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Guia introdutório do vale-transporte: o que diz a lei e como calcular?

Como funciona o vale-transporte? Entenda os direitos do colaborador, como calcular o valor e o desconto neste guia completo para profissionais de RH.

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O vale-transporte (VT) é um direito do funcionário e uma obrigação das empresas. A partir da reforma trabalhista, a concessão desse benefício ficou mais flexível. Desde então, é possível utilizar outros meios para auxiliar o colaborador a se deslocar até o local de trabalho e vice-versa.

As mudanças, no entanto, ainda geram muitas dúvidas no ambiente corporativo. Alguns dos principais questionamentos giram em torno de como funciona a legislação que rege esse benefício, qual o cálculo correto do VT, como fazer os descontos do vale-transporte, entre diversos outros.

Ao longo deste conteúdo, apresentaremos um guia completo sobre o vale-transporte e tudo o que envolve esse direito trabalhista. Acompanhe o artigo e obtenha respostas para todas as suas perguntas sobre o tema. Boa leitura!

O que é e como funciona o vale-transporte para funcionários?

O vale-transporte é uma provisão assegurada pela legislação trabalhista brasileira para subsidiar o trajeto de residência ao trabalho, e vice-versa, dos empregados.

Com o VT, se abrange a totalidade dos meios de transporte públicos. Entre eles, estão: ônibus, metrôs, trens e, inclusive, serviços que transponham limites municipais ou estaduais.

A lei estabelece que o vale-transporte não integra o salário do empregado, ou seja, não tem natureza salarial. Além disso, também determina que o custo do VT é compartilhado entre empregador e empregado. O contratante tem permissão para descontar até 6% do salário base do colaborador para contribuir com o custeio dos gastos de deslocamento.

Para garantir a correta implementação deste benefício, é fundamental que os profissionais do RH orientem os novos contratados a fornecerem informações detalhadas sobre suas rotas de deslocamento. Isso é feito por meio de um documento específico – a Declaração de vale-transporte – que, por sua vez, é preenchida durante o processo de admissão do colaborador.

Com todos os dados devidamente informados pelo funcionário, a empresa deve calcular precisamente o valor do VT e fornecer o benefício em uma forma que possa ser utilizada nos diferentes modais de transporte público. O cartão vale-transporte é uma dessas possibilidades.

Também é importante ressaltar que o vale-transporte é um benefício destinado exclusivamente para o percurso residência-trabalho e trabalho-residência. Considera a jornada regular de trabalho do empregado e não é aplicável para deslocamentos em dias de folga ou para outros fins.

O que diz a lei do vale-transporte?

A Lei nº 7.418/85 é a responsável por regulamentar esse direito. Ela determina que o empregador deve garantir o pagamento da quantia referente ao vale-transporte com antecedência.

A legislação também aponta que a concessão dos valores é obrigatória para todos os trabalhadores rurais ou urbanos, permanentes ou temporários, desde que eles façam parte do quadro de funcionários da empresa.

No seu artigo 1º, a lei estabelece que o vale transporte deve ser adiantado ao colaborador para uso em seu trajeto de casa para o trabalho e vice-versa.

O artigo 2º, por sua vez, determina que esse benefício não possui caráter salarial. Em outras palavras, o vale-transporte não deve ser considerado como parte do salário do colaborador e não deve ser incluído nos cálculos da Previdência Social, INSS ou Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).

Confira a transcrição do texto completo abaixo:

  • Art. 2º - O Vale-Transporte, concedido nas condições e limites definidos nesta Lei, no que se refere à contribuição do empregador:
  • a) não tem natureza salarial, nem se incorpora à remuneração para quaisquer efeitos;
  • b) não constitui base de incidência de contribuição previdenciária ou de Fundo de Garantia por Tempo de Serviço;
  • c) não se configura como rendimento tributável do trabalhador.

Adicionalmente, a lei estabelece que o empregador contribua com os custos de transporte do empregado, assumindo os valores que ultrapassem 6% do salário base do funcionário.

  • Parágrafo único – "O empregador participará dos gastos de deslocamento do trabalhador com a ajuda de custo equivalente à parcela que exceder a 6% (seis por cento) de seu salário básico."

