PGDAS: O que é, quem deve pagar e como emitir? Guia para empresas

Se você é microempreendedor ou gerencia uma pequena empresa, manter as obrigações fiscais em dia pode ser um desafio.

O PGDAS (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional) é uma ferramenta essencial para calcular e pagar os impostos corretamente, garantindo conformidade com a Receita Federal e evitando penalidades.

No entanto, é comum surgirem dúvidas durante o processo. Este artigo foi elaborado para te ajudar a entender como o PGDAS funciona, como utilizá-lo sem complicação e quais as mudanças em 2025. 

Vamos descomplicar tudo para você, mostrando o que é necessário fazer para preencher corretamente e evitar multas.

Boa leitura!

O que é PGDAS?

É uma ferramenta utilizada pelas empresas optantes pelo Simples Nacional para a apuração e o pagamento dos tributos devidos. 

Em outras palavras, é fundamental para garantir a conformidade tributária de microempresas (MEs) e empresas de pequeno porte (EPPs) dentro desse regime.

Seu acesso é feito por meio de um sistema eletrônico, o PGDAS-D, que simplifica o preenchimento da declaração, o cálculo dos impostos e a emissão do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). Esse comprovante serve como confirmação do pagamento mensal dos tributos, cujo valor varia conforme a receita da empresa.

Leia também: Sua empresa está pronta para a Reforma Tributária? Conheça novas regras e veja calendário de implementação

O que significa PGDAS?

PGDAS é a sigla para Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional.

Ou seja, um sistema eletrônico desenvolvido pela Receita Federal para simplificar a apuração e o pagamento de tributos para as empresas optantes pelo Simples Nacional.

A ferramenta foi criada para gerar automaticamente o DAS, que é o guia de pagamento dos tributos federais, estaduais e municipais devidos pelas empresas. 

Na prática, o sistema facilita a apuração dos impostos, levando em conta a receita bruta, o regime de apuração (caixa ou competência) e a categoria tributária.

Qual a diferença entre PGDAS e DAS?

Embora os termos PGDAS e DAS sejam frequentemente usados juntos, eles desempenham funções distintas, porém complementares. 

Atualizações no PGDAS-D em 2025

Em 2025, o PGDAS-D passou por alterações significativas, com melhorias na gestão tributária para MEs e EPPs. 

Essas mudanças, introduzidas pela Lei Complementar nº 241/2025, têm como objetivo simplificar a cobrança de impostos sobre o consumo e otimizar os processos relacionados ao Simples Nacional.

Principais alterações no PGDAS-D em 2025:

1. Revisão nos prazos para aplicação de multas por atraso: anteriormente, as empresas podiam enviar a declaração até 31 de março do ano seguinte ao período de apuração sem incorrer em multas. Com a nova legislação, a multa por atraso passa a ser aplicada a partir do dia seguinte ao término do prazo original de entrega.
   
   
2. Implementação do domicílio tributário eletrônico: o DT-e foi introduzido para facilitar a comunicação entre a Receita Federal e as organizações. Por meio desse sistema, as corporações recebem notificações sobre irregularidades diretamente no portal do Simples Nacional, garantindo segurança e agilidade nos processos fiscais.
   
   
3. Ajustes nos valores de contribuição para o MEI: para o Microempreendedor Individual (MEI), houve atualização dos valores devidos. A contribuição para o INSS passou a ser de R$ 75,90, correspondendo a 5% do salário-mínimo de R$ 1.518,00. Além disso, os valores de ISS e ICMS foram ajustados para R$ 5,00 e R$ 1,00, respectivamente, caso o MEI seja tributário desses impostos.

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Quem precisa pagar o PGDAS? MEI precisa usar o PGDAS?

O PGDAS é obrigatório para todos os contribuintes que optam pelo Simples Nacional.

Ou seja, são obrigados a utilizá-lo os empresários e empresas que escolheram esse regime tributário. 

A seguir, detalharemos quem se enquadra nessa categoria: 

1. ME e EPP: negócios com receita bruta anual dentro dos limites estabelecidos para o Simples Nacional, que são de até R$ 4,8 milhões para as MEs e de até R$ 4,8 milhões para as EPPs.
   
   
2. MEI: também deve usar o PGDAS MEI para declarar e pagar tributos, no entanto, a obrigatoriedade é facilitada devido aos limites de faturamento e à simplificação das contribuições.
   
   
3. Outras empresas: além das MEs e EPPs, entidades como cooperativas e sociedades simples, que atendem aos requisitos do Simples Nacional, também devem utilizar o PGDAS para gerar o pagamento do DAS e declarar seus tributos.

Exceções e casos especiais

Nem todas as empresas seguem as regras padrão para o uso do PGDAS. Existem situações específicas que devem ser consideradas, tais como:

• Contribuinte não optante pelo Simples Nacional: negócios que não optam pelo regime do Simples Nacional não precisam utilizar o PGDAS, pois são regidas por outros regimes de apuração fiscal.
  
  
• Empresas com dívidas fiscais: organizações que possuem dívidas tributárias ou estão em situação irregular podem ser notificadas pela Receita Federal, o que pode afetar a obrigatoriedade de preenchimento do PGDAS. Em alguns casos, elas poderão ser afastadas do Simples Nacional até regularizarem sua situação fiscal.

Essa análise garante que os investidores e os empreendedores saibam exatamente quando é necessário utilizar o PGDAS e o DAS, mantendo a regularidade fiscal de seus negócios.

Como emitir o PGDAS?

A emissão do PGDAS é feita online, através do Portal do Simples Nacional.

Passo a passo completo

1. Acesso ao sistema

• Portal do Simples Nacional: acesse o site oficial do Simples Nacional.
  
