Guia de como calcular o custo por funcionário por regime tributário

Compreender o custo por funcionário é fundamental para qualquer empresa que busca eficiência financeira e aumento da produtividade. Ao identificar como maximizar o potencial de cada colaborador, é possível implementar uma política de gastos mais eficaz e, por consequência, elevar os lucros. 

Calcular esse custo vai além do salário base, englobando variáveis protegidas pela CLT cuja não observância pode resultar em consequências legais sérias.

Esse indicativo varia conforme o regime tributário da empresa e inclui elementos como descanso semanal remunerado, 13º salário e benefícios como vale-transporte. Conhecendo o custo total de um funcionário, é possível avaliar a viabilidade do contrato e buscar formas de otimizar o investimento. 

Além disso, ignorar esses custos pode comprometer a saúde financeira da organização, pois despesas não previstas, como rescisões contratuais, podem exceder facilmente R$15 mil, levando até mesmo ao risco de falência em situações críticas.

Continue a leitura para saber como realizar esse cálculo de uma vez por todas!

Cálculo do custo por funcionário em 3 regimes tributários

O primeiro passo para calcular o custo por funcionário é identificar o regime tributário ao qual a empresa está sujeita. 

O regime influencia diretamente os encargos sociais e fiscais associados a cada colaborador. Abaixo, explicamos como calcular esses custos para os 3 regimes:

• Simples Nacional;
• Lucro Presumido;
• Lucro Real.

Simples Nacional

Empresas optantes pelo Simples Nacional têm a vantagem de isenções em certos encargos, como INSS patronal e contribuições para entidades como SENAI e salário-educação. 

Para um funcionário com salário de R$ 2.000, as taxas adicionais incluem:

• Fração de férias: 11,11%
• Fração de 13º salário: 8,33%
• FGTS: 8%
• Provisão de multa para rescisão do FGTS: 4%
• Previdenciário sobre 13º/Férias/DSR: 7,93%

Assim, o custo total é 39,37% acima do salário, ou seja, R$ 787 adicionais, totalizando R$ 2.787 por mês.

Lucro Presumido e Lucro Real

Nesses regimes, a carga tributária é mais elevada. O cálculo para um salário de R$ 2.000 envolve:

• Contribuição patronal (INSS): 20%
• Seguro de acidente de trabalho: 3%
• Salário-educação: 2,5%
• Descanso semanal remunerado: 20%
• 13º salário: 8,33%
• Contribuições para o sistema 'S' (Sebrae, Sesi, Sesc, etc.): 3,3%
• Férias: 11,11%

No total, isso adiciona 68,24% ao salário base, ou seja, R$ 1.364 adicionais, resultando em um custo mensal de R$ 3.364.

Veja também: tipos e a importância dos comprovantes de pagamento e saiba mais sobre prestação de contas e despesas fixas e variáveis

Como otimizar os custos por funcionário e reduzir gastos?

Embora os custos associados a cada funcionário para a empresa estejam diretamente relacionados à folha de pagamento e aos direitos garantidos pela CLT, e não possam ser simplesmente eliminados, existem métodos eficazes para reduzir esses gastos e aumentar a produtividade. Aqui estão algumas estratégias que gestores podem aplicar:

Invista na gestão de RH

A gestão de pessoas desempenha um papel crucial no planejamento organizacional. O RH estratégico é essencial para evitar jornadas excessivas de trabalho e horas extras desnecessárias, que podem aumentar significativamente os custos de funcionários. 

Implementar uma programação de trabalho bem planejada ajuda a otimizar os recursos humanos disponíveis.

Aplique treinamentos

Investir na capacitação dos colaboradores para aprimorar habilidades específicas ou introduzir novas competências é essencial. Treinamentos podem ser direcionados para:

• o uso de novas tecnologias;
• métodos de trabalho mais eficientes;
• desenvolvimento de habilidades interpessoais, entre diversos outros.

Todos contribuem para a eficiência operacional e aproveitamento de recursos. Os treinamentos oferecem uma dupla vantagem: aumentam a eficiência dos funcionários e reduzem a necessidade de supervisão constante. 

Colaboradores bem treinados são mais aptos a resolver problemas e tomar decisões acertadas, o que pode diminuir custos a longo prazo.

Incentive a produtividade

Definir metas claras e alcançáveis é fundamental para incentivar a produtividade. Metas devem ser desafiadoras o suficiente para motivar os funcionários, mas realistas para evitar frustrações. 

O cumprimento dessas metas deve ser acompanhado de reconhecimento e recompensas, que podem incluir bônus financeiros, viagens ou prêmios.

Oferecer incentivos para aqueles que alcançam ou superam suas metas estabelecidas não apenas motiva os funcionários, mas também os alinha aos objetivos da empresa. 

Leia também: o que diz a CLT sobre ajuda de custo; saiba, também, o que são verbas indenizatórias

Aposte na tecnologia

A implementação de tecnologias que automatizam processos burocráticos é crucial. Softwares de gestão financeira, por exemplo, podem reduzir significativamente o tempo gasto em tarefas manuais, minimizando erros e liberando os colaboradores para se concentrarem em tarefas de maior valor agregado.

A tecnologia também ajuda a reduzir erros humanos em processos críticos, como no lançamento de dados financeiros. Isso não só melhora a precisão das operações, mas também reduz os custos associados à correção de erros e à gestão de inconsistências.

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