Para que você entenda melhor, veja os artigos 1º e 2º do Decreto nº 95.247 de 1987:

  • Art. 1º – ”São beneficiários do Vale-Transporte, nos termos da Lei nº 7.418, de 16 de dezembro de 1985, os trabalhadores em geral, tais como:
  • I - os empregados, assim definidos no art. 3° da Consolidação das Leis do Trabalho;
  • II - os empregados domésticos, assim definidos na Lei n° 5.859, de 11 de dezembro de 1972;
  • III - os trabalhadores de empresas de trabalho temporário, de que trata a Lei n° 6.019, de 3 de janeiro de 1974;
  • IV - os empregados a domicílio, para os deslocamentos indispensáveis à prestação do trabalho, percepção de salários e os necessários ao desenvolvimento das relações com o empregador;
  • V - os empregados do subempreiteiro, em relação a este e ao empreiteiro principal, nos termos do art. 455 da Consolidação das Leis do Trabalho;
  • VI - os atletas profissionais de que trata a Lei n° 6.354, de 2 de setembro de 1976;
  • VII - os servidores da União, do Distrito Federal, dos Territórios e suas autarquias, qualquer que seja o regime jurídico, a forma de remuneração e da prestação de serviços.
  • Parágrafo único. Para efeito deste decreto, adotar-se-á a denominação beneficiário para identificar qualquer uma das categorias mencionadas nos diversos incisos deste artigo.
  • Art. 2° O Vale-Transporte constitui benefício que o empregador antecipará ao trabalhador para utilização efetiva em despesas de deslocamento residência-trabalho e vice-versa.”

A  Lei nº 8.212 de 1991 também prevê que a parcela recebida a título de vale-transporte não integra o salário de contribuição. Além disso, a Lei nº 7.418 de 1985 preconiza em seu primeiro artigo:

  • “Art. 1º – Fica instituído o vale-transporte, (Vetado) que o empregador, pessoa física ou jurídica, antecipará ao empregado para utilização efetiva em despesas de deslocamento residência-trabalho e vice-versa, através do sistema de transporte coletivo público, urbano ou intermunicipal e/ou interestadual com características semelhantes aos urbanos, geridos diretamente ou mediante concessão ou permissão de linhas regulares e com tarifas fixadas pela autoridade competente, excluídos os serviços seletivos e os especiais”.

Além disso, o Decreto 10.854/2021 também oferece diretrizes adicionais. O artigo 4º desse decreto diz o seguinte:

  • “A concessão do benefício ora instituído implica a aquisição pelo empregador dos Vales-Transporte necessários aos deslocamentos do trabalhador no percurso residência-trabalho e vice-versa, no serviço de transporte que melhor se adequar.”

Quer saber mais? Acesse nosso Manual: Tudo Sobre Vale-Transporte e Vale-Mobilidade e entenda o que diz a legislação referente a esses benefícios. 

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A história por trás da legislação do vale-transporte

A origem desse benefício remonta à Lei 7.418 de 1985, que o introduziu inicialmente, sem torná-lo obrigatório. A intenção por trás dessa medida, promulgada pelo então presidente brasileiro José Sarney, era garantir a disponibilidade de mão de obra em todas as regiões do país.

No entanto, em 1987, devido à alta inflação na época, surgiu a obrigatoriedade para as empresas concederem o vale-transporte, conforme estabelecido pela Lei nº 7.619. Esse benefício passou a funcionar como uma forma de preencher as lacunas econômicas da nação.

Os deveres e direitos da empresa e colaborador para com o VT

As disposições da legislação deixam claro que o empregador tem a responsabilidade de gerenciar todo o processo de aquisição e disponibilização dos vales para seus funcionários, mesmo que esse empregador seja uma pessoa física. Portanto, essa obrigação não deve ser negligenciada apenas pelas empresas, mas também por empregadores individuais.

Em 2017, a Reforma Trabalhista trouxe importantes mudanças no contexto do vale-transporte. Ela definiu que o tempo gasto pelos trabalhadores em deslocamento para o trabalho não faz parte da jornada de trabalho, eliminando ambiguidades nesse aspecto e proibindo o pagamento do VT em dinheiro.

A seguir, abordamos as principais dúvidas sobre a concessão de vale-transporte para funcionários.

