários e promovendo uma alocação de capital eficaz.

A Flash incorpora essa necessidade em seu ecossistema de produtos, destacando-se pela oferta de um cartão corporativo integrado às plataformas de gestão de despesas, viagens corporativas e sistemas financeiros (ERPs).

Esta integração garante uma abordagem holística e dinâmica à gestão financeira, crucial para empresas que buscam excelência operacional e competitividade no mercado.

Acompanhe a leitura e conheça as funcionalidades da gestão de despesas Flash.

Como funciona a gestão de despesas Flash

A gestão de despesas é uma solução completa que a Flash oferece para facilitar e otimizar o controle financeiro em empresas de todos os portes, proporcionando transparência e eficiência em cada transação.

Este sistema integrado proporciona uma estratégia completa para a gestão de despesas corporativas, essencial para empresas que almejam excelência operacional e competitividade no mercado.

Cartão inteligente

O Cartão Corporativo Flash é uma ferramenta central no sistema de gestão de despesas. Nosso cartão inteligente reduz significativamente erros e assegura a conformidade com os requisitos de compliance. Isso é alcançado através da configuração de regras específicas de uso, como restrições de locais, datas, horários e limites de gastos. Além disso, o colaborador pode realizar pagamentos rápidos e seguros em mais de 130 milhões de estabelecimentos no mundo inteiro, já que o Cartão Corporativo da Flash possui bandeira Visa.

A integração direta ao software de gestão de despesas, viagens e ERP financeiro garante que todas as despesas sejam automaticamente registradas e categorizadas, facilitando a administração financeira sem a necessidade de processos manuais extensivos.

Esta configuração não só promove uma gestão financeira eficaz, mas também reduz a ocorrência de fraudes e desvios, permitindo aos gestores estabelecer regras claras e precisas sobre o uso do cartão, incluindo limites de gastos.

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Software de gestão de despesas dos colaboradores

O software de gestão de despesas centraliza todos os pedidos de reembolso em uma única plataforma, simplificando o processo e tornando-o mais eficiente.

Ele integra diversas funcionalidades Flash, como nosso cartão corporativo e software de viagens, entre outras ferramentas financeiras, fornecendo uma experiência completa.

Além disso, garante conformidade com a política de compliance, reduzindo riscos como perdas de recibos ou fraudes nos reembolsos.

Isso é possível através da leitura automática da nota (OCR avançado), evitando que o colaborador tenha que armazenar as notinhas. Essa digitalização permite definir o que é preenchido automaticamente (evitando erros e refações) e também identificar itens pessoais (como farmácia ou bebidas alcoólicas).

Com relatórios analíticos detalhados, os gestores ganham insights valiosos sobre os gastos, identificando oportunidades de otimização.

Assim, a plataforma proporciona uma gestão ágil e simplificada, proporcionando aos gestores controle absoluto de todas as despesas corporativas.

Software de gestão de despesas de viagens

A plataforma de viagens oferece a compra de passagens aéreas e reserva de hotéis com prestação de contas integrada à plataforma de gestão de despesas.

Assim como o pagamento de despesas em viagens corporativas, com o Cartão Corporativo da Flash também é possível realizar a compra de passagens e hospedagens na plataforma e ainda gerar um cartão virtual automaticamente para facilitar e agilizar o pagamento.

Utilizar esse sistema facilita a organização de viagens corporativas, desde a escolha mais econômica até o relatório de despesas final.

Esta abordagem centralizada reduz tempo e custos relacionados a viagens em até 15%, oferecendo uma solução robusta para uma gestão de viagens altamente eficaz.

As soluções de gestão de despesas Flash são projetadas para serem intuitivas e fáceis de usar para os colaboradores, ao mesmo tempo que oferecem controle e visibilidade completos para os gestores, garantindo uma gestão financeira rigorosa e transparente.

Conheça nossa calculadora de despesas de viagens corporativas e tenha relatórios prontos de forma prática e automatizada.

Exemplos práticos de utilização da gestão de despesas Flash

A Flash oferece soluções aplicáveis em diversas situações cotidianas de uma empresa.

Aqui estão alguns casos de uso do Cartão Corporativo Flash:

• Almoços executivos: por meio de uma carteira digital no seu smartphone, utilize-o para pagar refeições em restaurantes durante reuniões de negócios, sem necessidade de reembolsos.
  
  
• Pagamentos em áreas remotas: realize saques com o cartão corporativo em caixas eletrônicos para efetuar pagamentos em locais onde cartões não são aceitos.
  
  
• Reserva de passagens aéreas e hotéis: com a plataforma de viagens da Flash é possível gerar cartões corporativos virtuais automaticamente, trazendo mais segurança.
   
• Assinatura de softwares: cadastre o cartão virtual da Flash para realizar pagamentos recorrentes em plataformas de serviços essenciais como Figma, RD Station, Jira, Google e AWS, otimizando a gestão financeira.
  
  
• Compra de materiais de escritório: utilize o cartão físico para compras presenciais ou o virtual para transações online, simplificando o processo de reabastecimento de materiais essenciais para o funcionamento da empresa.

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As principais dúvidas sobre o produto de gestão de despesas da Flash

1. O produto de gestão de despesas da Flash é seguro?
   
   

Sim, nossa plataforma é altamente segura. Ela utiliza tecnologia de ponta para garantir a segurança dos dados e das transações.

