Análise de Custo Total de Propriedade (TCO): como calcular o impacto financeiro de viagens empresariais

Controlar o TCO (Total Cost of Ownership) vai muito além de somar o preço das passagens e da hospedagem. Trata-se de entender todos os custos envolvidos nos deslocamentos, desde os mais óbvios até os menos visíveis, como o tempo e imprevistos.

Afinal, quem lida com viagens a trabalho sabe como os gastos podem se acumular e como é difícil justificar o retorno dessas despesas. 

A chave está em saber calcular corretamente o custo total e aplicar estratégias para reduzir esses valores. 

Neste artigo, você aprenderá a otimizar o TCO, garantindo maior controle, previsibilidade e, claro, mais eficiência nas viagens corporativas. 

Boa leitura!

O que é TCO (Total Cost of Ownership)?

O Total Cost of Ownership (TCO) é uma métrica que avalia o custo total de aquisição, operação e manutenção de um ativo ao longo do seu ciclo de vida. 

Em vez de considerar apenas o preço de compra, o TCO inclui todos os custos diretos e indiretos relacionados ao uso de um ativo, permitindo uma visão do setor financeiro mais precisa.

Saber calculá-lo, portanto, é essencial para tomar decisões estratégicas e identificar oportunidades de redução de custos. 

Aplicado às viagens corporativas, esse indicador ajuda a entender o impacto financeiro total, indo além das despesas evidentes, como passagens e hospedagem, e incluindo custos ocultos, como tempo gasto em deslocamento e produtividade reduzida.

O que é análise de custo total de propriedade?

A análise de custo total de propriedade é o processo de identificar, calcular e interpretar todos os custos envolvidos na posse e utilização de um ativo. 

Essa abordagem permite que empresários e gestores tomem decisões mais embasadas, considerando não apenas o valor inicial da compra, mas também custos operacionais, de manutenção e de descarte.

Em viagens empresariais, a análise de custo total de propriedade serve para aprimorar o controle financeiro. Isso porque possibilita a visualização dos gastos diretos e indiretos, previsão de despesas futuras e a otimização do orçamento. Além disso, facilita a implementação de estratégias eficazes para a  gestão de custos com viagens e aprimora a gestão das despesas.

Por que o TCO é crucial para viagens corporativas?

O Total Cost of Ownership permite que empresas compreendam o real impacto financeiro dessas deslocações. 

Muitas vezes, os gestores analisam apenas os custos diretos, como passagens aéreas e diárias de hotel, sem considerar custos indiretos, como tempo improdutivo, taxas ocultas e despesas com deslocamentos locais.

Ao aplicar essa análise, as empresas conseguem planejar suas viagens de forma mais estratégica, equilibrando custos e benefícios. Isso evita gastos desnecessários e melhora a alocação do orçamento, garantindo que cada viagem agregue valor ao negócio.

Além disso, entender o Total Cost of Ownership permite que empresas adotem estratégias para reduzir custos com viagens sem comprometer a experiência dos colaboradores. 

Desde a escolha de fornecedores até a negociação de tarifas, essa abordagem possibilita decisões mais embasadas, alinhadas às necessidades financeiras e operacionais da empresa.

Componentes essenciais do TCO em viagens empresariais

Para compreender o verdadeiro impacto financeiro das viagens, é fundamental considerar tanto os custos diretos quanto os custos indiretos, bem como outros fatores que influenciam a gestão de despesas corporativas.

A seguir, detalhamos os principais componentes do Total Cost of Ownership (TCO) em viagens corporativas.

Custos diretos de viagens corporativas

São aqueles mais fáceis de mensurar, pois correspondem a valores pagos diretamente pela empresa. Entre os principais, destacam-se:

• Passagens aéreas, rodoviárias e ferroviárias: valores pagos para deslocamento dos colaboradores.
• Hospedagem: despesas com hotéis, flats ou outros tipos de acomodação.
• Alimentação: refeições durante a viagem, incluindo cafés da manhã, almoços e jantares.
• Transportes locais: aluguel de carros, aplicativos de mobilidade e táxis.
• Taxas e encargos: custos adicionais, como tarifas de bagagem, impostos e taxas de câmbio.

Custos indiretos e ocultos das viagens empresariais

Além dos custos visíveis, há uma série de custos indiretos que impactam o custo total de propriedade das viagens corporativas. Eles, muitas vezes, passam despercebidos, mas afetam diretamente o orçamento:

• Horas improdutivas: tempo gasto em deslocamentos, conexões e check-ins pode comprometer a produtividade.
• Custos administrativos: processos internos para aprovar, gerenciar e reembolsar despesas de viagens.
• Cancelamentos e remarcações: multas e taxas cobradas por alterações de última hora.
• Impacto na saúde e bem-estar do colaborador: longas jornadas e fuso horário podem afetar o rendimento profissional.

Tecnologias e automação na gestão de viagens corporativas

A adoção de soluções tecnológicas é uma forma eficiente de otimizar o TCO e reduzir custos com viagens empresariais. Algumas ferramentas fundamentais para isso incluem:

• Plataformas de gestão de despesas corporativas: automatizam processos e melhoram a visibilidade sobre os gastos.
• Softwares de reservas e conciliação: permitem controle centralizado e negociações mais vantajosas.
• Análises preditivas e relatórios financeiros: auxiliam na identificação de padrões e oportunidades de economia.

Com a análise detalhada de todos esses componentes, as empresas podem tomar decisões mais estratégicas para otimizar suas viagens corporativas, reduzindo custos sem comprometer a qualidade e a eficiência dos deslocamentos.

