Como funciona uma plataforma de benefícios? Entenda por que sua empresa precisa de uma

Não é novidade dizer que os benefícios corporativos desempenham um papel fundamental para a satisfação e retenção de talentos nas empresas. Afinal, melhoram a qualidade de vida dos profissionais e reforçam o compromisso da organização com o bem-estar de todos.

É nesse contexto que a contratação de uma plataforma de benefícios se destaca como uma decisão estratégica fundamental para os RHs.

De acordo com uma pesquisa da Harvard Business Review, funcionários satisfeitos são 31% mais produtivos, 85% mais eficientes e 300% mais inovadores. De olho nisso, o mercado de benefícios vem passando por uma transformação significativa nos últimos anos.

Com o avanço da tecnologia e a mudança nas expectativas dos colaboradores, as empresas precisam se adaptar para oferecer benefícios flexíveis e personalizados.

A diversidade de perfis dentro das organizações também exige soluções inovadoras que atendam às diferentes necessidades e preferências dos times. Ao mesmo tempo, também devem otimizar processos administrativos e garantir mais eficácia ao setor de recursos humanos. Tudo isso sem colocar a empresa em riscos legais.

Essas exigências vão de encontro com uma dúvida frequente dos profissionais de recursos humanos: por que contratar uma plataforma de benefícios? Ao longo deste conteúdo, vamos apresentar tudo sobre esse tipo de ferramenta, suas vantagens e por que sua empresa precisa de um.

O que é uma plataforma de benefícios corporativos?

Trata-se de uma ferramenta de gestão para os benefícios corporativos e subsídios oferecidos aos funcionários. Na prática, é um software que otimiza a disponibilização dos valores de vale-alimentação (VA), refeição (VR), transporte (VT), entre diversos outros benefícios corporativos.

Para o RH, a plataforma proporciona uma experiência mais eficiente, automatizada e até mesmo personalizada. Já para os colaboradores, junto ao cartão de benefícios, simplifica os processos de recebimento e uso.

De igual importância, para a empresa, um software desse tipo também deve assegurar a segurança jurídica necessária para evitar problemas de legislação. Ou seja, garantir que os montantes sejam distribuídos e utilizados de acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e outras regras, como o Programa de Alimentação ao Trabalhador (PAT) – neste caso, para as empresas optantes.

Aproveite para baixar nosso Manual Jurídico dos Benefícios Corporativos e entenda tudo sobre a nova legislação.

Tecnologia em prol da eficiência na gestão de benefícios

O funcionamento de um software de benefícios deve atender às exigências da gestão de recursos humanos e também as necessidades relacionadas aos colaboradores. Muito além de um suporte técnico para ajudar ambos, é fundamental que a plataforma ofereça funcionalidades para:

• Centralização da gestão: todas as informações são reunidas em um único sistema, facilitando o acesso e a administração das equipes de RHs.
  
  
• Automatização de processos: que reduz a carga de trabalho manual do RH, automatizando tarefas como cadastramento, atualização e controle de benefícios.
  
  
• Personalização: permite que os colaboradores escolham os melhores benefícios das empresas de acordo com suas necessidades individuais. Planos de saúde, programas de saúde mental, acessos à academia, auxílios para cursos, entre outros.
  
  
• Geração de relatórios e análises: que ajudam o RH a entender o uso dos benefícios e a tomar decisões informadas.
  
  
• Facilidade de acesso: oferece aos colaboradores uma interface amigável, onde eles podem visualizar e gerenciar seus benefícios de forma autônoma.

Essas são apenas algumas das vantagens de uma ferramenta para a gestão de benefícios. Com a Flash, RH e colaboradores ainda contam com diversas outras que transformam as rotinas complexas em passos simples no dia a dia.

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A importância de uma plataforma para gerenciar benefícios flexíveis 

Não é exagero dizer que a personalização é a chave para manter colaboradores satisfeitos e engajados. Por isso, as plataformas de benefícios flexíveis – como a Flash – se destacam ao oferecer uma solução moderna que atende às diversas necessidades individuais dos funcionários.

