O que é e como funciona um espelho de ponto?

Tradicionalmente, o espelho de ponto era um registro físico das horas trabalhadas por um colaborador. Hoje, contudo, essa prática evoluiu para o formato digital, trazendo maior eficiência e precisão.

Com as mudanças trazidas pela Portaria 671/2021 do Ministério do Trabalho (MTE), o conceito de espelho de ponto ganhou novos contornos. Esta portaria modernizou o Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP), eliminando a necessidade de cadastro no sistema CAREP e trazendo novas modalidades de registro eletrônico. Isso inclui o SREP convencional, alternativo e via programa, cada um com suas especificidades e requisitos, como a geração do Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ) e do relatório Espelho de Ponto Eletrônico.

O que é o espelho de ponto?

O espelho de ponto é um relatório detalhado da jornada de trabalho do colaborador. Registra não apenas as horas de entrada e saída, mas também as pausas e outras particularidades da jornada, como as horas extras. Este relatório é essencial para o correto fechamento da folha de pagamento e para monitorar a produtividade.

Os relatórios fornecidos por essa ferramenta colaboram para que os supervisores e demais membros da alta cúpula administrativa descubram quantas horas de trabalho são necessárias para executar determinadas tarefas. Dessa forma, também é possível verificar quais as reais necessidades nas contratações.

O uso relacionado à folha de pagamento garante que os trabalhadores recebam a remuneração com precisão e também traz uma segurança a mais sobre os intervalos que são feitos e a carga horária cumprida.

Como funciona o espelho de ponto e como fazer um?

Com a evolução para sistemas digitais, o espelho de ponto agora é gerado automaticamente por softwares de gestão de jornada – como a plataforma Flash. Estes sistemas permitem que os colaboradores registrem suas horas de trabalho de acordo com as regras estabelecidas pela empresa.

O gestor, por sua vez, monitora e aprova as marcações, garantindo que o espelho de ponto reflita com precisão as horas trabalhadas. Assim, é possível garantir mais precisão em cálculos como o de horas extras.

A partir daí, é feita a análise do tempo por supervisores, gerentes de projetos ou, até mesmo, clientes, dependendo do segmento de atuação da empresa. Caso haja suspeita de fraude ou as informações não se relacionem aos registros do relógio ponto, é possível que o controle retorne ao colaborador para correção. Somente depois da aprovação é que as horas são liberadas para pagamento.

Quais cálculos não podem ser esquecidos?

Ao se tratar de horas extras, é importante não esquecer da tolerância de 10 minutos estipulada pela CLT. Ou seja, o colaborador pode adiantar-se ou atrasar esse período por dia, sem que o pagamento seja descontado ou acrescido.

Apenas o período que se estende além disso deve ser somado ao montante, mesmo nas empresas que não trabalham com horas extras mas são adeptas ao banco de horas.

Qual a importância do espelho de ponto?

O espelho de ponto digital, conforme orientado pela Portaria 671/2021, oferece uma garantia adicional de segurança e precisão, tanto para empregadores quanto para empregados. Ele permite um rastreamento eficaz da produtividade, ajudando na identificação de faltas e atrasos e garantindo um cálculo preciso das horas trabalhadas para fins de pagamento. Além disso, é uma ferramenta valiosa para a tomada de decisões e para o planejamento estratégico, oferecendo insights sobre a produtividade individual e coletiva.

Benefícios para outros setores

Mais do que calcular a folha de pagamento e medir a produtividade dos colaboradores, o espelho de ponto é fundamental para colaborar com o trabalho de setores estratégicos da empresa.

Ao identificar problemas que atrasam a conclusão de projetos e disponibilizar o detalhamento de cada processo para que os próprios colaboradores possam complementar com as informações desejadas, os responsáveis por essas ações podem realizar planejamentos cada vez mais eficazes, de maneira rápida e segura.

A margem de erro diminui enquanto aumentam as possibilidades de entregar produtos ou serviços. O que pode ser bastante relevante para empresas que trabalham com processos logísticos, por exemplo.

A grande questão é que o uso correto da força de trabalho é um importante elemento para o sucesso de um negócio. As informações obtidas por meio do espelho de ponto trazem uma segurança a mais não só no cumprimento da legislação, mas também para o planejamento estratégico da empresa.

Se há mudanças na produtividade, é preciso investigar os motivos. O espelho de ponto surge, então, como uma janela que permite uma visão ampla e nítida dessas questões por meio de informações seguras e relevantes.