Vale-transporte é obrigatório?

Sim, a concessão do vale-transporte é uma obrigação do empregador, desde que o empregado manifeste interesse em utilizar esse benefício. Caso haja uma negativa por parte do funcionário ou ele não precise utilizar o transporte público para se deslocar até o trabalho, o empregador fica desobrigado a fornecer o VT.

Quando o funcionário não tem direito a vale-transporte?

Os funcionários que não usam transporte público não são elegíveis para o VT. Mesmo aqueles que moram perto do trabalho têm o direito, desde que utilizem ônibus, metrôs, trens e afins para se locomover entre o trabalho e sua residência.

Os colaboradores que usam carros particulares ou outros meios de transporte alternativos não têm direito. Por outro lado, a empresa também pode optar por oferecer benefícios flexíveis, como o Auxílio Mobilidade, para custear estacionamento, combustível ou uso de aplicativos de transporte destes.

Os benefícios flexíveis podem ser gerenciados de forma prática em um único cartão Flash, otimizando a gestão de RH e facilitando o dia a dia dos colaboradores. Quer saber como? Fale agora com um de nossos consultores e descubra a revolução dos benefícios corporativos com a Flash.

Vale-transporte deve ser pago antes ou depois?

Conforme instituído pelo Decreto Decreto nº 95.247, o empregador antecipa o valor do vale-transporte ao colaborador para utilização efetiva em despesas de deslocamento.

Após o pagamento, é importante que o empregado confirme ter recebido o vale e a empresa registre a informação através do recibo de vale-transporte.

Qual o desconto do vale-transporte no salário?

A empresa pode descontar até 6% do salário base do trabalhador para custear o VT. Se o valor for superior, a diferença deve ser suportada pelo empregador.

Vale lembrar que não há limite máximo ou mínimo estipulado. O montante referente ao benefício é determinado pelas seguintes informações:

  • localidade da residência;
  • meio de transporte e linha utilizada para deslocamento;
  • número de vezes que o deslocamento será realizado.

O que acontece quando há uso indevido do VT?

A lei orienta que o benefício deve ser usado exclusivamente para o deslocamento do funcionário. É comum, no entanto, que ocorra o uso indevido – como a extensão a terceiros, adulteração do endereço de residência, comercialização ou outros tipos de utilização irregular.

Conforme estipulado pelo Decreto nº 10.854, no seu artigo 112, §3: "A declaração falsa e o uso indevido do vale-transporte constituem falta grave".

Em casos como esses, cabe a avaliação do departamento de RH, validada com respaldo jurídico, para evitar problemas trabalhistas. Tais atos podem ser considerados faltas graves, gerar advertência e até ser motivo de uma demissão por justa causa.

O vale-transporte pode ser pago em dinheiro?

O quinto artigo do Decreto n. 95.247/1987 determina que o pagamento do vale-transporte não pode ser feito em dinheiro. Porém, existem exceções, como:

  • Convenções coletivas;
  • Acordos sindicais;
  • Não disponibilidade dos créditos referentes ao benefício do vale-transporte na data acordada.

Em paralelo, há entendimentos em nossa legislação de que a forma de concessão dos benefícios não altera a sua natureza trabalhista, conforme Ementa STF - RE Nº 478.410 SP.

Com o cartão da Flash, o colaborador pode converter o valor do vale-transporte em pix. De acordo com a linha decisória predominante dos tribunais atualmente, é possível disponibilizar essa opção na sua empresa sem que isso configure natureza salarial para o benefício.

Essa possibilidade garante mais flexibilidade e autonomia na gestão dos benefícios por parte dos colaboradores. Neste cenário, é essencial que a empresa tome alguns cuidados, descritos abaixo:

  • A conversão dos valores em dinheiro/pix deve ser sempre opcional e restrita ao montante disponibilizado na categoria de vale-transporte;
  • O RH deve garantir com o jurídico que a viabilidade do pix faça sentido para a empresa;
  • A empresa deve garantir que o VT seja utilizado exclusivamente para o transporte dos colaboradores no trajeto residência-trabalho-residência. Para isso, recomendamos que o RH crie uma política interna com as regras de uso dos benefícios, para evitar o desvio de finalidade.

O funcionário pode trocar o vale-transporte?