Como calcular o TCO de viagens empresariais

O cálculo do TCO em viagens empresariais vai além da soma dos custos diretos. Ele envolve uma análise detalhada de todos os gastos visíveis e ocultos, além da avaliação do ROI aéreo, para garantir que as viagens tragam benefícios reais para a empresa.

A seguir, preparamos um guia prático para calcular o TCO de viagens corporativas. Confira:

1. Reúna os dados financeiros

Para obter um cálculo preciso, colete informações de diferentes fontes:

• Sistema de gestão de viagens: relatórios sobre passagens, hospedagens e aluguel de veículos.
• Relatórios de despesas: custos com alimentação, transporte local e outros gastos de colaboradores.
• Recursos Humanos: custo da hora trabalhada dos viajantes e impacto da viagem na produtividade.
• Financeiro: gastos com seguros, taxas e custos extras imprevistos.

2. Classifique os custos

Divida os custos em diretos e indiretos para melhor entendimento:

• Custos diretos

• • Passagens aéreas e taxas
  • Hospedagem
  • Transporte terrestre
  • Alimentação
  • Taxas de visto e seguros

• Custos indiretos

• Tempo de viagem (salário x horas em deslocamento)
• Despesas administrativas (tempo gasto em reservas e relatórios)
• Tecnologia (softwares e suporte)
• Custos de oportunidade (produtividade perdida)

3. Atribua valores precisos

• Custos diretos: use valores reais de notas fiscais e recibos.
• Custos indiretos: multiplique o tempo gasto por colaborador pelo custo da mão de obra.

4. Calcule o Custo Total de Propriedade (TCO)

O cálculo do Custo Total de Propriedade (TCO) é uma ferramenta prática e indispensável para a tomada de decisões estratégicas.

Aplicar o TCO significa ir além do preço de etiqueta, analisando o ciclo de vida completo de um ativo para revelar o verdadeiro custo de propriedade.

A fórmula para calcular o TCO é:

Exemplo prático:

• Custos diretos: R$ 7.000 (passagens, hotel, alimentação, transporte).
• Custos indiretos: R$ 3.000 (tempo improdutivo, taxas administrativas, tecnologia).
• TCO total: R$ 10.000.

5. Avalie o Retorno sobre o Investimento (ROI)

Para medir se a viagem foi rentável, use a fórmula:

Se uma viagem resultou em um novo contrato de R$ 30.000 e o TCO foi R$ 10.000, o ROI seria:

Consulte a nossa calculadora de ROI de viagens corporativas exclusiva e tenha ainda mais facilidade no controle de despesas.

6. Analise e otimize gastos

• Compare os custos reais com os planejados e identifique desvios.
• Avalie tendências para viagens corporativas ao longo do tempo.
• Negocie tarifas corporativas para passagens e hospedagem.
• Reduza deslocamentos desnecessários com videoconferências.
• Utilize softwares para otimizar o controle de despesas.

Com um cálculo eficiente do TCO de viagens empresariais, sua empresa pode tomar decisões mais estratégicas, reduzindo custos e maximizando o retorno das viagens.

Ferramentas e estratégias para otimizar o TCO em viagens

Controlar e reduzir o Total Cost of Ownership (TCO) em viagens empresariais exige o uso de ferramentas eficientes e a aplicação de estratégias inteligentes. 

A seguir, veja como sua empresa pode otimizar custos sem comprometer a qualidade das viagens corporativas.

1. Utilize sistemas de gestão de viagens

Os sistemas de gestão de viagens ajudam a centralizar processos, garantir conformidade com políticas corporativas e gerar relatórios detalhados sobre os custos de deslocamento.

Benefícios:

• Automação de reservas e reembolsos.
• Integração com política de viagens.
• Análises detalhadas dos gastos para otimização de viagens corporativas.

2. Implemente políticas de viagens mais rigorosas

Definir regras claras para deslocamentos corporativos evita desperdícios e melhora a previsibilidade financeira.

Boas práticas:

• Estabeleça limites de gastos para cada categoria (como hospedagem e alimentação)
• Prefira classes econômicas em voos e acomodações padronizadas
• Prefira substituir deslocamentos para reuniões por videoconferências

3. Negocie tarifas corporativas com fornecedores

Firmar parcerias com companhias aéreas, redes de hotéis e locadoras de veículos pode gerar economia significativa ao longo do ano.

Dicas para negociação:

• Consolidar as compras de passagens e estadias com fornecedores estratégicos
• Explorar descontos para reservas antecipadas
• Avaliar programas de fidelidade corporativa

4. Controle despesas com cartões e reembolsos automatizados

O uso de cartões corporativos e plataformas de reembolso automatizado facilita o controle financeiro e reduz fraudes.

Vantagens:

• Transparência e rastreabilidade dos gastos
• Redução do tempo gasto na prestação de contas
• Facilidade na categorização de despesas para análise do TCO

5. Adote ferramentas de Business Intelligence (BI)

Softwares de BI analisam os dados de viagens e ajudam a identificar oportunidades de economia.

Indicadores que podem ser monitorados:

• Custo médio por viagem e por colaborador
• Percentual de gastos com deslocamento, hospedagem e alimentação
• Impacto das viagens no orçamento geral da empresa

6. Incentive alternativas para reduzir deslocamentos

Nem toda viagem corporativa é essencial. A substituição de encontros presenciais por reuniões virtuais pode reduzir significativamente o TCO.

Soluções eficazes:

• Plataformas de videoconferência
• Softwares colaborativos para trabalho remoto
• Estratégias de planejamento para reduzir deslocamentos desnecessários