Conheça os 10 principais encargos trabalhistas e aprenda a calcular para garantir a conformidade legal

Empresas de todos os portes precisam lidar com as obrigações legais que incidem sobre a folha de pagamento de sua mão de obra, como os encargos trabalhistas.

Essas obrigações, muitas vezes complexas e variadas, representam uma parcela significativa do custo total de um colaborador.

Logo, impactam no planejamento financeiro, a conformidade com o eSocial e a saúde orçamentária do negócio.

Nesse artigo, tenha uma lista dos principais encargos trabalhistas e sociais, para te auxiliar na gestão saudável da sua folha de pagamento.

Assim, o RH consegue planejar adequadamente os gastos mensais da empresa, com uma gestão eficiente de pessoas e jornada de trabalho..

Boa leitura!

O que são encargos trabalhistas?

Os encargos trabalhistas são os tributos e contribuições a serem pagos em decorrência da contratação de funcionários.

Eles são ligados aos direitos garantidos pela legislação trabalhista brasileira, como a CLT, e envolvem obrigações como INSS, FGTS e IRRF.

Diferente do salário bruto acordado com o colaborador, os encargos representam um montante extra que a empresa precisa arcar para estar conforme as normas legais, fiscais e previdenciárias.

Qual a diferença entre encargos trabalhistas e sociais

Embora os termos sejam utilizados como sinônimos em alguns contextos, há diferenças técnicas:

• Encargos trabalhistas: referem-se às obrigações relacionadas à relação empregatícia, como férias, 13º salário, adicional de periculosidade, entre outros direitos previstos em lei.
• Encargos sociais: abrangem tributos e contribuições que não vão para o funcionário, mas sim para instituições como a Previdência Social (INSS), Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e outros fundos e programas públicos.

Ambos, no entanto, são custos adicionais que integram o custo de um funcionário para o empregador.

O que não incide em encargo trabalhista?

Nem todo pagamento feito pela empresa gera obrigatoriedade de encargos. Estão fora da base de cálculo dos encargos trabalhistas:

• Reembolso de despesas (transporte, alimentação, viagens, etc.);
• Participação nos lucros e resultados (PLR), quando segue os critérios legais;
• Benefícios não habituais, como brindes ou premiações esporádicas;
• Auxílio-creche, educação e outros incentivos com finalidades específicas, conforme regras da legislação.

Esses itens não têm incidência de encargos, desde que documentados e não componham a remuneração habitual, ou seja, não tenham natureza salarial, apenas indenizatória.

Como os encargos trabalhistas interferem no custo do funcionário?

Os encargos representam uma parcela significativa do custo de manutenção de um colaborador.

Dependendo do regime tributário e da categoria da empresa, os encargos podem representar entre 60% a 100% do salário contratual registrado em carteira.

Por isso, realizar o correto cálculo da folha de pagamento e dos encargos é essencial para evitar surpresas no orçamento, garantir conformidade com o eSocial e manter a previsibilidade financeira.

Ferramentas como um sistema de folha de pagamento e o uso de calculadora de encargos trabalhistas, ajudam a estimar esse impacto e a manter o controle das obrigações mensais.

O que encargos trabalhistas têm a ver com a desoneração da folha?

A desoneração da folha de pagamento é uma política criada para reduzir os encargos incidentes sobre a folha salarial de alguns setores da economia.

Organizações beneficiadas por essa medida, podem substituir parte da contribuição patronal ao INSS (geralmente de 20%) por uma alíquota sobre a receita bruta, reduzindo o custo da contratação.

Por isso, é preciso entender os encargos com profundidade, pois, ela impacta no planejamento tributário, na competitividade e nas decisões de expansão da equipe.

Conhecendo os principais encargos sobre a folha de pagamento

Partindo-se de uma abordagem prática, sob a ótica do dia-a-dia das empresas e dos profissionais de Recursos Humanos. 

Veja, na lista abaixo, os principais encargos da folha de pagamento, definidos pela CLT.

• Férias remuneradas;
• Décimo terceiro salário;
• Fundo de garantia ao tempo de serviço (FGTS);
• Licenças trabalhistas;
• Adicionais legais;
• Vale-transporte.

Agora, entenda melhor sobre cada um deles de forma detalhada.

1. Férias remuneradas

Do ponto de vista jurídico, as férias representam a concessão de 30 dias de descanso remunerado para o empregado, a cada ano trabalhado.

O pagamento das férias deve ser efetuado até 48 horas antes de seu início, com o adicional de ⅓ do salário (terço constitucional) referente a esse período.

Para garantir que as férias sejam compatíveis com a legislação, é de extrema importância manter um registro preciso das horas de trabalho do colaborador.

O Art. 134 da CLT estabelece que, a cada 12 meses de contrato de trabalho, todo empregado sob o regime da CLT tem direito a férias.

