Onboarding: qual sua importância e como implementar na empresa

Como é a gestão de pessoas na sua empresa?  O processo de onboarding é uma parte fundamental da jornada do seu colaborador?

As transformações sociais e tecnológicas estão cada dia mais gerando pressão nas organizações acerca de um desafio comum: como atrair e reter talentos. 

O onboarding é uma ação estratégica que vai além de apenas familiarizar os recém-contratados com suas funções. Afinal, é na integração que os novos talentos vão construir sua percepção de acolhimento, cultura organizacional e jornada de trabalho. 

Quando bem estruturado, esse processo pode fazer toda a diferença na retenção de talentos, aumentando a produtividade no trabalho e contribuindo para o sucesso da organização.

E os números não mentem: um estudo da CareerBilder com a SilkRoad demonstrou que 9% dos funcionários saem por conta de uma experiência ruim na integração. 

Além disso, nessa mesma pesquisa, 53% dos RHs percebem que uma boa integração é indispensável para aumentar o engajamento no trabalho desses novos talentos. 

Descubra neste material por que e como oferecer uma experiência de onboarding que vá além do básico se tornou um fator decisivo para  o sucesso e a integração dos colaboradores desde o primeiro dia. 

Afinal, o que é e qual o significado de onboarding?

O onboarding, ou integração, é o processo de adaptação de novos colaboradores à empresa. Seu objetivo é prepará-los para desempenhar suas funções com eficiência, mas também para:

• Incorporar o novo talento na cultura;
• Apresentar os objetivos da equipe e da empresa;
• Estabelecer a conexão com o time e com os valores da organização;
• Apresentar os processos e responsabilidades. 

O onboarding costuma ter uma série de etapas pensadas para garantir que o profissional se sinta bem-vindo, engajado e motivado a contribuir para o crescimento da empresa.

Por isso, pode durar semanas ou até meses, dependendo da complexidade da função e da estrutura do negócio. 

Durante esse período, o novo colaborador passa por momentos importantes de aprendizado e adaptação. Isso envolve desde o primeiro contato com a equipe até a familiarização com a rotina de trabalho e os valores que regem a organização. 

Um bom onboarding oferece suporte contínuo e feedbacks regulares, facilitando a ambientação e aumentando a probabilidade de retenção de talentos a longo prazo.

Ou seja, trata-se de uma ferramenta essencial para garantir um employee experience positivo e criar laços duradouros entre o funcionário e a organização.

Diferença entre onboarding e outros programas treinamento

Embora o onboarding e o treinamento sejam processos que podem ocorrer simultaneamente, em especial no início da jornada do profissional na empresa, eles possuem diferenças fundamentais em seus propósitos e abordagens. 

O treinamento é focado no desenvolvimento de soft e hard skills, necessárias para que o colaborador execute suas tarefas com qualidade e eficácia. 

Já o onboarding, abrange um escopo muito mais amplo, sendo voltado para a integração do trabalhador à cultura organizacional e ao todo ambiente corporativo.

A tabela abaixo exemplifica essas diferenças, destacando como os dois processos se complementam, mas possuem objetivos distintos:

O onboarding tem como prioridade garantir que o colaborador compreenda sua função em um contexto mais amplo, alinhando seu papel às metas estratégicas da organização. 

Por outro lado, o treinamento se concentra em fornecer as ferramentas necessárias para que ele desempenhe suas funções com eficiência. 

Ambos os processos são fundamentais para garantir que os novos funcionários estejam preparados para contribuir para o sucesso da empresa.

Modalidades de onboarding

O onboarding pode ser realizado de diferentes maneiras, dependendo das necessidades do negócio, do perfil dos colaboradores e das ferramentas disponíveis. 

De maneira geral, existem duas modalidades principais: o onboarding digital e o onboarding presencial. Conheça, a seguir, exemplos de onboarding no detalhe. 

Onboarding digital

O onboarding digital tem ganhado cada vez mais relevância, especialmente com a adoção crescente de modelos de trabalho remoto e híbrido. 

Nesse formato, o processo de integração é conduzido por meio de ferramentas e plataformas online. Os novos colaboradores têm acesso a treinamentos, documentos e apresentações de maneira virtual.

Uma das grandes vantagens do digital é a sua flexibilidade. Afinal, ele possibilita o acesso aos materiais de integração a qualquer momento e de qualquer lugar, facilitando a adaptação. 

Porém, o desafio maior desse modelo é manter o nível de interação pessoal e o engajamento do funcionário, já que a integração ocorre à distância. 

Onboarding presencial

O onboarding presencial é o modelo tradicional, no qual o colaborador participa de atividades e dinâmicas presenciais durante o processo de integração. 

Esse formato pode ser eficaz para promover um maior engajamento e facilitar a conexão direta entre o novo trabalhador e os demais membros da equipe.

