Sistema de RH: saiba como escolher o melhor tipo para sua companhia

Qual o melhor sistema para RH e Departamento Pessoal (DP)? Como automatizar o RH e a gestão de pessoas? Como transformar o meu RH em um departamento estratégico?

Se essas dúvidas permeiam a sua rotina, isso indica que você está no momento de escolher um software de recursos humanos. Afinal, a gestão de pessoas é um dos pilares fundamentais para o sucesso de qualquer empresa. Isso, independentemente do seu porte ou setor de atuação. 

Com o avanço da tecnologia, a administração dessas atividades se tornou mais complexa e desafiadora, exigindo ferramentas que otimizem processos e aumentem a eficiência dos profissionais de RH e DP. 

Por essa razão, a implementação de um bom sistema de RH, seja para pequenas empresas ou grandes corporações, se tornou uma solução indispensável para atender às demandas crescentes.

Neste guia completo, você vai conhecer aspectos essenciais que devem ser considerados ao escolher um sistema de RH para empresas, abordando suas funcionalidades, benefícios e como ele pode transformar a rotina dos gestores.

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O que é um sistema para RH?

A automação do RH é uma realidade cada vez mais presente nas companhias. Com o uso da tecnologia nas atividades de administração de pessoas, os profissionais podem focar no desenvolvimento de atividades mais estratégicas, visando contribuir ativamente para o sucesso organizacional.

Diante dessa necessidade, um sistema para RH é uma solução desenvolvida para centralizar, automatizar e otimizar os processos relacionados à gestão de pessoas nas empresas. Essas plataformas integram diversas funções:

• Recrutamento e seleção;
• Controle de ponto;
• Gestão integrada de toda jornada do colaborador, desde a admissão até o desligamento;
• Gestão eletrônica de documentos;
• Gestão de benefícios;
• Folha de pagamento;
• E muito mais. 

O objetivo é garantir que as atividades operacionais e estratégicas da gestão de recursos humanos sejam realizadas de forma mais eficiente e precisa. 

Esses sistemas, também conhecidos como sistemas de recursos humanos ou softwares de gestão de RH, oferecem uma interface única para gerenciar todas as informações e processos do RH. 

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Vantagens de um sistema para o RH 

A implementação de um sistema de RH para empresas traz uma série de benefícios que impactam diretamente a eficiência e a produtividade das equipes de Recursos Humanos e Departamento Pessoal. 

Otimização do trabalho do RH e DP

Um dos maiores benefícios de um sistema de RH é a automação de tarefas administrativas. Tais como o processamento da folha de pagamento, controle de ponto e gestão de benefícios. 

Esse diferencial reduz o tempo gasto em atividades operacionais e minimiza erros humanos, garantindo mais precisão nos processos. 

Com atividades administrativas automatizadas, os times de gestão conseguem focar e estruturar ações realmente transformadoras para o negócio, como:

• Melhoria do pacote de benefícios corporativos;
• Criação de uma cultura de desenvolvimento contínuo;
• Fortalecimento do employer branding;
• Estruturação de planos de retenção;
• Desenvolvimento de talentos e liderança;
• Comunicação e engajamento.

Integração e análise de dados estratégicos

Esses sistemas proporcionam uma visão integrada de todos os dados de funcionários, em especial do People Analytics. Essa centralização facilita a gestão de desempenho, o acompanhamento de metas, o planejamento de treinamentos e o desenvolvimento de colaboradores. 

Ter todas as informações e indicadores de RH em uma única plataforma permite uma gestão mais estratégica e orientada por dados, tornando as decisões mais assertivas e alinhadas aos objetivos da empresa.

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Comunicação e engajamento

Outro ponto relevante é a melhoria na comunicação interna. Com o uso de um software de RH, informações importantes podem ser facilmente compartilhadas entre diferentes departamentos, aumentando a transparência e a colaboração entre as equipes. 

Isso contribui para um ambiente de trabalho mais organizado e eficiente. Além disso, ações de engajamento, como pesquisas de clima organizacional, eNPS e outras estratégias, podem ser facilmente utilizadas para promover a participação de todos nas ações e atividades do negócio.

Cada tipo de software de RH oferece estratégias distintas para atender necessidades específicas dentro das organizações.