Entretanto, a legislação também estabelece períodos proporcionais em caso de faltas injustificadas no período de concessão:

• 30 dias corridos para até 5 faltas;
• 24 dias corridos para 6 a 14 faltas;
• 18 dias corridos para 15 a 23 faltas;
• 12 dias corridos para 24 a 32 faltas.

Outro ponto permitido pelo Art. 143, que influencia no cálculo dos encargos trabalhistas de férias, é o abono pecuniário.

Esse é o direito facultativo do empregado em vender 1 ⁄ 3 das suas férias, sendo 10 dias.

2. Décimo terceiro salário

Do ponto de vista jurídico, o 13º salário se enquadra no conceito de gratificação, tanto que recebe o nome de gratificação de natal, ou natalina.

O 13º salário é regulado em diferentes jurisprudências, das quais: Lei nº4.090, Lei nº 4.749/65 e o Decreto 10.854/21. Logo, é válido para todos os empregados sob o regime da CLT.

O cálculo do décimo terceiro é baseado na proporção de 1/12 avos do salário por mês trabalhado durante o ano em curso.

3. Licenças e afastamentos

Há dois tipos principais de licenças no Brasil: as remuneradas e as não remuneradas. Nas licenças pagas, o colaborador continua recebendo seu salário mesmo sem trabalhar.

Nas demais, não há remuneração durante o período de afastamento.

As chamadas licenças remuneradas mais comuns são:

• Licença maternidade;
• Licença paternidade;
• Licença por luto;
• Afastamentos/licenças médicas (a licença médica exige um atestado que comprove o período que deverá ser abonado);
• Licença para cumprir serviço militar obrigatório;

Já as licenças não remuneradas, são casos esporádicos da qual é necessário um acordo entre empresa e empregado.

4. Adicionais trabalhistas

Adicionais são parcelas trabalhistas que integram o salário, sendo calculadas sobre o valor do mesmo.

Os valores adicionais, têm como finalidade recompensar o serviço executado em circunstâncias adversas ou desconfortáveis.

Veja alguns exemplos abaixo.

Adicional noturno

Previsto pela CLT, o adicional noturno é destinado a quem trabalha no período noturno previsto no período das 22h às 5h da manhã.

Esse pagamento extra serve como compensação pelo desgaste adicional devido à alteração, que impacta:

• No ciclo natural do sono;
• Dificuldade de socialização;
• E de harmonização dos compromissos do cotidiano, em virtude de rotina com horários invertidos em relação à grande maioria das pessoas, entre outros.

Adicional de insalubridade

Quando o empregado trabalha em condições insalubres ou perigosas, recebe o adicional de insalubridade sobre o salário.

O valor é calculado em cima de uma porcentagem que varia conforme o grau de risco e o tipo de contrato de trabalho.

Adicional de periculosidade

Diferente da insalubridade, a periculosidade envolve atividades com risco elevado a vida, integridade física e/ou mental, qualidade de vida e bem-estar.

Aqui, são incluídas atividades que levem a exposição a substâncias inflamáveis, explosivos ou eletricidade, além de atividades de segurança pessoal ou patrimonial.

Neste caso, a CLT estabelece regras específicas para a proteção do trabalhador em tais condições, reconhecendo o risco acentuado dessas atividades.

Horas extras

As horas extras são aquelas executadas além da jornada normal. É considerada uma forma de compensação ao funcionário, uma vez que ele está dedicando tempo de sua vida pessoal para a empresa.

A falta de gerenciamento do banco de horas dessas horas, pode gerar diversos riscos jurídicos.

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5. Vale-transporte

Desde a Lei nº 7.418 de 1985, o vale-transporte é um direito do trabalhador. Ele deve ser fornecido antecipadamente para cobrir os custos de transporte público até o local de trabalho.

O valor do vale-transporte é compartilhado entre empregador e empregado, com a possibilidade do empregador descontar até 6% no salário do funcionário.

Vale ressaltar que o vale-transporte não é considerado parte do salário, não impactando em contribuições previdenciárias ou outras obrigações fiscais.

6. Vale-alimentação e refeição

Além do vale-transporte, muitas empresas optam por oferecer benefícios adicionais, como vale-alimentação e vale-refeição.

Embora estes não sejam encargos trabalhistas mandatórios, são práticas comuns para melhorar a satisfação e o bem-estar dos colaboradores.

Outro ponto sobre o pagamento do VA e VR são as alterações propostas pela nova legislação, que traz mais flexibilidade.

Além disso, você sabia que oferecer os benefícios de VA e VR para seus colaboradores, pode trazer benefícios para a empresa?

Oferecer o cartão vale-alimentação e vale-refeição, benefícios regulados pelo Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT), proporciona ao empregador a vantagem de isenção de encargos sociais.

Além disso, ao aderir ao programa, é possível obter uma dedução no Imposto de Renda (IR).

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E quais são os encargos sociais previstos nas leis trabalhistas?

Os encargos sociais não são pagos direto ao empregado. Em vez disso, são destinados a financiar programas de benefícios sociais e políticas públicas.

