7 passos para fazer a classificação de despesas na empresa dar certo

Diferença entre custos, gastos e despesas

As despesas são geralmente confundidas com os custos dentro de um negócio. Tratam-se de termos muito parecidos, assim como os conceitos. Por isso, é fundamental saber como diferenciá-los.

• Despesas são gastos relacionados diretamente às atividades operacionais e administrativas da empresa. Podem ser fixas, como aluguéis e salários, ou variáveis, como comissões de vendas.
• Custos estão ligados diretamente à produção de bens ou serviços que a empresa oferece. Incluem matéria-prima, mão de obra direta e custos de fabricação.
• Gastos se referem a uma categoria mais ampla que abrange tanto despesas quanto custos, incluindo também investimentos em ativos de longo prazo.

Exemplos de despesas de uma empresa

• Contas de infraestrutura, como a de água e luz;
• reembolso de colaboradores;
• compra de materiais de escritório;
• comissões de venda.

Ainda podemos dividir os tipos de despesas entre despesas operacionais e administrativas ou até mesmo fixas e variáveis. É importante conhecer cada variável para ter cada vez mais controle.

Exemplos de custos em uma empresa

De acordo com a definição de custo dos produtos ou serviços no Regulamento do Imposto de Renda, podemos citar alguns exemplos como:

• folha salarial;
• matéria prima do produto final;
• manutenção e locação das instalações;
• logística para entregas;
• insumos produtivos;
• entre outros.

Assim como acontece com as despesas, também podemos categorizá-los entre custo variável ou fixo, direto ou indireto.

As diferentes classificações para as despesas corporativas

Existem diferentes formas de se fazer uma categorização de despesas em uma organização. Algumas são mais simples, enquanto outras são mais complexas e detalhadas. Abaixo, detalhamos as mais conhecidas e exemplificamos seus possíveis usos dentro de uma empresa.

Despesas fixas ou variáveis

Esse tipo de classificação é regulado pela variação, dando maior controle sobre o fluxo de caixa.

• Fixas: Incluem custos constantes como aluguel, seguros, taxas bancárias e salários base. Esses gastos não mudam com o desempenho mensal da empresa.
• Variáveis: Ligadas diretamente às operações da empresa, variam mês a mês baseadas em vendas e produção, incluindo contas de utilidades, horas extras e comissões.

Quer saber mais? Confira nosso conteúdo completo sobre a diferença entre despesas fixas e variáveis.

Despesas regulares ou extraordinárias

A forma mais básica de se classificar, gerando menos complexidade e um entendimento financeiro mais fácil.

• Regulares: Previsíveis e recorrentes, como salários, impostos e locações.
• Extraordinárias: Imprevistas e ocasionais, como manutenção de equipamentos e multas.

Despesas administrativas e operacionais

É possível também categorizar as despesas de acordo com o setor do gasto.

• Administrativas: Despesas gerais que não estão diretamente ligadas à produção, incluindo contratação, materiais de escritório e consultorias.
• Operacionais: Essenciais para a atividade principal da empresa, abrangendo folha de pagamento, encargos, impostos e contas de utilidades.

Despesas de capital, financeiras e comerciais

Há ainda outras classificações importantes para despesas de uma organização.

• De capital (Capex): Gastos em ativos fixos para crescimento ou eficiência a longo prazo.
• Comerciais: Investimentos em marketing e comissões, impactando diretamente nas vendas.
• Financeiras: Relacionadas ao setor financeiro, como tarifas bancárias, juros e IOF.

A importância da categorização de despesas corporativas

A classificação correta de despesas é fundamental para tomadas de decisão mais estratégicas e assertivas. Isso permite um controle financeiro mais eficaz, facilitando a identificação de áreas para redução de custos e alocação estratégica de recursos. Além disso, também ajuda no planejamento e orçamentação, permitindo previsões mais acuradas e preparação para ajustes.

Portanto, uma prática rigorosa de classificação de despesas não só assegura uma gestão de caixa eficiente mas também promove crescimento sustentável e vantagem competitiva. Mais organizado, o departamento financeiro, assim como outros stakeholders, consegue visualizar melhor o cenário macro – e também micro – de tudo o que acontece com o ativo da companhia.

Passo a passo para classificar despesas de uma empresa

Se você chegou até aqui, certamente ainda busca mais informações para te ajudar na tarefa de categorizar os gastos na sua organização, certo? Por isso, preparamos uma lista com 7 passos para guiar a classificação de despesas:

1. Identifique todas as despesas: Colete dados de todas as áreas da empresa para ter uma visão completa dos gastos.
2. Classifique as despesas entre fixas e variáveis: Separe os gastos que permanecem constantes, como aluguel e salários fixos, daqueles que variam conforme a produção ou vendas, como matéria-prima e comissões.
3. Diferencie despesas regulares das extraordinárias: Organize os gastos previsíveis e rotineiros, separando-os dos imprevistos e ocasionais.
4. Agrupe as despesas por setor: Separe as despesas administrativas das operacionais, categorizando-as de acordo com a função dentro da empresa.
5. Subdivida as despesas operacionais (se necessário): Para empresas com necessidades mais detalhadas de análise, divida as despesas operacionais em comerciais e financeiras.
6. Revise e ajuste periodicamente: As classificações devem ser revisadas regularmente para refletir quaisquer mudanças na estrutura de custos ou na operação da empresa.
7. Utilize um software de gestão de despesas: Ferramentas como a solução de despesas corporativas da Flash podem automatizar e facilitar a classificação e o acompanhamento das despesas.

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