Opinião: como enfrentar os desafios da gestão de sistemas no RH e transformar tecnologia em aliada

Quem trabalha com RH conhece bem a cena: folha de pagamento em um sistema, ponto em outro, benefícios em uma terceira plataforma e, no fim, muitas horas gastas apenas para cruzar informações. E o que deveria tornar a rotina da área mais prática se transforma em um quebra-cabeça diário.

Dos antigos e parrudos sistemas que atendiam basicamente às questões mais burocráticas do RH para as plataformas SaaS (um modelo de software na nuvem acessado via internet, sem precisar instalar), muita coisa mudou para melhor nos últimos anos. Mas essa evolução aconteceu de forma bastante fragmentada.

Diversas soluções disponíveis no mercado surgiram para resolver partes da jornada do colaborador, mas nunca o todo. Prova disso é que 38% das empresas utilizam de dois a cinco sistemas diferentes para realizar suas operações de RH, como revela a pesquisa Transformação Digital do RH, realizada pela Flash.

Desta forma, os RHs acabam gastando mais tempo tentando fazer os sistemas conversarem do que tomando decisões estratégicas. E, nas pequenas e médias empresas, o quadro acaba sendo ainda mais desafiador, já que muitas sequer têm uma plataforma: a gestão continua sendo feita em planilhas, com alto risco de erro, falhas de cálculo e perda de credibilidade.

E qualquer RH sabe que essa fragmentação não é apenas improdutiva, mas muito desgastante. Tanto que 61% dos profissionais ouvidos na terceira edição do Panorama da Saúde Emocional do RH, que a Flash lançou com exclusividade durante o CONARH, relataram estresse e prejuízo à saúde mental ao terem que lidar com múltiplas plataformas e softwares. 

A verdade é que a dispersão de processos aumenta a chance de erros, dificulta a visão do todo e cria silos dentro do RH, que passam a trabalhar sem conexão com outras áreas. Quem cuida de recrutamento, por exemplo, não consegue enxergar indicadores de performance, enquanto quem cuida de folha não acompanha dados importantes de engajamento. Isso impacta diretamente na qualidade das decisões e sobrecarrega equipes com tarefas repetitivas.

Foi olhando para esse cenário que a Flash criou uma proposta que integra boa parte da jornada operacional em uma única experiência. Hoje nossa plataforma já permite admitir funcionários, gerir benefícios, controlar jornada, férias, movimentações e desligamentos, tudo de forma simples e intuitiva em um só local. O essencial do RH já pode ser feito em poucos cliques, sem depender de sistemas antigos e pouco amigáveis.

E o impacto vai além do próprio RH: se os gestores aprovam férias com mais agilidade, os colaboradores ganham autonomia, e a operação fica menos engessada. Menos tempo perdido com burocracia significa mais espaço para discutir o que realmente importa: conectar estratégia de pessoas e negócios.

Penso que o caminho para simplificar essa gestão de tecnologia começa pelo básico, que é a jornada operacional do colaborador: da admissão, ponto, férias, horas extras ao encerramento de contrato até evoluir para os produtos do RH mais estratégico, como engajamento e performance.  

Sem dados confiáveis, não há estratégia que se sustente. A partir daí o foco passa para a integração. Mesmo com múltiplos sistemas, dá para criar uma visão única do colaborador e reduzir o retrabalho. 

E sempre digo que essa jornada não precisa ser solitária: o RH precisa caminhar de mãos dadas com o time de tecnologia. O CTO (Chief Technology Officer) é um parceiro fundamental para avaliar se as soluções são seguras, viáveis e realmente resolvem o problema. 

No fim do dia, a tecnologia está aqui para que nós, pessoas que cuidam de pessoas, possamos tomar as melhores decisões e, na maioria das vezes, elas envolvem um alto nível de subjetividade. Afinal, gente não é matemática. 

Podemos ter uma série de informações sobre uma pessoa: ela está aqui há cinco anos, teve essas avaliações de performance, está com esse desafio atualmente, a cadeira que ocupa é crítica ou não. Mas, mesmo com todos esses dados, existe uma leitura de gente que envolve subjetividade, como perceber se ela está engajada. Será que o mercado não pode chamá-la para algo mais interessante? Qual é o risco de perdê-la? Qual é o potencial dela?

Mesmo com toda a tecnologia disponível, ainda existem dúvidas e interpretações que só o olhar humano consegue responder. E é exatamente por isso que a tecnologia deve estar a serviço das pessoas  e não o contrário.

E, vocês, como têm vivenciado essas transformações? Concordam que a tecnologia precisa estar a serviço do RH e não o contrário?