1. INSS

Este órgão é responsável por gerenciar benefícios como aposentadorias e auxílios por afastamento, essenciais para a seguridade social.

As empresas devem contribuir para o INSS, conforme as taxas determinadas pelo governo, e essa informação deve ser claramente indicada nos contracheques dos empregados.

2. FGTS

Criado para proteger o trabalhador em caso de demissão sem justa causa, o FGTS é alimentado por contribuições mensais das empresas, equivalentes a 8% do salário bruto de cada funcionário.

Também deve-se considerar as verbas rescisórias, devidas em caso de rescisão do contrato de trabalho.

Em alguns casos, como rescisão indireta e dispensa sem justa causa pelo empregador, o empregado tem direito ao saque do fundo e a multa de 40% sobre esse saldo.

3. Contribuições a terceiros

As contribuições parafiscais, também conhecidas como contribuições a terceiros, são coletadas pela Receita Federal e alocadas para diversas entidades e fundos.

Entre eles estão o salário-educação, o Sistema S (SENAC, SESC, SENAI, SESI, entre outros) e outras entidades, como o INCRA.

4. PIS/PASEP

Estes são programas voltados para o financiamento do seguro-desemprego e abono salarial. 

As empresas contribuem para esses fundos, que depois são utilizados para apoiar os trabalhadores em diversas situações, como desemprego ou necessidade de acesso a benefícios sociais.

Como calcular os encargos trabalhistas?

Entender como calcular os encargos trabalhistas é essencial para a saúde financeira de uma empresa.

Este cálculo varia conforme o regime tributário da empresa: Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido.

Cálculo dos encargos trabalhistas no Simples Nacional

Destinado a microempresas (até R$ 360 mil/ano) e empresas de pequeno porte (até R$ 4,8 milhões/ano), o Simples Nacional oferece uma carga tributária reduzida.

Empresas enquadradas neste regime estão isentas de recolher INSS Patronal, Seguro por acidente de trabalho (SAT), Salário Educação e contribuições ao Sistema S ou Incra.

No entanto, devem pagar os seguintes encargos:

• Fração de férias — 11,11%;
• FGTS — 8%;
• Fração do 13º salário — 8,33%;
• FGTS para rescisão contratual — 3,20%;
• Benefícios previdenciários (férias, FGTS, descanso semanal remunerado) — 11,20%;
• Previdenciário sem 13º e férias — 2,18%.

Cálculo dos encargos sociais e trabalhistas no Lucro Real ou Presumido

Negócios sob esses regimes, têm uma lista de encargos mais extensa, incluindo:

• Fração de férias — 11,11%;
• FGTS — 8%;
• Fração do 13º salário — 8,33%;
• FGTS para rescisão contratual — 4%;
• INSS Patronal — 20%;
• Seguro de acidente de trabalho (SAT) — 3%;
• Salário Educação — 2,5%;
• Sistema S ou Incra — 3,3%;
• Benefícios previdenciários (13º, férias, DSR) — 7,93%.

Por exemplo, em uma empresa do Simples Nacional, os encargos trabalhistas e sociais representam em torno de 33% do salário.

Assim, para um funcionário com salário de R$ 2.000, o custo total para a empresa seria R$ 2.656,40.

Qual a importância dos encargos trabalhistas para a empresa?

Esses encargos influenciam nas finanças da empresa, seja de forma direta ou indireta, portanto, é importante compreender e calcular os encargos trabalhistas e sociais na sua empresa para:

• Conformidade com as leis trabalhistas: o cumprimento das obrigações previstas na CLT, nas normas previdenciárias e no eSocial evita multas, autuações e passivos trabalhistas que podem comprometer a saúde financeira da organização.
• Controle eficiente dos custos com a folha: com processos bem estruturados e sistemas integrados, é possível controlar os encargos em tempo real e evitar desperdícios, atrasos e falhas operacionais no Departamento Pessoal.
• Planejamento orçamentário: os encargos impactam o custo de funcionário e, portanto, precisam ser considerados em decisões como contratação, expansão de equipe e definição de preços e margens de produtos e serviços.
• Evitar contratações, ou demissões, mal planejadas: um planejamento orçamentário adequado faz com que a empresa tome decisões informadas sobre contratações e demissões. Contratar ou demitir sem um planejamento adequado pode levar a perdas financeiras.

Diante disso, investir em tecnologia, automatização e controle sobre as rotinas de folha de pagamento e encargos não é apenas uma questão de compliance: é um diferencial competitivo.

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Manter a apuração correta dos encargos trabalhistas exige que a empresa tenha controle preciso sobre a jornada de trabalho dos colaboradores.

Afinal, inconsistências no registro de horas podem impactar o cálculo de horas extras, adicionais, faltas e descontos, refletindo em erros na folha e no cumprimento das obrigações legais.

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• Conformidade com as normas da legislação trabalhista e do eSocial;
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