10 dicas para fazer controle de despesas corporativas na empresa

O controle de despesas corporativas é um processo essencial para qualquer empresa que deseja manter sua saúde financeira em dia.

Para gestores financeiros, garantir que todos os gastos sejam monitorados e registrados adequadamente é um desafio que requer planejamento e disciplina. Além disso, a falta de um sistema eficiente pode resultar em despesas não contabilizadas, impactando negativamente o fluxo de caixa.

Com a adoção de processos financeiros bem definidos, as despesas podem ser gerenciadas com menos riscos e mais transparência. Esses procedimentos também permitem uma rápida adaptação às mudanças do mercado, mantendo a competitividade e a sustentabilidade.

Neste artigo, você entenderá como implementar um controle de despesas eficiente para garantir que seu negócio maximize a eficiência e diminua os custos.

Acompanhe a leitura.

Como implementar um controle de despesas corporativas eficiente?

Uma empresa que busca implementar um controle de despesas eficiente deve começar pela definição de políticas claras e a escolha das ferramentas adequadas.

Confira, a seguir, as duas etapas principais para que sua empresa possa estabelecer um controle financeiro eficaz e cobrir desde o planejamento até a execução e monitoramento.

Estabeleça políticas claras de despesas

As diretrizes relacionadas às despesas corporativas devem ser específicas quanto a como, quando e por quem os recursos financeiros da empresa podem ser utilizados. Por exemplo, uma política pode definir que despesas de viagem devem ser previamente aprovadas e limitadas a certos valores.

Também vale destacar que as normas diretrizes devem cobrir todos os tipos de despesas do negócio. Além disso, a política precisa ser comunicada de forma clara aos colaboradores, garantindo que todos compreendam quais gastos são permitidos e como devem ser realizados.

Uma boa comunicação é imprescindível para não haver mal-entendidos, que podem levar, em alguns casos, a gastos corporativos fora do escopo das políticas e prejudicar o controle de despesas da empresa.

Não fuja dos sistemas para o controle das despesas

Um sistema de controle de despesas corporativas centraliza e facilita o controle dos gastos. Esse tipo de plataforma permite que o financeiro acompanhe tudo em tempo real, de maneira integrada, garanta o cumprimento das políticas e consiga que os relatórios estejam sempre atualizados.

A integração desse tipo de tecnologia com os softwares de gestão empresarial — como ERPs —– também é um grande diferencial. Ao centralizar as informações, permite uma gestão financeira mais eficiente, evitando a duplicidade de dados e facilitando as rotinas analíticas.

10 dicas práticas para otimizar o controle de despesas

Para otimizar o controle de despesas da sua empresa, é importante adotar algumas práticas que vão além do básico. 

A seguir, destacamos 10 dicas práticas para ajudar a garantir que sua organização mantenha um controle sustentável das despesas.

1. Defina políticas claras de despesas

Como mencionado anteriormente, definir políticas claras é fundamental. Certifique-se de que essas políticas sejam detalhadas e compreensíveis, cobrindo todas as despesas e garantindo que todos os funcionários saibam exatamente como proceder em diferentes situações.

2. Utilize um sistema de aprovação de despesas

Um sistema de aprovação de despesas garante que todas as despesas sejam revisadas e aprovadas antes de serem realizadas. Isso evita gastos desnecessários e permite que as políticas da empresa sejam seguidas rigorosamente.

3. Adote o uso de cartões corporativos com controle de despesas

Usar cartões corporativos integrados ao controle de despesas facilita o acompanhamento dos gastos e reduz o risco de despesas não autorizadas. Esses cartões são projetados para um maior controle sobre os gastos, melhorando a gestão financeira em sua totalidade.

4. Automatize o controle de despesas com tecnologia

A tecnologia é uma aliada poderosa no controle de despesas. Automatizar processos como a prestação de contas e o monitoramento de gastos não só aumenta a eficiência, mas também reduz erros e garante que os dados estejam sempre atualizados e disponíveis em tempo real.

5. Monitore as despesas regularmente

Monitorar as despesas regularmente é essencial para manter o controle sobre as finanças da empresa. Isso inclui revisar todas as despesas periodicamente e comparar com os orçamentos estabelecidos para identificar desvios e tomar as medidas necessárias.

6. Crie relatórios detalhados e analise padrões de gastos

Criar relatórios detalhados serve para entender onde estão sendo alocados os recursos da empresa. Esses relatórios podem ser analisados, principalmente, para identificar padrões de gastos e oportunidades de economia.