5 tipos de sistemas para o RH

Os sistemas para o RH evoluíram significativamente ao longo dos anos, oferecendo soluções variadas para atender às diferentes necessidades das empresas. 

A escolha do sistema ideal depende do tamanho da empresa, do volume de funcionários e das funções específicas que o RH precisa gerenciar. Abaixo, exploramos os principais tipos de sistemas de RH disponíveis no mercado.

A seguir, vamos explorar os principais tipos plataformas para o RH:

1. Sistema de gestão de pessoas 
2. Sistema de controle de ponto eletrônico
3. Sistema para o Departamento Pessoal (DP)
4. Sistema de gestão de despesas de colaboradores
5. Sistema de gestão de benefícios corporativos
6. Sistema de recrutamento e seleção (ATS)

1 - Sistema de gestão de pessoas

Centraliza todos os dados dos colaboradores, da admissão ao desligamento, acompanhando toda a jornada do colaborador. 

Os feedbacks e as avaliações de desempenho podem ser feitos de maneira manual, mas também há plataformas que auxiliam nessa tarefa. 

Esses softwares ajudam a gerenciar avaliações, resolvendo problemas como falta de engajamento e avaliações ineficazes. Como benefícios, podemos citar:

• Fortalecimento do employer branding;
• Estruturação de planos de retenção;
• Desenvolvimento de talentos e liderança;
• Comunicação e engajamento.
• Gestão automatizada de ciclos de avaliação de desempenho e feedback;
• Padronização de comunicação do RH para as áreas;
• Melhora no engajamento;
• Promoção de uma cultura de aprendizado.

Eles atendem a quase todos os processos de gestão de colaboradores, desde a parte documental até o desenvolvimento contínuo dos profissionais. Além disso, fornecem ferramentas de análise para melhorar a tomada de decisão. 

O sistema da Flash, por exemplo, garante eficiência completa para o RH, desde a admissão, passando por treinamentos, gestão de performance, entre diversas outras soluções. Conheça agora e revolucione a gestão de Recursos Humanos na sua empresa.

2 - Sistema de controle de ponto eletrônico

Automatiza o registro de jornada de trabalho, resolvendo problemas como inconsistência nos registros de ponto e otimizando a gestão de tempo do RH. É essencial para a área de recursos humanos, trazendo benefícios como:

• Controle de jornada prático e digital;
• Ponto eletrônico;
• Gestão prática do banco de horas;
• Facilidade no registro e aprovação de atestados e afastamentos;
• Mais segurança jurídica e rastreabilidade.

Se a sua empresa ainda sofre com o controle de ponto manual, descubra como a plataforma de gestão e controle de ponto da Flash simplifica o dia a dia de gestores e colaboradores através da tecnologia. E o melhor: totalmente integrado à plataforma completa de gestão de pessoas. 

3 - Sistema para Departamento Pessoal (DP)

Os softwares de departamento pessoal resolvem desafios relacionados à repetição e tempo de execução. Afinal, o DP é uma das áreas com mais processos manuais e repetitivos. 

Eles fazem toda a gestão de pagamento de funcionários, desde o cálculo de toda folha, até a integração com sistemas governamentais, como o CAGED e o e-Social. 

Esses sistemas, mais operacionais, oferecem benefícios como processos mais rápidos e menos erros administrativos de diversas atividades. Principalmente nas atualizações junto aos órgãos trabalhistas. 

4 - Sistema de gestão de benefícios corporativos

Essas plataformas facilitam a administração de benefícios tradicionais, como também os flexíveis. Esses sistemas são fundamentais para ações de melhoria no pacote de benefícios, garantindo mais praticidade para as empresas e seus talentos.

Os benefícios flexíveis são um modelo que permite aos colaboradores escolherem como preferem utilizar seus pacotes de benefícios. Eles podem ajustar, conforme suas necessidades pessoais, subsídios como:

• Vale-alimentação;
• Vale-refeição;
• Auxílio-educação;
• Saúde e bem-estar, entre outros. 

Esse formato proporciona mais liberdade e satisfação aos funcionários. Plataformas, como a Flash, centralizam e automatizam a gestão desses benefícios, oferecendo uma experiência integrada. Os pacotes podem ser distribuídos em 8 categorias, tudo em um único cartão multibenefícios bandeirado.

