O que é ATS, como funciona esse sistema e por que implementar

Você sabe o que é um Applicant Tracking System (ATS) e, por que ele vem se tornando uma solução indispensável para o recrutamento e seleção (R&S) das empresas?

Um ATS é uma ferramenta desenvolvida para organizar, automatizar e aprimorar todas as etapas do processo seletivo. Suas funcionalidades abrangem desde a divulgação de vagas até a seleção final dos candidatos.

Seu uso permite não apenas a otimização de tempo e recursos, mas também uma gestão mais eficiente de banco de talentos e currículos.

Com a crescente competitividade no mercado de trabalho, adotar a tecnologia no RH é um diferencial para atrair os melhores profissionais e tomar decisões embasadas em dados.  Por isso, ao longo deste conteúdo, vamos explorar o que é um ATS, suas principais funcionalidades, os diferentes tipos disponíveis e como escolher o sistema ideal para a sua empresa.

Acompanhe a leitura.

O que significa ATS em recrutamento e seleção?

O termo em inglês “Applicant Tracking System” significa sistema de rastreamento de candidatos em tradução livre. É a explicação da sigla ATS, que se refere às plataformas desenvolvidas para gerenciar os processos de recrutamento. 

Um dos tipos de sistemas de RH mais usados em todo o mundo, esse software de recrutamento e seleção facilita todo o processo de R&S. Do acompanhamento de andamento de cada vaga ao relacionamento com candidatos ao longo de todas as etapas, a plataforma centraliza informações e simplifica tarefas.

Os sistemas ATS ainda ajudam a automatizar atividades manuais, como triagem de currículos, agendamento de entrevistas e envio de feedbacks. Por meio de suas funcionalidades, eles contribuem para processos mais rápidos, eficientes e alinhados às necessidades estratégicas da empresa.

Como um sistema ATS funciona na prática?

Os sistemas ATS funcionam como uma base de dados inteligente que coleta, organiza e gerencia informações dos candidatos. A partir da abertura de uma vaga, o sistema permite que o RH:

1. publique o anúncio (job posting) em diversos canais simultâneos, como redes sociais (LinkedIn) e outras plataformas de emprego;
2. receba inscrições de diversas fontes, organizando-as;
3. filtre os currículos conforme critérios pré-definidos; e
4. acompanhe todas as etapas do processo seletivo até a contratação.

Com o auxílio de recursos automatizados, o ATS facilita a triagem inicial, identificando candidatos que mais se encaixam no perfil desejado. Além disso, ele oferece funcionalidades para organizar entrevistas, armazenar dados com segurança e gerenciar o relacionamento, entre outras, garantindo mais transparência e agilidade.

8 funcionalidades indispensáveis de um ATS para o RH

Antes de buscar pelo ATS ideal para o seu RH, é preciso entender como ele pode ajudar. A seguir, detalhamos como os recursos funcionam e como podem contribuir com cada etapa para processos de recrutamento e seleção mais eficazes.

1. Gestão de vagas
2. Triagem de currículos
3. Banco de talentos
4. Avaliações e testes
5. Agendamento de entrevistas
6. Automação de processos de recrutamento
7. Compliance e armazenamento de dados
8. Comunicação centralizada e feedbacks

Gestão de vagas

Permite que o RH crie, divulgue e acompanhe as vagas abertas em múltiplas plataformas. Essa funcionalidade centraliza a gestão das oportunidades, facilitando o acompanhamento do desempenho do processo e garantindo mais alcance e visibilidade para as posições.

Outra funcionalidade interessante, é a criação de modelos de vagas. Essa automatização agiliza o processo de abertura de vagas, usando job descriptions já existentes na plataforma. 

Triagem de currículos

Automatiza o processo de análise de currículo, aplicando os filtros baseados em palavras-chave, habilidades, experiências ou requisitos específicos definidos pela organização. 

Dessa forma, o ATS faz a triagem de currículos priorizando os candidatos que mais se encaixam no perfil desejado. Filtra currículos incompatíveis e acelera a etapa inicial de seleção, que costuma ser a mais demorada.