Além disso, a integração presencial pode incluir atividades como visitas às instalações da empresa, workshops e dinâmica de integração de novos funcionários. Essas são ações que ajudam o profissional a compreender melhor sua função e seu lugar na organização.

O principal desafio dessa modalidade é o custo e a logística envolvida, principalmente em empresas de grande porte ou com colaboradores distribuídos em diferentes regiões. 

Além disso, o formato presencial pode ser mais restritivo em termos de flexibilidade.

Onboarding híbrido

Combina elementos do digital e presencial, criando uma abordagem flexível que pode ser adaptada às necessidades específicas de ambas partes. 

Nesse modelo, parte do processo de integração ocorre presencial, enquanto outras etapas são conduzidas online, permitindo uma experiência mais equilibrada e acessível. O colaborador pode participar no presencial, de atividades fundamentais para a criação de laços e para o aprendizado prático.

Exemplos de situações em que o onboarding híbrido é ideal:

• Times remotos e presenciais: permite que os novos funcionários visitem o escritório para conhecer a cultura e interagir com colegas, enquanto recebem treinamentos e informações institucionais online.
• Posições que exigem ambientação prática e técnica: cargos que demandam familiaridade com equipamentos específicos ou acesso a áreas restritas (como laboratórios ou fábricas). 

Benefícios de um onboarding eficaz

Investir em um onboarding bem estruturado é benéfico para os trabalhadores e a organização. A seguir, destacamos os principais benefícios:

• Aumento da retenção de talentos: o acolhimento e a transparência sobre seu plano de integração e desenvolvimento aumentam o senso de pertencimento do profissional. Isso diminui a rotatividade e o desgaste com novos processos de admissão.
• Melhoria na produtividade: a compreensão clara das funções e as dinâmicas realizadas desde o início aceleram a absorção dos objetivos. A integração adequada reduz o tempo de adaptação e permite que o funcionário comece a produzir mais, em menos tempo.
• Fortalecimento da cultura organizacional: um bom onboarding reforça os valores e a cultura da empresa. Durante o processo, os novos talentos podem absorver os princípios que norteiam o ambiente de trabalho, alinhando suas expectativas com as práticas da empresa. 
• Adaptação facilitada de novos colaboradores: uma integração que abrange todas as áreas importantes do negócio permite que o funcionário compreenda suas responsabilidades  desde o primeiro dia. Além disso, permite que ele saiba a quem recorrer em caso de dúvidas e se sinta confortável em desempenhar suas atividades. 

Como estruturar um programa de onboarding de sucesso em 4 passos

Para um programa que tenha real impacto nas estratégias de pessoas, é preciso estruturá-lo, desde o início, em um processo sólido e eficaz. Confira 4 passos para te ajudar a como fazer onboarding:

1. Definição de objetivos 

O RH deve identificar as competências e habilidades que o novo colaborador deve desenvolver, além de definir o tempo de adaptação e os resultados esperados em cada etapa da integração. 

Com metas bem traçadas, a organização pode monitorar o progresso do colaborador e ajustar o percurso sempre que necessário, garantindo que ele esteja se integrando conforme o planejado.

2. Criação do cronograma de onboarding

Para organizar todas as fases do onboarding, o RH deve criar um cronograma detalhado. Este, deve contemplar desde o pré-onboarding, até as etapas de feedback e acompanhamento. 

O cronograma deve ter:

• Datas de conclusão para cada fase: estabeleça prazos para o encerramento de cada fase do onboarding, facilitando o acompanhamento do progresso.
• Treinamentos para cada etapa: inclua todos os treinamentos, sejam eles técnicos ou culturais, necessários para que o colaborador compreenda sua função e o ambiente de trabalho.
• Responsáveis e envolvidos: defina quem conduzirá cada sessão, seja do RH ou da liderança da área, para garantir que todos estejam alinhados e engajados com o processo.

Um cronograma estruturado ajuda a manter o controle e assegura uma experiência consistente e completa para cada colaborador.

3. Delimitação das responsabilidades do RH e da liderança

O onboarding é uma ação de responsabilidade compartilhada entre o RH e a liderança do time. 

O RH é responsável por temas como cultura organizacional, visão e missão da empresa, e por construir as diretrizes gerais do onboarding. 

Já a liderança deve estruturar a trilha específica da área, proporcionando ao colaborador uma visão clara de suas tarefas e responsabilidades.

Essa divisão garante que o colaborador receba uma integração completa: enquanto o RH oferece o apoio necessário para o entendimento dos valores da empresa, a liderança se dedica a contextualizar o papel do colaborador dentro de sua equipe e atividades práticas. 

4. Uso de ferramentas digitais para facilitar o processo

A tecnologia tem desempenhado um papel cada vez mais relevante no onboarding. O uso de sistemas de RH e ferramentas digitais pode automatizar partes do processo, tornando a integração mais eficiente e organizada. 