Com a Flash, acompanhe o uso e a personalização dos benefícios de forma simples, garantindo que os colaboradores tenham acesso às opções que desejam e mantendo a flexibilidade e eficiência no controle de cada benefício.

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5 - Sistema de recrutamento e seleção

O RH precisa, também, de ferramentas para garantir escalabilidade na contratação de talentos. Por isso, os denominados ATS (Applicant Tracking Systems) são sistemas de gestão que visam auxiliar na gestão de processos de recrutamento e seleção.

Eles resolvem dores antigas dos recrutadores nos processos seletivos: abertura da vaga, gestão dos currículos, comunicação em massa, gestão das etapas do processo, métricas e etc.

Como escolher o melhor sistema para RH na sua companhia

Escolher o melhor sistema para RH é uma decisão estratégica que pode impactar diretamente a eficiência e a produtividade da sua equipe de recursos humanos e departamento pessoal. 

Para garantir que essa escolha seja a mais adequada às necessidades da sua empresa, é fundamental considerar alguns critérios essenciais. Abaixo, destacamos os principais pontos a serem observados.

• Escalabilidade: o sistema deve ser capaz de crescer com a sua empresa. Isso significa que ele deve permitir a adição de novos usuários, funções e integrações conforme a demanda aumenta, sem perder a eficiência.
• Funcionalidades integradas: opte por um sistema que ofereça uma ampla gama de funcionalidades em uma única plataforma. Isso inclui desde a gestão de pessoas até os benefícios. 
• Facilidade de uso: a interface do sistema deve ser intuitiva e fácil de usar, mesmo para aqueles que não são especialistas em tecnologia. Um sistema complexo pode gerar resistência por parte dos usuários e reduzir a sua eficácia.
• Segurança de dados: como o sistema de RH lida com informações sensíveis, é crucial que ele ofereça robustas medidas de segurança para proteger os dados dos funcionários e garantir conformidade com as legislações de privacidade.
• Custo-benefício: avalie o custo do sistema em relação aos benefícios que ele oferece. É importante considerar tanto o preço inicial de aquisição quanto os custos de manutenção, atualizações e suporte.

Escolher o sistema certo é um passo essencial para garantir que o RH da sua empresa funcione de maneira otimizada e estratégica, apoiando o crescimento e a eficiência operacional.

Funcionalidades indispensáveis: o que não pode faltar em um sistema de RH completo

Um sistema para RH eficiente deve possuir um conjunto de funcionalidades que cubram todas as necessidades operacionais e estratégicas do RH e DP. 

A seguir, destacamos as principais funcionalidades que não podem faltar em uma solução completa.

• Gestão de desempenho: acompanhamento contínuo do desempenho dos colaboradores é crucial para o desenvolvimento de talentos. A funcionalidade deve permitir a definição de metas, avaliações regulares, feedbacks e planos de desenvolvimento individual.
• Gestão de benefícios: o sistema deve facilitar a gestão de benefícios oferecidos aos colaboradores, como vale-transporte, vale-alimentação, planos de saúde, entre outros, garantindo que todos os processos sejam realizados de forma integrada e sem erros.
• Controle de ponto e jornada de trabalho: funcionalidades para registro e controle da jornada de trabalho são indispensáveis, incluindo a gestão de escalas, banco de horas, férias e ausências. 
• Relatórios e análises: fundamental para a tomada de decisões estratégicas. O sistema deve oferecer ferramentas que permitam a visualização de indicadores de RH, como taxa de rotatividade, absenteísmo, e desempenho por departamento.
• Gestão de treinamento e desenvolvimento: a criação e acompanhamento da educação corporativa, assim como a gestão de competências, são funcionalidades importantes para o crescimento profissional dos colaboradores e, consequentemente, da empresa.
• Compliance e segurança de dados: deve garantir que todas as operações estejam conforme as leis trabalhistas e de proteção de dados. Funcionalidades de auditoria e controle de acesso são essenciais para a segurança e integridade das informações.

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Integração com sistemas de DP: função indispensável para um sistema de RH completo

A integração entre o sistema de RH e o sistema de departamento pessoal é uma característica essencial para garantir a eficiência e a fluidez das operações de gestão de pessoas. 

Quando essas duas áreas trabalham de forma integrada, a empresa consegue alinhar melhor suas estratégias e otimizar processos, desde a contratação até o desligamento de colaboradores.