Banco de talentos 

O ATS armazena e organiza os currículos de candidatos de maneira estruturada, criando uma base de dados rica e facilmente consultável. Esse banco de talentos pode ser acessado para futuras contratações, o que ajuda a reduzir o tempo e o esforço em processos seletivos posteriores. 

O sistema também auxilia a manter um relacionamento com candidatos de alta qualidade, mesmo que não tenham sido selecionados no primeiro momento.

Avaliações e testes 

Uma boa plataforma ATS deve integrar ferramentas que permitam a aplicação de avaliações técnicas, testes comportamentais e análises de habilidades específicas. Esses recursos ajudam a validar as competências dos candidatos antes mesmo das entrevistas, garantindo um processo mais justo e assertivo. 

As organizações que utilizam os testes como etapa do processo seletivo conseguem identificar profissionais que melhor se alinham às exigências técnicas e culturais da vaga.

Agendamento de entrevista 

O sistema simplifica a organização das entrevistas de emprego ao integrar calendários e automatizar o envio de convites para os candidatos.

A ferramenta evita sobreposições de horários, garantindo mais eficiência para os recrutadores e uma experiência mais fluida para os participantes do processo seletivo.

Leia também: saiba quais são as principais perguntas para entrevista de emprego.

Automação de processos e priorização dos candidatos 

Um ATS também deve ajudar o RH a automatizar tarefas manuais e repetitivas, como o envio de mensagens de confirmação e a atualização do status dos candidatos. 

Com base em critérios predefinidos, o sistema prioriza os perfis mais promissores e organiza os candidatos conforme a etapa em que se encontram no processo seletivo. Isso otimiza o tempo da equipe de recrutamento e melhora a qualidade das contratações.

Compliance e armazenamento de dados 

Ao armazenar informações sensíveis dos candidatos de forma segura e conforme legislações, como a LGPD, o sistema controla o acesso aos dados e mantém um registro detalhado do histórico de interações. Assim, garante mais transparência e proteção jurídica a todos os envolvidos.

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Comunicação centralizada e feedbacks

O ATS centraliza a comunicação com os candidatos, facilitando o envio de mensagens padronizadas e feedbacks ao longo do processo.

Esse recurso melhora a experiência dos participantes ao garantir que sejam informados sobre o andamento da seleção. Essa é uma característica essencial para criar uma imagem mais profissional e humanizada da empresa.

Com essas funcionalidades, o ATS não apenas reduz os custos do recrutamento, como também contribui para contratações mais estratégicas e alinhadas aos objetivos organizacionais.

4 tipos de ATS e seus diferenciais

Os sistemas ATS foram desenvolvidos para atender às necessidades de empresas de diferentes portes e setores. No entanto, o aumento de demanda por ferramentas como essa também criou um mercado à parte, que apresentou soluções para diferentes realidades empresariais.

A seguir, conheça qual é a recomendação de cada um para cada demanda de negócio. 

ATS para pequenas empresas (PMEs)

O ATS para pequenas empresas é uma solução simplificada, desenvolvida para otimizar os processos de recrutamento em startups e negócios de pequeno porte. 

Essas plataformas tendem a apresentar uma interface intuitiva, permitindo que equipes menores utilizem o sistema com facilidade, mesmo sem expertise técnica avançada. Além da facilidade de uso, esse tipo oferece funcionalidades básicas, como a criação e divulgação de vagas, triagem inicial de currículos e agendamento de entrevistas. 

A simplicidade é suficiente para gerenciar um volume menor de candidatos. Logo, torna o processo seletivo mais organizado sem exigir um investimento elevado.

A principal vantagem desse tipo de ATS está nos planos acessíveis e adaptáveis ao orçamento mais enxuto das pequenas empresas. Assim, mesmo negócios em fase inicial podem profissionalizar suas contratações e estruturar seu banco de talentos para futuras oportunidades.

ATS para grandes empresas

Diferente das soluções simplificadas, o ATS para grandes empresas é uma plataforma mais completa e robusta. É equipada com recursos avançados para lidar com processos seletivos mais complexos e em larga escala. 

