O que é Sistema ERP? Veja a importância de implementar na sua empresa

O sistema ERP é uma ferramenta essencial para empresas que desejam centralizar e automatizar suas operações. Integrando diversas áreas de uma organização, como finanças, recursos humanos, vendas e logística, o ERP oferece uma visão holística dos negócios, facilitando a tomada de decisões e aumentando a eficiência.

A crescente complexidade do ambiente corporativo exige que as empresas estejam sempre um passo à frente, e o ERP é um componente chave para alcançar esse objetivo. 

Neste artigo, vamos explorar o que é o ERP, sua importância, os tipos disponíveis no mercado e como ele pode ser integrado com plataformas de gestão de despesas para otimizar ainda mais os processos financeiros do seu negócio.

O que é ERP?

ERP significa Enterprise Resource Planning, em português, Planejamento de Recursos Empresariais.

Esse sistema de gestão empresarial integra diferentes processos de uma empresa em um único software centralizado, consolidando funções como contabilidade, gestão de estoque, recursos humanos e muito mais.

A ideia é permitir que todas essas áreas compartilhem informações e operem de forma integrada, facilitando o gerenciamento e otimizando os ativos da empresa.

O conceito de ERP surgiu nos anos 1990, evoluindo dos sistemas MRP (Material Requirements Planning) e MRP II (Manufacturing Resource Planning), inicialmente voltados para a gestão de manufatura e produção.

Com o tempo, os ERPs se expandiram para incluir outras áreas da empresa, como finanças, recursos humanos, vendas e gestão da cadeia de suprimentos. Logo, transformaram-se em soluções indispensáveis para a gestão empresarial moderna.

Uma das principais vantagens de um ERP é a criação de um banco de dados centralizado, que unifica todas as informações da empresa e as torna acessíveis a todos. Ou seja, trata-se de um fator vital para eliminar a necessidade de reconciliar informações divergentes de diferentes sistemas e facilitar a tomada de decisões rápidas e informadas.

Essa centralização de dados também permite automatizar processos e gerar relatórios detalhados que apoiam a análise de desempenho e a definição de estratégias de negócios.

Por que implementar um ERP na sua empresa?

Implementar um sistema ERP é uma decisão estratégica que pode transformar a maneira como sua empresa opera. A integração de processos permite reduzir a redundância de tarefas e melhorar a gestão financeira e operacional.

A tomada de decisões se torna mais ágil e fundamentada, com acesso a dados que refletem o desempenho de diferentes áreas da empresa. A implementação de um ERP é fundamental para organizações que buscam crescer de maneira sustentável e organizada.

Além disso, a adoção de um ERP ajuda a garantir a conformidade com as normas e regulamentos governamentais, especialmente nas áreas de finanças e recursos humanos. Muitos ERPs oferecem módulos para gestão de conformidade e relatórios fiscais, que podem ser atualizados automaticamente conforme as leis mudam. Isso reduz o risco de penalidades legais e simplifica o processo de auditoria e controle interno.

Outro benefício é a capacidade de melhorar a gestão de estoque. Empresas que operam com grandes volumes de inventário, por exemplo, podem utilizar o ERP para monitorar os níveis de estoque em tempo real, prever a demanda e evitar tanto a falta quanto o excesso de produtos. Um ganho particularmente importante em setores como varejo, manufatura e distribuição, nos quais a eficiência da gestão de estoque pode significar a diferença entre lucro e prejuízo.

ERP na transformação digital

De acordo com um estudo da Panorama Consulting Solutions, 88,5% das organizações implementaram ou planejam implementar IA em seus sistemas ERP, demonstrando a crescente integração de tecnologias avançadas na gestão empresarial. 

A transformação digital é essencial para empresas que precisam adaptar seus processos e operações para se manterem competitivas e inovadoras em um mercado onde a tecnologia redefine constantemente as regras do jogo.

Um ERP é uma peça central nesse processo, pois integra novas tecnologias como IA, IoT e Big Data, que são cruciais para a automação e a otimização dos processos empresariais.

Ao adotar um sistema desse tipo, sua empresa moderniza as operações e se posiciona para aproveitar as oportunidades criadas pela digitalização, resultando em decisões mais rápidas e baseadas em dados confiáveis.