7. Estabeleça orçamentos e metas para cada departamento

Estabelecer orçamentos e metas específicas para cada departamento ajuda a manter o controle de despesas alinhado ao planejamento financeiro.

Cada área deve ter clareza sobre seu fundo de caixa e as contas a pagar, assegurando que os recursos sejam usados de maneira eficiente e dentro do previsto.

Com orçamentos bem definidos, é possível monitorar as despesas, corrigir desvios rapidamente e garantir a saúde financeira de cada setor.

8. Treine sua equipe para a gestão eficiente de despesas

Treinar os colaboradores é vital para que o controle de despesas seja efetivo. Todos na empresa devem entender as políticas de despesas e saber como utilizar as ferramentas de controle disponíveis.

Investir em treinamentos garante que os colaboradores estejam sempre atualizados e cientes das melhores práticas para manter a saúde financeira da organização.

9. Centralize o controle de despesas em uma única plataforma

Centralizar o controle de despesas em uma única plataforma facilita o acompanhamento e a gestão. Uma plataforma integrada, como a Flash, permite que todas as despesas sejam monitoradas de forma consistente, garantindo maior transparência e controle.

Essa centralização também permite que as informações estejam sempre acessíveis para a prestação de contas e auditorias.

10. Realize auditorias periódicas

Auditar as finanças da empresa regularmente é uma prática que garante a conformidade com as políticas de despesas e ajuda a identificar e corrigir possíveis falhas no sistema de controle.

As auditorias também são essenciais para garantir que a organização esteja cumprindo todas as obrigações fiscais e regulatórias, evitando multas e penalidades.

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Benefícios de um controle de despesas bem feito

Implementar um controle de despesas corporativas eficiente traz inúmeros benefícios para a empresa. A seguir, destacamos alguns dos principais.

Transparência financeira

Implementar um controle de despesas eficiente proporciona uma visão clara e acessível de todos os registros financeiros da empresa. Isso facilita auditorias, prestação de contas e a identificação precisa de onde os recursos estão sendo alocados. 

Essa transparência é fundamental para manter a confiança dos stakeholders e assegurar a integridade dos processos financeiros.

Redução de custos e aumento da eficiência

Um controle de despesas bem estruturado ajuda a identificar e eliminar gastos desnecessários, resultando em uma redução de custos significativa.

Além disso, processos automatizados e políticas claras aumentam a eficiência operacional, permitindo que a empresa utilize seus recursos de forma mais inteligente.

Por exemplo, ao utilizar um aplicativo para controle de despesas corporativas, a organização pode monitorar todas as despesas em tempo real, identificar rapidamente qualquer gasto fora do padrão e tomar as medidas corretivas imediatamente.

Isso não só reduz custos, mas também aumenta a precisão na prestação de contas e a confiança na gestão financeira.

Conformidade fiscal

Manter as finanças em conformidade com as regulamentações legais e fiscais é essencial para evitar multas, penalidades e problemas com a Receita Federal. Um controle de despesas bem feito assegura que todos os processos estejam alinhados com as exigências legais, protegendo a empresa de riscos fiscais e garantindo que todas as obrigações sejam cumpridas corretamente.

Melhoria na tomada de decisões financeiras

Com relatórios detalhados e dados precisos, a tomada de decisões financeiras se torna mais estratégica.

Um bom controle de despesas substitui a criação de uma planilha de gestão financeira para um sistema de gestão digital e 100% integrado.

Essa é uma transição fundamental para o planejamento financeiro e controle das finanças, ajudando a empresa a se planejar melhor para o futuro e modernizar seus processos.

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Aumento da eficiência operacional

A automatização do controle de despesas simplifica processos complexos, reduzindo o tempo e o esforço necessário para gerenciar as finanças. Isso permite que a equipe financeira se concentre em atividades mais estratégicas e de maior valor para a empresa, como a análise de desempenho e o planejamento financeiro, aumentando a eficiência operacional.

Prevenção de fraudes

Estabelecer controles rigorosos e bem definidos minimiza os riscos de fraudes e uso indevido de recursos. Isso protege o patrimônio da empresa e garante que os gastos estejam sempre alinhados com os objetivos corporativos, promovendo uma cultura de integridade e responsabilidade financeira.

Como a Flash pode ajudar no controle de despesas corporativas da sua empresa

A Flash oferece uma solução completa para gestão de despesas corporativas, integrando cartão corporativo com controle integrado, ferramentas avançadas de automatização e um sistema de gestão que facilita a prestação de contas e o monitoramento de todos os gastos em tempo real.

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