Controle de despesas corporativas: 8 dicas para mais eficiência na sua empresa

Para o bem de todo negócio, estabelecer um controle de despesas é essencial. A falta de gestão e gastos descontrolados ocasionam em diversos problemas para a empresa. Prejuízos, riscos financeiros e até fraudes colocam em perigo a saúde da organização, que pode vir até à falência em casos mais extremos. Ou seja, não tratar o controle das despesas corporativas como uma prioridade pode impedir o negócio de lucrar e se desenvolver.

Assim como na vida financeira de qualquer pessoa que cuida de suas finanças pessoais, a companhia também deve aprender a gerir todas as despesas. Pensando nisso, preparamos um conteúdo completo sobre como executar um controle de despesas eficaz na empresa com dicas práticas para você implementar agora mesmo. Acompanhe a leitura.

Qual a importância de controlar despesas corporativas?

Em resumo, o objetivo principal é evitar riscos, como fraudes e dívidas, e identificar oportunidades de redução de gastos. Um controle eficiente das despesas possibilita ao gestor ter uma visão ampla sobre como a receita gerada pela empresa está sendo gasta e como otimizar para torná-la mais eficaz financeiramente.

Essa gestão é fundamental para implementar métodos e melhorias financeiras. Além de prever e monitorar comportamentos no manuseio e registros das despesas, torna-se possível fazer projeções assertivas e encontrar possibilidades para fazer o negócio ser mais competitivo.

Tudo isso, porém, depende de uma organização bem feita pelo departamento financeiro, e a tecnologia é o aliado perfeito para tornar isso possível. Em vez de uma infinidade de planilhas e um controle descentralizado, é recomendado contar com um ERP, um software de reembolsos e algumas outras ferramentas para facilitar as rotinas.

Quer saber mais? Baixe nosso guia com 5 ferramentas para automatizar o financeiro da sua empresa e descubra como cada uma delas pode auxiliar nas rotinas.

Como planejar um controle de despesas corporativas eficiente?

Assim como no controle de gastos pessoais, comece entendendo quais são as despesas e os processos da empresa. Mapear o que já existe é o primeiro passo para criar um planejamento correto para implementar um controle corretamente.

Em seguida, questione por que essas despesas são feitas? Quais áreas são responsáveis por quais gastos? Em quais categorias o dinheiro está sendo utilizado? Assim, será mais fácil compreender onde é possível reduzir e otimizar recursos.

Essas perguntas podem ser simples ou bastante complexas. Tudo depende do porte e da organização do negócio e de seus processos. Por isso, executar um bom controle de despesas corporativas é um exercício contínuo e não deve ser feito apenas de vez em quando.

8 dicas valiosas para controlar despesas corporativas com mais eficiência

Executar um controle de despesas corporativas funcional garante maior eficiência nos gastos e registros financeiros da sua empresa. Mas como fazer isso? Abaixo, colocamos oito dicas indispensáveis para implementar:

1. invista em um sistema de gestão;
2. crie um fluxo de caixa;
3. automatize reembolsos;
4. defina uma política de viagens;
5. utilize cartões corporativos;
6. acompanhe em tempo real;
7. analise os resultados;
8. treine os colaboradores.

1. Invista em um sistema de gestão de despesas

As informações financeiras da sua empresa são minuciosas demais para confiar em planilhas manuais. Se você ainda não está convencido da necessidade de contratar um software de gestão de despesas, confira algumas vantagens:

• menos erros nos registros;
• maior integração das despesas;
• agilidade de processos;
• segurança contra fraudes e outros riscos;
• relatórios e monitoramentos facilitados;
• alçadas de aprovação e prestação de contas automatizada;
• definição de políticas de gastos.

Uma ferramenta como a Flash Expense auxilia tanto a gestão a ser mais eficiente e segura, mas também facilita o dia a dia do colaborador. Fale agora com um de nossos consultores e solicite uma demonstração grátis para a sua empresa.

2. Crie um fluxo de caixa

Com a gestão de despesas corporativas integrada à plataforma, estabeleça um fluxo de caixa automatizado. Monitore a movimentação dos recursos da sua empresa de forma mais prática e segura. Esse acompanhamento serve para evitar possíveis riscos de crédito, liquidez e também de mercado.