Não, o  VT não pode ser trocado por outro benefício. Sob a perspectiva legal, o Decreto nº 10.854, de 10 de novembro de 2021, em seu artigo 110, proíbe expressamente o empregador de substituir por adiantamento em dinheiro ou qualquer outra forma de pagamento, exceto para o empregador doméstico, com ressalvas estabelecidas no parágrafo único.

Como calcular o vale-transporte dos funcionários?

A conta para calcular o vale-transporte é simples. Basta multiplicar o número de viagens diárias pelo número de dias trabalhados e pelo custo da passagem. No entanto, antes disso, deve ser feita a coleta de informações junto ao colaborador e a consulta do valor das tarifas necessárias para deslocamento.

A legislação é clara: não existe um teto ou um piso legal para o VT. O benefício é calculado com base em quatro critérios bem diretos:

  1. A distância que separa a casa do colaborador do seu local de trabalho;
  2. Os tipos de transporte que ele utiliza;
  3. O valor individual de cada tarifa de viagem; e
  4. a frequência mensal desses deslocamentos.

A seguir, trazemos um modelo para exemplificar como calcular o VT dos colaboradores.

Exemplo de cálculo de vale-transporte

Imagine que temos um colaborador que pega um ônibus para chegar até a empresa, e a passagem custa R$4,00. Ele trabalha 22 dias por mês e recebe um salário mínimo de R$1.421,00.

Para calcular o valor do vale-transporte, multiplicamos o número de viagens diárias (2, ida e volta) pelo número de dias trabalhados (22) e pelo custo da passagem (R$4,00). Confira a conta abaixo:

  • Exemplo de cálculo do vale-transporte: 22 (dias trabalhados) x R$4,00 (preço da passagem) x 2 (trajetos, ida e volta) = R$176,00

Sendo assim, R$176,00 é o valor mensal do vale-transporte para esse colaborador.

Exemplo de cálculo de desconto do vale-transporte no salário

A lei prevê que o empregador participe dos gastos com deslocamento cobrindo o excedente ao desconto de 6% do salário base do trabalhador. Assim, deve-se calcular o desconto da seguinte forma:

  • Desconto máximo permitido por lei: 6% do salário base;
  • Desconto máximo do VT na folha de pagamento = 6% x R$1.412,00 = R$84,72;
  • Diferença entre o desconto e o valor total do VT = R$176,00 - R$84,72 = R$91,28.

A empresa deve arcar com a diferença entre o valor descontado e o custo total do benefício – R$91,28, neste exemplo –, sem repassá-la ao empregado. Se isso não for cumprido, o empregador pode ser sujeito a processos judiciais exigindo a restituição dos montantes deduzidos de forma imprópria, além de enfrentar penalidades e medidas administrativas.

Acesse nosso conteúdo exclusivo sobre o tema e entenda como não errar ao descontar o vale-transporte dos funcionários.

A diferença entre vale-transporte, auxílio mobilidade e vale combustível

O VT é um benefício mandatório que subsidia o transporte público dos empregados no trajeto residência-trabalho. Em contrapartida, o auxílio mobilidade e o vale combustível são benefícios opcionais. Eles proporcionam mais flexibilidade ao custear outras formas de deslocamento, como o uso de veículo próprio ou de carros de aplicativo, por exemplo.

O vale-transporte segue uma regulamentação específica com desconto limitado no salário do empregado. Em contrapartida, os outros dois dependem da política interna da empresa e de acordos coletivos. Nesse caso, devem ser geridos para evitar implicações fiscais adicionais.

Para os colaboradores, isso é muito útil. Para a empresa, não há qualquer tipo de ônus, pois o valor do auxílio mobilidade não integra a base de cálculo no que tange às contribuições da previdência. Sendo assim, trata-se de uma alternativa benéfica para todos.

Empresas e departamentos de RH que visam o bem-estar dos colaboradores precisam estar antenados não apenas à legislação que rege o vale-transporte, mas também às possibilidades quando o assunto são benefícios corporativos.

Se você ainda tem dúvidas sobre quais os melhores benefícios corporativos para seus colaboradores, aproveite para baixar nosso infográfico gratuito sobre o que os funcionários buscam nos benefícios.

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