O que é gestão de estoque? Conheça métodos e a importância de aplicar

A gestão de estoque é um dos pilares para o sucesso operacional e financeiro de uma empresa. Quando bem estruturada, ela garante que os itens necessários estejam disponíveis no momento certo, evita desperdícios e contribui para a redução de custos.

No entanto, muitas empresas ainda enfrentam desafios para otimizar seus depósitos, o que pode resultar em capital parado, perda de vendas e dificuldades no fluxo de caixa.

Só que a gestão de estoque vai além do controle físico dos produtos. Ela envolve as estratégias de gestão financeira, o planejamento de recursos e a negociação com fornecedores.

Neste artigo, apresentaremos um guia prático e completo sobre como fazer o gerenciamento de materiais de forma eficaz, destacando sua importância e as melhores práticas para melhorar esse processo. Boa leitura! 

O que é gestão de estoque e por que é importante?

De forma geral, a gestão de estoque pode ser definida como o processo estratégico de administrar os itens armazenados por uma empresa, assegurando que estejam disponíveis na quantidade certa, no momento certo e com o menor custo possível.

Isso engloba o planejamento, controle e monitoramento de matérias-primas, produtos em processamento e itens acabados.

Um gerenciamento eficiente nesse sentido é fundamental para reduzir custos, aumentar a produtividade e melhorar o atendimento ao cliente. 

Além disso, impacta diretamente o fluxo de caixa e o capital de giro, contribuindo para a saúde financeira e o sucesso do negócio.

Diferença entre gestão, controle e planejamento de estoque

Embora frequentemente usados de forma intercambiável, os termos gestão, controle e planejamento de estoque possuem significados diferentes:

1. Gestão de estoque: é o conceito mais abrangente. Inclui o planejamento e o controle, com foco na estratégia, eficiência, otimização de recursos e alinhamento com os objetivos financeiros da empresa.
   
   
2. Controle de estoque: refere-se ao acompanhamento diário de entradas e saídas, visando manter a organização e evitar inconsistências no sistema de gestão.
   
   
3. Planejamento de estoque: envolve a previsão e o cálculo das quantidades ideais de itens a serem comprados ou produzidos, considerando demandas futuras, prazos de validade e gargalos operacionais.

Essas três atividades trabalham juntas para evitar problemas como excesso de itens armazenados, rupturas e obsolescência de produtos.

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A importância da gestão de estoque para as empresas

Uma gestão de estoque eficiente é essencial para evitar desperdícios e manter o fluxo operacional funcionando de forma fluida. Isso inclui minimizar:

• Excesso de estoque: dinheiro parado e custos adicionais de armazenamento;
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• Faltas de estoque: comprometendo a produção e resultando na perda de vendas;
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• Desperdícios: evitando produtos vencidos ou danificados, que geram prejuízo.

Além disso, uma boa gestão de estoques contribui para:

• Garantir o fluxo operacional: empresas que mantêm estoques organizados e otimizados conseguem atender a demanda sem interrupções;
  
  
• Melhorar a relação entre Compras e Financeiro: com dados claros sobre estoques, o setor de Compras pode planejar reposições com eficiência, enquanto o Financeiro monitora o impacto no capital de giro e orçamento;
  
  
• Promover a satisfação do cliente: a disponibilidade de cada item em estoque no momento certo é necessário para garantir a fidelidade do consumidor.

Métodos e boas práticas para controle de estoques

Compreender e aplicar as práticas a seguir é essencial para transformar o desempenho operacional e financeiro, além de garantir maior competitividade no mercado.

Confira, a seguir, as estratégias mais utilizadas e o resultado que grandes corporações conquistaram.

Exemplos de estratégias eficazes na gestão de estoques

• Estoque de segurança: consiste em manter uma quantidade mínima de itens para cobrir variações imprevistas na demanda ou atrasos de fornecedores. Essa prática é especialmente útil para empresas que lidam com alta sazonalidade.
  
  
• Planejamento Just-in-Time (JIT): aqui, os itens são adquiridos ou produzidos quando necessários, reduzindo o excesso de estoque e os custos de armazenagem. Ele exige uma boa integração com fornecedores confiáveis para garantir sucesso.
  