O diferencial se encontra na proposta contrária dos benefícios tradicionais, que são padronizados e muito menos adaptáveis. Outro ponto importante é a segurança jurídica que plataformas digitais como a Flash certificam às empresas que optam pela modalidade.

Por meio de tecnologias exclusivas, é garantido que cada benefício concedido só será utilizado para aquela finalidade específica. Por exemplo, o vale-refeição não será usado para o pagamento de uma compra de roupas on-line, assim como o vale-alimentação também não poderá ser utilizado para pagamento de bebidas alcóolicas. A plataforma assegura que tudo esteja em conformidade com a legislação.

Benefícios flexíveis vs. benefícios tradicionais

Benefícios tradicionais

• São definidos pela empresa e iguais para todos os colaboradores.
  
  
• Separam VA, VT e VR em cartões separados, o que tende a dificultar a gestão e o uso.
  
  
• Oferecem pouca  – ou nenhuma – flexibilidade e personalização; pode não atender às necessidades específicas de cada colaborador.

Benefícios flexíveis

• Permitem que os colaboradores escolham como utilizar seu pacote de benefícios, os alinhando às suas preferências individuais. 
  
  
• Incluem uma ampla gama de opções, como saúde, bem-estar, educação, cultura e lazer.
  
  
• Geram maior satisfação ao oferecer um único cartão de benefícios para os funcionários, que pode ser gerenciado de maneira simples e segura.

5 vantagens que fazem um software de gestão de benefícios corporativos valer a pena 

Adotar um sistema de benefícios traz inúmeras vantagens para a gestão de pessoas como um todo. Abaixo, destacamos as que mais geram impacto no dia a dia dos RHs.

1. Facilidade na gestão de benefícios

Em suma, um software de benefícios proporciona uma gestão mais ágil, precisa e econômica. A empresa é beneficiada, mas o destaque fica para os ganhos destinados aos profissionais que a operam e utilizam no dia a dia – RH e colaboradores.

A automação de processos elimina tarefas repetitivas e manuais. Assim, garante que a administração dos benefícios seja mais eficiente e livre de burocracia. Isso leva à redução de erros, já que o sistema minimiza as falhas humanas, assegurando que os dados sejam precisos e atualizados.

Além disso, há uma economia de tempo e recursos do RH. Permite que os profissionais se concentrem em atividades estratégicas e de maior valor agregado.

2. Customização e flexibilidade

Com a solução tecnológica certa, cada colaborador pode ter seu próprio pacote de acordo com suas preferências e necessidades. Essa flexibilidade não apenas melhora a experiência dos funcionários, mas também demonstra o compromisso da empresa com o bem-estar e a individualidade de sua equipe. 

3. Conformidade e segurança

A plataforma também garante que todos os  benefícios de empresas para os funcionários estejam de acordo com as legislações vigentes. Assim, evita penalidades e problemas legais. 

Além disso, a proteção dos dados dos colaboradores é uma prioridade máxima. Isso é traduzido na utilização de tecnologias avançadas de segurança para proteger informações sensíveis, como dados pessoais e financeiros. 

Criptografia, controle de acesso rigoroso e monitoramento contínuo são algumas das medidas implementadas para garantir que os dados dos profissionais estejam sempre seguros e protegidos contra acessos não autorizados e violações.

4. Mais controle e transparência

Com uma plataforma centralizada, o RH pode gerenciar todos os aspectos dos benefícios de forma mais eficiente e clara. 

Uma das funcionalidades mais valiosas é a geração de relatórios detalhados que fornecem insights profundos sobre a utilização dos benefícios. Eles ajudam a identificar tendências, avaliar a eficácia dos pacotes oferecidos e tomar decisões baseadas em informações concretas. 