Além disso, todas as operações são criptografadas e o sistema é constantemente atualizado para se manter à frente de possíveis vulnerabilidades.

2. Quais são as principais vantagens da gestão de despesas da Flash?
   
   

As principais vantagens incluem a automação de processos, redução do tempo gasto em tarefas administrativas, regras personalizáveis para controle de gastos e conformidade com o compliance da empresa, integração direta com outras plataformas e análises automáticas detalhadas.

3. Quais estabelecimentos permitem a utilização do Cartão Corporativo Flash?
   
   

O Cartão Corporativo Flash pode ser usado em uma ampla rede de estabelecimentos que aceitam Visa, o que inclui restaurantes, hotéis, postos de gasolina e muito mais, tanto no Brasil quanto no exterior.

4. Qual é a vantagem de o cartão Flash ser Visa?
   
   

A principal vantagem do cartão Flash ser da bandeira Visa é sua ampla aceitação global, o que garante flexibilidade para os usuários usarem o cartão em praticamente qualquer lugar. 

Além disso, os usuários do cartão Flash podem se beneficiar de todos os programas de recompensas e segurança oferecidos pela Visa.

5. Minha empresa não tem, ainda, a necessidade de viagens. É possível adquirir o produto sem a plataforma de gestão de viagens?
   
   

Sim, a Flash oferece flexibilidade na configuração dos seus produtos, permitindo que as empresas escolham apenas os módulos que necessitam.

Se a gestão de viagens não for necessária, por exemplo, você pode optar por não incluí-la em seu pacote.

6. Na prática, o produto de gestão de despesas da Flash fará a minha empresa economizar dinheiro?
   
   

Sim, a gestão de despesas da Flash pode ajudar a economizar dinheiro ao reduzir o tempo gasto em processos administrativos, evitar fraudes e desvios por meio de controles robustos.

Além de oferecer insights detalhados sobre os padrões de gastos, o que permite ajustes estratégicos para alavancar o crescimento da empresa.

Comparativo com outras soluções do mercado

Para empresas que buscam otimizar a gestão de despesas corporativas, é essencial escolher uma solução que simplifique processos, ofereça segurança, controle e eficiência.

A Flash se destaca no mercado por suas funcionalidades avançadas e integração sistêmica, oferecendo uma solução completa que supera muitas das soluções tradicionais disponíveis.

Abaixo, apresentamos um comparativo detalhado que ilustra como a Flash aprimora cada aspecto da gestão matricial de despesas em relação a não utilizar um sistema de gestão.

Por que é importante que a gestão de despesas funcione bem nas empresas?

A gestão de despesas é essencial, pois influencia diretamente a eficiência operacional e a saúde financeira. Uma gestão eficaz não só oferece visibilidade sobre os gastos, mas também ajuda a otimizar os recursos e alinhar-se às melhores práticas financeiras.

A gestão de despesas melhora várias áreas ao automatizar processos como submissão e aprovação de despesas, liberando recursos para usos mais estratégicos.

Sistemas de gestão de despesas ajudam a manter a conformidade com políticas internas e a realizar análise de custos. Essas análises orientam decisões financeiras e promovem uma governança adaptada às necessidades específicas da empresa, minimizando riscos legais e financeiros.

Diferença entre gestão de custos e despesas:

• Gestão de despesas: concentra-se no monitoramento e controle do dinheiro gasto pela empresa, garantindo que todas as despesas sejam justificadas e autorizadas. Trata-se de gerenciar o fluxo de saídas, assegurando que sejam realizadas dentro dos padrões e limites estabelecidos.
  
  
• Gestão de custos: refere-se a um escopo mais amplo, envolvendo a análise e o controle dos custos de operação e produção da empresa. Está mais relacionada à otimização de recursos e estratégias para minimizar os custos totais, enquanto maximiza a produção e a margem de lucro.

Portanto, uma gestão de despesas bem implementada impacta positivamente a gestão de custos, mas cada uma atua em diferentes níveis da estrutura financeira da empresa

A Flash, com sua abordagem integrada e automatizada, é uma ferramenta valiosa nesse contexto, ao proporcionar controle eficiente, métricas financeiras detalhadas e conformidade com a política de despesas corporativas, essenciais para a sustentabilidade financeira de qualquer negócio.

Quais outros produtos a Flash oferece?

Com o intuito de melhorar a jornada de trabalho, a Flash contempla as principais frentes do RH e financeiro, oferecendo em um único software solução para  gestão de despesas, pessoas e benefícios.

Dentre nossas diversas soluções, conheça três produtos que podem elevar a satisfação dos seus colaboradores e melhorar o dia a dia dos gestores.

1. Plataforma Flash para RH: centraliza funções essenciais do RH, como admissão digital, treinamento, desenvolvimento e análise de dados. Um RH estratégico melhora a experiência do colaborador e a eficiência da gestão de pessoas.
   
   
2. Controle de ponto: nossa solução de controle de ponto e gestão de jornada de trabalho permite marcação de ponto online, aprovações e acesso em tempo real, facilitando a conformidade com as normas trabalhistas e redução de erros e fraudes.
   
   
3. Auxílio-mobilidade: este produto permite que os colaboradores utilizem benefícios corporativos de forma flexível para despesas de transporte e outras necessidades, podendo ser utilizado para Uber, Bilhete Único, Sem Parar e outros.

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