O que são despesas administrativas? Exemplos, como calcular e reduzir

Despesas administrativas são essenciais para o funcionamento de uma empresa, mas quando não gerenciadas corretamente, podem afetar gravemente sua saúde financeira.

Muitas vezes, surgem dúvidas sobre como calcular esses valores e, principalmente, como reduzir os custos administrativos sem prejudicar a operação do negócio.

Além disso, existem diferenças entre diversos tipos de despesas, o que torna o controle e a alocação de recursos ainda mais complexos.

Neste artigo, entenda o que são as despesas administrativas, como classificá-las, exemplos práticos, e mostrar como é possível calcular e otimizar esses custos para garantir uma gestão financeira mais assertiva.

Boa leitura.

O que são despesas administrativas?

Despesas administrativas são os gastos necessários para que uma empresa funcione, porém, não estão diretamente ligados à produção ou operação da empresa. Esses gastos envolvem os recursos utilizados para a gestão da empresa, como salários administrativos, aluguel de escritórios, serviços públicos e custos de infraestrutura.

Essas despesas podem ser classificadas em fixas e variáveis:

• Despesas fixas: são aquelas que permanecem constantes, independentemente do nível de produção ou da atividade da empresa. Exemplos incluem aluguel de imóveis e salários de funcionários permanentes.
  
  
• Despesas variáveis: podem mudar conforme o volume de operações da empresa. Isso inclui custos com energia elétrica, materiais de escritório, viagens corporativas e outras despesas que podem aumentar ou diminuir dependendo da atividade da empresa.

A diferença entre despesas administrativas e operacionais

As despesas operacionais e despesas administrativas são duas categorias diferentes de custos dentro da contabilidade.

As despesas operacionais estão diretamente ligadas à produção de bens ou serviços, ou seja, são os custos necessários para a execução do que a empresa vende.

Por exemplo, em uma indústria, as despesas operacionais incluem o custo de matérias-primas e a mão-de-obra diretamente envolvida na produção.

Já as despesas administrativas estão relacionadas às funções gerenciais e ao suporte necessário para o funcionamento da empresa, como salários de gestores, custos com infraestrutura e tecnologias de gestão.

Portanto, a principal diferença entre as despesas administrativas e operacionais é a área da empresa que elas impactam.

Exemplos de despesas administrativas nas empresas

A classificação de despesas na empresa pode variar conforme o porte da empresa, mas, em geral, todos os gastos administrativos podem ser divididos em custos fixos e variáveis, conforme o impacto das mudanças nas operações.

Aqui estão alguns exemplos de despesas administrativas que você pode encontrar em diferentes tipos de empresas:

• Aluguel do escritório: despesa fixa é essencial para manter o local onde a empresa opera.
  
  
• Salários administrativos: incluem os pagamentos para gerentes, diretores e funcionários que desempenham funções não relacionadas diretamente à produção.
  
  
• Materiais de escritório: papel, canetas, computadores, entre outras despesas.
  
  
• Serviços públicos: água, luz, internet, telefone, essenciais para a operação do escritório.
  
  
• Depreciação de ativos: equipamentos e mobiliário usados na gestão da empresa que perdem valor ao longo do tempo.

Além disso, em empresas de pequeno porte, o pró-labore dos sócios é uma despesa administrativa fundamental, enquanto em empresas maiores, consultorias jurídicas e tributárias também entram como custos administrativos.

Como calcular e contabilizar despesas administrativas?

As despesas administrativas devem ser registradas no relatório de despesas e no DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício), para garantir uma visão precisa sobre a saúde financeira da empresa.

1. Identifique todos os custos relacionados à administração: liste todas as despesas que envolvem a gestão e a operação do dia a dia da empresa, como salários da equipe administrativa, aluguel, serviços públicos e materiais de escritório..
   
   
2. Classifique as despesas em fixas e variáveis: separe as despesas fixas, que não mudam com o nível de atividade da empresa (exemplo: aluguel e salários), das despesas variáveis, que flutuam com a operação (exemplo: custos de energia e suprimentos)..
   
   
3. Registre cada despesa de forma detalhada: insira cada gasto de maneira individual no plano de contas da empresa para garantir um controle rigoroso e facilitar a análise..
   
   
4. Use ferramentas de gestão financeira: adote softwares e plataformas de gestão financeira para otimizar o processo de cálculo e acompanhamento das despesas. Essas ferramentas ajudam na automatização do registro e na análise em tempo real, assegurando que as despesas administrativas sejam monitoradas de forma eficiente e contínua.

A contabilização das despesas administrativas exige a alocação correta desses custos nas contas de despesas operacionais e despesas gerais no DRE.

Isso permite que a empresa tenha uma visão detalhada de seus gastos e possa tomar decisões estratégicas sobre onde cortar custos ou investir mais.

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Como fazer rateio de despesas administrativas?

O rateio de despesas consiste em distribuir as despesas administrativas entre diferentes setores de acordo com o uso dos recursos da empresa.

Para realizar esse rateio, é necessário determinar a base de rateio (como o número de funcionários ou a área do escritório utilizada) e aplicar essa base de forma proporcional às despesas de cada setor.

Por exemplo, se o custo com aluguel for de R$ 5.000 e o setor administrativo ocupar 60% do espaço, o rateio dessa despesa para o setor administrativo será de R$ 3.000.

Despesas administrativas: Ativo ou Passivo?

No contexto contábil, as despesas administrativas são classificadas como passivo. Elas representam saídas de recursos financeiros da empresa, ou seja, são gastos para manter a empresa funcionando.

Embora esses custos não resultem diretamente em aumento de ativos, eles são essenciais para a manutenção da empresa.

Porém, despesas administrativas não devem ser confundidas com investimentos, que sim, geram ativos para a empresa.

A gestão desses custos é importante para manter o fluxo de caixa equilibrado, além de impactar diretamente na rentabilidade da empresa.

Como reduzir despesas administrativas? 3 dicas para contenção

A contenção de despesas administrativas é um passo importante para melhorar a gestão financeira de qualquer empresa.

Reduzir os custos administrativos não significa cortar a qualidade dos serviços, mas sim otimizar os processos e utilizar recursos de maneira mais eficiente.

Aqui estão algumas dicas práticas para melhorar a contenção de despesas:

1. Reavaliação de fornecedores e contratos: revisar contratos com fornecedores e negociar melhores condições pode resultar em uma redução significativa. Empresas que possuem contratos longos podem negociar descontos ou novas condições.
   
   
2. Automação de processos: seja em despesas corporativas, administrativas ou operacionais, uma gestão automática pode reduzir a necessidade de mão-de-obra, além de evitar erros humanos.
   
   
3. Implementação de tecnologias de gestão: softwares de gestão financeira ou cartões corporativos ajudam a tornar a empresa mais eficiente e reduzir os custos.

Ferramentas como cartões corporativos facilitam o controle de despesas, evitando gastos excessivos e proporcionando visibilidade detalhada sobre cada saída de recursos.

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