Isso permite uma melhora na eficiência operacional e na adaptação às mudanças do mercado, garantindo que o negócio esteja sempre à frente da concorrência.

Além disso, o relatório destacou que uma porcentagem significativa das empresas relatou melhorias em suas operações após a implementação de um ERP.

Tipos de ERP para empresas

Existem diferentes tipos de ERP no mercado, cada um com características específicas que atendem a variados tipos de negócios.

Desde soluções robustas para grandes corporações até sistemas mais enxutos para pequenas e médias empresas, escolher o melhor ERP depende das necessidades e do porte da sua organização. Vamos explorar os tipos mais comuns:

• ERPs de grande porte: destinados a grandes corporações, sistemas como SAP e Oracle oferecem uma gama completa de módulos que podem ser personalizados para atender às necessidades de cada empresa. Eles são ideais para empresas com operações complexas que exigem um alto nível de integração e automação.
  
  
• ERPs de médio porte: soluções como TOTVS e Microsoft Dynamics se encaixam bem em empresas de médio porte. Elas oferecem uma boa combinação de funcionalidades e flexibilidade, permitindo que as empresas escalem suas operações sem a necessidade de sistemas excessivamente complexos.
  
  
• ERPs de pequeno porte: para pequenas empresas, softwares como o ERP Omie oferecem uma interface mais simples e focada em módulos básicos como contabilidade, vendas e gestão de estoque. Esses ERPs são fáceis de implementar e gerenciar, tornando-os ideais para negócios que estão em fase de crescimento.

ERP para o financeiro

Um dos módulos mais críticos de um sistema ERP é o de gestão financeira. Afinal, ele automatiza processos financeiros, como contas a pagar e a receber, orçamentos, e relatórios.

A gestão financeira é fundamental para manter a saúde econômica da empresa, permitindo uma classificação de despesas na empresa de forma eficiente e precisa. Além disso, a automação desses processos reduz erros humanos e garante que as transações sejam realizadas de acordo com as políticas internas.

Os módulos financeiros de um ERP permitem que as empresas centralizem todos os seus dados financeiros em um único sistema. Isso facilita o acompanhamento de despesas operacionais, a conciliação bancária e a geração de relatórios de gastos detalhados. 

A integração com outras áreas, como compras e vendas, permite uma visão completa do fluxo de caixa da empresa, proporcionando insights valiosos para a tomada de decisões estratégicas.

Por exemplo, um sistema ERP pode ser configurado para gerar alertas automáticos quando uma conta a pagar está prestes a vencer ou quando o saldo bancário atinge um determinado nível.

Isso permite que a equipe financeira aja proativamente, evitando problemas de fluxo de caixa e garantindo que todas as obrigações sejam cumpridas em tempo hábil.

ERP para o departamento de recursos humanos

No RH, o ERP centraliza as informações sobre os colaboradores e automatiza tarefas como folha de pagamento, benefícios e comprovantes de pagamento, permitindo que a equipe se concentre em estratégias de desenvolvimento de talentos e gestão de desempenho.

A integração com outras áreas da empresa facilita a tomada de decisão e alinha os objetivos do RH com as metas organizacionais.

O módulo de RH de um ERP permite que as empresas monitorem o ciclo de vida completo dos colaboradores, gerenciando desde o recrutamento e seleção até a aposentadoria.

A centralização dos dados no sistema também facilita a tomada de decisões relacionadas ao capital humano, como promoções, aumentos salariais e realocação de funcionários.

ERP para a área de vendas

Para a área de vendas, o ERP é uma ferramenta poderosa que integra o relacionamento com o cliente (CRM) à gestão de pedidos, faturamento e estoque. Isso permite que as equipes de vendas acessem informações detalhadas sobre os clientes e façam previsões mais precisas, baseadas em dados reais.

Com o ERP, a gestão de vendas se torna mais eficiente, desde o primeiro contato com o cliente até a emissão de nota fiscal e o acompanhamento pós-venda.

Essa é a área que mais se beneficia com a implementação de um ERP, pois o sistema permite uma visão unificada do ciclo de vendas, o que envolve desde a gestão de leads, acompanhamento de oportunidades, emissão de propostas e contratos até o fechamento da venda e o faturamento.