3. Automatize reembolsos

A digitalização dos processos de reembolsos ajuda principalmente no controle de fraudes, mas não apenas nisso. Ao contar com uma plataforma específica, a empresa pode definir quais gastos podem ser reembolsados através da política interna e criar fluxos automatizados para garantir que sejam cumpridos. Uma vez estabelecida, a política de reembolso da sua empresa faz com que gerenciar as despesas seja mais fácil e menos suscetível a erros.

Outros benefícios de fazer a gestão de reembolso de despesas numa plataforma automatizada incluem:

• o armazenamento de recibos e comprovantes digitalizados;
• fácil acesso as condutas de solicitação de reembolsos;
• depósitos, aprovações e análises em tempo real.

Fique por dentro dos tipos de fraudes que podem ser evitadas no seu negócio com o cumprimento do compliance.

4. Defina uma política de viagens

Empresas que contam com funcionários viajando recorrentemente precisam definir com clareza as regras para um melhor aproveitamento dos recursos. Isso garante segurança tanto para a empresa quanto para os colaboradores.

Por isso, se a sua empresa atua com viagens corporativas, estabeleça e informe um modelo de conduta para reembolsos otimizados.

Ainda não sabe por onde começar? Baixe agora nosso modelo de política de viagens e comece a implementar agora mesmo.

5. Utilize cartões corporativos

Para um controle de despesas fixas, variáveis e com alto volume, utilize o cartão corporativo. Nele, as despesas de alimentação, transporte, combustível, entre diversas outras, podem ser administradas de forma simplificada, para o gestor e também para os funcionários.

Uma das principais vantagens é a otimização de tempo. Com o cartão corporativo da Flash Expense é possível realizar depósitos, adiantar pagamentos, facilitar despesas de viagens corporativas, comprar materiais de escritório, ingressos ou inscrições para eventos e muito mais.

Com o uso do cartão corporativo as informações de despesas são centralizadas na plataforma, contribuindo para contabilidade e planejamento financeiro. Gerenciando um controle de despesas mais eficiente e com menos fraudes.

Aproveite para implementar a política de cartão corporativo ideal para a sua empresa com o nosso modelo.

6. Acompanhamento de despesas em tempo real

Mais um benefício de trocar suas planilhas de controle de despesas por uma plataforma otimizada de gestão é a usabilidade. Com o aplicativo da Flash Expense, você, gestor, consegue monitorar as despesas dos colaboradores em tempo real. Facilita os processos de reembolsos também para os colaboradores, de forma didática e simplificada.

7. Relatórios de reembolsos

Relatórios contribuem diretamente para assertividade de ações. Quando padronizados e digitais, trazem ainda mais agilidade na tomada de decisão.

Analisar os controles de despesas, sejam diários ou mensais, deve ser uma atividade frequente. Algumas métricas importantes que podem ser monitoradas através dos relatórios de reembolso são:

• reembolso de viagens;
• reembolso de quilometragem;
• reembolso de cartões corporativos.

8. Treine os colaboradores

Dividir com os funcionários as políticas financeiras da empresa assegura o cumprimento das regras. Também ajuda a implementar a rotina do controle de despesas de forma mais funcional. Por isso, proporcione treinamentos e apoio a adaptação de novas tecnologias.

De pequenas a grandes empresas, gerenciar as despesas pode ser desafiador. Para que esse controle não vire uma “bola de neve”, é necessário atualizar alguns métodos. Tarefas longas, manuais e com várias etapas estão muito mais propensas a deslizes. Por isso, inovar é preciso!

Hoje em dia existem diversos aplicativos e plataformas para auxiliar a rotina de gestores e responsáveis financeiros. Entre eles, a Flash Expense oferece a gestão completa para as despesas corporativas da sua empresa.

Conte com implementação e atendimento personalizado, e solucione a centralização e automação de despesas com agilidade e segurança. Aproveite para integrar nossa solução aos reembolsos da sua empresa.