Esse tipo de sistema é ideal para corporações que precisam gerenciar um alto volume de candidatos e múltiplas vagas ao mesmo tempo.

Uma das principais características do ATS para grandes empresas é sua capacidade de integração com outros sistemas de RH, como:

• ferramentas de gestão de desempenho;
• folha de pagamento; e
• avaliações comportamentais. 

Essa sinergia permite uma visão holística do candidato, facilitando a tomada de decisões baseadas em dados estratégicos.

Além disso, as ferramentas para grandes empresas oferecem recursos avançados de personalização e relatórios detalhados, que permitem análises precisas do desempenho do processo seletivo. 

ATS especializado por setor

É um dos exemplos de ATS projetado para atender às especificidades de negócio de determinados segmentos do mercado, como tecnologia, saúde, educação e vendas. 

Cada setor possui desafios e exigências particulares no processo de recrutamento, e sistemas especializados oferecem recursos direcionados para solucioná-los.

Por exemplo, em empresas de tecnologia, o ATS pode incluir testes técnicos automatizados para avaliar habilidades de programação. 

Já no setor de saúde, a plataforma pode oferecer triagens específicas para verificar certificações e competências procuradas para a área.

Esses sistemas especializados garantem uma triagem mais assertiva, utilizando modelos de avaliação personalizados e adaptados à realidade de cada segmento. Com isso, as empresas conseguem reduzir o tempo de recrutamento e atrair candidatos mais alinhados às demandas do cargo e do setor.

ATS com Inteligência Artificial (IA)

A inteligência Artificial no RH é uma realidade inevitável e, que cada dia mais, vemos no dia a dia das empresas. Logo, o ATS não fica fora dessa realidade, e os sistemas com IA representam o que há de mais avançado em tecnologia aplicada ao recrutamento e seleção. 

Essas plataformas utilizam algoritmos de IA para automatizar tarefas e consolidar informações, como triagem de currículos, ranking de candidatos e geração de insights baseados em dados.

A principal vantagem de um ATS com IA está na redução do tempo de identificação dos melhores perfis, tornando o processo seletivo mais ágil e eficiente. 

A tecnologia é capaz de analisar grandes volumes de dados, identificar padrões e sugerir os candidatos com maior aderência à vaga. Isso acaba sendo uma vantagem, pois minimiza o viés humano, aumentando a qualidade das contratações.

Ademais, sistemas baseados em IA facilitam decisões estratégicas ao fornecer relatórios precisos e análises preditivas. 

Como escolher o melhor ATS para a sua empresa

Na hora de escolher qualquer sistema, é essencial fazer uma análise criteriosa das necessidades do seu negócio. A decisão deve levar em conta a complexidade dos processos seletivos, o porte da organização e os recursos disponíveis para investimento em tecnologia.

Dentre os pontos a serem avaliados, reflita sobre o volume de vagas abertas nos últimos meses, candidatos e etapas de processo, e compare com as funcionalidades que o sistema oferece. 

O primeiro passo é entender o tamanho e a estrutura da sua empresa. Pequenas empresas e startups, por exemplo, precisam de uma solução mais simplificada, com funcionalidades essenciais. Além disso, um ATS com interface intuitiva e um custo mais acessível é a melhor escolha para otimizar o recrutamento sem comprometer o orçamento.

Outro critério importante é a experiência do usuário. Os recrutadores e candidatos devem encontrar no sistema uma ferramenta de fácil manuseio, eficiente e com recursos que garantam transparência e agilidade. 

Use com sabedoria e assertividade todas as possibilidades que esse sistema oferece. Otimizar a comunicação, fornecer feedbacks e acompanhar o progresso do processo seletivo também contribui para uma experiência mais positiva e profissional.

Por fim, a segurança dos dados deve ser prioridade na decisão. Os melhores ATS seguem as legislações, como a LGPD, garantindo a privacidade das informações dos candidatos e da empresa.

É uma realidade transformar sua gestão de pessoas e potencializar o recrutamento com soluções tecnológicas. Porém, essa missão exige o investimento em um ATS que atenda às necessidades do seu negócio e contribua para a atração e retenção dos melhores talentos.

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