Além disso, o ERP pode ser configurado para integrar informações de marketing e CRM, facilitando a tomada de decisões sobre estratégias de vendas e campanhas de marketing.

Por exemplo, ele pode fornecer relatórios sobre o desempenho das vendas, permitindo que a equipe de vendas ajuste suas estratégias de acordo com os resultados. O sistema também pode alertar os vendedores sobre oportunidades de vendas cruzadas e up selling, aumentando a receita e melhorando a satisfação do cliente.

ERP para a área de logística

Na logística, um ERP completo gerencia o fluxo de mercadorias desde a aquisição até a entrega ao cliente final. Ele integra a gestão de estoque com o transporte e a cadeia de suprimentos, garantindo que os produtos estejam no momento certo e no local certo.

O uso de tecnologias como MRP II (Manufacturing Resource Planning) dentro do ERP ajuda a otimizar a produção e minimizar desperdícios, fundamental para empresas que desejam manter uma operação enxuta e eficiente.

A gestão de logística no ERP envolve desde a previsão de demanda e planejamento de produção até o gerenciamento de transportes e entrega de produtos. O sistema facilita a coordenação entre diferentes departamentos, fazendo com que todas as etapas do processo logístico sejam geridas de forma eficiente e integrada.

Além disso, o ERP permite monitorar o desempenho de seus fornecedores e parceiros, garantindo que os padrões de qualidade e prazos de entrega sejam cumpridos. Isso é essencial para manter a competitividade no mercado e garantir a satisfação dos clientes.

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Desafios na implementação de um ERP

Implementar um ERP é um passo estratégico, mas não sem desafios. É importante entender esses obstáculos e saber como tirar o máximo proveito do novo sistema.

• Resistência à mudança: os funcionários podem ver o novo sistema como uma ameaça as suas rotinas. Resolver isso envolve investir em comunicação aberta, treinamentos e mostrar claramente os benefícios que o ERP trará tanto para a empresa quanto para os próprios colaboradores.
  
  
• Complexidade de integração: conectar o ERP a sistemas legados pode ser difícil. Escolher uma solução que permita fácil integração e começar com módulos básicos ajuda a minimizar problemas. Isso garante uma transição suave e preserva as operações da empresa durante a adaptação dos processos ao novo sistema.
  
  
• Custo e tempo: implementar um ERP exige investimentos significativos de tempo e dinheiro. Planejar com realismo e alocar recursos adequados desde o início ajuda a evitar surpresas. Com uma estratégia bem definida, os custos podem ser controlados e o ROI pode ser alcançado mais rapidamente.
  
  
• Treinamento e adoção: o sucesso do ERP depende de uma adoção bem-sucedida. Oferecer treinamentos contínuos e suporte durante a fase inicial de uso é crucial. Isso garante que todos saibam usar o sistema e que ele seja utilizado em seu máximo potencial, proporcionando os benefícios esperados.

Esses desafios são comuns mas, ao abordá-los de forma proativa, a empresa pode transformar a implementação do ERP em um trampolim para a eficiência operacional e o crescimento sustentável.

Quais são os sistemas ERPs mais usados?

Diversos ERPs se destacam por serem robustos, flexíveis e capazes de integração. A seguir, listamos os sistemas mais populares e amplamente utilizados pelas empresas.

ERP Omie

A Omie é uma solução brasileira que se destaca pela simplicidade de uso e pelo foco em pequenas e médias empresas, como a Duduxo, Madesa Móveis e a Polishop.

Ela oferece uma integração completa com sistemas de gestão de despesas e automatização de processos financeiros.

Esse sistema se conecta perfeitamente com a gestão de despesas da Flash, permitindo às empresas controlar finanças e despesas de maneira integrada e eficiente.

Essa integração permite que todas as despesas corporativas sejam registradas e categorizadas automaticamente, simplificando o processo de prestação de contas e garantindo que todas as transações estejam em conformidade com as políticas da empresa.

A Omie é particularmente popular entre empresas que estão em fase de crescimento e que precisam de uma solução que seja ao mesmo tempo poderosa e fácil de usar. Sua interface intuitiva e personalizada a tornam uma excelente escolha para empresas que desejam implementar um ERP sem a complexidade associada a soluções maiores.