Uma integração entre sistemas permite que dados sejam compartilhados automaticamente entre o RH e o DP. Esse compartilhamento evita retrabalho e reduz a ocorrência de erros. 

Questões relacionadas a férias, jornadas de trabalho e cumprimento de normas trabalhistas podem ser gerenciadas de forma integrada, garantindo conformidade e eficiência.

Outro benefício importante é a possibilidade de gerar relatórios e análises mais completos, com dados consolidados de diferentes áreas. Isso permite aos gestores tomar decisões mais informadas e baseadas em uma visão global da situação dos colaboradores e das necessidades da empresa.

Como o sistema de RH pode facilitar a rotina dos profissionais

A implementação de um sistema de RH transforma significativamente a rotina dos profissionais de Recursos Humanos e Departamento Pessoal, proporcionando ganhos em produtividade, eficiência e foco estratégico. 

A seguir, exploramos as principais formas pelas quais essas soluções tecnológicas podem facilitar o dia a dia dos profissionais de RH.

• Automatização de tarefas rotineiras: um dos maiores benefícios é a automação de processos repetitivos e burocráticos, como o processamento de folha de pagamento, controle de ponto e gestão de benefícios. Com isso, os profissionais de RH podem dedicar mais tempo a atividades estratégicas, como a gestão de talentos e o planejamento de desenvolvimento de carreira.
• Centralização de informações: facilita o acesso rápido e seguro às informações necessárias para a tomada de decisões. Isso reduz o tempo gasto na busca por documentos ou dados específicos e melhora a precisão das informações utilizadas nas análises.
• Melhoria na comunicação interna: a comunicação entre diferentes departamentos e níveis hierárquicos é facilitada quando todos os dados e processos são centralizados. Informações importantes podem ser compartilhadas de forma rápida e eficaz, evitando ruídos e garantindo que todos estejam alinhados com as políticas e diretrizes da empresa.
• Tomada de decisões mais assertivas: gestores de RH podem tomar decisões mais informadas e estratégicas. Isso inclui desde a alocação de recursos até a definição de estratégias de retenção de talentos e desenvolvimento de competências.
• Redução de erros e conformidade legal: automatização e centralização ajudam a minimizar erros humanos, como cálculos incorretos ou atrasos em pagamentos. Além disso, o sistema garante que todas as operações estejam conforme as leis trabalhistas e regulamentos.
• Aumento da eficiência operacional: com a simplificação e automação de tarefas, os profissionais de RH conseguem realizar suas atividades de maneira mais rápida e eficiente. Isso melhora o desempenho do departamento e contribui para o sucesso da empresa.

Esses benefícios mostram como um sistema de RH pode ser um aliado poderoso na rotina dos profissionais. Eles liberam tempo para que o setor de recursos humanos possa atuar de forma mais estratégica e focada no desenvolvimento do capital humano.

Por que a Flash tem o sistema de RH perfeito para sua empresa

A Flash oferece um sistema de RH que se destaca por suas funcionalidades inovadoras e sua plataforma completa e integrada. As nossas ferramentas atendem diretamente às principais dores enfrentadas pelos gestores de recursos humanos e departamento pessoal. 

Abaixo, listamos as principais características que fazem do sistema da Flash a escolha ideal para empresas que buscam eficiência, segurança e uma gestão de pessoas estratégica:

• Centralização e automação de processos: integra todas as funções essenciais do RH em uma única plataforma, como gestão de benefícios, controle de ponto, gestão de pessoas e de despesas corporativas. 
• Integração com sistemas de DP: garantindo que todas as informações sejam sincronizadas automaticamente. Isso facilita a gestão de folha de pagamento, controle de jornada e conformidade com as normas trabalhistas.
• Relatórios e análises avançadas: nossa plataforma oferece ferramentas poderosas para as análises de desempenho. Com isso, os gestores de RH podem tomar decisões mais informadas, baseadas em dados concretos, e identificar áreas de melhoria para otimizar a performance dos colaboradores.
• Facilidade de uso e implementação: com uma interface intuitiva que exige pouca curva de aprendizado. 

Essas funcionalidades e diferenciais fazem do sistema de RH da Flash uma solução completa e eficaz para empresas que buscam otimizar a gestão de pessoas, aumentar a eficiência operacional e impulsionar o engajamento dos colaboradores.

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