  
• Rotatividade de estoque (FIFO e LIFO): métodos como FIFO (First In, First Out) ajudam a evitar desperdícios, especialmente para produtos com prazo de validade. Já o LIFO (Last In, First Out) pode ser útil em mercados onde os preços das mercadorias variam frequentemente.
  
  
• Classificação ABC: esse método divide os itens em categorias com base em seu impacto financeiro e frequência de movimentação. Ao concentrar os esforços nos itens mais relevantes, é possível otimizar tempo e investimentos.
  
  
  • A: Produtos de maior valor e impacto financeiro;
  • B: Produtos de valor intermediário;
  • C: Itens em estoque de menor custo, mas com alta frequência de uso.
    
    

• Estoque mínimo: determina o menor nível de estoque necessário para manter as operações sem interrupções. Ele é calculado com base no custo médio e no tempo de reposição. Essa prática ajuda a evitar tanto o excesso quanto a falta de produtos.
  
  
• Gestão UEPS: consiste em uma estratégia onde os itens mais recentes do estoque são os primeiros a sair, ou seja, último a entrar, primeiro a sair. Ideal em cenários de alta inflação, pois alinha os custos das mercadorias aos preços mais atuais.

Conheça as empresas que reduziram custos com boas práticas de gestão

Diversas empresas de diferentes tamanhos têm alcançado resultados positivos implementando as estratégias de gestão de estoque acima. Veja alguns exemplos abaixo:

1. Magazine Luiza (grande porte): adotou o sistema JIT para otimizar seus estoques, reduzindo custos de armazenagem e melhorando a eficiência logística. Essa estratégia permitiu à empresa manter um fluxo contínuo de produtos, atendendo à demanda sem excessos de estoque.
   
   
2. Natura (grande porte): implementou a classificação ABC para gerenciar seus produtos, focando nos itens de maior valor e rotatividade. Essa prática resultou em uma redução de custos e na disponibilidade dos produtos mais demandados.
   
   
3. Grupo Boticário (grande porte): adotou a metodologia FIFO para garantir a rotatividade adequada dos produtos em relação aos prazos de validade. Essa abordagem minimizou perdas e otimizou o espaço de armazenamento.
   
   
4. Hering (médio porte): implementou o planejamento de estoque mínimo, estabelecendo níveis de reposição baseados na demanda real. Essa estratégia reduziu o capital imobilizado em estoque e melhorou o fluxo de caixa da empresa.
   
   
5. Lojas Renner (grande porte): aderiu a sistemas automatizados de gestão de estoque, integrando todas as lojas e centros de distribuição. Essa prática aumentou a acuracidade e reduziu rupturas, melhorando a satisfação dos clientes.
   
   
6. Cacau Show (médio porte): implementou a estratégia de estoque de segurança para lidar com a sazonalidade de seus produtos. Essa prática garantiu a disponibilidade dos itens durante a alta demanda, evitando perdas de vendas.
   
   
7. Farmácias Pague Menos (grande porte): adotou a gestão UEPS para produtos com alta rotatividade e variação de preços. Essa estratégia ajudou a alinhar os custos aos preços e manter a competitividade.
   
   
8. Livraria Cultura (médio porte): utilizou a curva ABC para identificar os títulos mais vendidos e focar na reposição desses itens. Essa prática otimizou o espaço e aumentou a rentabilidade por metro quadrado.
   
   
9. Padaria Dona Deôla (pequeno porte): implementou o sistema JIT na produção de pães e confeitos, produzindo conforme a demanda. Essa estratégia reduziu desperdícios e garantiu produtos frescos aos clientes.
   
   
10. Leroy Merlin (grande porte): adotou sistemas de previsão de demanda integrados à gestão de estoque, permitindo uma reposição mais assertiva. Essa prática reduziu excessos e faltas, melhorando o atendimento ao cliente. 

Esses exemplos demonstram como a aplicação de estratégias eficazes de gestão de estoque pode resultar em redução de custos e aumento da eficiência operacional em empresas de diversos segmentos e tamanhos no Brasil.