  
• PGDAS-D: clique na opção “PGDAS-D e DEFIS” (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais).
  
  
• Login: faça login com certificado digital ou código de acesso. Se precisar gerar um código de acesso, o site oferece essa opção.

2. Preenchimento das informações

• Período de Apuração (PA): selecione o mês e ano de referência.
  
  
• Regime de apuração: escolha entre regime de caixa ou competência.
  
  
• Receita bruta: informe o valor da receita bruta mensal da empresa.
  
  
• Outras informações: preencha as demais informações solicitadas pelo sistema, conforme a atividade da companhia.

3. Geração do DAS

• Cálculo automático: o sistema calcula os tributos devidos com base nas informações fornecidas.
  
  
• Conferência: revise os valores calculados antes de gerar o DAS.
  
  
• Emissão: gere o DAS para pagamento.

4. Pagamento do DAS

• Pagamento online: pague o DAS online por débito em conta.
  
  
• Pagamento em bancos e lotéricas: imprima o DAS e pague em agências bancárias ou casas lotéricas.
  
  
• Prazo: o pagamento deve ser feito até o dia 20 do mês seguinte ao período de apuração.

Dicas e melhores práticas para o PGDAS

• Organização financeira: mantenha um controle rigoroso das receitas e despesas da empresa para evitar erros no preenchimento do PGDAS.
  
  
• Prazos e penalidades: fique atento aos prazos de pagamento do DAS para evitar multas e juros.
  
  
• Suporte e recursos: utilize os recursos disponíveis no Portal do Simples Nacional, como manuais e perguntas frequentes, e busque o auxílio de um profissional de contabilidade em caso de dúvidas.

Dica de leitura: Confira quais são as despesas dedutíveis do IRPJ.

PGDAS e a gestão financeira da sua empresa

Como falamos, o PGDAS é uma ferramenta essencial para a gestão financeira, pois permite que as empresas do Simples Nacional apurem corretamente os tributos devidos. Isso não só garante a conformidade fiscal, como também evita pagamentos indevidos e possibilita uma gestão mais eficiente dos recursos financeiros.

Além disso, o sistema impacta diretamente o planejamento tributário, ajudando cada negócio a compreender melhor sua carga tributária e a tomar decisões estratégicas para reduzir custos e otimizar o fluxo de caixa. 

Para facilitar ainda mais esse processo, a utilização de softwares de gestão financeira  pode ser uma excelente estratégia. Afinal, automatizam o preenchimento e o acompanhamento das obrigações fiscais, proporcionando maior precisão e eficiência, além de simplificar a rotina financeira da organização.

Leia também: Como calcular a dedução do PAT no IRPJ e reduzir impostos

Dúvidas frequentes quanto ao PGDAS

Como tirar o extrato do PGDAS?

1. Acesse o Portal do Simples Nacional: vá para o site oficial do Simples Nacional, onde o sistema centraliza as declarações e demais informações sobre o cálculo e declaração dos tributos.
   
   
2. Entre no PGDAS-D: clique na opção “PGDAS-D e DEFIS”. Faça login utilizando seu certificado digital ou código de acesso. Essa etapa é fundamental para garantir o acesso seguro ao programa gerador do documento.
   
   
3. Consulte as declarações: procure pela opção “Consulta Declaração Transmitida” ou “Extrato da Declaração”. Em alguns casos, será necessário clicar em “Declaração Mensal” e, em seguida, em “Consultar Declarações”. Selecione o ano-calendário desejado para visualizar a lista de declarações.
   
   
4. Gere o extrato: após identificar a declaração, clique no ícone de impressão ou no botão “Extrato” para gerar o documento. O extrato estará disponível em formato PDF, facilitando o acompanhamento dos tributos e a conferência dos valores do documento de arrecadação.

Qual o prazo para transmissão do PGDAS?

Deve ser realizada até o dia 20 do mês subsequente ao período de apuração.

Por exemplo, o PGDAS-D referente ao mês de março deverá ser transmitido até o dia 20 de abril. Respeitar esse prazo é essencial para evitar multas, auto de infração e dívidas fiscais, contribuindo para um planejamento tributário eficaz.

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Como retificar o PGDAS em caso de erros?

Caso ocorra algum erro no cálculo ou na declaração dos tributos no PGDAS, a empresa pode realizar a retificação diretamente pelo sistema do Portal do Simples Nacional.

• Acesse a opção de retificação no menu do PGDAS-D e DEFIS; 
• Selecione o período de purificação que necessita de correção; 
• Atualizar os dados referentes à receita, tributos e demais informações;
• Gere um novo DAS com os valores corrigidos.

Quais os regimes de apuração disponíveis no PGDAS?

O PGDAS permite a escolha entre dois regimes de apuração que influenciam diretamente o pagamento dos tributos e o setor financeiro da companhia.

Regime de caixa

Os tributos são apurados com base nos valores efetivamente recebidos no caixa. Esse método permite um controle mais direto dos pagamentos e do fluxo financeiro. 

Justamente por isso, é ideal para organizações que desejam ter uma visão real do valor disponível, contribuindo para uma melhor gestão financeira e evitando surpresas no calendário de pagamentos.

Regime de competência

Os tributos são apurados considerando o período em que a receita é auferida, independentemente do seu recolhimento imediato. Esse modelo de apuração auxilia no planejamento tributário de médio e longo prazo. 

Além disso, permite que a empresa alinhe suas obrigações fiscais com as práticas de gestão de despesas e o planejamento estratégico, mesmo que isso implique em registrar receitas e impostos em períodos distintos.

Agora, para finalizar, confira como criar um plano financeiro estratégico em 9 etapas para seu negócio.