Conheça os tipos de fraude mais comuns nas empresas

Empresas de todos os tamanhos, que realizam reembolso de despesas aos seus colaboradores, enfrentam o desafio de proteger seus recursos financeiros contra fraudes. Essa preocupação se intensifica em processos antiquados que não se beneficiam de soluções tecnológicas, aumentando as brechas para atos fraudulentos.

A vigilância contra os diversos tipos de fraude é indispensável, e até os menores gastos, que podem parecer insignificantes à primeira vista. Por exemplo, uma refeição extravagante durante uma viagem corporativa.

Essas ações podem acumular-se e prejudicar a saúde financeira da empresa. Portanto, a análise cuidadosa dos processos e resultados torna-se uma tarefa essencial para o departamento financeiro e os gestores financeiros, visando a manutenção de uma gestão financeira sólida.

Continue a leitura para explorar o tema!

O que é fraude?

Fraude é definida como qualquer ato intencional de má fé, realizado por colaboradores, membros da administração ou outras pessoas responsáveis pela governança. Essas ações tem por objetivo obter vantagem ilegítima ou injusta. 

Esse tipo de comportamento, não só afeta negativamente as finanças da empresa, mas também pode ter sérias repercussões legais para os envolvidos. 

Leia também: Diferenças entre governança corporativa e compliance.

As fraudes representam uma ameaça significativa para as instituições, deteriorando a confiança e a integridade organizacional. Isso evidencia a importância de estratégias proativas de prevenção e monitoramento contínuo para identificar e mitigar tais riscos.

Apesar do amplo acesso à informação e da conscientização sobre os riscos, as vulnerabilidades permanecem, facilitando ocorrências que buscam beneficiar indivíduos em detrimento do coletivo e da saúde financeira da organização.

5 tipos de fraudes mais comuns nas empresas

No ambiente corporativo, a ocorrência de práticas fraudulentas, como a utilização de documentos falsificados ou duplicação de despesas, não é rara. Tais ações, muitas vezes, surpreendem até mesmo os mais experientes profissionais do setor financeiro e pessoas ligadas ao compliance.

Esses atos ilícitos podem variar em método e objetivo, mas tendem a se enquadrar em algumas categorias principais mais comuns de fraude:

1. Furto

Este é um dos tipos mais comuns de fraude ocorre quando um bem da empresa é subtraído para benefício próprio. Um exemplo clássico é um colaborador que leva para casa um ativo da empresa ou se apropria de informações confidenciais, utilizando-as em benefício próprio.

2. Apropriação indébita

Diferente do furto, a apropriação indébita envolve o uso de recursos da empresa sem o devido consentimento, mas sem a intenção de subtraí-los permanentemente. 

Isso pode acontecer, por exemplo, quando um colaborador utiliza fundos da empresa, como o cartão de crédito corporativo, para cobrir despesas de viagem não autorizadas.

3. Desvio financeiro

Uma das fraudes financeiras mais comuns, refere-se à alteração indevida do destino de recursos financeiros da empresa, em especial em transações comerciais. Além disso, situações como reembolsos corporativos de despesas duplicadas se enquadram nesta categoria, caracterizando um desvio dos fundos da instituição.

4. Sabotagem

A sabotagem é o ato de prejudicar a empresa intencionalmente, sem necessariamente obter qualquer benefício direto com isso. Esse tipo de fraude visa danificar a reputação ou os ativos da empresa puramente por motivações pessoais ou vingança.

5. Desperdício voluntário

O desperdício de recursos financeiros da empresa de forma intencional também é considerado uma fraude. Seja através do uso excessivo e não justificado de materiais, alimentação ou transporte, esse ato visa prejudicar financeiramente a empresa sem qualquer vantagem para o fraudador, além da satisfação em causar o dano.

Quais ativos são mais lesados por fraudes nas empresas?