A análise detalhada de dados permite ajustar e otimizar os benefícios oferecidos para melhor atender às necessidades dos colaboradores e aos objetivos da empresa.

Com a plataforma Flash, é possível fazer um pedido de benefícios cumulativos ou usando a recarga inteligente. Ou seja, a empresa verifica se há saldo não utilizados dos benefícios, que poderão ser aproveitados na próxima recarga – como acontece com o vale-transporte, por exemplo.

Isso permite que a empresa acompanhe de perto o que está sendo mais utilizado, detecte possíveis problemas ou falta de eficiência rapidamente e faça ajustes proativos.

5. Integração com outros sistemas

Como a folha de pagamento e outros sistemas utilizados pelo RH, que torna a gestão de benefícios mais eficiente e coesa. São eliminados fatores como entradas de dados duplicadas e reduzindo erros. 

De olho nessa simplificação da gestão e na melhora da eficiência operacional como um todo, a Flash permite aos gestores o gerenciamento de oito categorias de benefícios corporativos, que incluem:

1. Vale-alimentação
2. Vale-refeição;
3. Saúde;
4. Auxílio-mobilidade;
5. Educação;
6. Auxílio home office;
7. Cultura; e
8. Vale-transporte.

Tudo isso pode ser facilmente acompanhado e gerenciado pela plataforma, proporcionando uma visão centralizada e acessível de todos os benefícios oferecidos. Essa funcionalidade não só melhora a precisão e a agilidade na gestão, mas também garante uma experiência mais fluida para a equipe de RH e os colaboradores. 

Sem falar do Flash Encanta, marketplace de parceiros que oferece descontos e ofertas exclusivas. Ele está disponível dentro do aplicativo e da plataforma Flash, no qual é possível realizar compras em mais de 150 parceiros de diferentes segmentos.

Como escolher a melhor plataforma de benefícios para a sua empresa? 

Escolher a melhor plataforma de benefícios flexíveis para sua empresa envolve uma análise cuidadosa de vários fatores cruciais. Vamos a eles:

1. Avaliação das necessidades da empresa: primordial para garantir que a plataforma atenda aos requisitos específicos e aos objetivos estratégicos da organização.
   
   
2. Identificação dos benefícios mais valorizados pelos colaboradores: dessa forma é possível alinhar a oferta com as preferências e expectativas da equipe.
   
   
3. Consideração do orçamento disponível: para escolher uma plataforma que ofereça um equilíbrio entre funcionalidade e custo, garantindo um retorno positivo sobre o investimento.
   
   
4. Comparação das funcionalidades e dos preços das plataformas: é importante avaliar se os softwares de gestão de benefícios atendem às necessidades específicas da sua empresa.
   
   
5. Verificação das avaliações e dos depoimentos de clientes: para entender a experiência de outras empresas com cada fornecedor. Comentários e feedbacks de clientes atuais e antigos podem fornecer insights valiosos.
   
   
6. Testes e implementação de um sistema de benefícios: ajuda a identificar e resolver possíveis problemas, ajustar configurações e garantir que as expectativas e necessidades da empresa sejam atendidas. 

Além desse passo a passo, não se esqueça de alinhar o planejamento da integração com os sistemas de RH existentes.

Assim, é possível confirmar se a plataforma escolhida se integrará com os sistemas já em uso, enquanto a realização de treinamento da equipe de RH maximiza a eficácia da nova ferramenta.  

Por que escolher a plataforma de gestão de benefícios da Flash?

A gestão de benefícios corporativos da sua empresa não precisa ser engessada e burocrática. 

Com um único cartão de multibenefícios, que integra  até 8 benefícios corporativos, a solução da Flash é a escolha certa para você simplificar e otimizar seus processos de RH,  com segurança jurídica e em uma única plataforma.

Não por acaso, indicadores comprovam que mais de 70% das empresas que aderiram à Flash, conquistaram: 

• mais engajamento dos colaboradores;
• satisfação dos funcionários; e
• melhora no clima organizacional.

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