Com o módulo de treinamentos da Flash, por exemplo, o RH pode organizar e monitorar cada etapa da integração, criando uma jornada mais envolvente e personalizada para o colaborador. 

Veja como a nossa ferramenta pode  transformar o seu onboarding, deixando-o mais estruturado e eficiente:

• Criação de treinamentos personalizados: o RH pode configurar treinamentos com controle de acesso, definir carga horária e estabelecer a obrigatoriedade de cada módulo.
• Diversidade de conteúdo: a Flash permite adicionar vídeos, PDFs e artigos, proporcionando uma experiência de aprendizado personalizada. 
• Relatórios e insights para o RH: dados detalhados sobre o andamento dos treinamentos realizados em onboarding. Isso possibilita ao RH acompanhar taxas de conclusão e desempenho, fazendo ajustes conforme necessário para otimizar a experiência do funcionário.

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Fases do processo de onboarding

Conforme falamos, um onboarding de sucesso é composto por diversas fases que acompanham o novo colaborador desde o momento da contratação até sua adaptação completa à empresa. A seguir, detalhamos as principais etapas do processo de integração:

Pré-onboarding: ações antes do primeiro dia do colaborador

O pré-onboarding envolve as atividades realizadas pela empresa antes mesmo do novo colaborador iniciar suas funções. 

Depois que o processo de recrutamento e seleção foi realizado e o novo talento está contratado, começam os trâmites da admissão.

Nesse estágio, a organização prepara toda a logística necessária para que o primeiro dia de trabalho ocorra sem imprevistos. 

Entre as ações comuns estão a emissão de documentos, como o contrato de trabalho. Além disso, também é feita toda a preparação dos materiais e equipamentos necessários, como crachá, materiais de escritório e computador, assim como a organização do espaço de trabalho, seja físico ou virtual.

Ademais, é fundamental que o trabalhador receba informações básicas sobre a empresa e sua função, como um manual de boas-vindas ou orientações sobre o que esperar no primeiro dia. 

Esse cuidado demonstra a preocupação da organização com o bem-estar do novo integrante e ajuda a reduzir falhas de comunicação no início de um novo emprego.

Antes de continuar, temos um presente: baixe nosso checklist com os principais documentos admissionais e otimize o processo de admissão na sua empresa!

Primeiro dia: boas-vindas, introduções e logística

O primeiro dia de trabalho é crucial para causar uma boa impressão e começar o processo de integração de maneira positiva. Nesse momento, o colaborador é recebido pelo RH e DP.

Também é importante que o novo funcionário seja apresentado à estrutura organizacional, como o organograma da empresa, políticas internas, normas de conduta e procedimentos de segurança. 

Essa introdução permite que ele entenda o funcionamento do negócio e saiba a quem recorrer em caso de dúvidas. 

O primeiro dia pode incluir, também, uma tour pelas instalações ou, no caso do onboarding digital, uma apresentação online sobre os principais processos e ferramentas que o trabalhador utilizará.

Primeira semana: treinamento inicial e integração com a equipe

Durante a primeira semana, o foco do onboarding está no aculturamento, treinamento inicial e na integração do colaborador com sua equipe. É após o momento inicial com o RH, que o colaborador é apresentado e direcionado para o líder e equipe.

Uma prática muito adotada pelas empresas é definir o padrinho/madrinha desse novo funcionário. O objetivo é ter uma pessoa focal, que já estará fazendo o acompanhamento dele desde o início, o que fortalece a conexão e confiança. 

Esse apadrinhamento também é fundamental para ambientar o trabalhador em relação às práticas, valores e cultura da companhia. Portanto, o recomendado é escolher pessoas que são referências quando o assunto é alinhamento com a cultura organizacional.

O treinamento visa apresentar as ferramentas e metodologias que o novo contratado utilizará em seu dia a dia, enquanto a integração envolve o estabelecimento de relações com colegas e gestores.

É essencial que o profissional tenha também uma visão clara de suas responsabilidades e metas, além de receber feedback constante para ajustar sua adaptação. 

Nesse estágio, o talento deve ser incluído em dinâmicas de equipe e reuniões que o ajudem a compreender a rotina da empresa e a colaborar de maneira eficiente.

Primeiro mês: acompanhamento e feedback contínuo

Ao final do primeiro mês, chega o momento de consolidar a adaptação do colaborador à empresa. Nesse período, é fundamental que a empresa ofereça acompanhamento constante, com feedbacks regulares e reuniões de alinhamento. 

Essa comunicação aberta ajuda a identificar eventuais dificuldades e permite que o profissional se sinta apoiado em seu desenvolvimento.