ERP TOTVS

A TOTVS é uma das líderes no mercado de ERPs no Brasil, oferecendo soluções robustas para empresas de todos os tamanhos. Entre as maiores, destacam-se Magazine Luiza, Ambev e Grupo Pão de Açúcar.

O software ERP da TOTVS é conhecido por sua capacidade de customização e pela ampla gama de módulos que atendem às mais diversas necessidades empresariais.

A TOTVS é amplamente utilizada em setores como manufatura e varejo, onde ter uma solução robusta e altamente personalizável é crucial. Com módulos específicos para cada setor, a ferramenta garante que as necessidades de cada indústria sejam atendidas de forma eficaz.

A flexibilidade do ERP TOTVS permite que as empresas escolham os módulos que melhor atendem as suas necessidades sem precisar investir em um sistema complexo.

Além disso, a capacidade de integração com outras tecnologias, como IoT (Internet das Coisas) e Big Data, torna a TOTVS uma escolha ideal para empresas que desejam se manter na vanguarda da inovação tecnológica.

ERP Oracle

O ERP Oracle é amplamente utilizado por grandes corporações devido a sua capacidade de gerenciamento de operações complexas em escala global.

Com um banco de dados poderoso e módulos avançados para gestão financeira, recursos humanos e cadeia de suprimentos, a Oracle oferece uma solução completa que atende às demandas das maiores empresas do mundo, como a General Electric e a HSBC.

Além disso, sua capacidade de integração com outras tecnologias e plataformas é um dos pontos fortes que tornam a Oracle um ERP completo.

O sistema também é reconhecido por sua confiabilidade e escalabilidade, sendo a escolha preferida de empresas que operam em múltiplos países e precisam de uma solução capaz de lidar com grandes volumes de dados e transações.

Não por acaso, ele também oferece diversas ferramentas analíticas que permitem que as empresas extraiam insights de seus dados, melhorando a tomada de decisões estratégicas.

Por fim, a Oracle ERP conta com uma robusta segurança de dados, o que é essencial para empresas que lidam com informações sensíveis e precisam garantir a conformidade com as regulamentações internacionais de proteção de dados.

ERP SAP

A SAP é um dos sistemas ERP mais conhecidos e utilizados globalmente, especialmente por grandes empresas como a Coca-Cola e a Unilever.

Sua flexibilidade e capacidade de personalização a tornam uma opção robusta para empresas que precisam de uma solução completa e altamente integrada.

Justamente por isso, é utilizada em indústrias como manufatura, telecomunicações, energia e serviços financeiros, onde a necessidade de uma solução integrada e altamente personalizável é crítica.

Além disso, a SAP é conhecida por sua capacidade de lidar com operações globais, facilitando a gestão de subsidiárias em diferentes países e garantindo a conformidade com as regulamentações locais.

Esse ERP também oferece uma ampla gama de ferramentas de análise e relatórios, permitindo que as empresas monitorem seu desempenho e façam ajustes em tempo real.

Integrando a gestão de despesas com o ERP e a Flash

A integração da Omie com a Flash é um exemplo prático de como a automatização de processos financeiros pode ser levada a um novo patamar.

Essa integração elimina a necessidade de inserção manual de dados. Isso reduz o risco de erros, fator essencial para otimizar as operações financeiras e garantir que todas as despesas estejam devidamente registradas e categorizadas. 

Com diversas funcionalidades, como a classificação de despesas e a emissão de notas fiscais, o software de reembolso de despesas da Flash torna a gestão financeira mais simples e eficaz.

Além disso, oferece um cartão corporativo que pode ser utilizado para despesas operacionais, com funcionalidades que permitem a definição de regras de uso, limites de gastos e um sistema de controle de despesas em tempo real.

Isso garante que todas as despesas sejam realizadas de acordo com as políticas da empresa, evitando surpresas e garantindo o cumprimento das normas internas.

Garanta que a sua empresa esteja sempre alinhada com os objetivos financeiros e preparada para responder rapidamente aos desafios do dia a dia que possam surgir.

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