O que não te contaram sobre o que é reembolso de despesas

Para muitos, ao perguntar o que é reembolso de despesas, a resposta é uma só: o processo de ressarcimento do funcionário que teve gastos em função do seu trabalho.

Na realidade, o reembolso de despesas corporativas é muito mais do que só isso.

Constantemente negligenciado, o conceito impacta diretamente nos cofres das empresas. Isso abre margem para fraudes e irresponsabilidades com os ativos.

É por esse motivo que você, gestor financeiro, deve ficar muito atento e ressignificar o que é o ressarcimento de despesas da organização.

O foco é sempre em fortalecer o compliance, melhorar processos e criar uma política de reembolsos sólida.

Esses são os 3 pilares fundamentais para um bom controle de ressarcimento de despesas. Quando eles recebem a devida atenção, a gestão financeira, como um todo, começa a agregar muito mais valor.

É por esse motivo que criamos esse conteúdo. Vamos te ajudar a entender melhor os três pilares do reembolso de despesas e como potencializar os seus processos.

O que é, de fato, reembolso de despesas?

Quase todas as empresas, independentemente do porte e do mercado de atuação, possuem funcionários que visitam clientes, fazem viagens e reuniões externas. Essa prática gera gastos cujos valores precisam ser devolvidos ao colaborador.

De forma resumida, isso é o reembolso de despesas.

O empregador tem a obrigação de custear as despesas do seu negócio.

Segundo o art. 2º da CLT

Ou seja, quando o colaborador gasta para viabilizar a prestação de serviços, cabe à companhia reembolsar o valor. Para que isso aconteça da forma correta, é preciso que haja processos bem construídos.

É fundamental que o financeiro da empresa seja extremamente organizado com o ressarcimento, sabendo que fechar os olhos para essa vertente pode causar sérios problemas para o negócio.

Como melhorar o processo de reembolso de despesas?

Na maioria dos casos, todo o processo é feito pelas planilhas de Excel no departamento financeiro.

O colaborador guarda os comprovantes e os envia para análise, o que garante o compliance. Em seguida, é reembolsado.

O problema desse método analógico é a necessidade de registro manual. Isso faz com que a equipe perca muito tempo com tarefas repetitivas e deixe de investir esforços em ações mais estratégicas.

As informações ainda têm que ser passadas para o ERP. Além de duplicar o tempo perdido, ainda há a possibilidade de falhas humanas no meio de tudo isso.

Ou seja, um processo bem estruturado guia todo o curso do ressarcimento ao funcionário, mas é preciso potencializá-lo. É nesse momento que a tecnologia traz vantagens.

A ferramenta Flash Expense ajuda a consolidar o seu processo de reembolsos de despesas corporativas.

Sua empresa passa a contar com o amparo de uma solução integrada e inteligente, com diversas funcionalidades que auxiliam na rotina do financeiro. Integração com ERP, digitalização de despesas e armazenamento em nuvem são apenas algumas das vantagens trazidas por nós para automatizar e garantir a segurança no seu método de ressarcimento.

Mas antes de entender como as ferramentas de gestão funcionam, vamos entender os 3 pilares do reembolso de despesas.

Os 3 pilares do reembolso de despesas corporativas

Agora que já sabemos o que é, como é feito e o caminho para otimizar, vamos mais a fundo nas melhorias.

É hora de conhecer os 3 pilares fundamentais para o reembolso de despesas:

• fortalecer o compliance;
• otimizar processos internos;
• consolidar uma política de reembolsos.

Fortalecer o compliance

O termo compliance vem da palavra em inglês comply, que significa cumprir. Ele ganhou força nos últimos anos com as diversas crises de corrupção pelas empresas do Brasil e do mundo.

Já é comum a formação de equipes de compliance dentro das empresas, com pessoas especializadas em criar e fazer as manutenções das regras internas. O objetivo é garantir que todos os colaboradores estão entendendo e cumprindo.

Além disso, também é responsável por assegurar que as normas financeiras, ambientais, jurídicas e governamentais em que a companhia está inserida sejam devidamente executadas.

Esse conceito está diretamente ligado ao ressarcimento de funcionários, uma vez que esse processo é suscetível a fraudes e quebras das regras internas.

Ou seja, o reembolso de despesas é um fator primordial para fortalecer o compliance financeiro. Isso, porém, não acontece sem um processo bem definido e o auxílio da tecnologia para potencializar a atuação do departamento responsável.

Otimizar processos Internos

Os processos internos também são essenciais para facilitar a prestação de contas, organização, análise e todo o resto das ações que envolvem o reembolso de despesas.

Por ser algo muito delicado, que lida direto com o caixa da empresa, é preciso alinhar ao máximo e evitar erros. Uma falha, por menor que seja, pode custar caro para a companhia.

Esse motivo faz com que automatizar processos seja a melhor opção para trazer mais resultados.

Assim, sua equipe passa a se preocupar com o que realmente importa e a mitigar falhas humanas nas atividades maçantes e repetitivas.

Consolidar uma política de reembolsos

Esse é um dos principais pilares para se trabalhar na melhoria do reembolso de despesas dentro do seu negócio.

Assim como as regras internas, é preciso ter uma política interna de reembolsos para direcionar o processo.

A política é um documento que dita todas as boas práticas dentro da organização. Ela divide as despesas entre reembolsáveis e não reembolsáveis, limites de gastos e diversos outros parâmetros.

O documento é visto e opinado por todos dentro da companhia para que as regras sejam claras. Isso evita dores de cabeça futuras e também se adequa à realidade de todos.

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Nós citamos brevemente algumas vantagens de utilizar ferramentas na gestão de reembolso de despesas anteriormente.

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