Além disso, o primeiro mês é a fase em que o novo funcionário começa a se envolver com mais profundidade em seus projetos e atividades, trazendo suas contribuições para a equipe. 

O suporte contínuo, combinado com a oferta de oportunidades de crescimento e desenvolvimento, garante que ele se sinta engajado e motivado a longo prazo.

Check-in após os 3 meses: avaliação e alinhamento

A etapa de "check-in após os 3 meses" é um ponto crucial no processo de onboarding, pois permite que a empresa avalie a adaptação do colaborador após o período inicial e identifique áreas de apoio ou desenvolvimento adicionais. Esse acompanhamento serve para consolidar o processo de integração, ajustando expectativas e reforçando o alinhamento com os objetivos da empresa. Nesta fase, os seguintes aspectos devem ser avaliados:

• Aculturamento: avaliar o quanto o colaborador assimilou e se alinhou a cultura organizacional. É importante verificar se ele entende e adota as práticas em suas atividades diárias e interações;
• Evolução técnica: analisar o progresso técnico do colaborador, verificando se ele adquiriu as habilidades necessárias para realizar suas tarefas com eficiência. Esse aspecto inclui não apenas o domínio de ferramentas e processos, mas também a capacidade de aplicar o conhecimento adquirido de forma produtiva.
• Aspectos comportamentais: observar e discutir questões comportamentais, como comunicação, colaboração e alinhamento com os colegas e lideranças. Esse é o momento de verificar a adaptação do colaborador ao estilo de trabalho da equipe, além de seu engajamento e receptividade a feedbacks.
• Próximos passos: com base na avaliação dos pontos anteriores, este check-in permite traçar os próximos passos do desenvolvimento do colaborador. Pode incluir a definição de novas metas, identificação de áreas para treinamento adicional e discussões sobre oportunidades de crescimento dentro da empresa.

Essa etapa é fundamental para construir o acompanhamento contínuo. Assim, se garante que o colaborador esteja engajado, alinhado à cultura da empresa e preparado para contribuir ao longo de sua jornada.

Como implementar um programa de onboarding

O sucesso do seu programa de onboarding vai ser definido pelo planejamento, disciplina e envolvimento de todos. Confira a seguir, os principais fatores que contribuem para sua implementação.

Definição de objetivos claros

Antes de iniciar o processo de onboarding, defina com clareza quais são os objetivos que deseja alcançar. Isso inclui identificar as competências que o colaborador deve desenvolver, o tempo de adaptação esperado e os resultados que devem ser atingidos em cada fase da integração. 

Com objetivos bem definidos, a organização pode monitorar o progresso do novo funcionário e garantir que ele esteja no caminho certo para integrar-se à equipe.

Criação de um cronograma estruturado

Cada fase do processo, desde o pré-onboarding até o acompanhamento contínuo, deve estar prevista em um plano de ação que inclua prazos e responsáveis por cada atividade. 

O cronograma deve ser flexível o suficiente para se ajustar às necessidades de cada colaborador, mas, ao mesmo tempo, rigoroso para garantir que as etapas essenciais sejam cumpridas dentro do prazo estabelecido.

Envolvimento de líderes e colegas na integração

O engajamento de líderes e colegas é um fator decisivo para o sucesso do onboarding. Afinal, apesar de ser uma das atividades do RH, essa integração é uma responsabilidade dividida entre: liderança, novo funcionário e time. 

Onboarding: o caminho para o sucesso

Um programa de onboarding bem estruturado vai muito além da simples integração de novos funcionários. Ele é uma ferramenta estratégica que impacta diretamente na velocidade de adaptação (ramp-up).

Essa é a maior vantagem do onboarding, pois, permite que alcancem o nível ideal de produtividade, em um tempo muito menor. 

Ao entrar preparado e consciente de suas responsabilidades, o novo talento impacta, de uma maneira positiva, a dinâmica da equipe. 

Isso libera tempo para os colegas e líderes se dedicarem a outras demandas, pois não precisam interromper suas atividades com frequência para orientá-lo. 

O onboarding é o momento de transmitir os valores, a missão e a visão da empresa. Quando o novo colaborador internaliza esses aspectos, ele se sente mais motivado e engajado com as metas organizacionais. 

Uma integração de sucesso proporciona clareza de funções, estabelece conexões interpessoais e garante que o colaborador compreenda profundamente os processos e a cultura da empresa.

Com uma boa estrutura e o suporte das ferramentas certas e o envolvimento de toda a equipe, é possível criar uma experiência de integração que fortaleça o vínculo do colaborador com a empresa desde o primeiro dia, reduzindo o tempo de adaptação e acelerando o atingimento de metas.

Transforme seu onboarding em um diferencial estratégico e acelere os resultados dos seus times. As soluções da Flash, como o módulo completo de treinamentos, otimizam a gestão do RH e a experiência dos seus talentos com o onboarding. 

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