Embora o dinheiro seja frequentemente o principal alvo das fraudes, todos os tipos podem visar outros ativos valiosos. Esses incluem, mas não se limitam a:

• Contratos e suas modificações;
• Apólices de seguro;
• Correspondências importantes;
• Registros de propriedade;
• Patentes e marcas registradas;
• Relatórios e fichas de controle;
• Demonstrações financeiras e contábeis;
• Títulos de crédito;
• Entre diversos outros documentos críticos.

Esses itens, essenciais para a operação e segurança de uma empresa, podem ser subtraídos ou manipulados, gerando consequências graves.

Quais as possíveis consequências em casos de fraude?

Fraudes não apenas acarretam perdas financeiras diretas, mas também promovem um ambiente de desconfiança, afetando negativamente o clima organizacional. A imagem e a credibilidade da gestão ficam comprometidas, tanto internamente entre colaboradores quanto externamente com clientes e parceiros.

Para evitar esses impactos, é crucial a implementação de auditorias e monitoramentos frequentes, especialmente nos processos relacionados a reembolso de despesas e viagens corporativas, assegurando a integridade e a transparência na gestão financeira.

Auditorias e monitoramentos frequentes dos processos são essenciais para evitar fraudes e manchas na imagem da empresa. Abaixo, você confere nosso Guia Completo de Auditoria de Reembolso de Despesas, totalmente gratuito e pronto para te ajudar a prevenir a organização de quaisquer problemas do tipo.

O papel do compliance e da tecnologia na redução de fraudes

O compliance é um pilar fundamental para estabelecer e reforçar padrões éticos em todas as áreas de negócio, em especial quando se trata de fraudes, traçando estratégias de como evitá-las. 

Sob a liderança do Chief Compliance Officer, o departamento busca garantir a aderência às normativas aplicáveis. Essas podem ser financeiras, ambientais, trabalhistas, de segurança do trabalho, ou outras.

A função do compliance é agregar valor à empresa, promovendo uma cultura onde todos os colaboradores seguem os códigos de conduta estabelecidos.

Através do fortalecimento de padrões internos e externos, o compliance não só previne fraudes mas também minimiza riscos legais, reduzindo a probabilidade de litígios trabalhistas e outras representações legais.

A tecnologia, por sua vez, oferece ferramentas essenciais para o suporte dessas iniciativas de compliance. Soluções inovadoras em processos de reembolsos e controle de despesas, como sistemas automatizados e plataformas integradas, facilitam o monitoramento e a análise de transações, contribuindo para a prevenção de fraudes e garantindo a conformidade operacional.

Conheça, a seguir, a solução tecnológica ideal para garantir o monitoramento e segurança do seus processos de gestão de despesas.

Plataforma de gestão de despesas corporativas da Flash

Os processos associados ao reembolso de despesas estão entre os mais vulneráveis a fraudes e corrupção, especialmente em empresas que não implementam um controle adequado dessas operações.

Nossa plataforma tem o propósito de simplificar e otimizar a gestão financeira corporativa. Por meio de um sistema automatizado e perfeitamente integrável a ERPs, transformamos a maneira como os gestores financeiros e departamentos financeiros lidam com as despesas corporativas. 

A digitalização das despesas, a criação de relatórios detalhados e a implementação de diversas outras funcionalidades são apenas o começo do que oferecemos.

Com a solução da Flash, todos processos de solicitação de reembolsos e adiantamentos são executados através de um aplicativo móvel. Sua funcionalidade só é viável com a aplicação de regras pré-definidas, prevenindo solicitações inapropriadas. 

Essa abordagem não só garante a conformidade com as políticas internas da empresa, mas também contribui para a criação de um ambiente organizacional mais seguro e transparente.

Venha fazer parte da Flash e descubra como nossa solução pode transformar a gestão de despesas e reduzir significativamente os riscos de fraude, proporcionando tranquilidade e segurança tanto para os gestores financeiros quanto para o departamento financeiro.