O que é self-booking e como aplicar em viagens corporativas?

O self-booking de viagens é uma ferramenta indispensável para empresas que buscam otimizar a gestão de viagens corporativas. A ferramenta coloca as tarefas nas mãos dos próprios colaboradores, sem que a empresa perca o controle dos processos. 

Se você lida com viagens a trabalho e enfrenta dificuldades com a compra de passagens aéreas, excesso de burocracia ou falta de conformidade com as políticas internas da companhia, acompanhe essa leitura. 

Vamos mostrar como o self-booking corporativo pode agilizar processos, reduzir custos e melhorar a experiência de quem viaja para fechar negócios.

O que é e o que significa self-booking?

A expressão se traduz do inglês como "auto-reserva". Em linhas gerais, representa a prática de autonomia nas viagens corporativas. Permite aos colaboradores fazerem suas próprias reservas dentro das diretrizes estabelecidas, como as políticas de viagem da empresa.

Diferentemente do método tradicional, em que uma agência de viagens ou um responsável interno realiza todas as reservas, o self-booking oferece aos funcionários a capacidade de gerenciar seus próprios trajetos. Isso facilita o processo para todos os envolvidos em uma viagem corporativa.

Como funciona o self-booking nas viagens corporativas?

O self-booking pode ser dividido em algumas fases principais, projetadas para facilitar a organização de viagens corporativas pelos próprios colaboradores.

O primeiro passo para a empresa é estabelecer as políticas de viagem. Incluindo limites de gastos, tipos de acomodação e preferências de voo. Essas diretrizes garantem que todas as reservas estejam alinhadas com os objetivos e padrões da empresa.

Se precisar de ajuda, nosso Template de Políticas de Viagens Corporativas pode te auxiliar:

Em seguida, é necessário acessar uma plataforma de self-booking, onde os colaboradores podem pesquisar e selecionar opções de viagem que atendam seus objetivos individuais.

Para que funcione, no entanto, é preciso contar com uma ferramenta que centralize todas as informações. Seja para organizar os voos, hotéis e transportes disponíveis e escolher os melhores preços, o software deve oferecer uma experiência intuitiva e prática.

Dentro da plataforma, o viajante insere detalhes como datas de viagem, destinos e quaisquer outras preferências específicas. Com isso, o sistema apresenta uma lista de opções compatíveis com as políticas da empresa. Isso permite que o próprio colaborador faça sua escolha com facilidade.

Após selecionar as opções desejadas, o funcionário finaliza a reserva no sistema. Todas as informações sobre a viagem são registradas e armazenadas, facilitando o acesso e a revisão por parte da empresa quando necessário.

Esse processo pode ser integrado com a gestão de despesas, garantindo que todos os gastos relacionados à viagem sejam registrados de forma precisa e eficiente.

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Benefícios do self-booking para as empresas

O self-booking oferece várias vantagens para empresas que desejam otimizar a gestão de suas viagens corporativas, veja as principais a seguir:

• Elimina intermediários e otimiza o processo de reserva, reduzindo despesas administrativas e potencializando a economia.
  
  
• Garante que todas as reservas estejam conforme as políticas da empresa, evitando gastos desnecessários.
  
  
• Aumenta o custo-benefício operacional ao centralizar todas as informações de viagem em uma única plataforma.
  
  
• Permite que os próprios colaboradores façam suas reservas, aumentando a satisfação e a conveniência.
  
  
• Facilita a emissão e gestão de declarações de viagem a trabalho, assegurando conformidade com as normas da empresa.
  
  
• Simplifica o processo de reserva de hospedagem corporativa, garantindo opções dentro das políticas da empresa.

Passos para implementar o self-booking na empresa

A implementação do self-booking requer planejamento e a escolha das ferramentas adequadas. Aqui estão os passos essenciais para uma implementação bem-sucedida.

1. Avaliação das necessidades da empresa

Isso inclui entender os padrões de viagem dos colaboradores e definir as políticas de viagem que deverão ser seguidas. A empresa deve considerar os direitos de quem viaja a trabalho e algumas boas práticas para criar uma política eficaz.

2. Escolha da plataforma adequada

A escolha da plataforma de self-booking é um passo decisivo. Essa integração garante uma experiência fluida e eficiente tanto para a empresa quanto para os colaboradores. 

A plataforma ajuda na redução de custos e fornece funcionalidades como o controle de despesas de viagem, diárias de viagem e a gestão de cartões corporativos.

A Flash é a solução mais completa para gestão de viagens e controle de despesas, sempre em conformidade com as políticas da empresa.

3. Treinamento dos colaboradores

Para garantir o sucesso do self-booking, é essencial treinar os colaboradores. Eles precisam entender como utilizar a plataforma e quais são as políticas de viagem a serem seguidas.

Ofereça materiais de suporte e treinamentos que facilitem esse processo, garantindo que os colaboradores estejam preparados para utilizar o sistema de forma eficiente e segura.

Dicas para otimizar o uso do self-booking

Uma vez implementado, existem algumas práticas recomendadas para otimizar o uso do self-booking de viagens e garantir que a empresa obtenha o máximo benefício da ferramenta.

Políticas de viagem clara e acessível

Ter políticas de viagem bem definidas garante que todos os colaboradores saibam o que é permitido e o que não é.

Isso inclui a definição de tetos de gastos, tipos de acomodações permitidas, critérios para reservas, procedimentos em casos de emergência e regras claras para o relatório de despesas de viagem (RDV) e reembolsos.

Feedback contínuo

Coletar feedback dos colaboradores sobre a experiência com o self-booking é vital. Isso permite identificar áreas de melhoria e ajustar as políticas e a plataforma conforme necessário, garantindo uma experiência cada vez melhor.

O feedback contínuo ajuda a identificar pontos de fricção e oportunidades de otimização, assegurando que a solução de self-booking permaneça eficiente e relevante.

Uso do self-booking com a plataforma da Flash

A Flash oferece soluções para viagens a trabalho que integra todas as funcionalidades necessárias para uma gestão de viagens eficiente.

Com a Flash, os próprios colaboradores podem realizar reservas de forma independente, seguindo todas as políticas da empresa, enquanto a companhia mantém o controle total sobre os gastos e a conformidade.

A Flash facilita a prestação de contas e a gestão de despesas, garantindo que todas as informações estejam centralizadas e acessíveis.

Além disso, nossa plataforma possui funcionalidades avançadas, como a integração com o sistema financeiro da empresa e a possibilidade de configurar cartões corporativos para diferentes tipos de despesas, eliminando a necessidade de reembolsos e reduzindo erros e fraudes.

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