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Sistemas, ferramentas e softwares para gestão de estoque

A otimização da gestão de estoques envolve mais do que boas práticas, como também o uso de ferramentas especializadas que ajudam a melhorar a precisão e eficiência.

Abaixo, listamos alguns dos principais softwares de gestão de estoque recomendados para empresas que buscam aprimorar o controle de compras:

• Unleashed: é um sistema de gestão de estoque muito popular entre PMEs, oferece rastreamento em tempo real do inventário, relatórios detalhados e integração com outras plataformas de vendas e contabilidade, o que permite uma gestão de estoques mais eficiente e visível.
  
  
• QuickBooks: também focada em PMEs, permite gerenciar inventários, pedidos e fornecedores em uma única plataforma. Ideal para facilitar a operação de empresas que precisam de controle sobre seus produtos e suas finanças de forma separada.
  
  
• Zoho Inventory: oferece uma solução baseada em nuvem, com recursos como rastreamento de produtos, pedidos e gestão de armazéns. Para empresas que operam em vários locais e precisam de uma solução acessível e escalável.
  
  
• Fishbowl: além de gerenciar a cadeia de suprimentos, pode ser integrado a sistemas financeiros como QuickBooks e funcionalidades avançadas, como rastreamento por códigos de barras e integração com plataformas de e-commerce.

Como a gestão de despesas potencializa a gestão de estoques

Embora a Flash não seja uma ferramenta direta de gestão de estoques, nossa plataforma de Gestão de Despesas Corporativas pode complementar as estratégias de gerenciamento dos itens armazenados em uma empresa, proporcionando um controle financeiro ainda mais eficiente.

Isso porque a solução permite aos gestores monitorar as despesas relacionadas a compras, insumos e produtos em estoque, oferecendo insights sobre onde os custos podem ser otimizados.

Uma visão clara sobre o controle de custos também pode melhorar a negociação com fornecedores e garantir que as compras estejam alinhadas com o planejamento financeiro.

Portanto, a Flash pode ajudar a otimizar as finanças e melhorar o controle sobre os custos de estoque, resultando em uma operação com maior potencial de lucro.

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A relação entre gestão de estoque, compras e o financeiro

A gestão de estoques é uma atividade que envolve a colaboração estreita entre os departamentos de compras e financeiro.

Cada um desses setores tem um papel fundamental na manutenção de um fluxo eficiente de mercadorias e na otimização do capital de giro.

O papel do departamento de compras 

O setor de compras é responsável pela reposição de itens em estoque. Para isso, é necessário um planejamento estratégico, considerando a demanda futura e os níveis de estoque disponíveis.

Além disso, a equipe deve negociar com fornecedores para assegurar custos de aquisição competitivos, sem comprometer a qualidade dos produtos ou os prazos de entrega. Para tomar decisões assertivas sobre a quantidade e o tempo de reposição, é crucial que o departamento de compras esteja alinhado às projeções financeiras e à estratégia de vendas da empresa.

A contribuição do setor financeiro

Por sua vez, o  setor financeiro da empresa  atua no planejamento e controle dos recursos da empresa, impactando diretamente na gestão de compras. Durante a elaboração de orçamentos, é necessário considerar tanto os custos planejados para aquisição quanto as despesas relacionadas ao armazenamento dos itens.

O setor financeiro também deve garantir que o valor investido em estoques não comprometa a liquidez da empresa, balanceando recursos disponíveis e necessidades operacionais. Em muitos casos, essa área também participa das negociações com fornecedores, contribuindo para a definição de prazos e condições de pagamento que favoreçam a saúde financeira do negócio.

Alinhamento entre compras e financeiro

A integração entre os dois departamentos é essencial para que as decisões de compra estejam alinhadas com as projeções financeiras, garantindo que os estoques sejam mantidos em níveis que favoreçam tanto a eficiência operacional quanto a estabilidade econômica da empresa.

Uma gestão de estoques eficaz, baseada nessa colaboração, permite o equilíbrio entre atender à demanda e preservar a saúde financeira do negócio.